Одна из самых важных (на мой взгляд) функций в Битрикс24 это бизнес-процессы. Теоретически они позволяют вам полностью избавиться от бумажных служебок и перенести их в электронный вид, благодаря чему вы получаете не только экономии бумаги и времени, но и детальную хронологию прохождения процесса (кто и когда запустил, кто во сколько утвердил и т.п.), храните все комментарии и замечания сотрудников, не позволяете людям перескакивать отдельные важные этапы и многие другие плюсы. Так же про определённые вещи можно узнавать не когда всё уже согласовано, а на ранних этапах (например, когда сотрудник собирается в отпуск, запрошена очень большая скидка и т.п.), а не в самый последний момент.
Этой статьёй я начинаю цикл из трёх материалов который поможет вам взглянуть на разработку бизнес-процессов со стороны директора или собственника, руководителя отдела или подразделения, а так же непосредственно со стороны технического специалиста который будет заниматься реализацией ваших хотелок.
Пожалуй, начать стоит с того, что при всём уважении к вам и вашему бизнесу, скорее всего компания 1С-Битрикс в разы больше вашей компании как по штату, так и по обороту, в ней работают более опытные IT-специалисты и, самое главное, они видят сотник таких компаний как у вас и могут читать (ну или не читать :) все пожелания от них. Да, возможно я не прав, и ваша компания крупнее, чем 1С, но тогда вряд ли вы как собственник будете забивать себе голову тем, как же лучше заняться разработкой бизнес-процесса, наверняка у вас для этого есть целый отдел. Если же вы понимаете о чём я, то идём дальше. У Битрикс24 (далее по тексту я буду называть его Битрикс или Б24) есть базовый функционал и вещи, которые он может, а есть вещие которые пока не может или не сможет вообще. Говоря другим языком у него есть ограничения как в техническом, так и в логическом плане. В самосвале сложно возить воду, а на экскаваторе не уложить асфальт (на самом деле своими глазами я видел и то и другое, но, поверьте, зрелище так себе получается, к тому же очень дорого, долго, неудобно, и результат сомнительный). Как бы ни было устроено у вас в компании, к чему бы вы не привыкли, вам нужно будет принять и понять, что некоторые вещи в Б24 сделать нельзя (поскольку мы находимся на Хабре где есть куча гениев и ещё больше высококлассных специалистов, в разы более сильных чем я, то давайте договоримся что фразу «нельзя сделать» мы будет понимать как «нельзя сделать в коммерчески разумный срок» или «у вас на это не хватит денег»).
Начнём с простого: у вас в лексиконе есть фраза «бизнес-процесс», а в Битриксе есть бизнес-процессы, задачи, календари, роботы, триггеры и т.п. Наверняка вы не знаете, чем они друг от друга отличаются, ведь для этого у вас есть сотрудники. Если вы будете постоянно говорить айтишнику о том, что вам нужен бизнес-процесс, то он и будет воспринимать это как требование сделать именно бизнес-процесс в Б24. Я как-то раз больше месяца не мог реализовать требования директора из-за сложности работы и постоянных исправлений, потом всё же пошёл к нему и спросил, почему ему нужен именно бизнес-процесс. В результате разговора выяснилось, что ему нужен не бизнес-процесс, а исполнение его поручения, что позволило моему руководителю уже через час рапортовать ему о том, что поручения исполнены и бизнес-процессы в фирме работают, просто в Битриксе это называется задачи. И знаете что? А ничего. Ему было важно как в фирме работает, а не как в Битриксе это называется. Но это собственник, они никому ничего доказывать не собирается и ни с кем ничем не меряется :) А вот с «руководителями», которые вчера то ли менеджер по продажам неизвестно чего, то ли продавец-кассир в сетевом магазине намного сложнее, понтов и амбиций выше крыши, знаний и опыта ноль, но готовы сожрать и уволить любого, что теоретически может помешать им закрепиться на новом месте. Особенно если понимают что человек их раскусил. Ах, да, я же для руководителей материал пишу: если ваш «управленец» орёт что на прошлой работе «так было сделано и всё работало» не верьте, почти всегда там и близко не было реализовано ничего подобного. Ладно, не всегда, а в 95% случаях там и близко не было реализовано ничего подобного. Почему? Да хотя бы потому, что практически все функции в Битриксе это базовый функционал и для некоторых иная последовательность меню (которая, кстати, пользователем под себя настраивается самостоятельно) это уже «по-другому» или заслуга штатного айтишника.
