Собственная CRM-система с сопровождением клиентов и встроенной логистикой
Invite pending
Меня зовут Павел Ковтун, я совладелец сервиса по аренде сменных ковров в Санкт-Петербурге и Лен области VIRGINIA. Этим бизнесом я занимаюсь с 2011 года, а в этом материале хочу рассказать об it-инструментах, которые помогли компании выжить во время карантина.
Сейчас у нас собственное программное обеспечение, которое мы постоянно самостоятельно дорабатываем и дополняем. Еще в самом начале, в 2011 году, мы поняли, что необходимо идти по пути автоматизации максимального количества процессов бизнеса, чтобы создать устойчивую модель. Проанализировав рынок, пришли к выводу, что специального ПО для ниши грязезащитных ковров в открытом доступе не существует. Слышали о таком ПО в некоторых компаниях, но в продаже их не было. Поэтому и решили разработать свое. И спустя 9 лет нисколько об этом не жалеем. Ниже общий вид окна входа в систему.
Принять решение — сделано, дальше реализация. Это будет посложнее. Надо выделить два больших этапа в создании нашей программы:
Да, это правда. Нам, ни разу не программистам, сложнее всего было подобрать толковых исполнителей, с кем мы бы разговаривали на одном языке. Случалось такое, что по техническому заданию надо сделать одно, а на выходе мы получали совсем другое. На внесение правок мы тратили кучу времени. Было и такое, что разработчики просто пропадали. Но в итоге мы нашли хорошего специалиста, с кем сотрудничаем долгое время.
На данный момент наша система решает следующие глобальные задачи: ведение клиента, контроль работы менеджеров, встроенная система логистики и отчетность.
Блок клиента — программа ведет клиента от первого обращения к нам — заявки, комментарии, отказы, жалобы, все контактные данные.
Контроль менеджеров — в системе учитываются задачи сотрудников, их выполнение. Кроме того, наше ПО облегчает работу менеджеров тем, что позволяет выставлять счета автоматически. Представьте, сколько потребуется времени и персонала, чтобы вручную выставить 1000 счетов. У нас же при нажатии двух кнопок создаются и выпускаются все счета разом.
Система логистики — аналитика по маршрутам, подбор оптимального маршрута для нового клиента, создание маршрутных листов. Рабочая карточка диспетчера позволяет отображать состояние маршрута в реальном времени. На одном маршруте в среднем 65 точек — это нагрузка на экипаж, диспетчера и логиста высокая, поэтому все процессы должны быть проработаны детально.
Отчетность — дебиторская задолженность, способы и варианты оплаты, выручка по маршрутам, отбор по стоимости, качество стирки и сборка маршрутов — все это позволяет видеть слабые места бизнес модели и вносить корректировки.
Поскольку в открытом доступе аналогичных специализированных программ не было, к нам стали обращаться партнеры из других регионов. Ниже приведены результаты одного из них.
У нас огромное количество планов на будущее — доска для идей в офисе исписана и постоянно пополняется новыми задумками. Уже настраиваемся на активную работу по внедрению новых фишек в нашу систему на ближайшие 2 года. В данный момент активно тестируем ИИ для приема машины — важный процесс для учета материальных ценностей и оптимизации рабочего времени и количества персонала.
Сейчас у нас собственное программное обеспечение, которое мы постоянно самостоятельно дорабатываем и дополняем. Еще в самом начале, в 2011 году, мы поняли, что необходимо идти по пути автоматизации максимального количества процессов бизнеса, чтобы создать устойчивую модель. Проанализировав рынок, пришли к выводу, что специального ПО для ниши грязезащитных ковров в открытом доступе не существует. Слышали о таком ПО в некоторых компаниях, но в продаже их не было. Поэтому и решили разработать свое. И спустя 9 лет нисколько об этом не жалеем. Ниже общий вид окна входа в систему.
Разработка, разработка и разработка
Принять решение — сделано, дальше реализация. Это будет посложнее. Надо выделить два больших этапа в создании нашей программы:
- старт — учились писать тех задания программистам, привыкали к тому, что это нужно делать максимально точно, вплоть до каждого знака; деньги на разработки выделять было сложно — тут либо себе зарплата, либо в развитие, но мы сразу понимали, что оно себя окупит;
- постоянное развитие — ну, тут мы вошли во вкус и постоянно у нас появляются ребилды системы, нововведения, которые делают работу еще комфортнее и эффективнее, а в офисе регулярно дополняется доска идей.
Неудачи случаются
Да, это правда. Нам, ни разу не программистам, сложнее всего было подобрать толковых исполнителей, с кем мы бы разговаривали на одном языке. Случалось такое, что по техническому заданию надо сделать одно, а на выходе мы получали совсем другое. На внесение правок мы тратили кучу времени. Было и такое, что разработчики просто пропадали. Но в итоге мы нашли хорошего специалиста, с кем сотрудничаем долгое время.
Что получили на выходе
На данный момент наша система решает следующие глобальные задачи: ведение клиента, контроль работы менеджеров, встроенная система логистики и отчетность.
Блок клиента — программа ведет клиента от первого обращения к нам — заявки, комментарии, отказы, жалобы, все контактные данные.
Контроль менеджеров — в системе учитываются задачи сотрудников, их выполнение. Кроме того, наше ПО облегчает работу менеджеров тем, что позволяет выставлять счета автоматически. Представьте, сколько потребуется времени и персонала, чтобы вручную выставить 1000 счетов. У нас же при нажатии двух кнопок создаются и выпускаются все счета разом.
Система логистики — аналитика по маршрутам, подбор оптимального маршрута для нового клиента, создание маршрутных листов. Рабочая карточка диспетчера позволяет отображать состояние маршрута в реальном времени. На одном маршруте в среднем 65 точек — это нагрузка на экипаж, диспетчера и логиста высокая, поэтому все процессы должны быть проработаны детально.
Отчетность — дебиторская задолженность, способы и варианты оплаты, выручка по маршрутам, отбор по стоимости, качество стирки и сборка маршрутов — все это позволяет видеть слабые места бизнес модели и вносить корректировки.
Нашли партнеров
Поскольку в открытом доступе аналогичных специализированных программ не было, к нам стали обращаться партнеры из других регионов. Ниже приведены результаты одного из них.
- обнаружили забытых 7 клиентов, у которых остались ковровые покрытия на сумму 93 000 рублей
- 31 клиенту некорректно выставлялись счета, сумма потерь составила 21200 руб ежемесячно
- оптимизировали штат сотрудников, оставив на 400 клиентов 1 менеджера вместо 3, сократив ФОТ на 115000 руб в месяц вместе с налогами
- сократили процент дебиторской задолженности с 35% до 7% за первые два месяца работы с помощью умной рассылки и алгоритма работы с дебиторкой
У нас огромное количество планов на будущее — доска для идей в офисе исписана и постоянно пополняется новыми задумками. Уже настраиваемся на активную работу по внедрению новых фишек в нашу систему на ближайшие 2 года. В данный момент активно тестируем ИИ для приема машины — важный процесс для учета материальных ценностей и оптимизации рабочего времени и количества персонала.