Внутренний портал компании: вчера, сегодня, завтра

В конце июня в рамках конференции Best Intranet Russia 2014 прошла 3-я выставка интранет-порталов INTRANET BENCHMARKING, в которой принимал участие внутренний сайт Mail.Ru Group. По итогам конференции хотелось бы сформулировать основные тенденции в развитии корпоративных сайтов, описать их основные черты и рассказать про наш портал. В начале статьи представлено краткое описание выставки, а оставшаяся часть статьи посвящена описанию современного интранет-портала с примерами из интранета Mail.Ru Group.

Интранеты, представленные на выставке, — это либо портал, либо полноценная социальная сеть с объединением сотрудников в группы, отправкой сообщений и написанием новостей через статусы. Также хочется отметить, что большинство представленных компаний разрабатывают сайт на аутсорсе и лишь немногие держат в штате отдельную команду разработчиков, специально выделенных под интранет.

Согласно номинациям, заявленным в конкурсе интранет-порталов, внутренний сайт должен отвечать на 3 главных вопроса:

1. Как интранет реализует корпоративные принципы?
2. Как интранет помогает улучшать коммуникации в компании?
3. Как интранет автоматизирует функции HR-отдела?

Выделенные в развитии корпоративных порталов тренды:

1. Необходимость мобильной версии / мобильного приложения.
2. Лента последних событий на главной странице портала.
3. Диалог с топ-менеджерами — многие компании в том или ином виде подключают топ-менеджеров к активностям в интранете.

1. С чего все начиналось

Давайте вспомним, как выглядел интранет в компаниях 10-15 лет назад. Тогда были распространены общие папки, в которых лежали файлы с телефонами, списками сотрудников, бланки документов и другая информация. Переносить внутренние документы в интранет догадывались немногие, особенно по причине сложности — тогда интранет-технологии были в диковинку. Даже крупнейшие корпорации представляли данную сферу в несколько ином виде. Развитие шло по пути создания Windows-домена, чтобы учётные записи хранились на сервере компании, совместного доступа к документам опять же на тех общих папках, корпоративной почты. Технологически развитие шло в сторону использования специализированных приложений (например, Outlook), работающих на пользовательских компьютерах.

Чуть позже веб начинает плотно входить и во внутреннюю работу компаний. Появляются внутренние веб-почты, выделенные планировщики задач. Создание интранет-порталов начинается, как правило, с одного или нескольких следующих блоков:

• телефонная книга сотрудников компании и отделов;
• страничка с бланками документов;
• корпоративные новости;
• общие документы (приказы, регламенты).

Затем, по мере необходимости, интранет начинает приобретать новые функции, в компании появляются сотрудники, ответственные исключительно за эту часть корпоративной жизни. Чем крупнее компания, тем больше функций у неё интранет-портал. Он ускоряет развитие корпоративной культуры, облегчает адаптацию новых сотрудников, экономит время на поиск информации о внутренней структуре компании, облегчает коммуникации.



Внутренний сайт для сотрудников компании Mail.Ru Group появился в 2000 году, и уже через год он был переписан, причем в разработке участвовал будущий генеральный директор Mail.Ru Group Дмитрий Гришин. Изначально это был примитивный таск-трекер с контактными данными сотрудников, но со временем он вырос до большого портала. Сейчас в нем есть интеграция с другими корпоративными системами (например, кадровая бухгалтерия) и системами поддержания работы офиса (возможность звонить на рабочие и мобильные номера сотрудников прямо из интранета, график загруженности парковки на текущий день, меню в ресторане на сегодня и другие).

2. Функции современного корпоративного портала

Интранет — это большой инструмент, который позволяет решить достаточно большой круг задач. В зависимости от роли сотрудника в компании, каждый находит в нем свое место и пытается автоматизировать свою работу. Для большинства сотрудников – это, в основном, получение информации о жизни компании, жизни в офисе, а также коммуникации (объявления, блоги, обсуждение идей). Для отдела персонала – это ведение карточек сотрудников, автоматизация подачи заявок на справки, отпуска, ведение разделов с документами, вакансии и многое другое. Для административного отдела – это, например, автоматизация заказа пропусков, бронирование переговорных комнат.

