Outlook и Пустота

    Прямо сейчас гляньте, как выглядит ваш электронный почтовый ящик. Много писем? Сколько непрочитанных? Всё лежит во входящих? Или рассовано по тематическим папкам?

    Зайдите в любую папку почты и ответьте на вопрос: что надо сделать по этому письму (а может — и с этим письмом)? Есть чёткое представление?

    Может ли оказаться, что есть письма, по которым от вас требуется какое-то действие, а вы об этом не знаете? Забыли, например.

    Уверен, у вас с почтовым ящиком всё хорошо. У меня тоже хорошо. Outlook это подтверждает симпатичной картинкой.



    Большинство из вас наверняка обращаются с почтой примерно так же. Но вдруг кому-то поможет, поэтому расскажу.

    Мой любимый список задач – пустой. Цель списка задач – опустеть. А дальше куча деталей.

    Понятно, что список задач – ну, тот, который весь – опустеть не может. Опустеть должен какой-то другой список. На сегодня, до релиза, на неделю, из этого потока, принять решение, принять результат – не важно.

    Электронная почта — часть общего потока задач. В самом простом варианте, без настроек, вся почта лежит в папке Входящие. Письма отличаются друг от друга только тем, что одни прочитаны, другие нет. Заходишь и четко понимаешь, что надо сделать – прочитать.

    А когда прочитал, что дальше делать – не понятно. Смотришь на эти письма, как баран, пытаешься вспомнить. Отвечал? Не помню, надо смотреть. Мне что-то надо делать по этому письму? Не помню, надо смотреть.

    А всё ведь проще можно сделать. Заходишь в почту, и первым делом ее разбираешь, т.е. читаешь непрочитанные письма и решаешь их судьбу. Если ничего делать не надо, отвечать не надо – сразу в папку назначения. У меня их две – Мусор (всякая чушь, которая не пригодится никогда) и Лимб (что-то по работе, может пригодиться когда-то).

    Если по письму что-то надо сделать – не важно, что именно, хоть ответить, хоть сходить на встречу – оно остается во входящих до тех пор, пока не будет сделано то, что нужно. А когда сделал то, что нужно, письмо улетает куда положено.

    Сначала я думал, что будет трудно. Что не выдержу такого объема работы с почтой. Ведь казалось, что я в этой почте провожу кучу времени. А оказалось – минут 15 в день.

    Потом я переживал о том, как я буду искать письма в папке Лимб. Ведь искать письма нужно так часто! Оказалось, что искать письма надо где-то раз в месяц. Один раз в месяц, какое-нибудь одно письмо надо найти.

    А теперь почта стала любимым местом. Там всегда пусто. И всегда понятно, что надо сделать, когда туда попадаешь.

    Собственно, в этом и цель списка задач – чтобы было понятно, что делать, в каком порядке, и что должно быть в итоге.

    Пусто должно быть.
    AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

    More
    Ads

    Comments 19

      +8
      Вы слегка промазали, этой «вырезки» из большинства книг об организации порядка и своего времени — место на яндекс.дзен.
        –10
        А как же свобода слова?
          +9

          Свобода слова не предполагает освобождения от критики актов самовыражения. Которая может состоять, в том числе, в указании на более подходящую площадку для этого, где слова достигнут реальную целевую аудиторию.

            –8
            К сожалению я искренне не понимаю( Неужели эта статья не подходит под Менеджмент например? Ну а если каждый будет указывать где автору стоит публиковаться, то может вам стоит свои комментарии публиковать в Одноклассниках?
              +2
              Вот ровно так как вы, считают те, кто пытаются получить здесь приглашение, опубликовав свою первую статью, которая состоит из одного давно очевидного всем утверждения, размазанного на несколько страниц текста. Или из копипасты из какого-нибудь туториала.
              Нет, на Одноклассниках комментарии к статье, которая опубликована на Хабре, публиковать смысла нет, потому что они адресованы либо автору статьи, либо тем, кто уже оставил комментарии на Хабре. Потому что это часть диалога с ними. А вот статья — другое дело. Потому что когда ее публикуют, предполагается, что она будет прочитана, так сказать, благодарной аудиторией. Здесь благодарной аудитории для статей, пересказывающих одно очевидное предложение, просто нет.
                0

                А зачем получать приглашение, публиковать статьи, если можно просто указывать людям где им стоит публиковаться?)

