Как показывает практика, вероятность такого события далеко не нулевая, поэтому необходимо быть готовыми к любому сценарию. А чтобы было проще ориентироваться в многообразии классных продуктов и найти тот самый, свой, подходящий под сценарии именно вашей работы — открывайте этот материал и выбирайте: собрал шесть российских сервисов, от самых очевидных до специализированных с серьёзной функциональностью.
Этот материал — для всех, не только для «ждунов» и «авосьников», здесь каждый найдёт инструмент, подходящий именно вашей компании/команде или лично вам.
Всем привет! Меня зовут Вадим, и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю, чем они хороши, и делюсь своим опытом в формате обзоров.
Кроме того, я главный редактор OnReport — проекта, помогающего бизнесу находить классные сервисы для продуктивной работы. И для нашей распределённой команды, да для любых других, впрочем, чрезвычайно важны надёжность и доступность инструментов.
Практически еженедельно Google получает предписания и протоколы о штрафах. На 28 октября сумма требований телеканалов уже достигла 2 ундециллионов (2 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 ₽, для наглядности), это без учёта прочих штрафов. Эта сумма превышает все богатства мира.
На этом фоне блокировка или отказ самого Google работать в России уже не выглядят чем-то неожиданным и тем более невероятным.
Напротив — последние пара лет должны были научить всех, особенно бизнес, быть готовыми к любым неожиданностям. Но нет, сани летом готовят далеко не все.
Тем более, что в последнее время всё больше разговоров и публикаций на тему блокировки вообще всех сервисов Google в России. Поэтому задуматься над тем, какие российские замены Google Docs есть и что можно выбрать — однозначно стóит.
Оглавление
Бипиум — простота и гибкость таблиц и мощь ИТ-системы
TEAMLY — «умные» таблицы и управление документами
Мегаплан — база знаний, заметки, инструкции и регламенты
VK WorkSpace Документы — тексты, таблицы и презентации
МойОфис — тексты, таблицы и презентации (онлайн и приложения)
Яндекс Документы — тексты, таблицы и презентации
Вывод
Бипиум
Бипиум заменяет электронные таблицы, превращая их в полноценную ИТ-систему, где всё лежит по полочкам. И эти «полочки» — структуры данных и процессы — вы создаёте сами, так же просто, как в таблицах, но с гораздо более широкими и продвинутыми возможностями.
Платформа сохраняет привычную простоту работы, но устраняет ограничения, с которыми вы сталкиваетесь в Excel и Google Sheets.
С Бипиум вы получите лучшее из обоих миров: простоту и гибкость электронных таблиц и мощь полноценной ИТ-системы. Да, ребята, это совершенно законно 🙂 И вот что это значит для вас:
Лёгкость создания: создавайте свои ИТ-системы без программирования, используя интуитивно понятные инструменты
Организация данных: все ваши данные структурированы и легко доступны, без хаоса множества вкладок и файлов
Автоматизация процессов: автоматизируйте рутинные задачи, чтобы сэкономить время и снизить риск ошибок
Управление доступом: контролируйте, кто и что может видеть и редактировать
Адаптивность под потребности: ваша система растёт вместе с бизнесом, без потери производительности и удобства
Бипиум позволяет вам работать эффективнее, сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на поддержке зоопарка сложных таблиц.
Я видел, как компании буквально увязают в своих Excel-файлах, теряя время и возможности для роста. Мы создали Бипиум, чтобы помочь бизнесу избавиться от этих ограничений. Наша платформа позволяет легко перейти от громоздких таблиц к эффективным решениям, которые действительно помогают развиваться.
Виктор Никитин, генеральный директор Бипиум
Сервисы, которые может заменить Бипиум: Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers, Airtable, Salesforce, Zoho, ClickUp, Jira.
TEAMLY
В случае TEAMLY мы имеем дело не с обычным текстовым редактором, а с сервисом для ведения дел, одна из функций которого — создание статей со всеми вытекающими. В нём можно создать документ, оформить его привычным способом — с заголовками, иллюстрациями, блэкджеком и ссылками 😉.
Особый шик в том, что можно не просто создать пачку таких документов, но и структурировать их в виде базы данных — хоть персональных тренировок, фильмотеки и .
В общем, давайте посмотрим что там под капотом!