Корпоративный портал в настоящее время представляет собой, как правило, не самостоятельный сайт, а совокупность нескольких продуктов — это таск-трекер, система работы с документами, ERP-система и другие. Поэтому очень важно, чтобы он мог взаимодействовать с другими системами, предоставляя свое API. На нашем портале реализована интеграция с SAP, Jira, контрольно-пропускной системой в офисе, разделом вакансий на корпоративном сайте corp.mail.ru

Ниже мы приводим описание собирательного образа современного корпоративного интранета с примерами из портала Mail.Ru Group с надеждой, что он подскажет кому-то направления развития интранет-порталов, а также позволит обсудить уже имеющиеся идеи.

3. Собирательный образ современного корпоративного портала

С точки зрения ролей пользователей в интранете можно выделить обычных сотрудников и сотрудников с расширенными правами (модераторы, администраторы и руководители подразделений). Давайте рассмотрим разделы интранета с точки зрения этих ролей.

3.1 Разделы интранета для всех сотрудников

Глобально все разделы можно разделить на 3 части: информационные разделы, разделы для внутренних коммуникаций и корпоративные разделы, реализующие важные для бизнеса задачи. Рассмотрим каждый тип отдельно.

3.1.1 Информационные разделы

Самой важной страницей портала является главная страница. Это первое, что видит каждый сотрудник, заходя на сайт, поэтому каждая компания размещает тут наиболее важную и актуальную информацию. Чаще всего, это последние новости, объявления, дни рождения сотрудников, блок с последними событиями в других разделах, опросы. Главная страница нашего портала в настоящее время выглядит так:



Следующим информационным разделом, который есть абсолютно у всех, является карточка сотрудника. Она может содержать только имя и фамилию сотрудника с контактными данными, а может представлять собой большую анкету с информацией, где сотрудник сидит в офисе, пометкой, что человек в отпуске (или скоро будет в отпуске), личными интересами, ссылками на профили на различных сайтах. Профиль сотрудника сейчас выглядит так:



Еще одним вполне очевидным разделом, который есть наверняка у многих, является раздел «Проекты», в котором собрана информация о проектах и продуктах компании с контактами руководителей и ответственных сотрудников. Тут можно посмотреть, кто именно занимается проектом, прочитать новости, написать сообщение руководителю об идее для проекта или сообщить о баге.

Другие информационные разделы каждая компания придумывает под свои нужды. Например, у нас одним из популярных разделов является «Новости команды». В нем публикуются приветствия от новых сотрудников, сообщения об изменении должностей, поздравления с прохождением испытательного срока, прощания и напутствия от сотрудников, которые решили покинуть компанию.

Интересным разделом, но пока не реализованным на нашем портале, является раздел «Качество жизни». Он предназначен в первую очередь для сотрудников, у которых компания является первым местом работы. Цель такого раздела — повысить осведомленность сотрудника в некоторых вопросах: путешествия, налоги (вернуть налог за обучение), финансы, здоровье, семья и т.п.

3.1.2 Коммуникации

Разделы, посвященные коммуникациям на портале, более-менее устоялись и выглядят примерно одинаково у всех. Это, как правило, раздел «Идеи», где сотрудник может предложить свою идею по улучшению продукта компании, жизни в офисе, пожаловаться на проблему. Здесь важно обеспечить своевременную реакцию на идеи. Например, у нас это делается так. При добавлении идеи обязательным полем является «категория». У каждой категории есть один или несколько ответственных — это представители подразделений, которые могут взять идею «в работу» или «отвергнуть», написав официальный ответ.

Всего для идей выделено 5 статусов, в которых она может находиться: «Новая», «Рассматривается», «В работе», «Реализована», «Отвергнута». За каждую идею можно проголосовать «за» или «против», причем, если сотрудник еще не определился с выбором, он не видит текущего счетчика голосов. Но, несмотря на это, он может переголосовать позже, если его мнение изменилось.

