Представьте, что вы купили новый телефон. Но, несмотря на то, что его только достали из коробки, ежедневно, в конце дня, его операционная система даёт катастрофический сбой. Продолжали бы вы пользоваться таким вот дефектным телефоном? Нет, конечно. Вы отнесли бы его обратно в магазин, пожаловались бы и взяли бы новый аппарат.
Однако же, жизни многих людей работают на сбойных операционных системах. Они называются «списками дел». Встречался вам кто‑нибудь, кто управляет временем, используя списки дел, и реально завершает все запланированные на день задачи? Я таких людей не видел.
Приверженцы списков дел постоянно ведут списки всего, что они намереваются сделать, но в конце дня с удивлением обнаруживают, что список незавершённых задач становится не короче, а длиннее. На следующий день они повторяют всё тот же сизифов труд. Их дни, месяцы, а иногда и все те периоды времени, которые они отдают карьере, тратятся в полубессознательной спешке, в состоянии, когда они никогда не успевают сделать достаточное количество дел, несмотря даже на то, что используют приём, который должен сделать их более продуктивными.
Пришло время избавиться от постоянного стресса, от отравляющего жизнь чувства вины за то, что не поставил достаточно галочек в списке, и наконец понять, почему жизнь, которой управляет список дел — это нечто вроде жизни, работающей под управлением Windows 95.
Когда вы прочтёте эту статью, вы поймёте, что правильный подход к управлению временем — это использование расписаний, представляющих собой недельные календари с тайм‑боксами. Расписания — это гораздо лучше традиционных списков дел. Но прежде чем мы доберёмся до этого вывода — предлагаю поговорить о том, что не так со списками дел.
Не поймите меня неправильно: практики управления временем, как и любые другие инструменты, не являются по своей природе ни вредными, ни полезными. Всё сводится к тому, как именно ими пользуются. Молоток можно использовать для того чтобы построить дом или — чтобы врезать кому‑нибудь по голове. Когда речь идёт об использовании списков дел, то запись задач на листке бумаги или в приложении — это очень хорошо. Я постоянно так поступаю. С этим никаких проблем нет.
Я выступаю против того подхода, который многие люди используют для управления своими жизнями, применяя списки дел. Так, в течение десятилетий, поступал и я. Каждое утро, когда начинался рабочий день, первое, на что я смотрел, был список дел. Я начинал отмечать галочками пункты этого списка, не зная о том, что я использовал совершенно неправильный инструмент. Это — сбойная операционная система, и я рад, что я «поставил» обновление. Вот почему это так.
Списки дел поддерживают пагубные самостереотипы
Вы обращали когда‑нибудь внимание на то, насколько легче добавлять записи в список дел, чем их из него вычёркивать? Если бы нас ничто не ограничивало, мы бы просто заполняли наши списки дел всё новыми и новыми задачами, которые мы никогда не решим.
В те времена, когда я позволял спискам дел управлять моей жизнью, я винил себя за то, что не завершаю задачи. Я думал, что проблема во мне или в моей неспособности делать то, что запланировано. Я не понимал, что такой вот негативный внутренний диалог приводит к возникновению некоего стереотипа, который ещё сильнее снижает мои шансы на достижение целей.
В моей книге «Indistractable» («Неотвлекаемые») я писал о нескольких исследованиях, показывающих, что изменение поведения требует изменения самооценки. То есть — если некто хочет долго чем‑то заниматься, выполнять некие новые действия, он должен изменить собственный взгляд на самого себя.
Если вы хотите привести себя в форму — вы не можете сдаться через месяц после того, как дали себе «спортивное» новогоднее обещание. Вы должны видеть себя спортивным человеком, чтобы смочь всю оставшуюся жизнь держать себя в хорошей форме. Если вы хотите добиться социальных изменений — не только голосуйте; будьте избирателем. Если вы хотите покончить с прокрастинацией и обнаруживаете, что часто отвлекаетесь — не давайте себе обещаний, которые позже нарушите; будьте неотвлекаемым.
Может показаться, что разница между этими идеями совершенно незначительна, но несколько исследований продемонстрировали тот факт, что мы склонны подстраиваться под наше самовосприятие. Изменение самооценки предшествует изменению поведения.
Какую самооценку формирует вечно незавершённый список дел? Хотя и не было исследований, направленных именно на этот вопрос, из существующих работ можно сделать вывод о том, что такая самооценка не будет позитивной. Наличие постоянного напоминания о том, что не сделал того, что обещал, бетонирует соответствующий самостереотип. Мы начинаем видеть себя по‑другому. День за днём, неделя за неделей, год за годом тот факт, что мы не делаем того, что говорим, наносит вред нашей психике.
В итоге мы не без сожаления принимаем тот факт, что мы не делаем того, что решили сделать.