Визуальный редактор
В первую очередь можно отметить, что все популярные функции Google Docs в наличии. Интерфейс предельно понятен, можно добавить таблички, файлы, даже майнд-карту нарисовать, это не говоря уже о шрифтах и кеглях — в верхнем меню-панели инструментов есть все нужные кнопки 👍🏻
А вот что любопытно — это пункт AI. Рука так и тянется нажать!
Открывается AI-ассистент, можно попросить его написать текст, дополнить его, сократить, сделать выжимку или составить структуру. Весьма неплохо для людей со страхом чистого листа.
Потестил эту функцию, как без этого?! Крышесносных креативов и откровений ждать не приходится, но если не знаешь, что сказать, можно спросить у глубокоуважаемого AI.
Командная работа
За что мы любим Google Docs? Да, мальчики и девочки, — за то, что можно совместно работать над одним документом.
Это есть и в TEAMLY, причём в некоторых моментах даже удобнее. Например, комментарии к фрагментам показываются, если на них кликнуть, а не мельтешат все сразу справа от листа, что порой раздражает, особенно если их довольно много.
Есть и дополнительные функции: можно писать обсуждение прямо под текстом — очень удобно, если статья написана давно и вы уже не помните, что там обсуждалось по её поводу. Если же нужно максимально быстро всё решить — можно поскандалить в чатике, он внизу справа и для каждой статьи свой. В общем, выбирайте, что удобнее и больше подходит инменно вашей команде.
Вёрстка статей
Интерфейс статей в TEAMLY может выглядеть более актуально, это роднит сервис с покинувшим нас Notion — можно оформить статью блоками, с использованием разных рамок, эмодзи и даже древовидной структуры. Так можно получить читабельную и выразительную статью, и поделиться ей со всем миром, оформив общий доступ. Практически одностраничный минисайт.
Честно говоря, поначалу даже глаза разбегаются от количества инструментов и есть риск создать аляпистое нечто, если заиграться с инструментами. Но ребята и тут подстелили соломки — составили библиотеку шаблонов 👆🏻 Просто бомбическая штука!
Пока она не очень многочисленная, но для большинства рабочих пространств (для HR, маркетинга, разработки и тому подобных) есть полный набор вариантов. Можно выбрать нужный, заполнить его или перекроить все блоки под себя.
И да, создавать свои шаблоны также никто не запрещает.
Чуть больше, чем редактор
TEAMLY позиционирует себя, как пространство для совместной работы, а не просто сервис ведения баз знаний. И документы в нём — это лишь кирпичики, из которых можно построить базу знаний, систему управления бизнесом, площадку для обмена оперативной информацией. В сервисе есть просто отличная функция Умные таблицы — так там называются базы данных. Для них существует несколько вариантов представления — таблица, канбан-доска, диаграмма Ганта и так далее.
То есть, работа в TEAMLY — это выход далеко за рамки просто набора статей: их можно активно использовать, используя поиск, теги и классификаторы. В общем, если разобраться, можно собрать в один рабочий контур не только документы, но и всё рабочее пространство, настроить разные уровни доступа и создать виртуальный аналог вашего офиса.
Сервисы, которые может заменить TEAMLY: Google Docs, Notion, Confluence, Trello, Jira, Wrike, ClickUp, Asana, Monday, GanttPro, MS Project, Microsoft 365, Pages, Numbers, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.
Мегаплан
База знаний, заметки, списки и чек-листы, инструкции и регламенты — много функций, один сервис 👍🏻
Мегаплан известен большинству прежде всего как сервис, помогающий управлять продажами, проектами и командой. Там можно работать с базой клиентов и обрабатывать заявки, ставить, отслеживать и выполнять задачи, вести календарь дел, созваниваться, общаться в рабочих чатах и по видеосвязи — мультикомбайн, ей богу!
Круто неимоверно, но казалось бы, где здесь про то, как и какие функции Google Документов Мегаплан берёт на себя? А я отвечу (-:
Летом 2024 года Мегаплан выпустил большое обновление, флагманом которого стали «умные» дашборды с возможностью создания и редактирования документов. Благодаря этой новинке документы каждого пользователя теперь находятся в одном рабочем пространстве его аккаунта, данные защищены от внешних угроз, а всю важную информацию можно вывести на один экран.
В Мегаплане удобно делать заметки, вести списки дел, сохранять важные ссылки или работать с черновиками. Но наиболее востребована у пользователей возможность формировать корпоративную базу знаний с внутренними регламентами и инструкциями — это даже не веяние времени или «модная» функциональность, а насущная необходимость.
