Эффективное управление производственными процессами требует точного учета, планирования и организации всех ресурсов предприятия, в т.ч. и персонала. В планы производства на предприятиях регулярно вносятся коррективы и для их выполнения требуется иметь возможно оперативно и оптимально перераспределить имеющиеся ресурсы для выполнения измененной производственной программы. В этой статье мы рассмотрим, как организовать и автоматизировать планирование расписания персонала в системе управления рабочей силой WFM TARGControl, исходя из актуального производственного плана предприятия.

Начнем по-порядку - сперва в систему должны быть внесены локации, равнозначные местам работы сотрудника. В случае производства это могут быть производственные линии, конвейеры, участки и т.д.. В таком случае в систему заносятся наименования этих локаций, например Конвейер 1, Конвейер 2 и так далее.

Далее нам нужны работники, которые будут работать на нашем предприятии - вносим их в систему и привязываем к конвейерам (локациям), где они могут работать. Вносить можно как вручную, так и импортом или интеграцией через API с действующими на предприятии системами учета, которые содержат данную информацию.

Сотрудники в свою очередь имеют навыки, которые могут быть привязаны к конкретному конвейеру и иметь оценку навыка (приоритет). Допустим, есть сотрудник Иванов, который может работать как Оператор на Конвейере 1 на 5 баллов, а на Конвейере 2 - на 3, также он может работать как Грузчик вне зависимости от места работы на 2 балла. Исходя из Локации, Навыка и Оценки определяется приоритет при планировании, где будет работать сотрудник. Теперь перейдем к подготовке для планирования.

Но прежде чем начать планирование и расстановку персонала по сменам, кроме плана производства, система должна понимать, что для изготовления определенного объема и наименования продукции нужно определенное количество ресурсов - людей определенного навыка и место (локация), где эта продукция производится.

Поэтому до плана производства в систему должны быть внесены шаблоны следующего вида: наименование продукции, навыки (какие люди должны работать), количество этих людей,  и локации, где может производиться эта продукция. Эта информация вносится в систему один раз и обновляется по мере изменения ассортимента или технологии производства.

После внесения всех шаблонов можно импортировать в систему план производства  из файла, в котором будет информация о наименовании продукции, которую мы планируем  выпускать, объем выпуска, время начала производства, локациях. План можем загружать на любой интервал времени, например, на месяц.

При загрузке производственного плана, в системе будут сформированы открытые смены - это смены, которые не назначены на конкретных сотрудников, а показывают спланированный во времени объем человеческих ресурсов предприятия с определенными навыками, необходимый для выполнения этого плана производства.

Далее расписание смен необходимо распланировать по сотрудникам. Как упоминалось выше, расписание должно быть распланировано исходя из навыков сотрудников, однако существуют еще временные ограничения сотрудников - то есть, сколько времени сотрудник уже отработал в отчетном периоде и  сколько он может еще отработать в рамках дня, недели, месяца либо квартала.

Для расчета временных ограничений в систему можно, с помощью интеграции, загрузить плановые графики сотрудников. Плановые графики, это графики, которые были присвоены сотруднику при устройстве его на работу и учитывают законодательство и другие ограничения в рамках самого предприятия. После его загрузки система подсчитывает сколько сотрудников может работать за определенный период. При необходимости, распределяя сотрудников по открытым сменам, система может также ставить в приоритет вывод сотрудников на смену, с привязкой к плановому графику работ.

При наличии всего, перечисленного выше, система в автоматическом режиме расставит смены по сотрудникам, при этом она не допустит переработок сотрудников, а также назначит на каждый конвейер и на вид работы самых обученных сотрудников в первую очередь. Но все же могут случиться после автопланировании ситуации, когда нам может не хватить сотрудников (дефицит), чтобы произвести какую либо продукцию. В таком случае нам поможет инструмент Перепланирования. Что же мы можем сделать:

1. Назначить смену автоматически сотруднику, который выразил желание поработать в определенный день. То есть сотрудник выставил свою “Доступность”. В таком случае ему может быть назначена смена, но если только у него не случится переработок.

2. Балансировка. Допустим, у нас есть сотрудник, которому уже назначено максимальное количество часов за период, в таком случае этот инструмент поможет нам выбрать сотрудника и снять у него смену с будущего периода, чтобы закрыть критичный (например, завтрашний) день. Сотруднику автоматически назначается дефицитная смена; смена на будущий период отправится в открытые.

3. Запрос на аутсорс. Если мы не можем закрыть смену способами выше, может отправить смену на аутсорс, чтобы привлечь сторонних сотрудников.

То есть инструменты WFM TARGControl позволяют не только распланировать смены, но и оперативно провести перепланирование, в случае возникновения экстренных ситуаций на производстве (например, больничный у сотрудника, корректировка планов производства и т.д.). Например, если производству с сегодня на завтра доводят измененный план, ответственному сотруднику необходимо лишь загрузить измененный план производства в систему, после чего система удалит смены, которые уже не актуальны, исходя из нового плана, при этом она оставит смены продукции, которая продолжает производится. То есть лишнего планирования уже назначенных смен может уже и не потребоваться.

Подводя итог, можно сказать, что автоматизация процессов управления трудовыми ресурсами и планирования смен является ключевым элементом успешного функционирования современных производственных предприятий. Эти решения помогают обеспечить оптимальное использование главного ресурса любого предприятия - сотрудников. Что в конечном итоге способствует росту производительности труда, сокращению затрат на ФОТ и сокращению непроизводственных потерь рабочего времени персонала.