Comments 46
Спасибо за чек-лист. Моим первым опытом стало участие в организации IV Всероссийской студенческой научно-практической конференции по актуальным вопросам детской хирургии, 1997 год Санк-Петербург. Конечно преподы помогали и основные оргвопросы брали на себя, но все остальное от встречи делегаций из регионов до заключительного пати сделали мы студенты 4-5 курсов, до сих пор горд этим.
Кстати, по поводу совпадения дат. Был у нас случай, что одно наше мероприятие «случайно» совпало с SUN Tech Day, слава богу наша аудитория выбрала наш контент и кворум был собран.
Кстати, по поводу совпадения дат. Был у нас случай, что одно наше мероприятие «случайно» совпало с SUN Tech Day, слава богу наша аудитория выбрала наш контент и кворум был собран.
В организации научных конференций разного уровня я тоже принимал участие, это очень интересный и полезный опыт:)
В статье затронуто немало важных моментов, на которые человек с недостаточным опытом может не обратить внимания.
Как человек, занимавшийся организацией мероприятий, обращу внимание еще на один момент: особое внимание нужно обратить на этап отбора докладов. Нужно позаботиться о своевременной подаче тезисов, их проверке (с привлечением сторонних экспертов в случае необходимости); если конференция предполагает последующую публикацию тезисов — необходимо привлечь опытных редакторов/корректоров/переводчиков. Но это, по сути, уже тема для отдельной статьи…
В статье затронуто немало важных моментов, на которые человек с недостаточным опытом может не обратить внимания.
Как человек, занимавшийся организацией мероприятий, обращу внимание еще на один момент: особое внимание нужно обратить на этап отбора докладов. Нужно позаботиться о своевременной подаче тезисов, их проверке (с привлечением сторонних экспертов в случае необходимости); если конференция предполагает последующую публикацию тезисов — необходимо привлечь опытных редакторов/корректоров/переводчиков. Но это, по сути, уже тема для отдельной статьи…
Про проверку тезисов совершенно согласна. Мы всегда стараемся брать их заранее, чтобы было время для манёвра — отправить обратно с комментариями, что надо подкорректировать. Например, убрать рекламу из доклада — этим очень часто грешат докладчики из коммерческих компаний, участвуя в, казалось бы, образовательных мероприятиях.
Всегда пожалуйста :)
Кстати, студенческие мероприятия вещь вообще отличная в плане получения опыта. Вот, например, взять наш ежегодный PR-фестиваль в ЛЭТИ, которое готовят студенты под чутким руководством преподавателей. Если студенты дневного отделения принимают участие в его подготовке с 1 курса (с каждым годом уровень сложности задач растет), то при окончании института у них по сути есть опыт организации крупного международного мероприятия, что может частично компенсировать отсутствия опыта работы.
Кстати, студенческие мероприятия вещь вообще отличная в плане получения опыта. Вот, например, взять наш ежегодный PR-фестиваль в ЛЭТИ, которое готовят студенты под чутким руководством преподавателей. Если студенты дневного отделения принимают участие в его подготовке с 1 курса (с каждым годом уровень сложности задач растет), то при окончании института у них по сути есть опыт организации крупного международного мероприятия, что может частично компенсировать отсутствия опыта работы.
Как докладчик на ИТ-мероприятиях, позволю себе дать организаторам один небольшой «технический» совет: позаботьтесь о том, чтобы был в наличии и работал дистанционный пульт для переключения слайдов презентации.
Когда докладчик стоит у ноута и переключает слайды мышкой или при помощи клавиатуры — теряется гладкость, экспрессия, привлекательность доклада. А с пультом происходит всё немного живее и менее скованно.
Когда докладчик стоит у ноута и переключает слайды мышкой или при помощи клавиатуры — теряется гладкость, экспрессия, привлекательность доклада. А с пультом происходит всё немного живее и менее скованно.
Еще полезно не просто предоставлять список хороших гостиниц для приезжающих из других городов участников, но и договариваться с ближайшими гостиницами к месту проведения мероприятия о скидках для участников.
Да, полезно! Но это вариант для масштабных событий: если в гостиницу заселится 10 человек от одного мероприятия, она обычно не дает никаких скидок, невыгодно.
