Pull to refresh

Об организации рабочего стола, работ и документов

GTD *
Давайте обсудим вопрос организации иконок на рабочем столе. Хочется сказать: «покажи мне свой десктоп, и я скажу, как ты работаешь». Вынесу вверх главную мысль: Рабочий стол предлагается использовать для организации текущей работы над документами. Что на столе — то в сознании, в фокусе. Поэтому важно иметь структуру этого фокуса и важно вовремя убирать из фокуса лишнее.
Часто можно наблюдать следующие стратегии поведения при использовании рабочего стола:
  • заполнить стол значками до предела, периодически «удалять неиспользуемые»
  • оставить на столе корзину и красивую картинку, удалять со стола всё, регулярно чистить корзину
  • расположить на столе часто используемые ярлыки и некоторые рабочие документы
UPD: Пока в комментах побеждает вариант неиспользуемого стола.
Всё это — варианты нормы, единственный недостаток — рабочий стол не помогает в организации работ. Это примерно как обвинить кота, что он не приносит тапочки. Но ведь мог бы и приносить!!! Достаточно правильно расчертить дорожки.
How to Design and Create a Clean, Organized Desktop
Сначала я подумал, что я гений и заработаю миллионы на этой идее, но потом решил вбить в поисковик «Organizing desktop wallpaper». Нафантазированная яхта и девушки-поклонницы исчезли, но стало ясно, что, во-первых, желание вполне адекватное, а во-вторых уже есть готовые варианты, чтобы взять и использовать. Т.е. хотя бы тапочки. Картинка выше взята из статьи How to Design and Create a Clean, Organized Desktop.
Ниже будет список найденных статей и вариантов, а также я расскажу о своей идее и тех задачах, которые она должна решать:
  1. Способствовать организации хранения документов
  2. Помогать в управлении работами
  3. Управлять рабочим столом с течением времени
Сама идея проста и понятна: картинка на рабочем столе должна помогать «правильно» располагать ярлыки и управлять их жизнью.
Кто умеет рисовать — предлагайте свой варианты в комментах, я добавлю их в статью, а то мне медведь на руки наступил.

Обзор заинтересовавших вариантов:


Organize your Desktop with a Simple Wallpaper


У меня тоже первой была идея найти картинку, куда иконки бы вписывались органично. Либо интерьер с полками, либо какой-то конвейер. Стимпанковский. Но задачи поставлены сильнее, поэтому ищем дальше.

How to Organize your Desktop to Boost Productivity


Эта идея проста и понятна, но никак не помогает решить поставленные выше задачи. Иконок много, процесс работы над ними никак не поддержан.

Give Your Desktop A Productivity Boost With These Built-in Organisation Wallpapers


Раскрыта идея использовать рабочий стол, как инструмент для работы, где объекты не просто лежат, а проходят свой путь. В статье ещё несколько готовых картинок. Есть ещё похожая статья с аналогичной организацией в виде дорожек: Organize Your Desktop — No, Not That One!

Organize your computer desktop


Это самая эстетически приятная из найденных и тоже содержит свою идею организации работ.
Правда, во всех этих подходах мне не нравится, что на стол всё ещё можно поместить кучу иконок.

О чистоте стола

Где-то тут надо вставить мысль о том, что в одной из практических систем наведения порядка в делах предлагается очень интересный способ: в конце каждого рабочего дня нужно прибраться на столе (физическом) и оставить его чистым. Не спешите спорить, подумайте, как это сделать:
  • Мелкие записи перенести в ежедневник, органайзер и т.п.
  • Документы положить в правильное место хранения (Лоток/папка «архив», «текущий проект», «черновики», «английский язык» и т.д.)
  • Завершить начатое на бумажке и выкинуть её
Стол должен быть чист и приведен в порядок. А за ним — и сознание. Уходя домой, осознаёте, что дела доделаны. Попробуйте, работает.
Следующее соображение преследует две цели: на столе должен быть минимум необходимого и стол должен радовать взгляд. Поэтому мы положим на него красивую картинку. Как сейчас говорят, чтобы «отражал индивидуальность».

Предлагаемая концепция

Scetch
  • Рабочий стол используется для быстрого доступа к ключевым приложениям
  • На рабочий стол помещаются объекты, с которыми ведется текущая работа
  • Объекты перемещаются по столу в разные области в зависимости от текущего состояния работы над ними
  • Рабочий стол используется для навигации по долгосрочному хранилищу
  • На рабочем столе размещена картинка, определяющая отведённые места для документов и ярлыков.
Может быть предложен программный сервис, автоматизирующий обработку объектов на столе (автоархивация неиспользуемых ярлыков, авторасположение, контроль сроков и т.д.)
Ниже я опишу конкретную конфигурацию рабочего стола и некоторое обоснование этих идей. Впрочем, совершенно ясно, что подходы могут варьироваться и комбинироваться.
Итак, центральная часть стола отдана под картинку. Чтобы радовала взгляд и не давала захламлять стол.

