В прошлой статье я написал про мою базу тайм-менеджмента — таск-трекер. Если та статья вам зашла, держите продолжение про остальные инструменты, а также мой ТОП 8 неудачных экспериментов.
Первая часть: Как не про…пустить все дедлайны. Таск-трекер в деле
Обо мне
Александр Груздев
Head of Core Development, Karuna
Всем привет. Меня зовут Александр, и я работаю руководителем отдела разработки в компании Каруна.
Также в прошлом я инжиниринг менеджер, тимлид и java разработчик. И в каждой из этих ролей я использовал много инструментов для планирования, искал пути, как сэкономить моё драгоценное время с помощью автоматизации, и вот решил это всё собрать воедино.
Интро
Продолжая рассказывать про личный опыт в области тайм-менеджмента, хочу выделить работу с такими повседневными инструментами как почта, мессенджер и, конечно, браузер.
Именно они у меня открыты целый день, и от них зависит, как быстро я разгребаю поток задач и сообщений.
Работа с почтой и календарем
Это один из краеугольных камней успешного планирования рабочего времени.
Тут не так много я придумал — скорее, подстроил под себя и сделал базовые вещи максимально доступными.
Фильтры и лейблы
У меня есть пунктик на категоризацию. Не могу спокойно держать список со всем подряд. Сразу хочу распихать по каталогам. Тут — так же.
Из преимуществ:
Важные темы сразу подсвечиваются яркими цветами.
Неважные я просто прокликиваю и удаляю (например, апдейты в джире или конфлюенс).
Можно разом найти все письма в категории и сделать какую-то балк операцию (удалить, искать только среди писем с лейблом, и т. д.).
Также помечаю важным (starred) то, что использую в дополнение к закладкам в браузере или то, что нужно будет сделать (например, пройти опрос по ссылке). Просто, чтобы не искать потом долго среди кучи писем.
И ещё: если у вас размечены почти все основные отправители, то входящее письмо без лейбла (с вероятностью 90%) — это спам или даже попытка развести вас (ну, или СБ играется и ищет самых невнимательных сотрудников, чтобы научить безопасности).
И не такое случается
Стабы
Про важность планирования рабочей недели заранее говорить не буду. Любой руководитель с 5-10 митингами в день меня поймет.
Для стабов выбираю разные цвета (помогает при необходимости понять, что можно подвинуть, а что нет) и обязательно выставляю тип занятости. Если прямо срочно надо что-то сделать, то пишу “занято”, если не суперсрочно — то “maybe busy”. Это помогает и коллегам найти общий слот, когда они пытаются собрать вместе 3+ руководителей.
Думайте не только о себе, но и о коллегах!
Постмиты
Очень важная штука. Как вспомню, сколько у меня было собраний, после которых все разбегались, и результат или ход обсуждения нигде не был зафиксирован. Просто потратили 20 человеко-часов руководителей разного уровня, чтобы через неделю поставить ещё один мит и вспоминать, кто и что должен был сделать.
Постмит можно или отправить через емейл (очень неудобная функция без нормального редактирования в гугл почте), или можно воспользоваться интересной фичей: Создать Meeting Notes перед встречей прямо из события.
Автоматически весь состав собрания будет зафиксирован в документе, копируется адженда, и будет составлен чек-лист дел, куда можно зафиксировать договоренности и указать ответственных. А на следующем мите спокойно пройтись по всем пунктам или вообще сделать это асинхронно без личных собраний.
Ещё один вариант постмитов, которые я лично предпочитаю — это страница в конфлюенс. Просто у каждого мало-мальски сложного проекта/активности заводите подстраницу с названием “Постмиты” и фиксируйте всё, что обсуждали. Каждый последующий постмит скрываем под спойлер, и всё. Чистая история и список ответственных готовы.
Остальное
Не смог придумать категорию для этих пунктов, поэтому будут тут:
Добавляйте календари ваших руководителей, основных пиров и подчинённых в быстрый доступ. Когда нужно двинуть какой-то мит или сразу увидеть на неделе свободные слоты у вас всех, это экономит чуточку времени.
Когда ставите митинги, оставляйте хотя бы 10-15 минут перед и после. Иногда люди задерживаются, иногда им надо переключить контекст или ответить на личные сообщения, а, может, съесть булочку. Дайте им немного выдохнуть.
Мессенджер
Так как функционал почти всех корпоративных мессенджеров одинаковый, не буду выделять какой-то конкретный. Если функция есть — берите на вооружение, если нет — ничего страшного. Скорее всего, есть другие фичи и примочки. Например, изучите Hot keys и не пропускайте онбординги при выходе новых версий.
Работа с чатами
Группировки по направлениям. У меня сейчас — вот такой набор категорий. Помогает. Сортировка чатов внутри по новизне сообщений.
