![image](https://habrastorage.org/webt/tx/an/oh/txanohsrwmzkiriuesvzax1iuio.png)
Привет! Меня зовут Анна Большешапова, я продуктовый дизайнер СберМаркета — занимаюсь развитием программы СберСпасибо, подпиской СберПрайм, а еще — самыми разными задачами: от рассрочки до разработки карт лояльности магазинов. Я пришла в команду полгода назад и тогда же столкнулась с проблемой: мне стало не хватать времени на задачи.
Прошлый опыт работы говорил мне: ты умеешь управлять своим временем, ведь уже работала на удаленке, с разницей во времени, в агентстве, с разными проектами, и всё было отлично. Но реальность показывала обратное — мои дни превратились в хаос.
Когда нужно было переключаться на новый спринт, я еще доделывала задачи по прошлому; когда добиралась до нового спринта, уже пора было готовиться к следующему. Не потому, что я ленилась или откладывала дела, нет: каждую минуту я была занята, но все равно не успевала.
Спойлер
Проблема была не в том, что я плохо работаю. И не в том, что в СберМаркете нагрузка больше, чем на моих прошлых местах работы, или какие-то не те процессы — это не так. Дело было… в математике. Но об этом позже.
Времени анализировать ситуацию тоже не было, была лишь надежда, что я постепенно адаптируюсь и оно само как-нибудь наладится. Главное — продержаться на испытательном сроке. И чтобы сделать это, я решила изменить свой график.
→ Если нет времени читать историю целиком, переходите сразу к инструментам.
Решила работать на 4 часа больше, чтобы всё успевать (не повторять в домашних условиях)
Я ничего не успевала, поэтому решила расширить рабочий день на 4 часа. У меня как раз есть преимущество: я живу в Красноярске. Если буду начинать работу в 9:00 по моему времени и заканчивать примерно к 23:00, успею и на созвоны сходить, и все задачи сделать.
Скопировала предыдущий абзац в ChatGPT и попросила придумать шутку к нему. Вот что получилось: «Думала, у меня проблемы с управлением временем, а оказалось — неправильный часовой пояс».
Я была уверена, что такой ход позволит продержаться, пока буду адаптироваться. А потом оно само наладится, и я вернусь в нормальный график. Так что мой рабочий день стал выглядеть так:
![](https://habrastorage.org/webt/pi/nc/xr/pincxrxhmsqeasp9k34_izacuto.png)
Розовые слоты — регулярные и обязательные созвоны. Они нужны для синхронизации, чтобы команда сохраняла гибкость и устойчивость
С таким графиком я просыпалась, работала, засыпала — всё. Из рабочей недели выходила измотанной, а за выходные не успевала отдохнуть и набраться энергии, чтобы дальше что-то делать. В итоге начала терять мотивацию и перестала понимать, зачем мне это надо.
![](https://habrastorage.org/webt/8o/xi/vo/8oxivo9vupwlettkzpcxkgv1rhc.png)
Шли недели, спринт за спринтом, и в какой-то момент я поняла, что так жить невозможно — расширить график было плохой идеей. Нужно найти другое решение.
Новый график не помог, и я поделилась проблемой с командой
Я рассказала команде, что ничего не успеваю, теряю мотивацию и не понимаю, как вообще можно все успевать. Да и в целом больше так не могу. И дальше у меня состоялся такой диалог с тимлидом:
— Просто выдели время на неделе и разберись с этим.
— Но… У меня нет времени, чтобы выделить время на разбор проблем со временем! (Самой смешно.)
— Время никогда не появится, если ты не начнешь им заниматься, и проблема не решится, пока не возьмешься за нее.
↑ Это действительно так. И здесь мне помог принцип «Хотя бы n минут» — выделить хоть сколько-нибудь времени и заняться проблемой. Так что я запланировала в календаре первые 15 минут на среду и решила, что именно по средам буду разбираться с тайм-менеджментом.
Провела исследование: на что я трачу время и почему не успеваю
Итак, наступила среда — первые 15 минут, чтобы разобраться с тайм-менеджментом. Я решила начать с исследования: стала фиксировать все задачи и время, что на них уходит.
Например, делаю макеты, записываю — «Макеты, 60 минут». Если в это же время отвлекаюсь, чтобы ответить на сообщение, тоже записываю — «Ответила на сообщение, 5 минут». В конце дня считала, сколько времени на какие задачи ушло и сколько набежало пятиминуток.