Ярлыки запуска

Слева расположены постоянные ярлыки программ. В левом верхнем углу — Корзина. И я потом объясню почему. Если слева программ слишком много, то, во-первых задумайтесь, действительно ли они нужны каждый день, а во-вторых можете использовать два вертикальных столбца иконок. Наше решение масштабируемо.

Панель рабочих документов

Верхняя строка — самая важная. Она постоянно перед глазами, её удобнее всего использовать для текущей работы. Я предлагаю следующую структуру:
Левая треть — для временных файлов, их обработали, распечатали, дописали, отправили, скопипастили куда нужно — и отправили в корзину. Именно поэтому корзина тут же слева дня них и расположена.
Средняя треть — для текущих документов, над которыми сейчас идёт работа. По завершению они могут быть отправлены по назначению и переместиться в архив или в корзину.
Правая треть — для документов, которые задерживаются на столе для работы подольше.
Мне кажется, что современных широких мониторов как раз хватает на оптимальное для сознания количество текущих рабочих документов (задач). Но если есть необходимость, мы можем использовать два ряда и сверху.

Хранилище документов

Справа у нас будет инструмент организации долгосрочного хранения. Симметрично от Корзины в правом верхнем углу — папка «Архив» или «Склад». Туда по завершению работы над документом отправляется всё то, что жалко удалить, но лень классифицировать. Оставьте эту работу встроенным инструментам поиска по тегам и содержимому. Я до сих пор радуюсь каждый раз, когда переношу в такой архив очередной непонятный документ из текучки дел. Невозможно создать систему для всего, особенно если оно не очень нужно. Неструктурированный архив для барахла, индексация содержимого и поиск — вот легкий путь к освобождению стола и сознания. Я тут наступаю на горло песне про архив, потому что сказать хочется многое, но не всё же сразу.
Далее собственно инструмент структурирования хранилища. Нужно создать простую систему хранения файлов и вынести на стол ярлыки на ключевые точки в этой системе. То есть, полезные документы после обработки попадают не в общий архив-свалку, а в правильное место. И точки входа в такие места мы размещаем справа в ряд.

Динамика движения документов

Таким образом, динамика у нас такая: документы попадают в топ, растаскиваются в корзину влево, в архив вправо или в постоянное хранилище вправо и вниз. Появление новых объектов на столе вынуждает нас убирать со стола лишнее. Возьмите себе за правило — не иметь более 5-9 текущих документов, над которыми идёт активная работа. Остальное нужно завершать, отменять, делегировать, переносить в будущее. Да, это одна из идей — тайм-машина для файлов. Завершив работу над документом, положите его в правильное место (зелёные стрелки на рисунке выше).
Я ниже напишу про пример организации такого хранилища, а пока пара слов про оставшееся место.
TaskBar, логично завершающий симметричную картинку, поэтому я не размещаю снизу ярлыки. Однако, если мы говорим о масштабировании, то если у нас слева и сверху два ряда ярлыков, то два ряда могут быть и справа — например, для столбца постоянно необходимых документов — инструкций, схем, ссылок на проектные папки и т.д. И снизу может быть дополнительный ряд. Например, для игр и развлечений.
Вот, что получилось у меня:
Desktop SampleНу, и чтобы два раза не вставать, пара слов о структуре хранилища документов (папки My Documents). Мы здесь говорим об этом, потому что правая часть стола отведена под навигацию по хранилищу.

Структура хранилища

Storage structureMail — папка с локальным кэшем почтовой программы. В бекапе не нуждается. Переименую в Cache.
Music — папка с музыкой и видео для работы. Переименую в Media. В бекапе не нуждается.
Temp — папка для временных объектов при копировании и т.д.
SkyDrive — папка для всех документов, которые синхронизируются с облаком и домашним компом.

В SkyDrive лежат:
Office — офисные документы (командировки, инструкции, приказы и т.п.)
Personal — папка с личными файлами
Work — папка с рабочими файлами
Photos, Pictures — фотки, картинки
Public, Shared — папки, доступные в интернет для обмена через SkyDrive с другими людьми


Дальнейшее деление не имеет смысла описывать детально. В рабочей папке лежит архив проектов, текущие проекты, презентации и т.д. Главное — на рабочем столе есть ярлыки к ключевым точкам этой структуры. И к текущим активным проектам. Это позволяет без лишних усилий раскладывать документы в папки для долгосрочного хранения. Предлагайте в комментариях свои варианты организующих обоев и идеи их использования.
P.S. Нашёлся давний пост на Хабре на эту тему. Впрочем, там опять весь стол завален документами.
UPD: Многие рекомендуют Fences. Эта штука упоминается в статьях, но я хотел обсудить рабочий стол в чистом виде. Ещё раз хочу подчеркнуть мысль статьи: стол можно не использовать. Это всего лишь одно из приложений. Но раз уж оно есть в ДОПОЛНЕНИЕ к версионному контролю, к облачным папкам, к структуре документов (всё это можно заметить в статье), то почему бы не использовать стол как ЕЩЁ один инструмент, раз уж он всегда под рукой.
Tags:
Hubs:
Total votes 34: ↑16 and ↓18 -2
Views 32K
Comments Comments 91