Starred (тут только самые частые диалоги)
Management (чаты руководителей)
Core (общие чаты моего отдела)
Tech (техническая внутрянка)
Projects (конкретные фичи и активности)
External (чаты команд вне моего отдела)
Processes (про процессные активности)
Support (где ищу помощи с корпоративными тулами)
Office (административная часть + оффтопчик)
Other (инбокс для чатов)
Функция Mute. Замьючены все чаты, где я не являюсь стейкхолдером или организатором. Естественно, при прямом упоминании меня — сообщения я увижу.
Общий нейминг чатов. Старайтесь использовать универсальный нейминг. Например:
xxx-external для стейкхолдеров команд
xxx-internal для приватных командных чатов
xxx-general для чатов с нотификациями, общими вопросами, и т. д.
В чатах обязательно добавляйте описание: для кого чат, важные ссылки и инструкции, как взаимодействовать с этой командой, как поставить задачу.
Используйте регулярные автоматические напоминания, если от участников чата требуется выполнять какую-то регулярную работу (например, заполнять отчёт). Можно заменить стабом в календаре, но это более лайтовый режим.
Не пингуйте всех, если в чате 10+ человек, и у вас не суперсрочная новость. Лучше для ответственных в чате сделать отдельную группу и пинговать только её. Особенно это касается чатов сервисных команд, кто обслуживает десятки а то и сотни запросов от разных людей.
Если вы сейчас в запаре и вас пингуют, дайте знать, что сможете вернуться с ответом вечером/завтра. Иначе вы рискуете, что вам в личку посыпятся те же самые вопросы, а, может даже, будут вопросы к вам у вашего руководителя. Обычно в компаниях есть некий SLA на ответы в чатах, это поможет его выдерживать без особых трудностей.
Если вы отвечаете за чат, используйте отметки типа эмоджи (чекбокс), чтобы пометить решённые вопросы и проблемы. Так вам будет проще отслеживать незавершённые обсуждения.
Используйте реакции на сообщения и договоритесь с участниками чатов об этом.
Кто-то отправил сообщение-новость — поставьте лайк или любую другую реакцию. Это покажет, что вам это было полезно или не очень. Бывает непонятно, было ли сообщение просто неинформативным, или же люди перестали читать этот чат.
Кто-то закинул вопрос в чат и ждёт ответов. Даже если вы не знаете ответ, поставьте минус, а если забрали себе на подумать, поставьте реакцию загрузка или напишите ответ в тред. Так человек, задающий вопрос, будет видеть, что его не игнорируют, а просто у других участников нет решения или ответа на его вопрос.
Работа с сообщениями и остальное
Закладки и избранное. Не можете сейчас полноценно ответить человеку, но уже прочитали сообщение — добавьте в закладки и проверяйте их периодически, как и личные сообщения. Не забудьте только сразу отписать, что ответите позже.
Отложенные сообщения. Используйте, если нужно закинуть вопрос, или спросить статус в конкретное время. Например, какой смысл писать человеку перед тем, как вырубить рабочий компьютер? Лучше запланировать отправку на начало следующего рабочего дня и сразу же обсудить детали, если будут доп. вопросы.
Не отвлекайтесь на сообщения при выполнении какой-то важной активности. Переключение контекста — очень дорогая штука. Максимум можете ответить, что сейчас заняты и ответите позже. Не забудьте добавить сообщение в закладки, чтобы потом не забыть про него.
Добавляйте плагины, чтобы расширить функционал. Например, календарь.
Ставьте корректные статусы и выключайте нотификации, когда у вас важный митинг. Помогает не отвлекаться, и другим понятно, что вы сейчас не сможете ответить. Особенно полезно в случае каких-то долгих тренингов, брейнштормов и планирований, когда вам нужна максимальная концентрация на мероприятии.
Браузер
Наверно, тема уже изъезженная, но быстро пробегусь по основным моим инструментам в Google Chrome.
Работа с окнами и группами
У меня существует около 5-6 окон с вкладками Chrome. Все они с уникальным неймингом.
DAILY — тут я размещаю всё, что связано с планированием времени: трелло борда, календарь, гугл док для записей.
ORG+ER — тут у меня содержатся вкладки, отражающие работу с командой: наш внутренний портал, календарь отпусков, табличка с трендами 1-1, и планы развития по каждому сотруднику или команде.
TECH — тут держу активные спринты команд, вики страницы команд, метрики, общий роадмап, активные проекты.
SLIDES — образовалась группа вкладок с различными отчётами и презентациями, которые мне нужно подготовить, либо проанализировать.
<PROJECT-X> — таких окон у меня может быть несколько. Для проекта выделяю отдельное окно, если проект достаточно долгий и требует регулярного контроля. Также внутри есть группы вкладок:
Статус. Страницы в вики с постмитами и актуальным статусом.