Усвоили простой урок? Теперь переходим к более сложному: назначьте одного ответственного за процесс, расскажите об этом всем и потребуйте, чтобы все участники процесса подчинялись ему в этом задании. Практика показывает, что обычно задание даётся на группу, а если нет ответственного, то и спросить в случае провала не с кого. Вроде бы все работали, делали дело, а результата нет или он сильно промежуточный (как в анекдоте где есть ещё нельзя, но намазывается уже очень хорошо). Но может быть хуже, гораздо хуже, когда люди возьмутся за дело с душой и огоньком, но при этом видение готового продукта будет разное и оба (а то и все трое или четверо) будут тянуть одеяло на себя, перекраивать под свой отдел и т.п. А исполнитель должен будет разрываться между ними, оказавшись между молотом и наковальней. Если в ответ на это вы скажете что у вас в фирме регламенты такого не позволяют, люди себя так не ведут и всё такое то в ответ я лишь усмехнусь и скажу «ну да, вы же руководитель, до руководителей всегда правду доносят как есть, никогда не врут и вообще мы одна команда».
Кстати после внедрения процесса не забудьте запретить использование бумажных служебок, вместо которых делали процесс. Если вы хоть раз после внедрения процесса воспользоваться бумажкой то всё, не заработает у вас Битрикс никогда, можете сразу выкинуть его вместе с сервером ибо толку теперь ноль. Все, абсолютно все пойдут с бумажками просто потому что:
1. Так проще и быстрее.
2. Если человек идиот и написал бред то руководитель бумажку выкинет и как-будто и не было.
3. «Неправильным» (т.е. не лояльным конкретному человеку, пускай и в ущерб фирме) служебки будут задерживаться максимально долго, подтасовываться очерёдность и т.п.
4. Любой регламент можно нарушить и сначала сделать, а потом согласовать.
5. Когда руководители подписывают бумажку, они могут требовать много чего не относящегося к работе взамен своей подписи, а если в Битриксе служебка повисла на человеке и он не реагирует можно идти выше.
А на самый конец у нас будет самый вкусный кусочек: сколько же вы за это заплатите?
Давайте накидаем примерные зарплаты:
Вы (собственник, руководитель) – 500 000 рублей в месяц.
Коммерческий директор – 80 000 рублей в месяц.
Финансовый директор – 70 000 рублей в месяц.
Административный директор – 60 000 рублей в месяц.
Руководители отделов – по 50 000 рублей в месяц.
Айтишник – 40 000 рублей в месяц.
Пускай в месяце 21 рабочий день, 8 часов. Это выходит, что в месяц человек работает 168 часов. Совещания по нормальному процессу, достаточно сложному идти в присутствии директора (за всё время) меньше часа не будут, а один час собственника, всех директоров, трёх руководителей и айтишника стоит по нашим данным без малого 5000 рублей. Ещё час без собственника и айтишника ещё пару тысяч. Айтишник будет писать, тестировать, настраивать, отлаживать ещё 2 дня и потратит 4000 рублей, побегает к административному директору, к финансовому, к каждому руководителю и т.п., за это вы заплатите ещё не меньше пяти тысяч. Это если утвердят всё и сразу, по факту работы идут с переделками, а совещания дольше. По моим скромным (особенно для крупных городов) оценкам получается, что средней руки процесс будет стоить фирме (т.е. вам) 20-30 тысяч рублей как минимум. Правда вам об этом вряд ли расскажут, но всё же. Потом ещё нужно будет научить всех сотрудников, внести корректировки, объяснить, почему сделали так как написано в техническом задании (которое айтишник писал со слов всех руководителей), а не как им хотелось и т.п. В общем тысяч 40 заплатите и это как минимум. Сюда я свёл официальные и «не официальные» совещания, чаепития и перекуры по этому поводу и тому подобное. Заплатите ли вы эти деньги напрямую? Думаю что нет, все же на окладах. Окупите ли вы расходы? Думаю что да, в некоторых фирмах это не то что за месяц, а за неделю или пару дней возможно, смотря для чего процесс написан (экономия на браке и отсечение необоснованных скидок это тоже прибыль как по мне).
А если нет айтишника? Если его нет, то обычно написание такого бизнес-процесса от 10 000 рублей с учётом вашего технического задания и без кучи дурацких (иначе их не назовешь) доработок. А чтобы потом всё это работало нужно чтобы ваш портал кто-нибудь обслуживал (от 5000 рублей в месяц). А, может быть, за одно только техническое задание вы заплатите 10 000 рублей (конечно же, если речь идёт о написании процесса под вас и ваши нужды, а не продажи копии какого-то процесса под соусом индивидуальности).
Что я хочу сказать в заключении: полноценное внедрение Битрикс24 штука очень дорогая (если вы умеете считать и не врёте сами себе), но нужная и окупающая себя при правильном использовании. Правильно написанный бизнес-процесс может не то что часть работы снять, но и заменить собой сотрудника и даже руководителя (при этом работая без выходных, не отлынивая и действуя строго в соответствии с инструкциями). Может ли такой процесс стоить 5, 10, 25 или 50 тысяч рублей? Лично мне кажется, что честная цена такого процесса от 50 000 рублей только начинается, но поскольку эту сумму вы не платите напрямую, а задействуете сотрудников на окладе, то достаточно просто чтобы они поработали как следует, а не как хочется.
P.S.: с удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях или личных сообщениях.