Другое дело, что часто площадкой мероприятия становится конференц-зал какой-нибудь гостиницы или отеля. Я была неприятно удивлена, узнав что далеко не все гостиницы предоставляют скидки на заселения в номера для участников в этом случае. Тогда как это было бы более чем удобно: людям надо было бы только спуститься на пару этажей, да и гостинице профит с большим количеством людей.
Другое дело, что часто площадкой мероприятия становится конференц-зал какой-нибудь гостиницы или отеля. Я была неприятно удивлена, узнав что далеко не все гостиницы предоставляют скидки на заселения в номера для участников в этом случае. Тогда как это было бы более чем удобно: людям надо было бы только спуститься на пару этажей, да и гостинице профит с большим количеством людей.
а вот у меня такой вопрос:
если конференция платная для участников, то как расчитать стоимость участия в ней?
если конференция платная для участников, то как расчитать стоимость участия в ней?
1. Взять все затраты: аренда зала и оборудования, кофе-брейки и обеды, печатные и раздаточные материалы (буклеты, бейджи, пакеты, диски), экскурсии и другие мероприятия, призы. Не забываем про зарплаты сотрудников, вовлеченных в подготовку.
2. Разделить на ожидаемое количество участников, получим сумму, затраченную на каждого.
3. В зависимости от целей события (одно дело ряд учебных лекций, другое презентация софта) добавляем некий процент, не забыв включить совесть и здравый смысл.
Хотя иногда есть ощущение, что ценник ставится «от балды» или «пусть как у других, только чуть ценник накину».
2. Разделить на ожидаемое количество участников, получим сумму, затраченную на каждого.
3. В зависимости от целей события (одно дело ряд учебных лекций, другое презентация софта) добавляем некий процент, не забыв включить совесть и здравый смысл.
Хотя иногда есть ощущение, что ценник ставится «от балды» или «пусть как у других, только чуть ценник накину».
Как показывает практика, нужен и важен модератор мероприятия. Он должен <...> если дискуссии нет — инициировать ее, задав выступающему несколько заранее продуманных вопросов.
В дополнение к модератору полезно иногда иметь «своих» людей непосредственно в зале для участников. Мне кажется, участники активизируются быстрее, если вопросы посыпятся именно из зала от якобы независимых людей, нежели чем от модератора из президиума.
Своих людей вообще полезно иметь где угодно :)
Что касается зала, то тут двояко, смотря какие темы и какие вопросы. Вот проводит компания презентацию своего софта, а из зала сыпятся вопросы, намеренно раскрывающие только положительные стороны продукта. Это, конечно, здорово для компании, но не слишком честно.
Что касается зала, то тут двояко, смотря какие темы и какие вопросы. Вот проводит компания презентацию своего софта, а из зала сыпятся вопросы, намеренно раскрывающие только положительные стороны продукта. Это, конечно, здорово для компании, но не слишком честно.
Почти все презентационные семинары обязательно переходят в продажные. Либо мне просто не везло, но на каждом из них мне пытаются именно продать, а не ознакомить с продуктом. Я понимаю, они и должны быть такими, но обычно это слишком явно.
Тут действительно очень тонкая грань и не перейти ее сложно. Лекарства: устраивать мастер-классы по работе с продуктом, рассказывать о рынке продуктов (аналитика, не реклама и очернение конкурентов), об истории создания, звать в качестве докладчиков независимых экспертов и т.д.
Устроителей и докладчиков можно понять они платят деньги и считается, что тупая прямая реклама — залог успеха и высоких продаж. Для корректного и мягкого ознакомления с продуктом, надо приводить аналитику, конкурентный анализ, обзор трендов, а это дополнительная причем колоссальная работа, которая у нас к сожалению не особо ценится. Вот когда слушатели накушаются «продажными» мероприятиями…
Розетки и удлинители не забыть.
О, это да! И зарядники ко всем устройствам. Мы обычно пишем список вещей, которые надо взять, потом пакуем их в коробки и подписываем каждую — чтобы не трястись потом, где что и не забыли ли.
Еще одна вещь, которая часто нужна, но ее легко забыть — печать. Проставлять командировки, если много иногородних участников.
Еще одна вещь, которая часто нужна, но ее легко забыть — печать. Проставлять командировки, если много иногородних участников.
я 2,5 года занимаюсь организацией и на первых порах помогало перед непосредственным to-do листом рисовать mindmap, так как в виде иерархии сложно выстроить организацию ивента.
