Нашел любопытный кейс, как в LinkedIn перестроили процессы онбординга под удаленный режим. Перевел, адаптировал, отжал воду и избыточные отсылки. Приглашаю обсудить в комментариях, как вы относитесь к удаленному онбордингу, с чем особенным сталкивались, какие видите варианты решения проблем ввода новичков в курс дела.

В LinkedIn программами обучения и онбординга занимается Келли Чак. Ее команда по обучению выделила 8 тактических шагов:

1. Пересмотрите расписание онбординга

Изначально решили существующую однодневную программу распределить на неделю, в виде коротких серий. Но такой учебный план пересекался с прикладными вводными программами обучения (например, с буткемпами для разработчиков и обучением сейлс-менеджеров).

Поэтому пришлось вернуть все, как было. Более того при пересмотре программы к ее контенту ставились три ключевых вопроса:

• Помогает ли этот контент сотруднику понять, что он не зря пошел на работу в LinkedIn.

• Помогает ли он проникнуться миссией, и как это отражается в реальной работе?

• Помогает ли завести полезные связи, которые в дальнейшем можно развивать?

Если ответ на вопрос был «Нет», пункт выбрасывался из программы. Все второстепенное переносилось в email_рассылку или напутственные видеогайды.

В итоге график онбординга в первый день работы выглядит так:

2. Поймите, что не стоит в сжатые сроки наваливать на новичка слишком много информации

Хорошая программа адаптации должна снять тревожность, которая нападает на любого человека (первый рабочий день — это суперстресс).

Теперь вместо того, чтобы лично подойти к столу нового сотрудника, уточнить, все ли в порядке, руководитель делает все то же, только через почту, чат или видеозвонок. Причем такая коммуникация не должна быть формальной вроде «Ну что ты там? Ну, молодец. Давай, дерзай!». Новичок должен ощутить, что о нем не забыли, а также получить внятные задачи, инструменты и инструкции: «Вот что ты должен сделать сегодня. И вот как ты это можешь сделать».

3. Как можно быстрее передайте рабочую технику и софт новым сотрудникам

Обычно новые сотрудники LinkedIn лично получали свои ноутбуки во время прохождения адаптации. Сотрудники направления Enterprise Productivity Engineering (EPE) раздавали их, а затем проверяли, правильно ли все настроено.

Теперь ноутбуки отправляются напрямую от поставщика к дому новичка. А все корпоративное ПО загружается удаленно. На сегодня процесс загрузки занимает до 1 часа: сотрудник вводит учетные данные, ПО скачивается, а сотрудник EPE созванивается с каждым, настраивает сеть, помогает разобраться, что к чему. На инструктаж уходит 1-2 часа.

4. Уделите особое внимание культуре и ценностям компании

Здесь я опущу абзацы о том, что поговорить с новичком о культуре и ценностях — это не просто красивые слова. Тем не менее в СНГ многие компании до сих пор считают, что это ерунда. Или приравнивают культуру компании к «пинг-понг-культуре».

5. Используйте комнаты для переговоров, «проверку связи» и активных модераторов для вовлечения новых сотрудников

Когда попытались решить вопрос вовлеченности через частые видеоконференции, столкнулись с новым явлением — «усталость от Zoom» aka Zoom fatigue (прим.переводчика — вот на эту тему неплохой материал на TED Ideas). Чтобы видеосозвоны не переутомляли, в компании всегда есть активный модератор, который не только оживляет общение, но и помогает переключаться. Проходит 20 минут — включается полуразвлекательная «проверка связи», то есть нужно поучаствовать в каком-то мини интерактиве: написать фидбек в чат, оценить в баллах свою энергию: «Поставьте 0, если кажется, что сейчас 3 часа утра».

Вроде кажется ерундой — ну зачем еще на созвонах нужен тамада-нянька? Но если сидеть часами в Zoom, даже такие мелочи помогают. Как минимум, нужен кто-то, кто вовремя пнет и разбудит.

Также новички периодически уходят на 5-8 минут в курилку переговорку, чтобы обсудить что-нибудь с другими участниками.

6. Создавайте для новых сотрудников возможность общаться друг с другом

При успешной адаптации новые сотрудники не только знакомятся с компанией, но и друг с другом. 

Команда Келли создает группы прямо на сервисе LinkedIn для каждой когорты новичков. Это позволяет им оставаться на связи и продолжать нетворкинг.

Неплохо помогает раззнакомиться практика случайного распития кофе. Идея проста: пары для кофебрейка выбираются случайным образом. Компания Hotjar использует в Slack приложение Donut, чтобы каждые две недели рандомно создавать пары для 30-минутного чата. 

Ничего сверхъестественного, но может хорошо сработать в условиях, когда новичок в первый рабочий день может остро ощутить недостаток общения и растеряться, как Винсент Вега.

7. Отдельно познакомьте новичка с нанимающим менеджером и «назначенным другом»

Именно нанимающие менеджеры играют ключевую роль в успешной интеграции нового сотрудника в компанию. Во второй половине дня руководители разбирают своих новичков, знакомятся, вводят в курс дела, дают наставления.

LinkedIn предоставляет менеджерам своего рода боевой комплект по адаптации (Onboarding Manager Digital Kit). Это внушительный набор, в котором есть все инструменты и шаблоны, чтобы произвести хорошее первое впечатление и помочь составить план на первые 30 дней работы нового сотрудника.

Вообще такой «суперфреймворк» изначально разрабатывался для онбординга в офисе, но его сравнительно легко удалось «виртуализировать». О каких шаблонах вообще речь:

• Первое ободряющее сообщение (отсылается новичку еще до первого рабочего дня).

• Шаблон рассылки команде о том, что приняли новичка.

• Рассылка наставлений IT-команде, чтобы обеспечили всем необходимым.

• Выбор и назначение напарника (buddy). Это понятие сейчас популярно в международных компаниях (вот пример GitLab) — назначается своего рода старший товарищ и ментор, который будет помогать на первых порах.

• Другие полезные инструменты и шпаргалки. 

8. Проработайте модель непрерывного обучения, обратной связи и быстро реагируйте на фидбек!

В конце первого рабочего дня новые сотрудники получают email с опросом, как прошел день. Опросник короткий — до 5 минут. Новичок проставляет оценку каждому этапу онбординга и может прокомментировать, если есть что сказать.

Процесс оттачивания адаптационно программы не прекращается никогда. Поэтому команда Келли периодически формирует фокус-группы для основательного анализа эффективности онбординга. 

Это важно, потому что грубейшая ошибка — просить обратную связь и ничего не делать с полученной информацией.

Вместо заключения

Виртуальный онбординг —  еще новая и относительно сырая практика для большинства компаний. Впрочем, кроме опыта LinkedIn, есть успешные кейсы онбординга у Dell, StackOverflow, Marriott, которые занимаются этим уже давно. В этом месте автор приводит еще одну ссылку с 6 советами по адаптации.

Напоминаю о приглашении: поделитесь в комментариях своими мыслями, идеями и кейсами душевного (или совсем наоборот) remote онбординга.