Pull to refresh

Эффективность рабочего дня одного ПМа

Project management
Sandbox
Всем привет.
В этой своеобразной статье я хотел бы осветить вопрос эффективности труда в течение рабочего дня на позиции руководителя проектов (другого управленческого звена в IT).
Здесь не будет никакой аналитики в цифрах, выдержек из кучи книг по time managment'у, а лишь личный опыт и сухие выводы. Я не собираюсь изобретать велосипед на Ваших глазах, но надеюсь, что послужу неплохим примером.

Добро пожаловать под кат.

Предисловие

Так случилось, что мне посчастливилось заняться сложным, но тем более интересным проектом в роли руководителя проектов (project manager, далее ПМ). К слову сказать, ПМом в самом правильном понимании этой профессии я до этого момента не работал, так что для меня это совершенно новый опыт. А где новый опыт, там и новые грабли.

Первое время всё было очень здорово: новые задачи, новые требования, новые ощущения. Но с каждым периодом итерации продукта новых задач становилось всё больше, в то время как старые требовали поддержки с моей стороны и дальнейшего их сопровождения.
И в один прекрасный момент я понял, что заплыл. Я перестал успевать многие вещи. Приходя на работу с утра, у меня не было никакого понятия с чего начать, за что ухватиться. Я стал засиживаться до ночи в полном смысле этого выражения. Настала пора пересмотреть свой рабочий день, дабы повысить его эффективность.

График работы

Когда Вы работаете со строго нормированным рабочим днём, проблемы с графиком в принципе нет. Вы всегда знаете, когда сотрудники должны прийти на работу, когда уйти. Соответственно, проблем с планированием так таковых нет.
Но я работаю в организации, где широко распространён гибкий график. Так же, судя по моим наблюдениям, гибкий график используется во многих IT-компаниях и не только.
Нет, гибкий график — это безумно круто. Но с каждым днём я приходил всё позже, а уходил ещё позже, потому как засиживался с ребятами, которым комфортно трудиться поздно вечером. Да, это «снежный ком» во всей красе. Который, к тому же, стал выбивать меня из жизненной колеи.

К сожалению, быть везде и всегда просто не возможно, как бы я не хотел этого. Я проанализировал время работы всех необходимых мне на данном этапе коллег, выявив период с максимальным пересечением рабочего времени всех. Например, сейчас это период с 10-11 утра до 8-9 вечера. Я стал придерживаться этого графика, игнорируя все вопросы после его окончания. Кроме выкладки в продакшен в 11 вечера (:

Результат такого изменения меня более чем устроил. Я стал высыпаться, у меня высвободилось время на личные дела. Мои коллеги всегда знают, когда меня можно застать на рабочем месте, и перестали осаждать вопросами в любое удобное им время.
В итоге график получился не совсем гибким, но вполне удобным для меня.

Планирование дня

Планирование дня очень важно, и оно взаимосвязано со множеством других вещей.

Для начала я попробовал жестко систематизировать день: с утра почта, до обеда встречи, после обеда вопросы, требующие моего присутствия, вечером — планирование следующего дня.
Это не работает. Я часто вижу коллег, которые даже расписывают своё рабочее время подобным образом в личном графике, доступном всем, но я не понимаю, как они вообще умудряются работать. Это очень не гибко, ежедневно появляются вопросы, требующие сиюминутного решения, твоего присутствия и так далее. Подобные вещи расстраивают все планы, приходится вновь нагонять упущенное.
Не работает так же и частичное планирование с наличием пустых окон на срочные вопросы. Всегда находится что-то, что нужно здесь и сейчас.

Поняв, что подобное планирование для меня не работает, и я трачу слишком много времени на его организацию, наверстывание упущенного, я попытался подойти к этому процессу с другой стороны. В итоге у меня родился обычный список задач, у которых есть только срок окончания. В конце каждого дня, либо утром по пути на работу, я проглядываю этот список и отбираю те задачи, которые хочу решить за день. На это тратится минимальное количество времени, но я всегда знаю, что мне нужно сделать сегодня. Приоритизация этого списка — отдельная тема.

А что с текущими или только что возникшим задачами?

«Текучка»

Что касается «текучки», срочных вопросов, встреч, то я стал решать все эти вещи сразу, по мере их возникновения. В моём почтовом ящике нет непрочитанных или требующих ответа писем. И срочных дел в конце дня так же практически не остаётся. Рабочие встречи планируются согласно свободному времени. Никаких «отложить на потом», очередей и прочего, только здесь и сейчас.
Дело в том, что я стараюсь максимально быстро прочитать/ответить на пришедшее письмо. Это позволяет более детально владеть обстановкой. Очень полезно в случае нотификаций из баг-трекера, к примеру.
Срочные вопросы в основной массе решаются очень быстро. Однако бывают срочные, но глобальные задачи. В таком случае я стараюсь запустить возможные рабочие вопросы сразу же, дабы в самом ближайшем будущем иметь промежуточный результат, с которым можно работать дальше.

На выходе моя голова в течение дня занята только нужными задачами, а всё срочное решается в минимальные сроки, пока «горит». Не скажу, что это самый простой способ. Мне пришлось научиться максимально быстро переключаться между задачами, по началу был диссонанс, но результат оправдал усилия: продуктивность увеличилась, через некоторое время я смог брать больше задач на решение в течение рабочего дня, нежели раньше. И успешно их решать, надо сказать.

