«Мы есть то, что мы едим» — к этому выводу пришли еще древнегреческие мудрецы. Именно они подметили, что пища, из которой, как из кирпичиков, складывается фундамент организма, влияет не только на самочувствие человека, но также и на его настроение, умственную деятельность и даже отвечает за «духовное здоровье».

У системы документооборота тоже может быть свой фундамент — технологическая платформа. Выбор платформы и принципов, на которых она построена, в буквальном смысле влияет на то, как СЭД будет дальше жить — ведь эти принципы и есть те самые “кирпичики”, которые обеспечивают ее устойчивость.

СЭД, представленные “коробочной” версией, практически все схожи по функциональности, поскольку представляют собой типовые решения, подходящие для большинства организаций. Однако, если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно “коробочное” решение, здесь не обойтись без конструктора: система должна предоставлять возможности для доработки.

Именно в таких случаях важен выбор платформенного решения. Однако, какой должна быть платформа, лежащая в основе будущей СЭД? Какие фундаментальные принципы должны лежать в ее основе? Мы выделили для себя три основных принципа, которыми должна обладать технологическая платформа системы электронного документооборота, чтобы обеспечить успешное развитие СЭД в будущем.

Возьмем типового корпоративного заказчика, допустим, банк. В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление, потребности которых в работе с документами едва ли можно удовлетворить при помощи обычной СЭД. Причем не надо путать задачу обеспечения деятельности коллегиальных органов с так называемым «АРМом Руководителя», который есть в некоторых СЭД. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, в принципе такой же участник бизнес-процесса, как и любой другой сотрудник, он тоже согласует и утверждает документы. Только в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны. Короче говоря, руководителям нужно ограниченное подмножество функций СЭД, упакованное в красивый и удобный интерфейс на планшете, но это все-таки СЭД, а не какая-то другая система.
А когда мы говорим об автоматизации коллегиальных органов, типа совета директоров и правления, то на первый план выходит коллективная работа и поддержка процессов корпоративного управления, для чего используются специализированные системы. СЭД, даже с «АРМ Руководителя», не покрывает этот комплекс задач.

Платину добывают так же, как золото – моют песок, собирают драгоценные крупицы, затем переплавляют. Регулярные работы по добыче платины на месторождении Кондёр в Хабаровском крае были начаты старателями артели «Амур» еще в 1984 году. Как оказалось, залежи платины здесь огромны, свидетельством чему стали самородки весом от полутора до трех с половиной килограммов. В 2007 году образовался холдинг «Русская платина», куда вошла артель «Амур» и ряд других предприятий.

А когда возникает холдинг, то неизбежно появляется и потребность в автоматизации документооборота, потому что бизнес-процессы усложняются, их участников разделяют тысячи километров, и не то что с бумагой, даже с электронной почтой и таблицами Excel для регистрации документов обработать весь поток становится невозможно. В общем, группа компаний «Русская платина» решила внедрить СЭД ТЕЗИС.

Продолжаем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение ECM или СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов.

Бывает так, что жизнь подбрасывает задачи, которыми ты вовсе и не собирался заниматься, когда проектировал свою систему документооборота. Можно, конечно, гордо сказать «наша система для этого не предназначена» и это будет вполне честный профессиональный ответ. А можно трезво подумать, как использовать возможности ЕСМ по-новому и рискнуть выйти за границы отведенной себе ниши – и заказчика удовлетворить, и новый опыт наработать.

Если ECM-система была спроектирована с хорошим запасом гибкости и адаптивности, то область ее применения можно безбоязненно расширить на многие смежные задачи, выходящие за рамки канцелярского документооборота. Автоматизировать процесс МТО – материально-технического обеспечения, посягнув при этом на традиционную поляну ERP? А почему бы нет, если заказчик того просит?

Продолжаем серию статей на тему "СЭД: путь от простого к сложному".

Можно ли при помощи СЭД автоматизировать контроль казначейской деятельности в компании, у которой подразделения и дочерние организации находятся на большом удалении друг от друга? Это смотря какая у вас СЭД. Сразу оговоримся: речь не идет о том, чтобы все бизнес-процессы свести к перекладыванию «бумажек» и смоделировать работу всех подразделений по принципу канцелярии. Отнюдь!
Дело в том, что узко-предметный подход к разработке бизнес-приложений, в том числе и СЭД, давно в прошлом. Сегодня любая приличная система обладает изрядным запасом гибкости и функциональности, поэтому может быть использована для решения порой нетипичных задач. Так и получилось в вертикально-интегрированной нефтяной компании НК «Альянс», где, ввиду интенсивного документооборота и необходимости организовать эффективное взаимодействие между пользователями из разных регионов России и Казахстана, выбор СЭД ТЕЗИС в качестве платформы оказался более чем успешным.

Сегодняшней публикацией мы открываем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов. Реализация ВРМ-стратегии при помощи системы электронного документооборота может казаться заманчивой идеей — в конце концов, в любое современное решение встроен BPM-движок. Однако, взаимосвязь бизнес-процесса и документа на практике оказывается сложнее, чем представляется в теории. В серии статей мы совместно с экспертом Станиславом Макаровым расскажем о том, почему налаженная автоматизация хранения и обработки документов — первый шаг к будущей BPM-автоматизации. В последующих статьях мы планируем продемонстрировать актуальность этой мысли примерами реальных бизнес-процессов, таких как бюджетирование, договорная работа или материально-техническое обеспечение.

«Агитировать разработчиков за agile – все равно, что рассказывать, что Земля круглая. Да, еще встречаются заказчики, предпочитающие долгий и нудный процесс по ГОСТу (он же waterfall) с производством тонн документации, которую никто никогда читать не будет, но обычно в таких проектах истинной целью является не создание реально работающей системы, а правильно оформленное расходование бюджетных средств.

Agile в индустрии программного обеспечения стал нормой жизни. Ибо нет сегодня другой методологии, позволяющей управлять проектами в условиях высокой неопределенности и изменчивости требований.»



Статья журналиста-аналитика Станислава Макарова.

Обычно мы размещаем статьи о нашей платформе для разработки бизнес-приложений CUBA, но сегодня решили открыть еще одну тему на Хабре, связанную с другим нашим продуктом – системой электронного документооборота ТЕЗИС. Мы заметили, что выбирая систему документооборота, заказчики используют различные методики сравнения, но все они касаются только функциональных характеристик систем, а другие не менее важные факторы ускользают от их внимания. Что в общем-то понятно — в интернете не так много объективной и доступной информации о том, на что стоит обращать внимание при принятии решения о выборе СЭД, какие тонкости и нюансы следует учесть, каких подводных камней избежать, а мнение разработчика воспринимается как предвзятое.

Мы решили опубликовать статью журналиста-аналитика Станислава Макарова и его мнение о проблемах при выборе СЭД или ЕСМ-системы. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает систему для своей организации. В этом материале собраны полезные советы о том, как выбирая систему, не упустить из виду нефункциональные преимущества, которые будут влиять на долгосрочный успех внедрения СЭД.

Disclaimer: в некоторых моментах наше мнение может отличаться от мнения автора.