Знаете, как называется худшая в мире CRM-система? MS Excel. Эта шутка ходит среди западных и российских вендоров корпоративного ПО. Excel, легендарный продукт в хорошем смысле этого слова, окружён десятками мифов: Excel знают все, в нём можно сделать все, с ним не нужна CRM-система и т.д. От раза к разу на профессиональных форумах, от будущих клиентов, от компаний мы слышим упорное сопоставление CRM и Excel. Конечно, с точки зрения разработчика это неравный бой, но мы всё же решились на детальное сравнение.
 

Электронные таблицы vs СУБД

Что такое Excel? По своему классу это табличный процессор или, если проще, электронная таблица — прикладная программа для решения вычислительных задач. Электронные таблицы (и тут речь не только об Excel, но и множестве аналогов и конкурентов) были обречены на успех в бизнесе и вообще в любом делопроизводстве, ведь изначально большинство расчётов выполнялось в табличной форме. Буквально ещё в 90-х годах на столах можно было видеть типографские бухгалтерские главные книги, оборотно-сальдовые ведомости, различные табели, сметы, формы отчетности, калькуляции и т.д. Вся эта документация была ничем иным как таблицами.
 
Электронный таблицы в том виде, в каком мы их знаем сегодня, заменили собой довольно большой блок программирования — то, что раньше решалось на ЭВМ только с помощью кода, теперь можно реализовать с помощью различных формул, макросов, функций. Таблицы отражают взаимосвязи, позволяют сохранять и переиспользовать расчёты, строить диаграммы и т.д. Одно из основных преимуществ электронных таблиц в целом и Excel в частности — пересчёт формул «на лету» при любом изменении входных данных. Соответственно, это даёт возможности моделирования, прогнозирования, планирования и анализа. Причём все перечисленные возможности становятся доступными пользователям, далеким от информатики и математики.
 
Дополнительная ценность Excel — возможность создавать пользовательские функции и скрипты на языке Visual Basic for Application. Необходимый код пишется в стороннем редакторе и затем запускается в таблице, обрабатывая входные данные. Фактически таблица становится интерфейсом кода на VBA. Для создания подобных функций требуется навык программирования — рядовой пользователь не справится.
 
Но, как известно, дьявол в мелочах — и настоящий ад может случиться, если переоценить таблицы и начать их использовать как единственное хранилище информации, или, говоря иначе, как базу данных. На первый взгляд кажется, что всё просто отлично: данные можно записывать и перезаписывать, можно искать информацию по нужным условиям, сортировать, делать выборки с помощью фильтров. Однако по сравнению с реляционными СУБД, которые лежат в основе большинства CRM-систем, операции манипулирования данными в том же Excel кажутся незначительными. К тому же, таблицы не столь безопасны, как СУБД.
 
Кстати, об освоении таблиц стоит сказать отдельно. Безусловно, они здорово облегчают жизнь многим менеджерам, бухгалтерам и даже инженерам, но если кто-то вам скажет, что он «гуру Excel», то, скорее всего, человек заблуждается. Освоение Excel на уровне продвинутого пользователя едва ли проще, чем освоение нового языка программирования. Но такая уверенность в рядах компаний существует, отсюда и растут корни целой группы типичных ошибок работы с табличными процессорами.
 

История из жизни. В одной компании завёлся тот самый «гуру Excel». Он занимал руководящий пост, и в силу этой привилегии решил всех своих подчинённых перевести на рельсы автоматизации. Бюджет отдела, планы, рабочие отчёты и KPI стали считаться исключительно в Excel. Пока он собирал, а затем и агрегировал информацию сам, всё было относительно неплохо. Когда с книгами Excel в расшаренных на сервере папках стали работать все, появились необычные данные типа KPI +370% к заработной плате или шестизначного плана продаж. На чём «погорели»:
 

• на формулах — протягивали формулы по столбцам, не думая об абсолютных и относительных ссылках на ячейки
  
• на связи таблиц — ошибка в одной таблице приводила к размножению ошибок по всей импровизированной базе
  