Мы говорим себе: «Доделаю завтра», или: «Что изменит ещё один день?».
Мы повторяем этот цикл до тех пор, пока, в конце концов, подсознательно, начинаем говорить не о том, чем мы занимаемся, а о том, кто мы есть.
Теперь мы говорим: «Я не дружу с дедлайнами», или: «У меня, похоже, низкая устойчивость внимания».
Сталкиваясь с постоянным диссонансом между тем, что мы пообещали сделать, и тем, чего мы реально достигли, мы начинаем считать проблемой самих себя. Мы перестаём задаваться вопросом о том, хороша ли наша система управления временем, и начинаем думать, что «Возможно — дело во мне».
Мы верим в самоисполняющееся пророчество. Именно это произошло со мной: я позволил себе поверить в то, что я отношусь к тому типу людей, которые «легко отвлекаются», и в результате я стал тем человеком, который всё больше и больше склонен к тому, чтобы отвлекался. Я начал говорить себе, что я был «плох в управлении моим временем» и начал поступать в соответствии с этой идеей.
Как на грех, вокруг витает бесчисленное множество приложений для ведения списков дел, да и «лайфхаки» продуктивности говорят нам: «Чтобы сделать дело — надо его записать». В результате неудивительно то, что мы, подвергаясь самым разным воздействиям, начинаем думать о том, что наша проблема — это мы сами. Но, на самом деле, проблема не во мне и не в вас. Всё дело в порочной методологии составления списков дел.
Списки дел ведут к тому, что люди отвлекаются?
Списки дел должны заставлять людей выполнять задачи. Но так не получается. Вместо этого управление жизнью с использованием списков дел ведёт к тому, что человек больше, а не меньше отвлекается от дел. Для того чтобы понять причину этого явления, сначала нужно разобраться с тем, что такое, на самом деле, «отвлечение».
Отвлечение — это любое действие, которое отдаляет нас от того, что мы решили делать. Противоположность отвлечения (distraction) — не «сосредоточение» (focus). Это — «вовлечение» (traction). Оба слова имеют один и тот же латинский корень — trahere, который означает «тянуть». Оба слова, кроме того, оканчиваются одним и тем же фрагментом из шести букв, «action» (действие), напоминая нам о том, что и «traction», и «distraction» — это действия, которые мы решаем предпринять, а не события, которые происходят с нами по воле случая.
Понимание различия между вовлечением и отвлечением — это очень и очень важно. Но, даже понимая это, мы не можем назвать нечто «отвлечением» до тех пор, пока мы не знаем, от чего это «нечто» нас отвлекает. В результате человек не сможет сказать «меня отвлекли» до тех пор, пока он заранее не определится с тем, во что он в данный временной промежуток вовлечён.
Как определить, что является отвлечением, а что — вовлечением? Это почти никак не связано с самой деятельностью, о которой идёт речь. Различить их позволяет наличие заранее обдуманного намерения.
Игру в видеоигры или просмотр телевизора можно отнести к категории действий, характеризуемых как «вовлечение», если это именно то, на что человек планировал потратить своё время. И наоборот — решение задачи, работу над которой многие люди с гордостью отнесли бы к категории «продуктивно проведённого времени», может оказаться страшным «отвлечением» — в том случае, если это — не то, на что некто решил выделить время.
Когда я пользовался списками дел, я начинал утро с выставления галочек напротив задач, считая, что всё у меня идёт как надо. Я не осознавал, что позволяю моему списку дел вести меня к отвлечению. Это не давало мне достигать моих целей.
Например, даже когда я знал, что надо мной висит большой проект, и мне надо потратить утро на работу над ним, чтобы соблюсти дедлайн, взгляд на мой список дел давал мне разрешение на то, чтобы удрать от главной задачи и заняться чем‑то (чем угодно) другим.
Ох! Список дел сообщает мне о том, что пришло время перегруппировать иконки на рабочем столе, воспользовавшись особым образом окрашенными папками, расположенными в алфавитном порядке? Отлично! Полагаю, я сделаю это очень быстро, прежде чем приступлю к работе над отчётом, которую я всё откладываю.
Когда с этим делом будет покончено, я, возможно, всё ещё не буду ощущать в себе достаточно решимости для того чтобы приступить к тяжёлой работе, связанной с отчётом. Поэтому я возьмусь за реорганизацию моего списка дел, чтобы точно знать о том, что должно быть сделано в ближайшие шесть лет. А к написанию отчёта я вернусь позже… а может и не вернусь.
Список дел позволяет нам отвлекаться на простые или срочные задачи ценой отказа от важных дел. Нас сбивает с правильного пути самая пагубная разновидность отвлечения — такая, жертвой которой мы становимся, даже не осознавая этого. Мы бежим всё быстрее и быстрее во имя доведения дел до завершения, не понимая, что бежим мы в неправильном направлении
Мы не понимаем, что не выделяем время, необходимое для работы над самыми важными задачами. Мы оправдываем это тем, что «всё равно не осталось достаточно времени», или тем, что «я не в настроении», и, после пары щелчков мышью в списке дел, важные дела исчезают, перенесённые на следующий день или на следующую неделю.