Спустя несколько дней получился список причин нехватки времени:
- разбросанная информация;
- вечный поиск;
- отсутствие приоритетов;
- звонки;
- внезапные задачи;
- короткие созвоны;
- неясные цели;
- шум вокруг;
- чаты;
- отсутствие координации;
- неспособность сказать «нет» и так далее.
В итоге я определила две основные причины: то одно, то другое. То я сажусь делать задачу, но отвлекаюсь на сообщения. То выгружаю материалы, когда собиралась читать документацию. То еще что-нибудь.
![](https://habrastorage.org/webt/be/r6/dm/ber6dm0qwysnndocjjlhiwaqteg.png)
Разработала решение: навела порядок и структурировала задачи
То одно, то другое — это бесконечное переключение с задачи на задачу: делала макет, стала искать ссылку, чтобы ответить коллеге. Искала ссылку — переключилась на общение в чате и так далее. Такие переключения изматывают и сильно влияют на проработку и качество решений. Поэтому я приступила к наведению порядка внутри дня — здесь несколько этапов, расскажу о каждом.
Структурировала задачи. Взяла задачи, что собрала на этапе исследования, и попыталась их структурировать — разнести по процессам. Получился такой список:
![](https://habrastorage.org/webt/qw/8r/w9/qw8rw9qg3nmbytpsi4-eixo6v98.png)
Оценила ресурс. Посчитала, сколько в среднем занимают задачи из разных блоков. И получила интересные цифры: любая маленькая задача, например поправить текст — со всеми согласованиями с редактором, лидом, отправкой дизайна на ревью, оформлением макета, — занимает 6 часов. А на более масштабные может уходить по 21 часу и больше.
![](https://habrastorage.org/webt/ji/ch/s4/jichs440o3shisclirzldn2b2ac.png)
Пока я просто приняла эту информацию: знаю, сколько времени нужно, но не пытаюсь его сократить. И пошла разбираться с другими причинами — вечный поиск, разбросанная информация ↓
Настроила быстрый доступ к корпоративному календарю. Раньше, чтобы посмотреть свои встречи, я включала VPN, заходила на сайт, вводила логин, пароль и только потом видела расписание.
Чтобы сделать удобнее, описала проблему техподдержке, и ребята подсказали, как синхронизировать календарь Outlook с календарем на компьютере. Теперь корпоративный календарь открываю с телефона и ноутбука за секунды.
![](https://habrastorage.org/webt/qh/fs/73/qhfs73jfjy66zjl3ez5cquzaxne.png)
Навела порядок в Фигме — добавила в избранное свои рабочие файлы. Всё, что может пригодиться. Раньше заходила в разные папки, открывала каждый файл — они часто назывались одинаково и нужно было проверять, что внутри. Сейчас же просто кликаю на файл сбоку и попадаю куда нужно.
![](https://habrastorage.org/webt/cf/l0/xi/cfl0xijru5mpaliflc2h_y49vdi.png)
Подключила и настроила приложение Toby для закладок в браузере. Разложила по плиткам нужные сайты, добавила подписи. Теперь не нужно искать ссылки в переписках, истории, почте — всё в браузере. Это помогает экономить энергию и концентрацию для более важных задач.
![](https://habrastorage.org/webt/fk/qt/fj/fkqtfj6twlbgjw4eydzx-hoqgz8.png)
Стала использовать матрицу Эйзенхауэра. Когда записывала, что делаю за день, заметила, что часто разрываюсь. Например, пытаюсь мгновенно отвечать на все сообщения, потому что они кажутся срочными и важными.
Но всё не может быть срочным и важным — большинство задач вполне терпят пару часов, а некоторые и дней. Понять, какие задачи стоит делать в первую очередь, а какие — отложить, помогла матрица Эйзенхауэра. Я ее немного адаптировала под себя:
- задачи типа А — важно, срочно, горит и нужно делать сейчас;
- задачи типа Б — могут подождать несколько часов;
- задачи типа В — могут подождать до вечера или завтра;
- задачи типа Г — не очень понятные задачи, с которыми неясно, зачем их вообще делать.
Если делала задачу типа А, то уже не отвлекалась на Б или В. Задачи типа Г фиксировала в бэклог, чтобы вернуться к ним позже и разобраться.