• на форматах данных — хотя попытки унификации ввода и были предприняты, копипаст и кривые руки делали своё дело, и в итоге из-за различных форматов часть расчётов оказывалась некорректной
  
• на скрытых строках и столбцах — кто-то их скрывал, а другие не замечали и использовали эти диапазоны в расчётах
  
• на сортировке — при сортировке забывали выделять весь массив и в итоге, значения одного поля присваивались другому
  
• на сводных таблицах — у части менеджеров были проблемы с представлением зависимостей
  
• на округлении — кому-то понравились цифры без копеек, он настроил таблицы под себя, а эти копейки стали набегать в рубли расхождения.
  

 В общем, завели CRM-систему, перенесли остатки «выживших» данных и стали работать спокойно, т.к. программа сама знала, какие формулы считать, какие данные принимать, как сортировать. К тому же, таблицы СУБД сломать и потерять оказалось гораздо сложнее, а с бекапами так вообще невозможно. Такой вот айтишный хэппи-энд.

CRM изнутри

Теперь о CRM-системе, которая представляет собой логику + СУБД + интерфейс. Реляционная база данных, которая используется в CRM, это множество связанных между собой таблиц. Каждая строка (она называется запись) описывает один объект (например, клиента), а каждый столбец содержит атрибуты этого объекта (например, контакты, счета, покупки, скидки и т.д.). Для идентификации записей (строк) используется первичный ключ — набор полей, сочетание которых однозначно определяет запись в таблице.
 
Например, вы пользуетесь CRM. Когда вы выгружаете отчёт о том, какие клиенты совершили покупку в текущем месяце, то внутри CRM происходит примерно следующее: таблица «Клиенты» по уникальному идентификатору (ключу) связывается с таблицей «Покупки», «Оплаты», «Номенклатура» и т.д., в зависимости от того, какую информацию вы хотите получить в итоговом отчёте. При этом СУБД в идеале должна работать максимально шустро, чтобы пользователь даже не заметил процесс. Именно благодаря такой архитектуре CRM умеет быстро и точно строить выборки в любом разрезе, позволяет мгновенно находить связанные с клиентом звонки, сделки, документы. Понятно, что подобную функциональность в Excel реализовать невозможно. Даже связка двух-трёх таблиц уже даёт ощутимые «тормоза» при работе с документами, а в онлайне зачастую просто не позволяет выполнить операцию.
 
Кроме того, реляционные базы данных при правильном подходе к управлению обеспечивают безопасность информации, защиту от несанкционированного доступа, целостность и согласованность данных. Они поддерживают многопользовательский режим работы без коллизий и конфликтов. Все действия логируются и почти всегда можно найти того, чьи шаги привели к ошибке или умышленному вреду.
 
Опять же, разделение прав доступа обеспечивает защиту от новичка, дурака и даже недобросовестных намерений. Так, например, сотруднику (простому менеджеру) могут быть даны права только на запись данных, а редактирование и удаление ему недоступны. Таким образом, максимальный вред от неопытного сотрудника — внесение ошибочной информации, но никак не удаление чужих важных сведений.

Эскизы на салфетках

Вообще, в бизнесе насчитывается огромное количество способов накопления и хранения информации о клиентах, и все они сосуществуют в нашей действительности, правда, не всегда мирно. Итак, золотой топ «носителей информации» российского малого и среднего бизнеса.

• Excel и прочие электронные редакторы. Создаются именованные строки и столбцы, вносятся данные, часть информации записывается комментариями к ячейке. Масштаб может быть любой — от банального списка клиентов и их контактов до огромного полотна управления отгрузками и продажами.
  
  
• CRM-системы и иные учётные системы. Наиболее корректный и безопасный способ хранения и обработки данных, надёжный инструмент формирования клиентской базы и отслеживания взаимоотношений с клиентами.
  
  
• MS Word и прочие текстовые редакторы. То же самое, что Excel, только в более олдскульной форме. Иногда внутри документа создаются таблицы. Самый шик — использовать программу блокнот и «расчерчивать» её при помощи пунктира.
  