                  0
                  Например, для того, чтобы реализовать свою свободу самовыражения.
                    –1

                    «Свобода самовыражения»? Вам в яндекс дзен )

                  0
                  Так-то у человека далеко не «первая статеечка». Человек опытный, умный и прекрасно выражает нетривиальные мысли и наблюдения.
            –7
            Да, вы мне прям глаза открыли. Держите за это приглашение и плюс в карму.
            0
            Всё лежит во входящих? Или рассовано по тематическим папкам?

            у gmail нет пользовательских папок, только тэги можно приаттачить
            да и в целом, использование автоматических правил и unsubscribe сильно облегчают жизнь
              0
              А что тогда thunderbird делает, когда я в нем через imap на gmail создаю каталоги, причем они видны после и в web?
                0
                У Gmail в интерфейсе не очень внятное разделение между понятием папки и понятием ярлыков (label). Например, если в веб-интерфейсе открыть письмо, в меню над письмом будет иконка в виде папки с tooltip-ом «Move to...», но последний пункт подменю, которое открывается при нажатии на эту иконку, называется Manage labels, а не Manage folders. В свою очередь, если письмо находится в Inbox, справа от заголовка у него будет нечто, что выглядит как тег или ярлык Inbox, а если навести на крест у этого ярлыка, в tooltip-е будет написано Remove label Inbox. Также, в контекстном меню «папок» в левой колонке слово folder не упоминается ни разу, зато там есть Label color, Add sublabel и так далее. Так что, похоже, Google считают это всё метками или ярлыками, которые организуют письма в структуру, напоминающую папки.

                Также, здесь developers.google.com/gmail/imap/imap-extensions#access_to_gmail_labels_x-gm-labels написано:
                Gmail treats labels as folders for the purposes of IMAP. As such, labels can be modified using the standard IMAP commands, CREATE, RENAME, and DELETE, that act on folders.
                  0
                  del (надо обновлять страницу перед написанием комментария)
                0
                Мне понравилась идея интеграции почты с CRM, где можно по отдельной теме/задаче вести переписку и ставить напоминания в нужное время если забыл чего или нужно сделать. Почту прочитал, а в CRM задача висит и ждет выполнения
                  +2
                  Если вы менеджер по продажам то удалять письма и иные другие свидетельства общения нельзя в принципе, ибо опыт говорит о том, что клиенты всё переврут и вывернут. Да и вообще в наше время как-то стрёмно вообще удалять любые свидетельства общения между вами и кем-то.
                    +6
                    Картинка маленькая, ничего не разглядеть. Нельзя ли побольше?
                      +1
                      Я Вас поддерживаю в таком принципе работы с почтой. Замечу только, что в GMail есть еще обалденная функция — Отложить. Если Вы чувствуйте, что за дело нужно взяться, например через месяц — с чистой совестью откладываете и она Вам также перестает мозолить глаза. Спасибо за статью!
                        0
                        Outlook с Gmail, как по мне, редкая гадость. Особенно если ящик не один. А может я тормоз, не могу разобраться. Вот угадайте, где лежат отправленные письма?
                        Угадай!



                        На всякий случай скажу, что часть отправленных писем лежит в одной папке, а часть в другой. А письма, отправленные на несуществующий адрес, пропадают бесследно.
                        Если кто подскажет как собрать это всё до кучи, буду очень признателен.
                        Если кто подскажет…

                        Only users with full accounts can post comments. Log in, please.