Документами из базы знаний легко делиться с новыми сотрудниками, чтобы их адаптация проходила быстро и гладко, или с давними коллегами, которым нужно напомнить правила.
В общем, рутину нужно делегировать, если с этим справляется набор документов (а мы знаем, что справляется) — пусть так и будет 😉
Документы в Мегаплане — это инструмент для написания текстов, который работает аналогично любому другому текстовому онлайн-редактору. Вы можете набирать, редактировать и форматировать текст, вставлять изображения, таблицы, графики. Все изменения сохраняются автоматически, работает расшаривание на других сотрудников. Причём открыть документ можно сразу отделу и команде проекта, а также пользователям с гостевым доступом в Мегаплан.
Небольшое уточнение: речь идёт именно о Google Документах, не Таблицах и Презентациях. Ну да последние далеко не всем и нужны.
Права доступа гибко настраиваются, чтобы сотрудник Ваня мог только просматривать содержимое, Федя — редактировать, а Петя — ещё и делиться с коллегами.
Подробнее обо всех возможностях можно прочитать в справочном центре на сайте Мегаплана, а после регистрации — попробовать работу с сервисом бесплатно первые 14 дней. Таким образом, в придачу к сервису для работы с документами вы получаете на выбор менеджер задач, планировщик, CRM-систему или конструктор бизнес-процессов. Круто же? Круто, конечно!
Сервисы, которые может заменить Мегаплан: Wrike, Trello, Jira, ClickUp, MS Teams, Monday, Salesforce, Asana, Pipedrive, Google Docs, Pages, Microsoft 365, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.
VK WorkSpace Документы
Обычно Google Документы — это не только текстовые файлы или таблицы, но ещё и Google Диск, где компании хранят огромное количество документации. Это к вопросу о сценариях использования сервиса.На платформе VK WorkSpace есть своё облачное хранилище, где можно хранить и редактировать любые типы файлов: документы, таблицы, презентации. Визуально интерфейс напоминает сервисы Microsoft, что удобно и привычно, так что бухгалтерия может спать спокойно 😄
В облаке можно распределять файлы по папкам. Если вы работаете одновременно с десятками или даже сотнями документов в разных проектах, это удобно — структура и порядок предельно важны. Можно даже сортировать документы по типам: PDF отдельно, а таблички отдельно. А ещё можно настроить отдельные доступы к своим папкам.
Редактирование документов вместе с коллегами — уже давно необходимость, а не роскошь. В VK WorkSpace встроен редактор «Р7-Офис». Оставляйте комментарии, принимайте или отклоняйте их, отслеживайте изменения.
Разумеется, всеми (в смысле каждым) документами можно делиться по ссылке: на просмотр или редактирование с любыми пользователями, даже не авторизованными, то есть внешними, например, подрядчиками или клиентами. Доступ при этом можно выдать навсегда или на определённое время. Тогда у бывших коллег не будут годами храниться доступы к бухгалтерским отчётам и другим важным документам.
Можно даже сделать так, чтобы доступ к документам был только у людей из вашего домена, то есть компании: крайне удобно, если нужно сохранить конфиденциальность информации. Ещё одна фишка, полезная для бизнеса — режим шифрования документов. Выделите часть текста и установите пароль, если хотите, чтобы никто не смог внести изменения или даже просмотреть документ. Вроде срытого текста в Telegram, но под паролем. Офигенно удобная фишка. Можно отправлять личные дела Джейсона Борна или Фрэнка Мозеса, вымарывая самое секретное и не переживать за безопасность данных:
Кроме текстовых файлов можно создавать таблицы и презентации, функциональность и интерфейс как в Excel и PowerPoint. Здесь тоже можно настроить доступы и делиться по ссылке. Кроме того, работает импорт файлов — загружайте документы, раскладывайте по папкам и вперёд!
Сервисы, которые может заменить VK WorkSpace Документы: Google Docs, iWork, Microsoft 365, Zoho Docs, OnlyOffice.
МойОфис
Что такое МойОфис? Это целая группа решений для офисной работы (помимо офисных приложений у этих ребят есть Squadus — корпоративный мессенджер, но речь сегодня не о них): редактор документов, таблиц, презентаций, почта, календарь, чаты, проведение вебинаров и ВКС.