Метрики. Дашборды тактические и стратегические.
Roadmap. Вкладки джира плана с различными вьюхами и глобальные инициативы в джире.
Пара моментов:
Чтобы не путать группы вкладок с одинаковым неймингом по нескольким проектам (Роадмап, метрики), я даю им префиксы: первые буквы проекта.
Группы вкладок обязательно раскрашиваю в разные цвета, но соблюдаю их между разными окнами с проектами. То есть все группы Роадмап — жёлтые, Метрики — красные, и т. д.
Закладки
Закладки тоже отсортированы по таким категориям как:
Karuna — тут держу ссылки на документы, не связанные с проектами. Как оформить day off, плюшки, внутренние порталы, и т. д.
Wiki — ссылки на конфлюенс страницы, причём внутри — ещё более глубокая детализация (из названий должно быть понятно, что там лежит, поэтому без пояснений).
Team Management
Teams pages
Onboarding
EDP
Tech
Eng Excellence
Dev
Arch
QA
SRE/PERF
OPS
Mobile
WEB
Analitics
Projects
Education
How To
Roadmaps and plans
Other
Jira — ссылки на jira проекты, задачи и прочее. Внутри подкатегории:
Boards
Dashboards
Roadmaps
Projects
Incidents
Samples
FAQ
Archive
Tools — тут все инструменты, используемые в работе. Grafana, GitLab, менеджер паролей и т. д.
Gdocs — когда не знаю, куда добавить разнородные документы, добавляю сюда. Так как я всегда помню формат документа. Встроенный поиск в гугл не очень удобен, особенно если из множества документов, которые вы открываете, только немногие вам нужны на постоянной основе.
Learn — тут держу материалы для изучения: информация по продукту, видеозаписи, демо и прочее. После изучения раскидываю в другие категории либо удаляю.
Неудачный опыт
А теперь то, что "не прокатило". Не прокатило лично у меня, поэтому не буду доказывать, что у вас тоже не заработает.
Техника помодоро
Как ни пытался, так и не смог завести привычку трекать время через помидоры.
Максимум чего удалось добиться — стараюсь не отвлекаться часто на ответы в слаке. То есть выделяю периоды времени, когда сворачиваю слак на третьем экране минут на 20. Получается выделить 1-2 периода в день максимум. А бывает, и вообще не получается — день состоит на 80% из митингов.
Итог: подойдёт для людей с менее загруженным календарём, чем у меня, чтобы эти помидоры в календарь запихать.
Гугл дока с ежедневными делами
Как-то пытался просто завести гугл документ и вносить в него всё, что нужно сделать.
Со временем документ разросся, появились абзацы с тем, что было сделано, но осталось для истории, где-то появились заметки, где-то огромные mindmap’ы в виде списков вложенностью 10+. В общем и целом не получилось найти какой-то правильный формат, где не было бы избыточной информации.
Итог: простой формат гугл доки отлично подойдёт, если вы управляете максимум 1 командой с чётким фокусом (или вообще никем, кроме себя, не управляете), и круг ваших обязанностей довольно ограничен, иначе готовьтесь получить трёхсотстраничный справочник.
План на день на бумаге
Самая моя первая попытка упорядочить рабочий день в период, когда я был мидл разработчиком. Хотелось по максимуму расписать свои рабочие дела и следить за тем, чтобы не упускать доп. активности. Тогда приходилось и менторить джунов, и делать различные домашки по обучению. Самое простое, что пришло в голову — распечатать табличку, в которой рабочий день разбит на 15-минутные интервалы. И каждое утро я садился и заполнял от руки такую штуку. На тот момент работало классно, так как тоже не было расфокуса. 2-3 типа задач ложились на ура. Потом стал синьором, свободных слотов поубавилось, а обязанностей увеличилось. И со временем этот концепт полностью для меня сошёл на нет.
Итог: такой простой формат хорошо ложится на более фокусную работу. Отлично подойдет инженеру. Также на бумаге можно выписывать фокусные задачи на день, просто чтобы перед глазами мелькало.
Отвечать всем сразу в мессенджере моментально
Самая грубейшая ошибка, если честно, как для инженера, так и для менеджера.
Я не говорю о том, что надо забить на 2 часа на сообщения, но проверять каждые 5 минут — бесполезно. Да, вы по максимуму покажете коллегам, какой вы ответственный, но также собьётесь с рабочего ритма, переключите контекст и потом дольше будете входить обратно в задачу. Ещё по себе заметил, что к вечеру после такого рабочего дня ощущения — будто пахал неделю. А когда выделяешь чётко интервалы для ответов — сразу мозг говорит “спасибо”.
Итог: соблюдайте интервалы между проверкой сообщений (15, 30 минут), за исключением моментов, когда вы явно сели обсуждать с коллегами в чате какой-то конкретный момент.
Общий рабочий и личный туду лист
Особенно актуально стало в момент выхода на удалёнку. Теперь рабочие дела и бытовые начали пересекаться. То доставку забрать, то к врачу сходить удобнее днём.
Ну и, следовательно, хотелось вести какой-то единый список и календарь для удобства. Ничего хорошего из этого не вышло, так как стрёмно в рабочий календарь вносить всякие личные дела, да и сложно потом вычленять задачи, когда “Сходить к стоматологу” соседствует с “Подготовить отчёт по проекту N”.
Итог: для себя выбрал вариант разнести рабочий и личный таск трекер и календари. В рабочем календаре максимум можно оставить заглушки типа Out Of Office, чтобы коллеги были в курсе, что вы отсутствуете.
Таблицы со списком проблем при старте работы
Этот вариант освоил, уже будучи тимлидом. Когда прихожу на новое место работы, сразу начинаю задаваться вопросом, а что тут нужно починить, улучшить, и т. д. То есть провожу аудит. И появляется сразу список проблем. Далее проблемы хочется объединить, потом расставить им приоритет, потом добавить варианты решения и контактные лица, к кому обратиться за помощью. В итоге рождается большая таблица-монстр из 10+ столбцов и 50+ строк с кучей фильтров, цветов и прочих финтифлюшек. Это моя личная боль — так как всегда сложно бросить то, что начал.
Итог: понял, что такие сводные таблицы хороши, когда они редко изменяются (например, делаются под конкретную задачу, как проанализировать и отсортировать проблемы), и под каждый пункт впоследствии заводится задача в таск-трекере. Если начать поддерживать в этом формате работу над задачами, получим большую когнитивную нагрузку в виде огромного потока данных и невозможность это всё автоматически держать в актуальном состоянии.
Личный таск трекер
Хоть я и написал, что разделяю личные и рабочие активности, но именно с трекингом личных дел у меня наибольшая беда. Уже пытался и гугл документ использовать, и просто приложение на мобильном со списком задач, и сейчас использую Any.do. Я понял причину, почему именно тут сложность. Рабочие активности я всегда планирую за ноутбуком с 2 здоровенными мониторами. На мобильном телефоне максимум просматриваю мессенджер и добавляю разные сообщения в закладки, чтобы ответить позже с ноутбука. А домашние дела чаще всего я записываю или вспоминаю о них, когда у меня в руках телефон. Следовательно, тот же самый подход не прокатит, так как неудобно на телефоне листать канбан борду с десятками столбцов и карточек. Дальше получается диссонанс, для тех же самых целей нужно использовать два разных инструментария. Прямо сейчас я остановился на одном приложении, тестирую уже пару месяцев. Выглядит в целом неплохо, но мне всё равно не хватает возможности тасовать задачи и выставлять им приоритет. Как разберусь, попробую поделиться тем, что получилось.
Итог: разделение личного и рабочего таск трекера стало проблемой. Скорее всего, решаемо, но не очень удобно. Возможно, со временем придётся в рабочих активностях отказаться от канбан борды и выбрать более универсальный вариант. Если предложите альтернативы — буду очень благодарен.
Универсальная таблица для ведения всех проектов
У любого руководителя, скорее всего, есть 10+ проектов, которые он ведёт. Под проектами я подразумеваю не только какие-то Эпики с задачами, но и активности типа: развитие комьюнити в компании, подготовка себе зама, план по совершенствованию метрик и дашбордов по командам, и т. д. В совокупности с рабочими проектами и рабочим бэклогом это спокойно может вырасти и в 50+ сущностей. Как любитель всё сортировать в таблицах я в моменте пытался всё спихнуть в один документ. И там писать статус, дальнейшие шаги и прочие детали. В итоге приходилось копипастить кучу информации из десяти разных мест, и этот единый документ всё чаще стал содержать неактуальную информацию.
Итог: отказался от какого-то единого справочника по всем проектам/активностям в пользу трелло борды с указанием проектов там. В карточке проекта остались чек-листы с действиями и ссылки на уже конкретные документы с актуальной информацией. Подробнее можно глянуть в первой части статьи.
Итоги
Получилась ещё одна длинная статья с советами, как жить, когда вокруг миллион разных задач, люди пытаются забить ваш рабочий календарь тютелька в тютельку, а вы сами хотите стать чуточку эффективнее.
Я не являюсь адептом какого-то одного инструмента, поэтому главный мой совет:
хотите стать эффективнее — пробуйте (новое/хорошо забытое старое/экспериментальное).
Не даст результата — ну, что поделать. Негативный опыт — тоже опыт.
Зато сможете написать статью: ТОП 10 ваших неудачных решений!