Сотрудник может подписаться на раздел и получать уведомления о новых идеях, а также можно подписаться на конкретную идею и получать уведомления о переходах статуса и новых комментариях к идее (чтобы не отвлекаться от работы для проверки новых сообщений, к тому же комментарии могут появиться через месяц после публикации идеи). На странице реализована сортировка по рейтингу, дате обновления и количеству комментариев.

Вполне устоявшимися являются разделы «Блоги», где сотрудники могут поделиться своим опытом, спросить совета, «Группы по интересам», где сотрудники могут организоваться в группы (спорт, изучение иностранных языков, путешествия и т.п.), «Рассылки», которые позволяют управлять каналами коммуникации. Каждый сотрудник сам выбирает, что ему интересно, и подписывается на соответствующие темы (как рабочие, так и развлекательные).

Обычно довольно популярен у сотрудников раздел «Объявления». Чаще всего это покупка/продажа, аренда/сдача квартир. Для коллег обычно все продают дешевле или даже отдают просто так. Руководитель проекта Добро Mail.Ru однажды продала подаренную ей кофеварку и перевела полученные деньги на срочные проекты Добра Mail.Ru, а другой устроил аукцион с начальной ставкой 0 рублей за различное железо для компьютера.

Другим, появившемся относительно недавно, но уже успевшим поселиться у многих в интранете, разделом является сервис «Спасибо»: каждый сотрудник может сказать электронное спасибо своему коллеге, написать сообщение или приложить картинку. В среднем в день сотрудники Mail.Ru Group отправляют друг другу 30 благодарностей.



И, конечно же, к коммуникациям относится комментирование объектов на сайте (новости, объявления, идеи, некоторые страницы).

3.1.3 Корпоративные разделы

Корпоративные разделы, как уже было сказано, решают бизнес задачи компании. Поэтому нельзя составить какой-то общий список для всех — каждый сам решает, что для него в данный момент необходимо. Например, это может быть быстрый поиск людей в офисе, который реализован с помощью удобной карты кабинетов. Это особенно актуально, если офис большой и не разделен на кабинеты (openspace).



Сюда также относится раздел «Структура компании», который позволяет посмотреть оргструктуру, сколько людей трудится в каждом отделе, быстро найти контакт нужного человека.

Приведем в пример еще несколько разделов, которые запущены в интранете Mail.Ru Group:

• Раздел обучения, где сотрудник может найти информацию о доступных семинарах и тренингах, записаться на конкретное событие. Также в этом разделе может размещаться календарь конференций, на которые можно отправиться в командировку.
• Обратная связь. Мы разработали собственную платформу для обратной связи, чтобы сделать этот процесс максимально удобным для наших коллег. Сотрудник может ознакомиться с целями мероприятия, заполнить необходимые анкеты, посмотреть и отредактировать цели развития на будущий период.
• Важные контакты — это телефон и почта техподдержки, телефоны секретарей, контакты руководителей отдела персонала и административного отдела.

3.2 Страницы для администраторов/модераторов/руководителей

Помимо обычных пользователей портала, должны быть сотрудники, которые имеют расширенный доступ. В каждом интранете есть разделы, которые требуют модерации, и ответственные модераторы, которые следят за публикуемыми материалами (новости, объявления, фотографии в профиле). На нашем портале очень широко используется система назначения прав, что позволяет удобно и быстро модерировать и обновлять информацию в различных разделах сайта.

Доступ по правам предоставляется не только на редактирование информации, но к определенным сервисам. Например, к составлению бизнес-отчетов.

4. Сервисы на интранет-портале

Рассказывая об интранет-портале, нельзя не упомянуть об отдельных сервисах, которые упрощают сотрудникам некоторые задачи или убыстряют их работу. Это в первую очередь поиск по сотрудникам и по порталу в целом. Особенностью поиска на нашем портале является большой список полей, по которым можно фильтровать. Таким образом, можно найти всех мужчин с телефоном на Android, которые добираются на работу на машине и знают английский язык. Если конечно же они заполнили эту информацию у себя в профиле. :)

К популярным сервисам в интранете относится бронирование переговорных комнат. У нас также реализовано бронирование спортинвентаря (велосипедов и самокатов) и запись к врачу.