  
  
  Примерно так — причём удобно двигать размеры (сарказм). Кстати, для создания таких таблиц нужно терпение и рабочее время.
  
  
• Бумажные тетради и блокноты. Рудиментарная форма хранения записей, обусловленная, кстати, не технической отсталостью, а стремлением менеджеров не информировать руководителя о клиентском пуле и иметь только свою личную базу, которую в случае увольнения очень просто «вывести» — достаточно забрать блокнот или тетрадь.
  
  
• Визитницы с визитками. Мы уже рассказывали о Rolodex как о предшественнике CRM-систем, но подобная система работы с клиентами жива до сих пор. Суть простая: собирать визитки с контактной информацией, хранить их и обращаться к ним при необходимости. Продвинутая форма — делать записи и заметки о клиенте на лицевой или обратной стороне карточки.
  
  
• Стикеры. Вам может показаться, что мы шутим, но нет — у части менеджеров контакты и напоминания хранятся именно на стикерах, наклеенных на стол или рамку монитора. Понятно, что это самый ненадёжный способ организации информации.
  

В общем, мы неслучайно подняли тему работы с данными и взаимоотношениями с клиентами в CRM против таблиц — слишком много недостатков у табличных процессоров, которые хотят стать CRM-системой.

Let’s неравный бой begin

Таблицы ограничивают доступ сотрудников и руководства к информации. И это значительный недостаток. Вы можете сказать, что существуют табличные редакторы с возможностями совместной работы онлайн, однако, во-первых, даже у Microsoft такие версии слабее по возможностям, во-вторых, доступ можно закрыть в любой момент, всего лишь изменив ссылку.
 
CRM-системы позволяют тонко настраивать права доступа на уровне групп и отдельных пользователей. В то же время руководитель может беспрепятственно просматривать профиль работы с каждым клиентом, а также ставить задачи, формировать отчёты и т.д.
 
В таблицах практически невозможно отслеживать полный путь взаимоотношений с клиентами. Нельзя добавить шаги взаимодействия (у менеджеров самый популярный способ — добавлять служебные заметки примечаниями), записи разговоров, историю переписки. Если какие-то вопросы решались посредством почты или переговоров, информация по ним может быть внесена в примечаниях или не внесена вовсе.
 
CRM-система отслеживает путь клиента от холодного лида до допродажи, не упуская ни малейшего взаимодействия. Например, в RegionSoft CRM все звонки с записями разговоров, вся переписка с клиентом и все действия менеджеров сохраняются в карточке клиента и к этой информации можно получить практически мгновенный доступ. По итогам разработки клиента можно сформировать и распечатать отчёт по динамике взаимоотношений, в котором будут отображены все воздействия.
 
В Excel и прочих табличных редакторах нельзя отслеживать работу менеджеров и адекватно реагировать на кризисные ситуации. Матрицы KPI, конечно, существуют в таблицах, однако о гибкой настройке думать не приходится — всё ограничивается несколькими прописанными формулами. В CRM динамика выполнения задач менеджерами доступна линейному и высшему руководству, недочёты и провалы видны сразу, на них можно оперативно реагировать, не дожидаясь конца месяца и заполнения «таблички ключевых коэффициентов».
 

— Эд, согласно моей таблице, ты выполнил ужасную работу.
— Потому что ваши таблицы плохо продуманы и не имеют ничего общего со сложным реальным миром. И да, позвольте напомнить, что формула указывает на неверную ячейку.
— Цифры не врут.
 
В таблицах сложно оценить потенциальные сделки, застойные сделки, стадии работы с клиентом. В основе взаимоотношения с клиентами с точки зрения коммерческого интереса лежит воронка продаж. Её можно отрисовать в Excel, в Интернете описаны десятки шаблонов для этого, однако анализ воронки в различных разрезах (по менеджеру, датам, компаниям, номенклатуре и т.д.) возможен исключительно в CRM-системах. Самая большая сложность работы со сделками в Excel — это необходимость вносить все данные вручную, от стоимости заказа до статуса и этапа разработки клиента. Естественно, что рано или поздно менеджер прекращает эту работу или забывает о ней. В CRM же после правильной первичной настройки статусы и этапы меняются автоматически, а стоимости «подтягиваются» при создании и проведении счёта.
 
