Как‑то я был на встрече, где участники громко спорили и не соглашались друг с другом. Причем все говорили об одном и том же, только с разных сторон. И тут один из участников взял маркер и начал рисовать на флипчарте квадратики, стрелочки, человечков. В какой‑то момент спорившие обратили внимание на рисунки и начали подсказывать, что добавить, а где стрелочка не так идет. Всего через десять минут оживленный спор превратился в конструктивный диалог, который разворачивался вокруг изображения на флипчарте. Так я впервые столкнулся с визуальной фасилитацией.

Рисунки много раз спасали меня в сложных переговорах и проектах. Сегодня я расскажу про визуальные встречи, и как их проводить.

Что такое визуальные встречи

Визуальные встречи отличаются от традиционных наличием специального пространства для визуализации обсуждаемых тем. Это может быть доска, флипчарт, подготовленная стена или цифровые онлайн доски.

Инструмент визуализации подходит для любых ситуаций. Будь то брейншторм, командная встреча, стратегическая сессия или обсуждение текущих вопросов, визуализация уместна везде, даже на встречах с большими боссами.

Человек, ведущий визуализацию обсуждения, может выступать как в роли фасилитатора, так и в роли активного участника. Но, как говорил дядя Бен, «С большой силой приходит большая ответственность». Теперь на ваших плечах лежит ход обсуждения. Однако не стоит беспокоиться, если вы взяли на себя роль визуализатора. На самом деле это проще, чем кажется, а впечатляющий эффект и повышенная эффективность таких встреч окупят все усилия.

Подготовка

Для того, чтобы классно провести визуальную встречу, нужно немного подготовиться.

В первую очередь, нужно определиться с инструментом. Если участники находятся в одном пространстве, лучше взять доску или флипчарт. В случае распределенной команды выбор очевиден — это онлайн доски. Я рекомендую Миро, но можно воспользоваться и другими инструментами, например excalidraw

Подобрав инструмент, следующим шагом будет подготовка визуального словаря — набора простых рисунков, которые помогут вам визуализировать обсуждаемую тему. Так как одновременно говорить и рисовать может быть сложно, стоит заранее потренироваться и выбрать те элементы, которые вам даются легче. Это позволит сконцентрироваться на самой встрече, а не на процессе рисования. Не бойтесь рисовать «как курица лапой», визуальные встречи не про это. Важнее донести мысль, чем нарисовать идеальную стрелочку. А еще некрасивости добавят очарования и живости вашей визуализации.

Помимо базовых элементов вам могут понадобиться иконки, которые будут играть роль ассоциативных якорей. Присмотритесь, большую часть иконок вы могли видеть в программах и на веб сайтах. Если вы затрудняетесь с созданием ассоциации для какого-то понятия, просто задайте себе вопрос: как бы выглядела кнопка с таким обозначением на сайте? Это поможет вам найти подходящую иконку или визуальный элемент, который будет интуитивно понятен и узнаваем участниками встречи.

Как же собрать эти элементы в готовую визуализацию? Пока вы не набили руку, можно фиксировать текущие встречи не на публику, а у себя в блокноте, а затем обсудить с коллегами, что у вас получилось. Еще можно попробовать законспектировать пару видео на YouTube с конференций, уловить основную мысль докладчика и построить связи вокруг нее. Когда почувствуете в себе силы фиксировать на ходу, приступайте к практике.

Практика

Начать визуальную встречу довольно просто. Для начала напишите тему встречи или нарисуйте первый элемент, характерный для обсуждаемой темы. Например, в сфере ИТ я обычно начинаю визуализацию с изображения пользователя или символического обозначения сервиса в виде квадратика или облачка.

Внимательно слушайте собеседников и фиксируйте детали по ходу обсуждения. Наш визуальный словарь окажет неоценимую помощь в этом. Размещайте информацию на доске так, чтобы она отражала структуру обсуждения, например, в хронологическом порядке или по тематическим блокам.

Используйте цвета и специальные символы для выделения особо важных моментов. Это могут быть, например, восклицательные знаки или нумерованные кружочки. К концу встречи эти метки облегчат подведение итогов, а созданная вами картинка станет наглядным иллюстрированным подтверждением обсуждаемых идей. Зачастую рисунки с таких встреч появляются в задачах и черновых вариантах технических заданий.

