Pull to refresh

Dropbox и совместная работа над документами

Cloud services
Довольно часто стали писать на Хабре про нестандартное использование Dropbox, особенно меня порадовал вариант использования для синхронизации истории сообщений. Поэтому хочу поделиться с общественностью вариантом использования Dropbox для совместной работы над документами.

Я работаю в компании, которая занимается разработкой специализированного софта биологической направленности для фармакомпаний. По роду деятельности мне и моим коллегам приходится сталкиваться с написанием научных статей, грантов и прочих документов, над которыми приходится работать сообща.

В настоящее время совместная работа над документами осуществляется через электронную почту. Схема самая примитивная: один автор вносит изменения и после пересылает остальным соавторам, которые в свою очередь читают и вносят свои изменения и дополнения. Подобный «пинг-понг» порождает большое число писем с содержанием типа «Петя, вот это последняя версия документа», и множество версий. И естественно, рано или поздно кто-то запутывается и начинает править уже неактуальную версию. Что бы отловить подобные оплошности, приходится затрачивать дополнительное время. Еще одной причиной почему используется почта, а не какие-то специализированные инструменты типа SharePoint — это простота использования, не нужно учиться работать в новом софте.

Не так давно я открыл для себя Dropbox, в который сразу же стал сбрасывать рабочие файлы для работы дома. При этом не нужно каждый раз посылать файл самому себе по почте, и ведь нужно же еще не забывать отправить назад, опять же самому себе, обновленную версию. А позже пришел к идее, что Dropbox можно использовать для совместной работы.

Шаринг папок


В ее основе лежит возможность расшаривать отдельные фолдеры для остальных пользователей сервиса. То есть можно создать папку, поместить в нее начальные версии документов, а затем расшарить ее остальным соавторам, при условии конечно, что они являются пользователями Dropbox. Тогда любое обновление файлов будет незамедлительно отображаться у других пользователей, то есть решается задача работы с актуальными версиями. Но есть и ряд недостатков, в частности при обновлении файлов, не показывается с чей стороны было сделано изменение.

Управление расшаренной папкой

Трекинг изменений


Кроме того, чтобы работать только с актуальными версиями документов, нужно иметь возможность отслеживать изменения. Тут Dropbox позволяет, во-первых, просматривать какие изменения в целом происходили в папке: какие файлы были добавлены/удалены/изменены.

Трекинг изменений

А во-вторых, для каждого файла можно увидеть историю измений, и при необходимости откатить, или скачать файл нужной версии. Это значит, что любые изменения будут сохранены. Кстати, удаление файла, случайное или преднамеренное, не является бедой, удаленное легко восстановить одним кликом.

Version History

Конфликтные ситуации


Что будет, если один из соавторов оказался в локации, в которой нет интернета, и ему приходится использовать текущую версию документа, а в это время другой соавтор внес свои изменения и проапдейтил документ (точнее, он апдейтится автоматически)? Когда наш первый автор вернется он-лайн, возникнет конфликтная ситуация: попытка обновить файл, версия которого выше, чем того, который есть на руках. В таких случаях Dropbox сохраняет конфликтный файл как копию, чтобы дальше можно было внести изменения в текущую версию документа, правда уже сторонними средствами.

Итоги


Подводя итог вышесказанному, можно выделить следующие достоинства:
  • Не требуется каких-то специальных знаний, достаточно заполнить регистрационную форму и установить клиент, а все остальное будет происходить автоматически.
  • Не нужно использовать почту или FTP для обмена версиями документа.
  • Все версии документа сохраняются на сервере Dropbox, потому нужный файл будет доступен из любой точки, где есть интернет и можно не бояться удаления файлов
Но есть и недостаки:
  • Нет какой бы то ни было системы разрешения конфликтных ситуаций. Сейчас при возникновении конфликтной ситуации, файлы придется сравнивать вручную, хоть и средствами MS Word.
  • Вопросы безопасности — если взломают аккаунт одного из соавторов, ваша информация будет украдена. Кроме этого, не для всех приемлемо, чтобы статьи и прочие документы, которые по сути описывают новейшие изыскания, хранились на руках третьих лиц.
  • Достаточно примитивная система управления версиями.


В целом идея кажется работоспособной и работает в теории, но нужно попробовать ее в реальных условиях, что я и попытаюсь сделать в ближайшее время.
Tags:
Hubs:
Total votes 14: ↑9 and ↓5 +4
Views 2.8K
Comments Comments 14