Excel даёт довольно слабые возможности отчётности, много времени уходит на обработку данных, построение выборок и анализ. Тут стоит описать реальную ситуацию. Клиент отправлял отчет по реализации за период в головной офис. Объем файла был около 50 000 строк. В выгрузку попадали нерелевантные и ненужные данные. Сортировка и очистка данных у менеджера занимала ровно один рабочий день, и это при наличии специальных формул и макросов. CRM позволяет делать подобные выборки с помощью гибко настраиваемых фильтров с множеством критериев, кроме того пользовательские фильтры можно сохранять и использовать по необходимости (во всяком случае, именно так эта функция реализована у нас в RegionSoft CRM).
 
В CRM можно настроить несколько уровней доступа к данным клиентов, в Excel это сделать невозможно. Ведение базы клиентов в электронных таблицах чревато для бизнеса проблемами с безопасностью: данные могут потеряться как по техническим причинам, так и при увольнении сотрудника. Чего у Excel не отнять, так это его легкой «транспортировки» за пределы бизнеса, в том числе в руки конкурентов.
 
Чтобы забрать данные из десктопной CRM, нужно постараться. Вся оперативная информация о клиентах, контактах, планах, проектах, задачах должна быть в CRM-системе, а не «в голове сотрудника». Эта CRM-система должна быть защищена, т.е. иметь технические возможности, при которых сотрудник не сможет унести из нее сведения (если, конечно, ему не дали прав администратора сервера данных). Например, RegionSoft CRM имеет глубокую проработку безопасности, начиная с интеграции с ActiveDirectory и заканчивая контролем IP-адресов, MAC-адресов, с которых для пользователя разрешено подключаться к системе, подключения к корпоративной базе через alias (когда пользователь не знает реального расположения базы) и др. Совокупность этих мер и дает безопасное окружение для бизнеса. Но всегда есть человеческий фактор, от которого никуда не денешься. Сегодня человек лоялен, а завтра ему бес в ребро — и пошло поехало — твоим клиентам уже продают твои конкуренты. Поэтому должна быть именно совокупность мер, чтобы даже при возникновении желания слить данные, максимально затруднить это технически.
 
Таблицы дают лишь минимальный набор функций для сегментации клиентов и персонализации воздействий. Один из принципов успешного взаимодействия с клиентами — персонализация. Наверное, это даже можно назвать главным фактором выживания в нарастающем информационном шуме. Электронные таблицы позволяют создавать выборки и группировки, но проводить на их основе рассылки и иные коммуникации уже сложно. В CRM-системе вы просто делаете нужную выборку, сохраняете сегмент и запускаете рассылку именно по той группе, которую нужно проинформировать — из интерфейса системы (в RegionSoft CRM рассылку можно запускать с помощью собственного почтового клиента).
 
В Excel постоянно возникают проблемы унификации данных — установленные владельцем документа настройки форматов сбиваются, меняются, игнорируются. В итоге получаются коллизии, чаще всего связанные с денежным  и текстовым форматами, процентами. В CRM-системе разработчик предпринимает всё для максимальной унификации данных: так, при вводе можно выбирать значение из списка (чтобы была только «Москва», а не «масква», «мсква», «мск» и т.д.) или вводить значение, которое проверяется программой при вводе. В случае некорректного ввода CRM-система возвращает сообщение об ошибке.
 
Для Excel не существует адекватных интеграций с другими бизнес-системами и сервисами, например, планированием, бизнес-процессами, телефонией, 1С. Кто-то скажет, что в Excel, может и нет, а вот в таблицах Google Docs давно есть целый магазин приложений, надстроек и аддонов. Не будем спорить, Google предлагает неплохой инструмент, но для частного пользователя или очень маленькой начинающей команды. Во-первых, мало-мальски нагруженный файл подвешивает приложение (бюджет одной из компаний на 16 000 строк с формулами он не осилил). Во-вторых, опять же нет перечисленных интеграций. А причина упирается всё в тот же бэкенд: Spreadsheets всё те же таблицы-калькуляторы.
 
