Pull to refresh

О том как хаос претворить в порядок, делать это каждый день, и не тратить на это время

Project management *
Обращаюсь к тебе, коллективный хабраразум, вот с каким вопросом. Имеет ли право на жизнь моя идея, или место ей в чулане с другими «велосипедами»?

А идея вот о чем.
Я менеджер проекта веб-студии. И ежедневно в процессе обработки у меня находится не меньше десятка задач. От мелких оперативных до более серьезных и длительных. На грамотное ранжирование чаще всего нет ни времени, ни желания. Как следствие, хаос.
То же самое происходит с исполнителями. Исполнителю назначены несколько задач, и его чаще всего не интересует, на какие сроки они назначены. Он может начать делать задачу, срочность которой небольшая, просто потому что не увидел ее сроки. Или получить задачу заранее, но к моменту ее актуальности про нее забыть. Определение последовательности выполнения задач, напоминание и контроль ложится на плечи менеджера, у которого и без того задач хватает.
В итоге все сводится к тому, что ежедневно приходится составлять детальный план действий не только для себя, но и для каждого исполнителя. А ведь это время, усилия. И хочется как-то эту рутинную задачу оптимизировать.
И вот собственно идея: создать систему, которая автоматически создает и актуализирует последовательный список задач, исходя из данных проектных графиков.


Итак, что мы берем в качестве входных данных.


Это пул задач с назначенными ресурсами и определенными сроками. Для примера будем считать, что они берутся из Redmine, в котором я веду все проекты. Так же берем в учет, что графики поддерживаются в актуальном состоянии, и исполнителю априори не могут поступить задачи, выполнение которых физически не возможно (например, верстка не может начаться раньше дизайна).

Методика


В основу расчетов возьмем метод Эйзенхауэра. Кто не знаком, гугл в помощь. Я лишь кратко опишу, как это работает. Все задачи оцениваются по 10-бальной шкале по двум характеристикам: срочность и важность. Затем составляется график координат, где ось Х – Важность, ось Y – Срочность. Задачи проставляются в соответствии со значениями (красные точки на изображении). График делится на 4 квадранта, и дальше составляется последовательность по принципу: 1. Важные-Срочные, 2. Неважные-Срочные, 3.Важные-Несрочные, 4.Неважные-Несрочные.
image

Вот кстати неплохое решение для этого метода: http://habrahabr.ru/blogs/services/98591/
Мне очень понравилось. Хоть и не слишком удобная для меня, но периодически пользуюсь. Ребята молодцы, спасибо.


Сложности


Первая проблема, с которой сталкиваемся, это «Что делать с задачами, которые попали в один квадрант?», которые и срочные, и важные. А все, оказывается просто. Надо поделить этот квадрант по такому же принципу, и так до необходимой степени детализации. Я для примера еще два раза поделил.
image

Теперь последовательность задач достаточно очевидна (пронумерована синими цифрами).

Сложность вторая. Как присвоить имеющимся задачам необходимые статусы важности и срочности? И если важность это величина постоянная, то, что делать со срочностью, которая меняется постоянно?

Важность с технической точки зрения решается достаточно просто. Наверно, в любом таск-менеджере есть поле «статус» или «приоритет». Оно как раз подойдет для наших целей. В Redmine, в частности, можно даже настроить справочник, чтобы назначать баллы.
Важность назначается задаче на этапе ее появления (создания) и в соответствие с ситуацией. Тут, я боюсь, автоматизировать особо нечего. Качество назначения Важности зависит от квалификации и опыта менеджера.

Что касается Срочности, то я нашел вот такой выход. Привязать балл Срочности к дате начала задачи. То есть, допустим, у нас есть задача, которая начинается через 2 дня, ее Срочность будет 8. И есть задача, которая должна начаться уже сегодня, ее Срочность будет 10.
Но это сработает только в том случае, если задаче будет дан срок ровно на ее выполнение, а не так, что «вот тебе задачка на два часа и сроку неделя, делай когда хочешь, но чтоб к концу недели задача была готова». Хотя и в этом случае система будет работать, просто не так эффективно.

В качестве заключения


Ну вот, пожалуй, и вся идея. Есть, конечно, где и что доработать. И формулу нужно разработать, и продумать, как совмещать длительные задачи (свыше 6-8 часов) с небольшими оперативными, и много чего еще.

Предвкушая замечания программистов, хочу отметить, что здесь я пытался решить лишь логическую задачу. Способы технической реализации я не рассматривал. В любом случае, приму все комментарии, как позитивные, так и негативные. Предпочтение конструктивным.

Спасибо за внимание,
Ваш ХабраШ!
Tags:
Hubs:
Total votes 33: ↑26 and ↓7 +19
Views 11K
Comments 22
Comments Comments 22

Posts