Привет, Хабр! Я Настя, редактор YouGile — мы делаем систему управления проектами. Нашей системой пользуются абсолютно разные команды ― из ИТ, маркетинга, строительства, логистики…. Но знаете, что их объединяет? В какой-то момент задач у них стало так много, что без системы управления проектами они уже не могли жить. 

Когда-то мы уже проводили исследование ― и выяснили, что первыми закрываются компании, где ставится много задач. Теперь поговорим, реально ли работать над несколькими задачами одновременно.

Откуда взялась мультизадачность? 

Миф о пользе многозадачности очень живучий. Изначально термин multitasking был сугубо техническим. Впервые он был использован в 1966 году в журнале Datamation для описания способности компьютера выполнять несколько задач одновременно. В 90-х, когда люди стали работать за компьютерами, появилась заманчивая мысль ― присвоить свойства компьютера людям. 

Да, для бизнеса это настоящая мечта ― человек, который делает много задач сразу. HR-отделы начали включать «умение работать в режиме многозадачности» в списки требований, а тренеры по тайм-менеджменту — учить «жонглировать задачами».

Сколько лет прошло, а миф никуда не делся. Напротив, эта зараза множится. По данным HeadHunter, в 2023 году число вакансий с упоминанием многозадачности увеличилось на 181% по сравнению с 2021 годом. 

Почему многозадачность — это вредно?

Исследования психики показывают, что многозадачность ― не про людей. 

В отчете Американской психологической ассоциации (APA) подчеркивается: человек не может выполнять две сложные когнитивные задачи одновременно — он может лишь быстро переключаться между ними, но не без последствий. 

Речь про cost of switching — плату за переключение. Каждый «переключатель» на другу задачу отнимает до 40% времени и приводит к снижению качества работы.

Мозг работает с задачами не параллельно, а последовательно. По мнению авторов отчета, многозадачность занимает больше времени и приводит к большему количеству ошибок. Каждое новое переключение — это крошечный сбой. Если таких сбоев за день 50–60, вы не просто теряете время — вы теряете способность глубоко мыслить, принимать решения и доводить до конца даже простые дела.

Если вы отвлеклись 10 раз за день, то потеряли 2,5 часа качественной работы.

Harvard Business Review подтверждает: после того как человек отвлекся, например, на сообщение в мессенджере, в среднем ему требуется 15 минут, чтобы вернуться к прежнему уровню концентрации. 

Группа исследователей из Университета Мюнстера выдвинули версию, что на работу или любую другую деятельность негативно влияет не переключение между задачами, а именно наличие нескольких задач. 

Мультизадачность и психика

Чтобы понять, почему многозадачность так сильно нас истощает, предлагаю заглянуть глубже — и разобраться, как вообще устроена человеческая психика.

Внимание ― не бесконечный ресурс

Внимание ― это узкое «окно» в сознании, через которое мозг фильтрует все, что происходит вокруг. Психологи выделяют селективное внимание (selective attention) в особый вид внимания. Оно отвечает за то, чтобы выбирать из множества стимулов только важные, и подавлять остальные.

Наш мозг способен сосредоточиться лишь на главной задаче, а все остальное остается фоном. Эксперименты с «окном внимания» («Attention-Window Task») показывают, что мы можем одновременно отслеживать не более двух простых объектов на периферии — стоит попытаться добавить третий, и уровень фокуса падает.

В рабочую память помещается 4-9 элементов информации

В рабочей памяти мы держим текущие задания, идеи и связи между элементами. По разным данным, человек может одновременно удерживать в уме от 4 до 9 элементов информации — и это при хорошей концентрации.

Ментальные модели — помощники в познании реальности

Когда мы работаем, особенно над чем-то сложным, — мы не просто вспоминаем или обрабатываем данные. Мы строим ментальные модели: как устроена система, что из чего следует, где слабое место, какие шаги предпринять.

Эти модели живут в рабочей памяти. Она же — первая, кто страдает от перегрузки: когда вы отвлекаетесь — даже просто на смену окна — мозг вынужден выгрузить старую модель из памяти и начать загружать новую.

Креативность требует времени на «инкубацию»

Подсознанию нужно время, чтобы объединить пазлы в одно решение. Мозг «перепаковывает» задачу и позволяет вдруг найти решение, которое пряталось в подсознании. При постоянных отвлечениях мозг работает фрагментировано, и креативные озарения просто не успевают «созреть».

Другими словами, вы не можете быть креативны, если в вашем расписании нет свободного времени или хотя бы времени на перекур.

Войти в поток не получится, если вас отвлекают

Поток возникает, когда сложность задачи соответствует уровню навыков: задача достаточно трудная, чтобы быть интересной, но не настолько, чтобы вызывать тревогу. В этом состоянии внимание сосредоточено, мотивация возрастает, а результаты превосходят ожидания. Для этого нужно полностью абстрагировался от внешних раздражителей.  