Интеграции CRM сильно отличаются от системы к системе и могут быть реализованы с помощью API, коннекторов, специального ПО, сторонних плагинов. Мы реализовали в своей CRM-системе интеграцию с сайтом, телефонией (в том числе виртуальной АТС Asterisk), Skype, 1С. Часть работы по интеграции ложится на RegionSoft Application Server, что обеспечивает более тонкие настройки и широкие возможности для автоматического обмена данными между CRM-системой и сторонними приложениями.
 
В электронных таблицах невозможно осуществлять грамотное персональное и коллективное планирование. Тут даже комментарии излишни — никакого планировщика, никаких напоминаний, никакой интерактивной работы с задачами от электронных таблиц ждать не стоит. В то время как, например, среди клиентов RegionSoft CRM планировщики и инструменты управления задач едва ли не самые популярные функции системы: ими все пользуются, все ценят возможности напоминаний и интерактивного управления календарём. Среди этих инструментов самый любимый — трёхнедельный планировщик, который совмещает управление задачами, рабочий календарь и в тоже время позволяет работать с горизонтом планирования.
 
В таблицах существуют проблемы с прикреплением файлов. Самая удобная и безопасная реализация этой функции для Excel и других электронных таблиц — прописывание ссылок на нужные документы. В CRM-системе все документы прикрепляются к карточке клиента, легко «поднимаются» и не теряются.
 
Быстрое масштабирование и рост бизнеса не выдержит ни одна таблица: во-первых, книги будут перегружены и вероятность ошибки возрастёт в разы, а во-вторых, добавление новых строк, столбцов, связей может просто повредить бережно накопленный файл. Прогрессивно расти нужно с сохранением производительности, и достичь этого можно только с использованием специальных средств автоматизации. Например, CRM-системы. Для программы любое расширение или сокращение количества пользователей, наименований, добавление подразделений и даже новая структура бизнеса проходят безболезненно.
 
В таблицах не предусмотрено автоматического заполнения информации, например, с сайта или для первичной документации. Хотя, есть библиотека PHPExcel, которая позволяет производить импорт и экспорт данных в Excel из информационных систем, написанных на PHP для любой платформы, но и это не делает Excel полноценной учётной системой или CRM.
 
Процесс обновления информации в таблицах необходимо контролировать, в то время как CRM — единый актуальный источник информации. Вообще, в управлении таблицами, при внесении и обработке данных слишком велик человеческий фактор. Считается, что Excel знают все менеджеры по продажам, бухгалтеры, маркетологи и прочие ребята из коммерческой службы. Это весьма иллюзорное представление: как мы уже говорили, освоение Excel «по-взрослому» требует огромного количества времени.
 
В таблицах не видны глубокие связи между данными, поскольку это не реляционная СУБД, а «плоское» представление данных (как бы один срез). Соответственно, отсутствие реляционных таблиц и ограничения по интерфейсу делают электронные таблицы всего лишь имитацией средства хранения и управления клиентской базой. CRM же представляет собой продуманный интерфейс поверх реляционной СУБД. С помощью интерфейса вносятся данные, управляются процессы, обслуживается телефония и т.д. Вся бизнес-информация надёжно хранится в базе данных, для которой, напомним лишний раз, стоит создавать резервные копии.
 
Знаете, чего от вас ждет клиент на этапе продажи и обслуживания? Он считает, что если обратился к одному специалисту из вашей компании, он обратился ко всем, и любой менеджер готов решить его проблему. И менеджер должен знать о коммуникациях по контакту. Значит, нужно иметь инструмент для мгновенного отображения требуемой информации — и CRM как раз такой инструмент. А вот Excel и другие электронные таблицы изначально не были созданы для управления взаимоотношениями с клиентами, они были созданы для вычислений и первичного анализа информации. Так может, не стоит ждать жалоб клиентов и накапливать риски, которые рано или поздно могут привести к коллапсу. Причём, по закону подлости, в самый неподходящий момент.