«Я точно займусь этим завтра», — говорим мы себе. Но, конечно, если не поменять никуда не годную систему списков дел, то же самое будет повторяться изо дня в день, не давая нам надежды выбраться из этой системы.
Так будет происходить до тех пор, пока к нам вплотную не приблизится очередной дедлайн. Тогда мы начинаем понимать, что могли бы работать лучше, что могли бы избавиться от тяжкого стресса, если бы уделяли время важному проекту, занимаясь им тогда, когда сами же и запланировали. Вместо этого мы, когда нам не хотелось заниматься важными запланированными делами, позволяли спискам дел отвлекать нас на пустячные задачи, выполнение которых давало нам обманчивое ощущение того, что мы продуктивно работаем.
Списки дел разрушают радость жизни
И наконец, возможно — самый неприятный факт о списках дел, касающийся того, как они влияют на наше свободное время. Я называю этот феномен «тиранией списков дел».
Тиран — это «жестокий деспот, злой мучитель». Тиран заставляет подданных делать что‑либо против их воли и вселяет страх в сердца людей. Ну ладно, может я, ради драматизма, что‑то преувеличиваю. Ведь никому не отрубили голову за то, что он бросил вызов своему списку дел. Правда, списки дел заставляют нас терять голову несколько иными способами. В частности — они занимают наше сознание как вражеская армия, вгоняют нас в стресс и вытягивают из нашей жизни удовольствие.
Прежде чем я организовал государственный переворот, направленный на свержение власти списков дел, я позволял незавершённым задачам вторгаться в мои мысли и в свободное время. Я усаживался за стол перед приятным семейным ужином и тут же начинал размышлять обо всех тех делах, напротив которых в списке дел не было галочек. Позже, когда я играл с дочерью, эти галочки мучили меня, а иногда не давали спать по ночам, вызывая беспокойство.
В ходе недавнего исследования было обнаружено, что навязчивые мысли, в том числе — размышления о том, что мы «должны» делать, могут уничтожать наслаждение, получаемое от самых важных удовольствий нашей жизни. Сила тирании списков дел кроется не только в их способности впустую тратить наше время во время работы, но и в их возможности захватывать наши умы в те моменты, когда мы пытаемся просто жить.
Исследования, включающие анализ времени, которое люди тратят на что‑либо, показали, что американцы сильно недооценивают то, сколько у них есть свободного времени. Во многих западных государствах и матери, и отцы проводят с детьми значительно больше времени, чем в предыдущих поколениях. Но при этом, даже хотя у американцев есть время на то, чтобы смотреть телевизор, в среднем, по пять часов в день, они сообщают, что чувствуют большую загруженность разными делами.
Мы тратим массу времени на «расслабление», но при этом, вот уж ирония судьбы, чувствуем себя менее расслабленными даже тогда, когда отдыхаем.
Подозреваю, что очень немногие современные работающие профессионалы, особенно — высокоэффективные профессионалы, вообще помнят о том, какое оно — свободное время. Они просто забыли о том — какие замечательные ощущения даёт умственное спокойствие, когда тратишь время, полностью посвятив его детям или прогулке.
Но, к нашей радости, есть один способ, подтверждённый научными исследованиями, который позволяет нам вернуть себе утраченное счастье каждой минуты нашей жизни.
Лучший список дел — это расписание
Для того чтобы освободиться от тирании списков дел, нужно избавиться от привычки смотреть в список для того чтобы понять, что делать дальше. А чем пользоваться вместо этого? Пришло время обновить операционную систему вашей жизни и вместо списков дел воспользоваться инструментами для составления расписаний.
Кажется, что вести расписание — это просто, но большинство людей этого не делают (или не делают это правильно). Они забрасывают одно‑два совещания в свой календарь, а остальное его пространство оставляют пустым. Но тут лучше использовать подход, который психологи называют «установкой реализационного намерения». Этот причудливый термин описывает процесс принятия решения о том, что и когда собирается делать человек.
Единственный способ отделить вовлечение (то, что решено сделать) от отвлечения (от всего остального) — это заранее планировать то, на что будет потрачено время.
Ведения календаря задач полезно не только для дел, связанных с работой. Человек может выделять время на общение с теми, кто ему важен, и на саморазвитие. Этот подход позволяет исправить все три недостатка управления временем с помощью списков дел.