Еще одним недавно появившимся и успевшим стать популярным разделом является сервис «Бейджики». Составляется список событий, по которым сотрудник может получить значок. Мы выделили следующие активности: участник технопарка, хабраавтор, участник турнира по игре в «Warface», создание идеи, которая набрала 100, 250 или 500 голосов, написание 100 комментариев на портале, написание комментария, который получил 50 плюсов и другие.



К активно используемым сервисам можно отнести «опросы». Каждый сотрудник может создать опрос, который по желанию можно ограничить на определенную группу людей (по подразделению, городу, группе, проекту). При этом опросы могут быть прикреплены к новостям, объявлениям, записям блога и т.д. Особо важные опросы публикуются на главной странице.

Некоторые интранеты в настоящее время реализуют интеграцию с офисной телефонией, что предоставляет сотрудникам возможность звонить на рабочие и мобильные телефоны коллег прямо с сайта. Также сервисом, связанными с телефонами, является отправка SMS сотруднику со страницы его профиля. Стоит отметить, что одним из трендов развития порталов является создание мобильного приложения сайта, чтобы каждый сотрудник имел доступ к информации на портале с мобильного устройства.

Так как большую часть времени сотрудники проводят за компьютером и активно пользуются порталом, это дает возможность использовать его не только для рабочих целей, но и иногда для развлечений. В частности, можно устраивать различные интересные акции по праздникам или просто так. Это позволяет привлечь большее количество участников, в отличие от оффлайн мероприятий, так как каждый может принять участие в удобное для него время и вернуться позднее, если в данный момент есть какие-то важные дела.

Самыми запоминающимися мероприятиями у нас были следующие:

• Валентинки на День Святого Валентина и огромное сердце, составленное из фотографий сотрудников
• 8 марта в интранете запустился сервис, который позволял подарить виртуальный букет любой сотруднице и написать поздравительные слова.
• Mail.Ru Group Award под новый год. Сотрудники отдела персонала придумали 13 номинаций и объявили конкурс, который проводился в три этапа: сначала номинирование, дальше голосование за сотрудников, которые набрали наибольшее число голосов, и далее объявление результатов с призами.

На нашем портале также реализованы следующие сервисы для получения информации об офисе:

• Информация о загруженности парковки.
• Трансляции с видеокамер в офисе. Есть две доступные камеры — это спортзал и ресторан.
• Меню столовой. Реализован раздел, в котором выкладывается меню из столовой на каждый день, при этом можно собрать свой обед и посмотреть количество калорий, цену. Также есть возможность оценить каждое блюдо по 5-бальной системе.

5. Заключение

Подводя итог статьи, хочется отметить, что в настоящее время компании стараются использовать корпоративные системы для решения не только административных вопросов и упрощения коммуникаций внутри компании. Корпоративные сайты выходят на новый уровень, когда они полностью интегрируются в жизнь сотрудников. И никого не удивляет, что, нажав на телефонный номер на страничке в браузере, рабочий телефон активизируется и набирает номер коллеги. Дальнейшим шагом для развития является разработка удобного мобильного приложения, к которому будет настроен доступ не только из офисной сети. Корпоративная онлайн-среда позволяет компании стать гибче, быстрее развиваться.

Успешность взаимодействия сотрудников в корпоративных IT-системах зависит от вовлеченности всех управленческих уровней, поэтому важно, чтобы топ-менеджеры также были участниками такого взаимодействия. Открытая компания, где сотрудник может напрямую обратиться к топ-менеджменту, гораздо более привлекательна как работодатель, к тому же возможность коммуникаций позволяет доносить позицию топ-менеджмента до всех сотрудников (например, о приоритетных направлениях развития компании, о принятых ключевых решениях), создаёт у людей уверенность в потенциальном карьерном росте. Эта концепция должна найти отражение в корпоративных порталах будущего.

Интранет Mail.Ru Group написан на Python/Django с использованием СУБД MySQL. Также активно используется Centrifuge (брокер сообщений на Python с открытым кодом, написанный одним из наших сотрудников). Мы намеренно не стали включать сюда технические аспекты реализации, но если вам интересно узнать про те или иные разделы сайта поподробнее, напишите об этом в комментариях.