![](https://habrastorage.org/webt/bm/_n/1l/bm_n1ldlta_kublyvo2cdh7or_a.png)
Итак, я структурировала задачи, посчитала, сколько времени на что уходит, упростила доступ к календарю, навела порядок в файлах Фигмы и закладках и начала сортировать задачи по срочности и важности. Кажется, все готово! Можно работать по новой системе ↓
Провал
Начинается очередной спринт, я работаю по новой системе планирования и не жду подвоха. Проходит первый день, второй, третий, и где-то на четвертый я понимаю, что горю. Сильно. А если я уже в огне, страшно представить, что будет дальше.
![](https://habrastorage.org/webt/nt/pz/eo/ntpzeo86sidtow30k-f7y_l-jzc.png)
Вторая попытка. Провела анализ коллег
Первая попытка провалилась. И я поняла, что нужно начинать сначала — с исследования. В этот раз решила подойти к вопросу более глобально и посмотреть не только на свой день, но и на инструменты, что используют коллеги.
Я слушала подкасты, разговаривала с командой, читала статьи и выжимки из книг — читать их целиком всё еще не было времени. Так мне удалось узнать, что для продуктивной работы необходимы:
- четкий режим дня с фиксированным временем на перерывы;
- запланированная рутина;
- приоритизация задач внутри дня с учетом пиков и спадов продуктивности;
- калькулятор Capacity.
Последний пункт меня особенно заинтересовал, поэтому с него и начну.
Калькулятор Capacity: поняла, куда уходило 50% времени
Калькулятор Capacity создала моя коллега, он выглядит так:
![](https://habrastorage.org/webt/gh/9s/zf/gh9szfscxmacwuxvhrgd16ofroq.png)
Чтобы разобраться, как калькулятор работает в целом и что это за CAP считается в желтой ячейке, я договорилась с его создательницей о встрече. Оказалось, что CAP, или Capacity, — это общий объем возможностей человека делать дела. Его вместимость, мощность, емкость, ресурс.
Дальше я заполнила табличку своими данными и увидела внизу сумму:
![](https://habrastorage.org/webt/px/ao/me/pxaomeerwpy1wayc3on3kayfhui.png)
У меня есть встречи, они же созвоны, и есть общее количество рабочих часов в неделю — 40. Встречи занимают 22 часа.
![](https://habrastorage.org/webt/oe/kd/gb/oekdgbdwnveltvqlsa4or0ogmk0.png)
А вот и математика. Считаем: 40 − 22 часа = 18 часов. о_О
У меня что, всего 18 часов в неделю на работу?! Я сидела и проговаривала эти цифры, и постепенно до меня доходило: как? Почему? Как я вообще могла это упустить? Не заметить, что в моем плане не хватает 20 часов?
Казалось, что созвоны — часть работы, вот сижу, работаю, созваниваюсь, все входит в рабочее время. По факту же рабочего времени оставалось меньше 20 часов. Но спринт-то я планировала исходя из 40-часовой рабочей недели!
![](https://habrastorage.org/webt/g3/er/fz/g3erfzvwrbbn4wfxmcjg4tu1bek.png)
Учла фокус-фактор
В калькуляторе мое внимание привлек еще один коэффициент, который в шаблоне был равен 80% и подписан как ФФ:
![](https://habrastorage.org/webt/ha/t-/0g/hat-0gm30fs6e156f6dh-g6dnqg.png)
Также спросила у коллеги, что это такое. Оказалось, что ФФ — это фокус-фактор. Давайте на примере: есть две задачи в день, на погружение в каждую нужно 7–10 минут и столько же на выход из нее. Получается 28–40 минут в день на переключения — это 6–8% от общего количества рабочего времени.
6–8% — это мало, можно и пренебречь. Вот только обычно задач намного больше, чем две. И если не учесть минуты на переключения, времени на всё не хватит. Изначально закрадется ошибка: планируем работы на 8 часов в день, а их на самом деле только 6,5.
Как учесть? Ведь считать вручную для каждой задачи сложно — опять придется под это выделять время, которого нет. Проще сразу отнять процентов 20 от общего времени и выставить ФФ в 80%.
И до меня доходит. Можно ли работать на 100%? Наверное, нет. Не получится за секунду погрузиться в задачу. Как минимум придется потратить минут пять, чтобы взять телефон, ответить, прочитать. Значит, и планировать задачи на 100% времени неправильно.