Во‑первых, если человек видит себя тем, кто строит расписания, а не тем, кто составляет списки дел, это улучшает его представление о себе. Как мы уже знаем, оценка самого себя на основании того, сколько галочек ты выставил в списке дел — это ужасная идея. Люди очень плохо справляются с прогнозированием того, сколько времени им понадобится для завершения некоей задачи. Это ведёт к нашей привычной неспособности завершать задачи в списках дел. С этого момента оценивайте себя не по критерию «какие задачи я завершил», а по критерию «делал ли я в течение заданного мной времени то, что запланировал делать, не отвлекаясь».
Вместо того чтобы поддерживать представление человека о себе как о том, кто переносит незавершённые задачи с одного дня на другой и не может выполнять своих обязательств, правильно построенное расписание способствует развитию личностной целостности, укрепляя её с каждым временным блоком, который был пройден без отвлечений на что бы то ни было.
Во‑вторых — расписания, составляемые заранее, способствуют тому, что люди меньше отвлекаются. Это отличает их от списков дел, которые имеют склонность подталкивать нас к работе над срочными или простыми задачами, отвлекая от важных дел. Наличие расписания повышает вероятность того, что человек не собьётся с курса. Это так благодаря тому, что в расписаниях имеются ограничения в виде фиксированных промежутков времени. Когда человек знает о том, что на работу над задачей у него есть только час, он становится более сосредоточенным, не позволяя себе заниматься не пойми чем.
И наконец — использование расписания возвращает людям радость жизни, избавляя от постоянного ощущения того, что им надо заниматься не тем, чем они занимаются, а чем‑то другим. Если вы запланировали время для того чтобы поиграть в видеоигры — вы сможете спокойно и с удовольствием играть, не думая о том, что должны заняться чем‑то другим, или о том, что должны быть в каком‑то другом месте. Вы наконец сможете наслаждаться свободным временем, не испытывая при этом чувства вины. На самом деле, если при таком подходе попытаться поработать во время, запланированное для развлечений, это уже будет отвлечением, так как работа окажется не тем, что было запланировано.
Если вы готовы к тому, чтобы составить собственное расписание — вот подробное руководство по этому вопросу и специальный инструмент. Я, кроме того, прошёлся тут по обычным оправданиям и возражениям, возникающим у людей по поводу составления расписаний, а так же рассмотрел важные шаги, позволяющие выжать всё что можно из календаря, подходя к делу как учёный, а не как сержант‑инструктор.
Переходя от списков дел к расписаниям, вы присоединяетесь к другим людям, изменившим свои взгляды, среди которых — и знаменитости вроде Марка Андрессена. Он, возможно, самый известный инвестор Кремниевой долины. В своём широко известном материале о личной продуктивности Андрессен уверенно заявил: «не ведите расписание». Его совет заставил меня задуматься. Как такой умный человек может отвергать результаты тысяч исследований, утверждающих обратное и прошедших проверку его коллегами?
В то время мой довод против приспешников Андрессена заключался в следующем: возможно то, что подходит ему — это исключение, которое идёт вразрез с правилом. Но 13 лет спустя Андрессен изменил мнение. Оказалось, что и ему не подходила жизнь, в которой нет расписаний.
В недавнем интервью Андрессен сказал: «Я, в сущности, совершил разворот на 180 градусов, отказавшись от модели, которой следовал уже 13–14 лет… Прямо сейчас мой обычный день, в буквальном смысле, очень близок к тому, что записано в календаре. Я стремлюсь к тому, чтобы „запрограммировать“ мои дни настолько, насколько это в моих силах».
Добро пожаловать в клуб составителей расписаний, Марк!
У Андрессена нет недостатка в деньгах, но в его сутках, как и у меня, и у вас, те же самые 24 часа. Он понял, что ведение расписания позволяет ему посвящать его ценные часы тому, что имеет для него наибольшее значение. (Примечание: взгляните на другие мои статьи по управлению временем.)
Андрессен достоин уважения за то, что на глазах у всех обновил операционную систему своей жизни. Мы все можем обновить наши ОС и научиться тому, как брать от времени больше, чем берём сейчас. К счастью, это обновление совершенно бесплатно.
P. S. Вам любопытно узнать о том, что такое «тайм‑боксы»? Если так — посмотрите моё видео о том, как создать расписание на неделю с применением этого инструмента.
О, а приходите к нам работать? 🤗 💰
Мы в wunderfund.io занимаемся высокочастотной алготорговлей с 2014 года. Высокочастотная торговля — это непрерывное соревнование лучших программистов и математиков всего мира. Присоединившись к нам, вы станете частью этой увлекательной схватки.
Мы предлагаем интересные и сложные задачи по анализу данных и low latency разработке для увлеченных исследователей и программистов. Гибкий график и никакой бюрократии, решения быстро принимаются и воплощаются в жизнь.
Сейчас мы ищем плюсовиков, питонистов, дата-инженеров и мл-рисерчеров.
