Про процесс ДХП (документальный ход проекта)

Исторически в агентствах за документальным ходом проектов следят менеджеры. У нас тоже всегда было так. Однако проекты росли и усложнялись, а параллельно росла сложность документальных отношений с заказчиками, вследствие чего РП всё чаще начинали забивать на тщательный контроль документов и возникла острая необходимость в разделении труда.

Поэтому мы создали отдел администраторов проектов, которые ведут процесс ДХП. Они обеспечивают регулярный анализ клиентской документации и контроль соответствия фактического хода работ букве договора.

Администратор проекта закреплен за несколькими проектными офисами и ведёт до 10 активных клиентов. По итогу этой работы проектной команде и руководству раз в месяц уходят письма с документальным статусом проекта, выглядят они вот так:

Таким образом мы:

• контролируем все документальные риски и узнаем о них заблаговременно;

• снижаем риски непреднамеренного нарушения условий договора;

• получаем дополнительный источник информации о потенциальном срыве сроков проекта;

• разгружаем руководителей проектов;

• передаем весь документальный процесс специалистам с опытом в этой сфере и с фокусом на эту составляющую;

• контролируем и уменьшаем объем работы без подписанных документов.

Больше материалов об управлении IT-компанией — на странице нашего исполнительного директора Сергея Кожемякина в одной из соцсетей. Прежде чем перейти по ссылке, включите VPN.