еще хочу заметить, что как ни смешно, но успешность мероприятия зависит еще и от хорошего кейтеринга, даже если это только кофе-брейки.
еще хочу заметить, что как ни смешно, но успешность мероприятия зависит еще и от хорошего кейтеринга, даже если это только кофе-брейки.
Кстати, mindmap это интересно. Надо попробовать перед очередным событием, я обычно иерархичные списки пишу. Спасибо за идею :)
Это, кстати, действительно так, и ни разу не смешно. Мы кофе-брейки в подавляющем большинстве случаев сами делаем, но раза 3-4 приходилось иметь дело с кейтеринговыми компаниями. Идеально сработала только 1.
Это, кстати, действительно так, и ни разу не смешно. Мы кофе-брейки в подавляющем большинстве случаев сами делаем, но раза 3-4 приходилось иметь дело с кейтеринговыми компаниями. Идеально сработала только 1.
Дело не только и не столько в организации кофе-брейков, сколько в грамотно продуманном режиме работы мероприятия в целом. Я сталкивался с такими проблемами: не рассчитали, сколько времени займут доклады с последующим обсуждением — и слушатели уже начинают уставать, реагируют все более вяло, и мероприятие не дает ожидаемого результата.
Хорошая статья, спасибо! Из добавлений — по моему личному наблюдению, всегда лучше срабатывает когда на конференции 2 ведущих — таким образом один может всегда находится на сцене, общаясь с докладчиками, а второй — в зале, спрашивая ( и комментируя при этом) людей. Такой интерактив всегда хорош, так как помогает людям из зала чувстсвовать себя защищеннее (второй модератор если что подхватит их мысль). И к тому же такие люди всегда лучше обычных молчаливых дев с микрофонами в зале, которые ходят по рядам с постным лицом.
Второй момент доклады и докладчики. Тут уже говорилось выше, что их уровень нужно проверять, я бы даже советовала брать только тех докладчиков, которых вы сами видели вживую, ну или хотя бы отсмотрите их выступления на YouTube, благо почти всегда их можно там найти.
Ну и третий вопрос — оборудование. Проверяйте ваши залы и ваше оборудование по 10 раз, не допускайте, чтобы в залах было слишком жарко или слишком холодно. Лучше если в зале всегда будет находиться 2-3 человека, которые оперативно смогут помочь с кондиционером, светом, звуком и видеозаписью (на хороших мероприятиях таких людей обычно около 10 в зале в полной боевой готовности).
Второй момент доклады и докладчики. Тут уже говорилось выше, что их уровень нужно проверять, я бы даже советовала брать только тех докладчиков, которых вы сами видели вживую, ну или хотя бы отсмотрите их выступления на YouTube, благо почти всегда их можно там найти.
Ну и третий вопрос — оборудование. Проверяйте ваши залы и ваше оборудование по 10 раз, не допускайте, чтобы в залах было слишком жарко или слишком холодно. Лучше если в зале всегда будет находиться 2-3 человека, которые оперативно смогут помочь с кондиционером, светом, звуком и видеозаписью (на хороших мероприятиях таких людей обычно около 10 в зале в полной боевой готовности).
Брать только увиденных живьем докладчиков — спорный совет. Талантливым новичкам, которые еще нигде не успели засветиться, тоже нужно давать дорогу. Хотя, конечно же, нелишним будет ознакомиться с имеющимися публикациями предполагаемых участников, узнать побольше об их интересах, достижениях и т.п. Поданные тексты докладов (особенно если предполагается издание сборника материалов) очень желательно проверять на плагиат, чтобы потом не оконфузиться.
По поводу 2-х ведущих спасибо за идею, действительно, иногда очень не хватает второго «говорящего» человека в аудитории.
По поводу докладов и докладчиков, пожалуй, присоединюсь к комментарию AndreiYemelianov чуть ниже. Мы неоднократно давали слово докладчикам, с которыми общались в интернете или были наслышаны о них от других экспертов и не видели вживую — пока особенно не ошибались :-)
Полностью согласна по поводу оборудования. Как раз три недели назад пришлось поучаствовать в конференции, проходящей в огромном неотапливаемом зале. Мысли вертелись вокруг горячего чая и шерстяных носков, но отнюдь не вокруг происходящего в президиуме :-)
По поводу докладов и докладчиков, пожалуй, присоединюсь к комментарию AndreiYemelianov чуть ниже. Мы неоднократно давали слово докладчикам, с которыми общались в интернете или были наслышаны о них от других экспертов и не видели вживую — пока особенно не ошибались :-)
Полностью согласна по поводу оборудования. Как раз три недели назад пришлось поучаствовать в конференции, проходящей в огромном неотапливаемом зале. Мысли вертелись вокруг горячего чая и шерстяных носков, но отнюдь не вокруг происходящего в президиуме :-)
Добавила все советы в статью.
