Автор: Дмитрий Корнев, руководитель проектного офиса
Какая еще «инвентаризация»? Это вот та самая инвентаризация, когда пересчитывают стулья в кабинете и наклеивают инвентаризационные номерки? Вы серьезно?! Да, коллеги, именно такая и, конечно, серьезно. Инвентаризация как один из факторов учета материальных и нематериальных активов и инвентаризация как организованный процесс.
В крупных торговых компаниях инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится регулярно и никого не удивляет — это важная, значимая и даже обыденная часть работы кладовщиков, продавцов, линейных сотрудников и менеджеров. В небольших компаниях и особенно в ИТ-компаниях наоборот это уже совершенно забытое слово. И совершенно напрасно. Именно инвентаризация может порой дать самую точную картину по суммарной стоимости инфраструктуры компании, по совокупной стоимости офиса и тем самым может ощутимо дополнить общую финансовую картину для руководителей компании.
Способы инвентаризации
Есть множество способов проведения инвентаризации. Самым простым является просто перепись имущества офиса на бумаге или в экселе. Это действительно не сложно и просто. Обычно эта работа выполняется или бухгалтерией или завхозом. В ИТ-компании сисадмином в штате или приходящим. И всё это работает до тех пор пока из-за смены ответственных лиц вы не потеряли этот самый эксель или бумажку. В принципе, потеряли и ладно — можно провести инвентаризацию по новой и снова получить искомые данные к количествами, местами расположения и суммами. Но, согласитесь, проще и эффективнее иметь все необходимые цифры под рукой в любой момент времени и не тратить на этот непроизводительный процесс время сотрудников.
Хотя, почему «непроизводительный»? Инвентаризация дает представление о состоянии, месторасположении, качественном и количественном состоянии имущества компании. К слову, инвентаризации подлежат как материальные так и нематериальные активы, которые также стоят денег! Предположим, завтра компания будет продана другому владельцу и, конечно, играет большую роль стоимость имущества — например, это 100 тысяч рублей или 3 миллиона, ощутимая разница? Тем более, что при правильном системном подходе это не сложно и не трудозатратно.
Идеальное решение — использование постоянного инструмента для инвентаризации и внедрение регламента работы с материальными ценностями и активами. Что это дает:
получение актуальной информации об имуществе компании в любой момент времени (количество, качество, ответственные, суммы);
простой и понятный способ проведения инвентаризации минимальными силами;
организация учета материальных и нематериальных ценностей «на лету» — т.е. в период между инвентаризациями — это обеспечивает и повышение общей дисциплины отношения к ценностям, к слову говоря.
Инструментарий для учёта
Инструментарий может быть разным. Вообще, можно эффективно организовать подобный учет и на бумаге и в экселе, но тогда вы становитесь заложником конкретных сотрудников, которые владеют этой информацией. Это не всегда удобно для руководителей, которые хотели бы иметь доступ к ключевой информации в любой удобный момент времени.
Есть учет в 1С. В разных версиях популярной бухгалтерской учетной системы можно организовать списки номенклатуры и привязать так или иначе к ответственным лицам и месторасположению. Но у 1С обычно возможности заметно более избыточны для относительно скромных задач инвентаризации и учета внутренних перемещений материальных и нематериальных офисных активов. Да и доступ надо всем сделать и руководителю отчет сконфигурировать и научить пользоваться. В общем, с большой вероятностью это один из самых затратных каналов организации инвентаризаций. Опять же, а как быть если компания не использует продукты 1С? Например, если бухгалтерия на аутсорсе?
Готовый софт. На рынке есть готовые инструменты, но чаще всего они решают задачу инвентаризации на складе или в магазине торговой компании для выявления излишков, пересортицы. Например, Антисклад, БухСофт, МойСклад, Goods.
Для компаний, которые предоставляют услуги, не имеют товарных запасов такие инструменты могут быть излишним, а эксель или бумага — сильно простыми документами.
Ревизия имущества «по фактическому наличию»
Например, для рекламного агентства, разработчиков программного обеспечения или диджитал агентства будет важным учитывать перемещения специальной аппаратуры или компьютерной техники между сотрудниками или отделами. Например, фотокамеры или служебного ноутбука, диктофона, жесткого накопителя и т.д.