До подготовки этого материала я не знал о всём многообразии решений этого вендора. Это просто невероятно — у них есть готовые комплекты для частных лиц, крупного и среднего бизнеса, государственных и образовательных учреждений (этих кейсов у ребят особенно много), благотворительных организаций.
Причём дело не ограничивается наборами типа: этим Документы и Таблицы, этим — Презентации и Документы, а этим — всё сразу.
О нет, всё куда сложнее 🙂
Мало того что разные решения подготовлены с учётом потребностей того сегмента, для которого они предназначены и различаются составом пакетов приложений, так ещё и разные варианты предоставления продукта: облачные решения; программы-редакторы , доступные на десктопах и мобильных устройствах; почтовые системы для компаний с количеством сотрудников до 1 000 000 (Карл, ты чего?!) и цифровая платформа для совместной работы и корпоративного общения.
Одно мне не понравилось: сайт МойОфис. Вроде бы всё в порядке, но какой-то он раздрыганный, кегль заголовков меню разный в разных разделах, картинки странно обработаны, в общем, к сайту есть вопросики 🙂, но это, скорее, профдеформация, не зря я столько лет сайты разрабатывал. В общем, ребята, жду улучшенную версию сайта!
По приложениям (говорю об облачной версии) принципиальных вопросов нет, всё работает.
Сервисы, которые может заменить МойОфис: Google Docs, Microsoft 365, iWork, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.
Яндекс Документы
Ожидаемо? Разумеется (-: В этой подборке инструментов на замену Google Docs обойтись без Яндекс Документов совершенно невозможно.
Яндекс — крупная, разветвлённая и весьма неоднозначная компания: есть полезные сервисы, которые ругают многие или практически все, например, Яндекс Go. Есть там вопросики по ценообразованию 😉
А есть сервисы-помощники, без которых обойтись очень сложно, а порой просто невозможно: Вебмастер, Метрика, Директ, Вордстат, РСЯ — это тоже веб-разработка во мне говорит. Но те же Документы, Почта, Календарь и целый ряд других сервисов заслуживают уважения, недаром ими пользуется огромное количество людей.
Подписка Плюс, на мой взгляд, пожалуй, вообще единственная, достойная оплаты, уже почти два года пользуюсь.
Я-то старый солдат и моей ванлав почти 20 лет назад стала экосистема (хотя тогда сервисов было куда как меньше и экосистемой это не называли) Google. Оттого нам тяжелее сейчас... Ну да ладно.
Яндекс Документы тесно интегрированы с Яндекс Диском, что удобно: раскладывайте себе документы по папкам, раздавайте доступы, работайте вместе, благодать, в общем.
Самое удобное — интеграция Документов с Диском в частности с Яндекс 360 в целом. То есть работать с документами можно как в личных целях, так и с корпоративной подпиской в рабочем пространстве.
Вся функциональность в наличии: создавайте, раскладывайте документы, предоставляйте доступ, редактируйте вместе с коллегами/друзьями, да хоть с соседями — всё в вашей власти.
Создавайте файлы, открывайте существующие документы прямо из Диске или импортируйте их.
Сама работа с документами вполне обычная, что прекрасно, закон Якоба никто не отменял, так что переучиваться никому не придётся.
Сервисы, которые может заменить Яндекс Документы: Google Docs, Microsoft 365, iWork, Keynote, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.
Вывод
Ну что сказать? Народ, надо предварять события, пока всякие петухи не заклевали, не грянул гром и так далее.
Все ведь всё понимают, умеют планировать и выстраивать стратегии.
Поэтому снова даю рекомендацию: не затягивайте! Просто выберите инструмент, подходящий вашему бизнесу, протестируйте, оцените и примите решение. В этом случае вы будете готовы к любым ожидаемым неожиданностям.
Это простому пользователю достаточно легко перейти с одного сервиса на другой, да и то не всегда. А команда или компания не столь оперативна, масса нюансов и сценариев работы.
Далеко не всем в работе необходим полный аналог офисного пакета — кому-то необходимы сложные таблицы с возможностью автоматизации и создания базы данных; кому-то — дополнительные возможности для работы с текстовыми материалами и их представлением в виде инструкций, списков, заметок и чек-листов; кому-то — функциональная база знаний с возможностью работы с задачами; кто-то ждёт дополнительных возможностей облака для хранения документов XXX и, разумеется, всем необходима возможность совместной работы.
Поэтому просто нужно не ждать плохих новостей, а подготовиться.
И пользуйтесь на здоровье 🤘🏻