Time killing, перерывы в рабочем процессе

Отдельно я хочу поговорить об «убийцах времени».
Я не против социальных сетей, ресурсов с кучей котиков и прочего. На самом деле подобные вещи здорово помогают.

Не смотря на то, что я избавился от своих «детских» болезней, у меня всё равно остались дни, когда я был менее эффективен. Проблема оказалась в том, что я морально перегорал. Я слишком сильно концентрировался на рабочих вопросах, пытаясь не отвлекаться ни на что постороннее, что в конечном итоге приводило к быстрому утомлению. Какая уж там работа…

Решение этой проблемы очень простое: делать паузы, когда я чувствую, что начинаю уставать. Единственное условие — во время паузы нужно заниматься чем-то конечным. Нужно чётко осознавать, что то, на что ты отвлекаешься от работы, должно тебя отвлечь лишь на определённый период. В этом случае отлично подходят тройка подходов к турнику, глава художественной книги, сегодняшняя подборка котиков.
В меньшей степени — общение в соц. сетях и месседжерах, потому как оно может растянуться на неопределённый срок, хотите Вы этого или нет. А это плохо. Я достаточно часто практикую обеды с друзьями, это позволяет мне отвлечься, но по окончанию обеда я прощаюсь и продолжаю общение уже после окончания рабочего дня. И не стоит забывать, личное общение не должно тормошить Вас во время работы, кроме срочных и важных вопросов.

Подобный шаг позволил мне дозировать нагрузку в течение дня, и проблемных дней стало меньше. Конечно, остались мало эффективный дни, когда банально нездоровится, но это скорее исключение, чем правило.

Доступность рабочей информации, временные записи

Работая в других сферах, я всегда старался разделять работу и личное время. Ноутбук всегда оставался на работе в конце дня, ровно как и любые другие вещи, связанные с делами. И это работало, но не в моей текущей ситуации.

В должности ПМа всегда нужно быть в курсе происходящего, где бы Вы не находились. Это понял, пропустив однажды важную встречу, на которой решались вопросы, связанные с моим должностными обязанностями. В итоге решили без меня, а я получил резюме встречи уже постфактум.
Этот случай заставил меня выбить доступы до личной почты, календаря, внутренних ресурсов и IM'ов со всех моих мобильных устройств. Пара настроек нотификаций, и теперь в любой момент я знаю, что творится вокруг моих проектов. Нет, я не работаю по выходным, но могу уделить несколько минут на чтение той же входящей корреспонденции. И теперь у меня есть уверенность в том, что выходя на работу в понедельник (любой другой день недели) я имею актуальное состояние дел. Это помогает мне сразу включаться в работу, а не начинать день с очередного планирования и актуализации вопросов.

Что касается временных записей, то тут все просто. Ранее я доверял своей памяти чуть ли не на все 100%, я никогда не резюмировал встречи, не записывал ничего. И справлялся. Но на должности ПМа поток информации, проходящий через меня сильно возрос, запомнить всё стало проблемой.
Для начала я попробовал делать заметки в том же Evernote'e. Но не прижилось, у меня был дискомфорт из-за низкой скорости записи. Потом появился ежедневник, который нужно было как-то систематизировать. Это так же утомляло и занимало определённое время.
В итоге я пользуюсь обычным листом А4, на который заношу что-то с долгосрочной перспективой, а всё краткосрочное прекрасно запоминаю. После решения задачи этот лист выкидывается, вместо него заводится новый. Никакой систематизации, а такое ведение записей даёт мне ощущения лёгкости и «чистой головы». Субъективно, но мне помогает.

Итого

После всех перечисленных мер мой KPI вырос довольно таки значительно. Это здорово, но я понимаю, что есть ряд проблем, над которыми мне точно нужно ещё работать. А самая моя большая ошибка на самом деле заключается в том, что я практически не уделял никакого внимания организации своего труда. Что же, урок усвоен.

Надеюсь, я послужил Вам неплохим примером. А мне будет очень приятно услышать Ваши комментарии, замечания и предложения. Один нюанс: я очень хочу услышать Ваш личный опыт.

Всем спасибо, и всем хорошего продуктивного дня.

UPD: в комментариях привели достаточно много полезных сервисов для учёта времени или задач. Спасибо, некоторые я видел, некоторые — нет и обязательно с ними познакомлюсь. Но есть одно «но», Подобные сервисы обязывают иметь при себе ноутбук/планшет/телефон. К сожалению, в моём случае зачастую это не всегда возможно, обсуждение не редко может возникнуть в коридоре или кафе. И пока я уверен, что скорость, с которой я напишу или нарисую что-то на листе бумаге, много выше, нежели я буду делать это на телефоне/другом устройстве. Душой я понимаю, что стоит переходить на что-то более автоматизированное, но мозг пока упорно держится за дедушкин способ.

Перечень софта из комментариев:
OmniFocus (Mac, iPhone, iPad)
SmartTimer (Mac)
Timing (Mac)
Feeds (Mac)
Trello Trello (Web, iPhone, iPad)
workflowy (Web)
Pomodoro (Web, extension for Chromium based browsers)
Remember the milk (Web, Desktop, Mobile apps)
Tags:эффективность работыпродуктивностьуправление проектами
Hubs: Project management
Total votes 37: ↑33 and ↓4+29
Views22K

Popular right now