Как человек из области HybridEvent добавлю, что
а) мобильная версия сайта будет очень нелишней
б) электронная аккредитация. актуально, если у вас больше 300-400 участников. снимается вопрос ручного поиска бейджей, добавление новых людей (которые без предварительной регистрации), быстрый поиск связанной с участником информации (какой бейдж, что выдать в раздатке) и эл. учет пришедших. Кроме того, для дополнительной идентификации при таком режиме можно также организать печать фоток на бейдже. минус — для аккредитации этого нужно оборудование. как минимум компы для запуска софта и принтеры для печати бейджей
в) интерактив.
1. вопросы докладчикам как минимум. твиттер плох тем, что там много мусора (ретвиты те же), он не модерируется и твиты хранятся недолго. кроме того, там все в куче, а вопросы должны быть привязаны к докладу
2. опросы, оценки докладов и тд.
4. личная программа. чтобы участники могли «отложить» интересные им доклады в «собственное» расписание
ну и, на мой взгляд, самое главное. с точки зрения потенциала
3. деловая сеть. это соц сеть конкретно среди участников конкретного мероприятия. со всеми стандартными возможностями для общения. Которая работает до, во время и после мероприятия. Очень хорошая возможность дать участникам инструмент для получения новых контактов. А также для общения с докладчиками
На западе достаточно много компаний, которые дают эти сервисы в том или ином объеме. У нас — всего несколько. Для регистрации- ТАймад и Такет4ивент, для эл. аккредитации — они же + Омайконф, деловая сеть и интерактивные сервисы — пока только Omyconf :)
а) мобильная версия сайта будет очень нелишней
б) электронная аккредитация. актуально, если у вас больше 300-400 участников. снимается вопрос ручного поиска бейджей, добавление новых людей (которые без предварительной регистрации), быстрый поиск связанной с участником информации (какой бейдж, что выдать в раздатке) и эл. учет пришедших. Кроме того, для дополнительной идентификации при таком режиме можно также организать печать фоток на бейдже. минус — для аккредитации этого нужно оборудование. как минимум компы для запуска софта и принтеры для печати бейджей
в) интерактив.
1. вопросы докладчикам как минимум. твиттер плох тем, что там много мусора (ретвиты те же), он не модерируется и твиты хранятся недолго. кроме того, там все в куче, а вопросы должны быть привязаны к докладу
2. опросы, оценки докладов и тд.
4. личная программа. чтобы участники могли «отложить» интересные им доклады в «собственное» расписание
ну и, на мой взгляд, самое главное. с точки зрения потенциала
3. деловая сеть. это соц сеть конкретно среди участников конкретного мероприятия. со всеми стандартными возможностями для общения. Которая работает до, во время и после мероприятия. Очень хорошая возможность дать участникам инструмент для получения новых контактов. А также для общения с докладчиками
На западе достаточно много компаний, которые дают эти сервисы в том или ином объеме. У нас — всего несколько. Для регистрации- ТАймад и Такет4ивент, для эл. аккредитации — они же + Омайконф, деловая сеть и интерактивные сервисы — пока только Omyconf :)
Большое спасибо за добавление!
Особенно актуально про мобильную версию сайта и опросы с оценками докладов.
Вопрос — а для вопросов докладчикам чем плох Твиттер в плане не модерируемости?
И еще, у omyconf есть демо-доступ? Любопытно было бы посмотреть.
Особенно актуально про мобильную версию сайта и опросы с оценками докладов.
Вопрос — а для вопросов докладчикам чем плох Твиттер в плане не модерируемости?
И еще, у omyconf есть демо-доступ? Любопытно было бы посмотреть.