Перемещение может происходить достаточно часто и, потерять ноутбук сложно, а вот что-то помельче — легко.
У себя в компании мы раньше решали эту задачу учётом в экселе, затем во внутренней системе учёта. Но всё это было не удобно.
Сейчас мы используем Инвентарь.TeamDo это наш продукт для автоматизации учёта материальных ценностей и обкатываем мы его в первую очередь на себе. Мы хотели сделать процесс работы с инвентаризацией максимально простым.
Исходили мы нескольких принципов:
инструмент должен быть удобен и понятен любому человеку со средним школьным образованием;
прост в освоении без инструкций;
надёжен для собственника - полная и понятная картина.
Во-первых, ничего лишнего. В систему вводится только необходимая для инвентаризации информация.
Во-вторых, всё интуитивно понятно и скорость освоения и продукта и процесса минимальная.
В-третьих, данные никуда не исчезают и доступны сотрудникам и коллегам с определенным настраиваемым уровнем доступа фактически из любой точки мира.
В-четвертых, полная понятность и прозрачность для руководителя, которому необходима общая картина. И опять же в любой момент времени.
Как проводить инвентаризацию в Инвентарь.TeamDo
Теперь о деталях и о том, как проводить инвентаризацию с помощью TeamDo. Хочу отметить, что проводить опись имущества может любой сотрудник организации. Самый простой тип группировки имущества по «рабочим местам», «по офисам», «по подразделениям».
Проведём инвентаризацию переговорной комнаты. Назначить эту работу мы можем любому сотруднику, а проводить инвентаризацию будем с помощью любого мобильного устройства без каких-либо дополнительных устройств.
Авторизуемся в системе
Видим список оборудования сгруппированный по офисам компании. Стоимость оборудования, которую вы видите являются условными — т.е. «не настоящими».
В браузере (десктопной версии) видим сразу немного больше информации:
Переговорка: что есть в комнате?
В системе мы можем задавать и локации и выполнять произвольную группировку товарно-материальных ценностей по любым произвольным признакам. Итак, что у нас в переговорной комнате числится?
ПК-10 — компьютер;
Телекоммуникационный шкаф;
Микрофон К670;
Телевизор;
Монитор;
Кондиционер Haier;
Штатив для фотоаппарата;
Мебель: широкий белый стол, стулья с мягкими подушками, настенная вешалка, табуретка, пробковая доска;
Сертификаты и рекламные листовки TeamDo в рамке, разные папки с документами, календарь.
ПК-10 — это группировка в единый item компьютера (ниже покажем что у него внутри), рядом — телекоммуникационный шкаф (тоже сборный item), микрофон, телевизор и монитор. Всё сверили, проверили, всё на месте.
Что же внутри компьютера? Не будем его разбирать — давайте просто посмотрим как это выглядит:
При желании можно редактировать и информацию о каждом предмете и о сборных сущностях. Конечно, всем устройствам задаются инвентаризационные номера, которые могут существовать исключительно виртуально, но можно вывести в виде QR-кодов и нанести на соответствующие предметы.
Кейс 1 — обнаружен новый предмет! Собственно, с учетом того, что мы только внедряем систему сквозной инвентаризации, то у нас есть еще не описанные предметы. Вносим их в систему! (плюсик — новое оборудование).
Заполняем данные по обнаруженной товарно-материальной ценности и привязываем к соответствующей локации. Всё!
Кейс 2 — не обнаружен числящийся предмет! Пропажа! Спокойно — для того и выполняются все процедуры чтобы привести формальный список активов к фактическому. У нас есть группировка «Потерянное» — туда переносим потерянный предмет (выбор предмета — перенести).
Не мудрено и эффективно. Посмотрим, что у нас в списке потерянного:
Собственно, после выполнения всех этих действий в выбранной локации мы завершили инвентаризацию. Если всё оборудование у нас имеет стоимость и если всё оборудование присутствует в Инвентарь.TeamDo, то мы возвращаемся к исходному положению - к списку всего нашего оборудования (или мебели, или запасов, или…) с указаниями локаций, которые сами установили и суммарными стоимостями, которые сами ввели. Теперь любой из руководителей или ответственных лиц может в любой момент времени просмотреть и финансовые и фактические показатели по всему списку. Просто и удобно. Надеюсь и полезно.