Пример

Представьте ситуацию, что на производстве есть проблема с тем, что сотрудникам предприятия сложно сообщать специалисту по безопасности о том, что где-то есть небезопасная ситуация. Масло разлито, стропы износились, или работают подъемником, который не предназначен для такого веса.

На предприятии уже есть система бумажных карточек, которые собирают в специальный ящик, а затем раз в неделю разбирают. Но когда у тебя идет производство, ждать неделю, чтобы устранить опасную ситуацию, непозволительно долго, да еще и карточек с собой нет, а когда дошел до зоны, где они есть, уже и забыл, что было не так.

Собираем встречу для обсуждения и получаем примерно такой поток перебивающих друг друга предложений:

— Нужно раздать всем карточки, чтобы носили с собой!

— Нужно сразу звонить специалисту безопасности!

— Нет, вы не понимаете, нам нужны регулярные обходы!

Попробуем превратить встречу в визуальную и повернуть в конструктивное русло.

Рисуем опасную ситуацию и сотрудника, который ее увидел. Что у сотрудника всегда с собой? Телефон. Давайте дадим ему возможность прямо с телефона отправлять сообщение, да еще и фоточки прикладывать. Что дальше? Это должно куда-то попадать, чтобы специалист по безопасности мог такие запросы обработать, исправить ситуацию и дать обратную связь заявителю. Отметим кружочками вопросы к проработке, и у нас готов итог встречи, который можно разослать участникам вместе с дальнейшими шагами на проработку.

На данной визуализации нет ничего сложного. Фактически, это квадратики, стрелочки и кружочки. Но когда элементы обсуждения появляются в виде визуальных символов, находить общий язык становится легче, а участники понимают проблему одинаково.

Еще пример

Команда, которая выпускает новое мобильное приложение, собралась, чтобы подумать, как обеспечить принудительное обновление (force update) пользователей и ничего не сломать.

Итак, на сборочном столе появляется наш пользователь, телефон и магазин приложений. Дело за малым — нарисовать отсутствующие компоненты, как в том меме про сову.

Как мы узнаем, что есть новая обязательная версия? Давайте добавим место, откуда приложение будет брать эту информацию. Рисуем обласко Backend. Далее на телефоне произойдет проверка, нужно ли пользователя принудительно обновлять. Если да — покажем блокирующее уведомление и отправим в стор. После обновления цикл повторится, и если свежих обновлений нет — пользователь будет на последней версии.

Это же слишком просто! Зачем вообще тут что‑то рисовать? Я бы согласился, если бы не провел на такой встрече почти час. После того, как я начал рисовать, все решилось за 10 минут.

Волшебные приемы

Проводить визуальные встречи непросто, но есть некоторые хитрости, которые помогут вам в этом деле.

Шутки

Если команда ушла куда‑то в сторону от основного обсуждения, вернуть их внимание не так просто. Часто у меня получается вернуть участников к визуализации, нарисовав шутку. Это может быть чья‑то цитата, смешной человечек или шутка в контексте обсуждения.

Обводка для управления вниманием

Вы можете обвести в кружок предмет обсуждения, чтобы обратить внимание участников на какой‑то компонент или связь. Если вы рисуете в онлайне, обводку можно отменить. На доске нужно быть аккуратнее, чтобы иметь возможность аккуратно ее стереть. Таким простым действием можно управлять фокусом команды и перемещать его по схеме.

Прием до - после

Отлично подходит для продающих встреч, когда вы презентуете идею или какое‑то решение. Просто нарисуйте два состояния, до (где все плохо) и после (где все хорошо). В качестве иллюстрации может выступать график или ассоциативные картинки, например, грустный и веселый человек.

Заключение

Визуальные встречи — это отличный способ сделать рабочие встречи интересными и продуктивными. Они помогают командам лучше понимать сложные идеи, потому что все видят информацию перед собой, а не просто слушают. Этот метод особенно полезен, когда нужно найти решение сложной задачи или согласовать разные точки зрения.

Использование рисунков и схем делает общение более ясным и помогает всем участникам оставаться на одной волне. Это также хороший способ вовлечь в обсуждение всех членов команды, ведь каждый может внести свой вклад в общий рисунок.

Кроме того, визуальные встречи могут быть веселыми и творческими, что добавляет энергии и положительных эмоций в рабочий процесс. Они делают обычные встречи более динамичными и менее формальными, что часто ведет к новым идеям и подходам.

Попробуйте, вам понравится.