Твиттер для вопросов докладчикам плох тем, что
а) вопросы не привязаны к докладам. если на конфе секции идут в 2 потока хотя бы, то в тви будет все смешано
б) он никак не модерируется. то есть если там началось какое-то гонево, его увидят все. народ обычно держит себя в руках, но ситуации некорректные случались ;)
в) тви лента — это поток. то есть там не только вопросы докладчикам, а вообще все по конфе. выуживать из него вопросы сложно
г) продолжение про «выуживать» — вопросы не стоят на месте, а двигаются вместе с лентой. Пока докладчик отвечает на один вопрос, другой может в ленте уехать наверх
д) если много людей хотят спросить одно и то же, вопросы в ленте дублируются
е) ну и последнее — тви плохо предназначен для идентификации задающего вопрос — ник и аватар малоинформативны. как-то так (:
а) вопросы не привязаны к докладам. если на конфе секции идут в 2 потока хотя бы, то в тви будет все смешано
б) он никак не модерируется. то есть если там началось какое-то гонево, его увидят все. народ обычно держит себя в руках, но ситуации некорректные случались ;)
в) тви лента — это поток. то есть там не только вопросы докладчикам, а вообще все по конфе. выуживать из него вопросы сложно
г) продолжение про «выуживать» — вопросы не стоят на месте, а двигаются вместе с лентой. Пока докладчик отвечает на один вопрос, другой может в ленте уехать наверх
д) если много людей хотят спросить одно и то же, вопросы в ленте дублируются
е) ну и последнее — тви плохо предназначен для идентификации задающего вопрос — ник и аватар малоинформативны. как-то так (:
Спасибо за такие полезные мысли и идеи. С жадностью ознакомился с возможностями Omyconf, поюзаем на ближайшем мероприятии.
Добавила в статью советы про мобильную версию сайта и про электронную аккредитацию.
При участии в мероприятиях главное все-таки выполнить цель — получить новые знания и/или связи, знакомства. Чтобы доклады были действительно интересны, а не как мне рассказывали, что на одном из недавних семинаров майкрософт единственный живой интерес был только к технологии Киннект, а не насущным вопросам бизнес-технологий.
Вопрос, насколько сложно привлекать людей на довольно узкоспециальные мероприятия, например по электронно-библиотечным технологиям(узкие по сравнению, скажем с Sun tech days) и промо-мероприятия по продвижению своих продуктов?
Вопрос, насколько сложно привлекать людей на довольно узкоспециальные мероприятия, например по электронно-библиотечным технологиям(узкие по сравнению, скажем с Sun tech days) и промо-мероприятия по продвижению своих продуктов?
Про цель участия полностью согласна. Добавлю, что еще существует цель получения диплома об участии — как говорил один наш докладчик-американец, «Russians love papers very much» :-)
По поводу мероприятий по ЭБ-технологиям. Интерес к ним просто огромный: как только мы выпускаем анонс, в день начинают регистрироваться по 10-15 человек. Большая часть событий для библиотечного сектора оставляет желать лучшего: многие доклады кочуют из конференции в конференцию (презентации очередных систем), кто-то до сих пор рассказывает, как создавался сайт библиотеки и т.д. Поэтому специалисты библиотечной отрасли, с одной стороны, не обделены отраслевыми мероприятиями, а с другой — испытывают дефицит в не-рекламной, полезной и актуальной информации.
По поводу промо-мероприятий я уже писала выше. Если потенциальным слушателям будет понятно, что это не просто семинар о нашем супер-пупер-продукте, а событие, из которого можно извлечь полезную информацию (аналитика, мастер-классы), проблемы не возникнет.
По поводу мероприятий по ЭБ-технологиям. Интерес к ним просто огромный: как только мы выпускаем анонс, в день начинают регистрироваться по 10-15 человек. Большая часть событий для библиотечного сектора оставляет желать лучшего: многие доклады кочуют из конференции в конференцию (презентации очередных систем), кто-то до сих пор рассказывает, как создавался сайт библиотеки и т.д. Поэтому специалисты библиотечной отрасли, с одной стороны, не обделены отраслевыми мероприятиями, а с другой — испытывают дефицит в не-рекламной, полезной и актуальной информации.
По поводу промо-мероприятий я уже писала выше. Если потенциальным слушателям будет понятно, что это не просто семинар о нашем супер-пупер-продукте, а событие, из которого можно извлечь полезную информацию (аналитика, мастер-классы), проблемы не возникнет.
Sign up to leave a comment.
О граблях организации ИТ-мероприятий