Собственная CRM-система с сопровождением клиентов и встроенной логистикой

Меня зовут Павел Ковтун, я совладелец сервиса по аренде сменных ковров в Санкт-Петербурге и Лен области VIRGINIA. Этим бизнесом я занимаюсь с 2011 года, а в этом материале хочу рассказать об it-инструментах, которые помогли компании выжить во время карантина.

Сейчас у нас собственное программное обеспечение, которое мы постоянно самостоятельно дорабатываем и дополняем. Еще в самом начале, в 2011 году, мы поняли, что необходимо идти по пути автоматизации максимального количества процессов бизнеса, чтобы создать устойчивую модель. Проанализировав рынок, пришли к выводу, что специального ПО для ниши грязезащитных ковров в открытом доступе не существует. Слышали о таком ПО в некоторых компаниях, но в продаже их не было. Поэтому и решили разработать свое. И спустя 9 лет нисколько об этом не жалеем. Ниже общий вид окна входа в систему.

image

Разработка, разработка и разработка


Принять решение — сделано, дальше реализация. Это будет посложнее. Надо выделить два больших этапа в создании нашей программы:

  • старт — учились писать тех задания программистам, привыкали к тому, что это нужно делать максимально точно, вплоть до каждого знака; деньги на разработки выделять было сложно — тут либо себе зарплата, либо в развитие, но мы сразу понимали, что оно себя окупит;
  • постоянное развитие — ну, тут мы вошли во вкус и постоянно у нас появляются ребилды системы, нововведения, которые делают работу еще комфортнее и эффективнее, а в офисе регулярно дополняется доска идей.

Неудачи случаются


Да, это правда. Нам, ни разу не программистам, сложнее всего было подобрать толковых исполнителей, с кем мы бы разговаривали на одном языке. Случалось такое, что по техническому заданию надо сделать одно, а на выходе мы получали совсем другое. На внесение правок мы тратили кучу времени. Было и такое, что разработчики просто пропадали. Но в итоге мы нашли хорошего специалиста, с кем сотрудничаем долгое время.

Что получили на выходе


На данный момент наша система решает следующие глобальные задачи: ведение клиента, контроль работы менеджеров, встроенная система логистики и отчетность.

Блок клиента — программа ведет клиента от первого обращения к нам — заявки, комментарии, отказы, жалобы, все контактные данные.

image

Контроль менеджеров — в системе учитываются задачи сотрудников, их выполнение. Кроме того, наше ПО облегчает работу менеджеров тем, что позволяет выставлять счета автоматически. Представьте, сколько потребуется времени и персонала, чтобы вручную выставить 1000 счетов. У нас же при нажатии двух кнопок создаются и выпускаются все счета разом.

Система логистики — аналитика по маршрутам, подбор оптимального маршрута для нового клиента, создание маршрутных листов. Рабочая карточка диспетчера позволяет отображать состояние маршрута в реальном времени. На одном маршруте в среднем 65 точек — это нагрузка на экипаж, диспетчера и логиста высокая, поэтому все процессы должны быть проработаны детально.

image

Отчетность — дебиторская задолженность, способы и варианты оплаты, выручка по маршрутам, отбор по стоимости, качество стирки и сборка маршрутов — все это позволяет видеть слабые места бизнес модели и вносить корректировки.

Нашли партнеров


Поскольку в открытом доступе аналогичных специализированных программ не было, к нам стали обращаться партнеры из других регионов. Ниже приведены результаты одного из них.

  • обнаружили забытых 7 клиентов, у которых остались ковровые покрытия на сумму 93 000 рублей
  • 31 клиенту некорректно выставлялись счета, сумма потерь составила 21200 руб ежемесячно
  • оптимизировали штат сотрудников, оставив на 400 клиентов 1 менеджера вместо 3, сократив ФОТ на 115000 руб в месяц вместе с налогами
  • сократили процент дебиторской задолженности с 35% до 7% за первые два месяца работы с помощью умной рассылки и алгоритма работы с дебиторкой

У нас огромное количество планов на будущее — доска для идей в офисе исписана и постоянно пополняется новыми задумками. Уже настраиваемся на активную работу по внедрению новых фишек в нашу систему на ближайшие 2 года. В данный момент активно тестируем ИИ для приема машины — важный процесс для учета материальных ценностей и оптимизации рабочего времени и количества персонала.
Tags:
crm-системы, маркетинг, менеджмент, разработка по

You can't comment this post because its author is not yet a full member of the community. You will be able to contact the author only after he or she has been invited by someone in the community. Until then, author's username will be hidden by an alias.