Обнаружила дыру, из-за которой провалилась первая попытка
CAP и ФФ помогли мне по-новому посмотреть на мой день. Я увидела, что где-то есть перерывы по 30 минут, в которые я планировала работу. Но если я трачу на вход в задачу 10 минут, на выход 10 минут, остается всего 10 минут на работу — что за это время можно успеть?
![](https://habrastorage.org/webt/ak/kp/ey/akkpey5vqcsl6lfgfeamfizosps.png)
А еще я работаю с разными командами. Допустим, несколько часов подряд делаю задачи в одной команде, потом приходит другая и дает огромный объем информации — во все это нужно заново погружаться.
* * *
Что получается: половина рабочего времени уходит на созвоны, еще кусочек — на переключения между задачами, при этом делать задачи в перерывах тоже невозможно.
- 40 рабочих часов в неделе;
- минус 8 часов на переключения (тот самый ФФ в 80%);
- минус 22 часа на созвоны.
Но раньше я не учитывала минусы на созвоны и переключения и планировала так, будто все 40 часов могу потратить на задачи, — поэтому моя первая попытка провалилась. С этой информацией я взялась за «Тайм-менеджмент Ани. Версия 2.0».
Выстроила режим дня
Я выстроила себе режим дня: начала вставать в 7:00, а утро посвящать тренировкам и домашней рутине.
![](https://habrastorage.org/webt/xv/r4/m8/xvr4m8_rkgjacdtrucnnpehv7y4.png)
Про режим у меня есть три мысли:
- Если вставать и ложиться в одно и то же время, организм постепенно перестроится и станет сам будить тело, когда нужно. Сначала сложно, но со временем жить становится легче.
- Режим может сбиваться поначалу — это не страшно. Не нужно себя ругать и винить, лучше просто попробовать еще раз и еще, пока не получится.
- Можно иногда менять время подъема на час — 7:00, 8:00, 7:00 — час для режима почти не ощутим, но воспринимается как бонус «О, посплю аж до 8:00!»
Когда я начала следовать режиму, дни стали проходить насыщеннее. В них появилось место отдыху, изучению нового, встречам с друзьями, а это хорошо для мотивации и профилактики выгорания.
Начала планировать с учетом пиков и спадов продуктивности
Когда планировала режим, поняла, что я наиболее продуктивна с 11:00 до 18:00. Поэтому все задачи, где нужен высокий уровень концентрации, ставила на это время. Остальное, например оформление макетов, мелкие правки, планирование, перемещала на вечер.
![](https://habrastorage.org/webt/ad/gu/82/adgu82nxjhb5zhgdgdler-gtm90.png)
Так я подошла к планированию рутины. У меня были созвоны — я не могу их перенести или заниматься другими делами, пока они идут. Но было и свободное время — его я заняла у себя в календаре, поставила себе задачу «Работаю» на эти часы.
![](https://habrastorage.org/webt/k5/7e/mu/k57emuebw_mzwdfchgtem_sxo10.png)
↑ Заполненный календарь — прием, который сработал неожиданным для меня образом. Коллеги стали писать: «А что ты делаешь тогда-то? Будет ли возможность сходить на такой-то созвон?» Они видели, что пустых слотов у меня нет, и приходили договариваться.
Подключила три метода тайм-менеджмента: лягушка, группировка, точки
Дальше решила попробовать несколько методов управления временем, о которых узнала из статей и подкастов.
Съесть лягушку с утра. Лягушка — это сложные, важные, иногда противные задачи. Метод состоит в том, чтобы делать такие задачи первыми, с утра. Так мозг будто настраивается на решение сложного, и остальные задачи кажутся легкими, приятными и полезными.
Группировать мелкие задачи. Есть задачи на 5–10 минут: ответить на сообщения, проверить почту, что-то кому-то переслать. Я их группирую и делаю пачкой. Могу сделать с утра, в обед или вечером, но все разом — не распределяю внутри дня. Тогда меньше переключаюсь и экономлю ресурс.
Ставить точки. Заметила, что если отвлекаюсь на мелкие задачи в течение дня, то чувствую себя так, будто пытаюсь усидеть на десяти стульях: трачу больше сил на переключения, не могу сконцентрироваться и быстрее устаю. А в конце дня ждет измотанность и отсутствие энергии.