Мозг воспринимает мультизадачность как угрозу 

В условиях многозадачности человек быстрее раздражается, чаще совершает импульсивные действия, теряет мотивацию. Это как пытаться читать пять книг одновременно, но каждую по абзацу. 

Психологи предупреждают: когда задач много и все требуют внимания, мозг воспринимает это как «угрозу». Многозадачность увеличивает выработку кортизола и адреналина. Так падает способность принимать рациональные решения. Возникает ощущение цейтнота и контроля «ни над чем». 

Многозадачность растет — логика и последовательность падают

Многозадачность снижает и способность к системному мышлению. Решение сложной задачи требует логической последовательности: шаг за шагом, без скачков. Когда внимание «рвется» — логика тоже рвется. Появляется больше ошибок, упускаются ключевые зависимости, ухудшается финальный результат.

Но если многозадачность — это миф, почему он жив до сих пор? 

Ответ прост: он выгоден работодателям и цифровым платформам. Как пишет в своей статье журналистка Кристин Розен, первым — потому что им кажется, что сотрудник сможет успевать больше за меньшее количество времени.

Вторым — потому что мы постоянно «онлайн», а значит, непрерывно реагируем, кликаем, скролим, смотрим (а это напрямую влияет на их прибыль, поскольку многие платформы зарабатывают на рекламе). 

Вот почему вокруг нас — экосистема, построенная на постоянных отвлекающих факторах. Идея «многозадачность — это продуктивность» стала отличным топливом для этой системы.

Как снова стать однозадачным?

Если вы прочитали этот текст, то должны были заметить подвох: вы и так однозадачный. А теперь о том, как с этим жить. 

Не дайте внешним раздражителям себя отвлечь

Создайте физические и цифровые условия, где ничто не будет вас дергать. Автор подхода «глубокой работы» Кэл Ньюпорт называет это digital minimalism — осознанное потребление информации и контроль над тем, что получает доступ к вашему вниманию.

Канбан-доска — уже пример такой среды, где все структурировано и помогает концентрации. Смотрите: 

Система YouGile устроена так, что можно никогда не заходить в чужие доски, но быть в курсе всего необходимого в компании. Например, можно настроить сводки ― нужные статусы других задач будут падать к вам в единое пространство. 

Практикуйте «глубокую работу»

Выделяйте блоки времени (от 1 до 3 часов) на сосредоточенную работу. Это время — священное: никаких уведомлений, мессенджеров, вкладок и переключений.

В YouGile все уведомления настраиваются. Можно включать, отключать, добавлять условия ― вы хозяин вашей среды.  Администраторы могут включать расширение лимит задач в колонке ― это классика Канбан ― которая помогает не браться за все сразу. 

Общайтесь тогда, когда удобно вам

Асинхронные методы общения полезны, подтверждают Гарвардская школа бизнеса и Калифорнийский университет. Они уменьшают количество прерываний, с которыми сталкиваются работники в течение дня. 

В системе YouGile пассивная коммуникация имеет особый приоритет. Достичь этого помогают чаты внутри задачи, которые структурируют коммуникацию. Все обсуждение ведется вокруг задачи, и ничего не теряется.

Общайтесь в удобном формате

Многозадачность часто начинается с встреч, звонков и уточнений «на минутку». Кажется, что так быстрее — но на деле разрушает рабочий ритм. После созвона человеку в среднем требуется 15 минут, чтобы вернуться к прежней концентрации, помните?

Аналитики «Контур.Толка» опросили более 1200 офисных работников и выяснили, что популярнее мессенджеров — только звонки. Звонки безусловно нужны, однако в YouGile существует много инструментов, чтобы их заменить там, где созваниваться необязательно:

• Запишите видео экрана с голосовыми пояснениями, чтобы показать коллеге наглядно, где и что нужно исправить

• Отправьте голосовое сообщение, даже на всю команду ― система автоматически расшифрует его для участников чата, никому не придется слушать

• Позовите нужного человека в чат конкретной задачи и так вы не запутаетесь, что и где обсуждали, даже если он ответит через день.

Кстати, мы уже делились кейсом, как создали голосовые в системе YouGile с автоматической расшифровкой: для всех участников чата сразу, бесплатно, мгновенно и даже в push-уведомлении.

Выделяйте приоритетные задачи 

Если сложно определиться с приоритетами, можно использовать метод «важно/срочно» из матрицы Эйзенхауэра или просто выписать задачи от руки и расставить их в порядке значимости. Главное — сузить фокус до одного действия.

В YouGile можно использовать стикеры, чтобы помечать задачи по приоритетам, статусам или другим критериям. Просто, но эффективно.

А теперь представьте, что сейчас в вашей жизни есть только одна задача. Какая?