От переводчика. В настоящее время наша компания ведет активную работу по созданию и внедрению систем электронного архива проектной и конструкторской документации. Начиная публикацию цикла статей по данной тематике, в который войдут как оригинальные тексты, так и переводные материалы, мы хотели бы предложить вниманию наших читателей статью Лена Аспри, австралийского специалиста в области ECМ, посвященную проблемам использования ECM-систем для работы с чертежами. Статья написана в 2006 году, но затрагиваемая в ней проблематика не утратила своей актуальности и сегодня: автор ведет речь о специфике чертежей как особого вида документов, о проблемах совместимости форматов хранения технической информации, о практических аспектах внедрения ECM-решений для работы с чертежами. При переводе текстов по ECM-проблематике неизбежно встает проблема адекватной передачи терминологии. Для многих терминов достаточно сложно подобрать адекватные русские эквиваленты. Поэтому в переводе данной статьи мы в некоторых случаях сознательно отказываемся от калькирования английских выражений и передаем их при помощи уже закрепившихся в русском языке оборотов. Так, в некоторых случаях мы передаем аббревиатуру ECM (Enterprise Content Management) как СЭА (система электронного архива). Мы считаем этот шаг вполне оправданным, так как: (1) системы электронного архива принадлежат к классу ECM-систем; (2) в статье чертежи рассматриваются как записи (records), а термин «системы управления записями» (ERM, electronic records management) в русском языке не прижился, и для обозначения ERM-систем в русскоязычных публикациях гораздо чаще употребляется термин СЭА.
Чертежи являются носителями важной информации во многих государственных и коммерческих организациях, однако им еще не уделяется должного внимания при внедрении СЭА.
Чертежи важны уже потому, что они представляют такие активы предприятия, как здания, машины и оборудование. Вместе с технической документацией чертежи описывают эти активы.
Чертежи вполне можно рассматривать как записи, свидетельствующие о проектной и конструкторской активности, но при этом специалисты в области управления информации нередко недооценивают их важность, что зачастую подвергает организацию серьезному риску.
Нередко бывает так, что чертежам не уделяют внимания до возникновения чрезвычайной ситуации. К сожалению, в таких ситуациях нередко имеет место и потеря капитальных активов (Прим. перев.: работа по систематизации и переводу в электронный вид документации Саяно-Шушенской ГЭС началась лишь после печально известных событий августа 2009 года. В это же время наша компания оцифровывала проектные и технические документы Богучанской ГЭС).
Риск возникновения чрезвычайной ситуации может усугубляться в том числе и по причине неправильного обращения с чертежами. Например:
- Чертежи в организации создаются с помощью CAD-программ, но затем распечатываются и отправляются на хранение в бумажном виде. Все изменения в проекте отображаются на бумажных чертежах.
- Организация сканирует чертежи и использует цифровые копии в работе, но все надписи и отметки о выполнении работ делаются исключительно в бумажных вариантах чертежей.
Необходимо также понять, какие чертежи в организации являются контролируемыми, а какие — неконтролируемыми документами. Если цифровые чертежи являются контролируемыми, а бумажные — неконтролируемыми, то следует определить, каким образом осуществляется пересмотр чертежей и установка отметок о выполнении работ. И цифровая, и бумажная версия чертеже могут одновременно считаться контролируемыми документами. Но даже в этом случае должна быть четко продумана процедура синхронизации внесения изменений в документы.
Следует четко описывать свойства чертежей. Метаданные чертежа могут включать его номер, название, номер версии, даты изменения и утверждения, и т. п. Свойства чертежа могут также включать классификационную структуру, которая может быть извлечена из внешней системы: например, место чертежа в ERP-системе предприятия.
При внедрении системы электронного архива нужно учитывать и принятый в организации подход к нумерации чертежей. Необходимо, чтобы все использованные программы поддерживали принятую систему нумерации. То же самое касается системы нумерации версий чертежей.
Исходя из специфики работы организации, ECM-специалист должен описать жизненный цикл чертежа и понять, какие свойства чертежа изменяются на каждой конкретной стадии жизненного цикла (номер версии и т. п.). Нужно также разобраться в том, кто и каким образом получает возможность просмотра, копирования, редактирования чертежа на разных стадиях работы.
Получив представление о бизнес-процессах, о специфике изображенных на чертежах объектов и о соотношении разных форматов чертежей, ECM-специалист должен понять, каким образом внедрение СЭА позволит оптимизировать бизнес-процессы, расширить возможности обмена информацией и повысить качество работы.
Следует рассмотреть возможность координации с другими информационными системами (с ERP-системами в частности), автоматизация процессов редактирования и утверждения чертежей, работы с различными форматами чертежей и т. п. И это — далеко не полный список.