Лучший способ здесь — ставить точки. Если я на созвоне — я только на созвоне: не отвлекаюсь, погружаюсь в общение. В это время не пытаюсь отвечать на сообщения, вносить правки или оформлять макеты. Такой подход разгружает мозг. И когда после созвона я возвращаюсь к задаче, смотрю на нее свежим взглядом — это повышает качество решений. Да и работать так легче.
Договорилась с коллегами, что вечером не беру задачи
Итак, вернемся к расписанию. Мне всё же не хватало времени продуктивной работы, а переносить ее на вечер смысла не было — там как раз спад моей личной эффективности. И я договорилась с коллегами, что работаю с 12:00 до 21:00, а позже нахожусь в режиме ответа: реагирую на сообщения, в целом на связи, но не беру задачи в работу. Потому что у меня уже поздно и я не слишком продуктивна.
![](https://habrastorage.org/webt/ts/xp/ub/tsxpubwqpg0lu3evpgqyq6hxxso.png)
Расшифровала слот «Работаю»
Чтобы коллеги знали, что и когда я делаю, стала прописывать, что входит в слот «Работаю». За день, два или неделю планировала задачи и указывала, чем буду заниматься и сколько времени понадобится. А потом уже расставляла созвоны. Так расписание стало более структурированным и прозрачным.
![](https://habrastorage.org/webt/7g/yk/ky/7gykkypcd7bptysar8sqcn7dies.png)
Проверила вторую попытку в бою…
Пришло время запускать «Тайм-менеджмент Ани. Версия 2.0», и я пошла планировать спринт. Проходит первый день, второй, третий, неделя — и тут у меня начинается паника: ничего не происходит!
Идет вторая неделя, и я чувствую себя примерно так:
![](https://habrastorage.org/webt/qm/dz/a7/qmdza7_toxomwuxsikylg3ffmrs.png)
Я точно что-то забыла! Не верила, что правда всё успела. Обязательно позже вспомню и придется потратить целый день, чтобы разобраться. Не может быть по-другому.
…и система сработала!
Наступает конец спринта, воскресенье, — я смотрю, что сделала, и там действительно все хорошо. Мой график из красно-горящего превратился в спокойный и управляемый.
![](https://habrastorage.org/webt/us/4j/mp/us4jmponngdaha7agwfzr9tqybs.png)
Коротко: как начать управлять своим временем
Итак, инструменты, которые помогли мне перейти из состояния «все горит, я ничего не успеваю» к состоянию «я успеваю все важное, контролирую свой день и нахожу время на обед». Перечисляю в формате «проблема» → «возможное решение».
Живу как белка в колесе, нет времени что-то менять → Выделить n минут на решение проблем. Хотя бы 10–15 минут, чтобы начать разбираться с графиком. Эту задачу стоит запланировать, сами собой 15 минут не найдутся.
Жизнь сводится к работе → Выстроить режим дня, который позволит не только работать. Планировать свой отдых и личные дела, например встречи с друзьями. Следить за количеством сна.
Время уходит, но нет ощущения, что задачи делаются → Записывать всё, что делаете. Например, в течение дня или недели: фиксировать задачи и время на них, а потом классифицировать задачи по группам.
Завал из встреч, работать получается только в перерывах между созвонами → Выделить слоты в календаре под каждый тип задач. Заранее бронировать время для работы.
Непонятно, сколько времени есть на работу и сколько нужно → Подключить калькулятор Capacity. Посчитать свою вместимость (CAP) и учесть время на переключения между задачами (ФФ) — поможет не планировать «с горкой», приблизит план к реальности.
Все задачи срочные и важные → Использовать матрицу Эйзенхауэра для приоритизации задач внутри дня.
Прилетает много мелких задач в течение дня, приходится отвлекаться → Выделить слот для таких задач, к примеру, час с утра или час вечером. В остальное время — не обращать на них внимание, быть здесь и сейчас.
Не хочется делать задачу, а нужно → Использовать метод «съешь лягушку с утра» — сложные, неприятные, важные задачи ставить первым делом дня. Тогда остальные будут казаться легкими и приятными.
Хочется планировать всё: рабочие задачи, походы в магазин, перекусы → Это уже лишнее. Идеи, бытовые дела, список покупок лучше выписывать в заметки и хранить там.
Если выбирать единственный инструмент, я бы советовала метод «Хотя бы n минут» — на завтра запланировать первые 15 минут, чтобы разобраться с тайм-менеджментом. Ведь как говорит мой лид: проблема не решится, пока не начнешь ее решать.
* * *
Материалы, которые мне помогли: