В одной из моих предыдущих статей (Как тематические мероприятия могут помочь вашему бизнесу?) я рассказывал, как проведение мероприятий может помочь вашему бизнесу получить новых клиентов и выйти на новый уровень развития. Я хотел бы продолжить данную тему и рассказать, как и где можно проводить свои собственные профессиональные мероприятия, как сделать их эффективными для всех участников, что нужно предусмотреть заранее.



Для начала давайте определимся и составим небольшой список того, что нам нужно, чтобы организовать свое мероприятие:

1) Помещение;
2) Тема встречи;
3) Формат мероприятия;
4) Кому может быть интересно;
5) Стоимость проведения;

На наш взгляд, это минимальный список задач, который должен быть решен перед проведением каждого нового мероприятия. Рассмотрим подробнее каждый пункт.

Где можно проводить мероприятия?

Очевидно, что аренду конференц-зала в современных бизнес центрах могут позволить себе далеко не все компании. Но, тем не менее, помещение найти можно. Вот список мест, где вам с радостью дадут помещение на пару часов за небольшую оплату или даже бесплатно.

1) Аудитории в колледжах и университетах. Большинство из них будут рады не только предложить вам аудиторию, но и позовут своих студентов к вам на встречу. Для этих целей вам следует связаться с профкомом или студенческим советом.

2) Коворкинги и открытые пространства. Это места, где чаще всего собираются молодые профессионалы. Заинтересовавшись вашим мероприятием, они расскажут о нем всем друзьям, что обеспечит хорошую вирусную рекламу.

3) Анти-кафе. Проводить мероприятие в таких местах буде выгодно и вам, и им. Многие из них делают объявления о подобных мероприятиях в своих соц сетях, что обеспечивает дополнительную рекламу вам.

4) Конференц-залы. Несмотря на то, что они достаточно дорогие, существует способ существенно снизить плату или вовсе свести ее к нулю. Если ваши мероприятия достаточно популярны и их посещают не менее 50 человек, то вам стоит задуматься о поиске спонсоров. Это могут быть компании со смежным бизнесом, которые могут рекламировать свою продукцию или услуги на ваших мероприятиях. Упомяните о них в своей лекции или выступлении, и спонсоры захотят работать с вами дальше.

Тема встречи.

Как бы ни казался этот пункт легким, над ним также стоит поразмыслить некоторое время. Конечно, можно написать просто: «Обсуждаем современные стратегии продвижения сайта в рунете», и ждать, что пользователи сами будут проявлять интерес и регистрироваться на мероприятие. Но такое случается крайне редко.

Я бы порекомендовал прочитать несколько статей о том, как правильно составлять заголовки, которые привлекают внимание читателей. Это значительно может повлиять на интерес публики к вашим встречам и обеспечить аншлаг.

Не забудьте дать небольшое описание того, что ждет участников вашего мероприятия. Будет лучше, если вы также добавите несколько фотографий лекторов, материалов или помещения к аннотации встречи.

Формат мероприятия.

Из личного опыта могу обозначить несколько форматов мероприятий:

1) Семинар, тренинг или лекция. Зачастую такие форматы проводят небольшие компании, рассказывающие истории из своего личного опыта. Они долгое время занимаются, скажем, продвижением в сети и хотят найти новых клиентов на своих мероприятиях. Иногда они проводят конкурсы прямо на встречах, где разыгрывают бесплатные услуги или продукты. Это обеспечивает интерес участников и мотивирует их посетить последующие мероприятия.

2) Конференции. Этот формат объединяет несколько компаний – профессионалов в одной отрасли. Они рассказывают о новых достижениях, устраивают открытые лекции с вопросами экспертам, и дают бесплатные консультации участникам встречи. На конференциях всегда присутствуют лидеры рынка, имена которых на слуху у участников.

3) Презентационные вечера. Здесь возможно присутствие как одного организатора, так и нескольких. Очень часто организатор приглашает выступить своих коллег в смежной области. Они рассказывают о своих продуктах и узнают мнение гостей о них. К таким вечерам можно отнести встречи, где стартапы презентуют свои проекты и получают первые отзывы от потенциальных клиентов и инвесторов.

4) Нетворкинг. Самый неформальный вид мероприятий. Его участники приходят, чтобы познакомиться друг с другом, найти бизнес партнеров или просто отлично провести время в кругу людей с такими же интересами. На некоторых встречах организаторы предлагают участникам бесплатные напитки и еду (например, пиццу).

Если я не назвал какой-нибудь другой формат мероприятий, то вы всегда можете дополнить статью в комментариях. Но на мой взгляд, эти 4 встречаются гораздо чаще других.

Кому может быть интересно данное мероприятие?

«Оно будет интересно всем!» — такое заявление можно услышать от большинства организаторов. Но нужно учитывать и то, что «все» не всегда будет приходить на ваши мероприятия, рассказывать о них в сети и приводить знакомых. В первую очередь, нужно стараться привлечь именно клиентов, которым нужны ваши мероприятия. Наверняка, у вас есть своя база клиентов и партнерская сеть. На мой взгляд, начать нужно именно с них. И пусть на ваших первых встречах будет всего 10-15 человек. Именно они будут рекламировать вас своим знакомым.

Хотелось бы еще отметить, что из 20 приглашенных, встречу посетит один – два человека, а из 10 подтвердивших свое участие – только 5-6. Поэтому рассчитывайте размеры помещений и всего остального исходя из этих цифр.

Стоимость проведения.

Многих людей, решивших организовать свое мероприятие, уже на начальном этапе пугает стоимость его проведения. Изначально они закладывают в нее дорогие помещения, аппаратуру, рекламу в соц сетях и поисковиках и расходные материалы, не понимая, что этого можно было бы избежать.

Не бойтесь искать партнеров и спонсоров. Обзвоните своих коллег по бизнесу и предложите взаимовыгодное партнерство. Подумайте, кто бы мог стать спонсором вашего мероприятия в обмен на рекламу его продуктов: вы можете раздавать их листовки всем участникам или разрекламировать их со сцены, а также не забудьте обозначить их в описании мероприятия. Мне кажется, таким способом вы сможете снизить стоимость проведения мероприятия или даже сделать его бесплатным.

В дальнейшем, когда количество участников на каждом мероприятии будет не меньше 50, вы сможете начать продавать билеты.

Как видите, проведение мероприятия может быть не таким уж трудным и проблематичным занятием, если постараться предусмотреть некоторые нюансы. Сейчас даже небольшие компании начинают проводить свои мероприятия, и этот тренд будет только расти в будущем.

Остается только один вопрос: «А когда Вы начнете?»