Поскольку под «управлением проектами» и тем более под «ПО для управления проектами» могут подразумеваться совершенно разные вещи, сразу оговоримся, что мы не рассматриваем eDocLib как альтернативу Microsoft Project или Oracle Primavera. В тоже время, заметим, что зачастую огромный функционал этих продуктов используется не более чем на несколько процентов. В данном материале рассказывается о небольшой разработке, построенной на основе системы eDocLib, уже использующейся в для других целей, позволившей отказаться от покупки лицензий на специализированное ПО
Описание решаемой задачи
Итак, для чего, в первом приближении, нам необходимо специальное ПО для управления проектами? В конкретном реализованном нами случае (и думается, это довольно распространенный случай) – в первую очередь для контроля сроков выполнения работ. Как правило, при выполнении задачи она разделяется на несколько ключевых этапов, при этом для каждого этапа определяется его продолжительность и сотрудник, ответственный за его выполнение. В дальнейшем, сроки выполнения работ традиционно сдвигаются, а ответственному за весь процесс необходимо отслеживать реальные сроки и каким-либо образом добиваться выполнения работ в оговоренные сроки. При большом числе заданий для каждого из сотрудников, актуальным становится отслеживание дедлайнов по своим работам, с тем, чтобы не пропустить необходимый срок выполнения. Традиционным средством коммуникации участников группы, в отсутствие специального ПО, выступает электронная почта. Что, понятное дело, далеко не всегда удобно с точки зрения совместного редактирования документов, контроля версий итп. Таким образом, основной решаемой задачей было автоматизация учета этапов работы над проектами, ведение фактического поэтапного графика работ и создание общих рабочих областей для проектных групп.
Решение.
Прежде чем перейти к описанию реализации задачи на платформe eDocLib, расскажем в двух словах о самой системе. eDocLib представляет собой гибко настраиваемое решение, позволяющие в короткие сроки организовать электронное хранилище данных произвольной структуры, настроить визуальное представление этих данных и сразу получить «из коробки» весь функционал для работы с произвольными документами – каталогизацию, рубрикацию, контроль версий, разграничение доступа, совместную работу, поисковые возможности, веб-доступ, кастомизацию рабочих мест пользователей итп. Общая идея решения довольно простая – используем платформу еDocLib, создаем новые типы данных «Проекты» и «Этапы выполнения проектов», настраиваем рабочие места таким образом, чтобы при входе в систему пользователь видел список объектов типа «Этап», по которому он назначен ответственным и срок выполнения которых истекает в ближайшее время ( неделю, месяц или квартал в зависимости от настроек). Далее с помощью простых скриптов реализуем пересчет календарного плана и обновление данных для каждого объекта «Этап» при внесении изменений в сроки выполнения какого-либо из предыдущих этапов. Собственно, почти все. Осталось только выделить в eDocLib группы пользователей системы и назначить им соответствующие права на работу с новыми объектами в соответствии с их ролями в рабочей группе. Вся остальная функциональность – выдача поручений и получение отчетов об исполнении, протоколирование действий пользователей, хранение материалов, относящихся к работе над каждой задачей, их неформальное обсуждение, ведение истории изменений, оповещение участников рабочей группы об изменениях по электронной почте – обеспечивается штатными средствами eDocLib.
Все перечисленные настройки неспешно выполняются за несколько часов. Вряд ли будет интересно, останавливаться на подробном описании сделанных настроек, они полностью соответствуют документации, поставляемой в комплекте c еDocLib, но в случае востребованности можем предоставить подробное пошаговое руководство.
О финансовой составляющей
Стоимость лицензий на 20 пользователей системы eDocLib составляет около 45000 рублей. Время на общую доработку «коробочной версии» менее 4 часов( разумеется, человеку незнакомому с продуктом также потребуется какое-то время на предварительное знакомство с продуктом и средствами его доработки). Конечно же, реализованный функционал очень далек от специализированных систем, но тем не менее благополучно решает задачу организации совместной работы и контроля сроков выполнения проекта. При этом найденное решение находится вне конкуренции с точки зрения цены и затрат на введение системы в эксплуатацию.
Описание решаемой задачи
Итак, для чего, в первом приближении, нам необходимо специальное ПО для управления проектами? В конкретном реализованном нами случае (и думается, это довольно распространенный случай) – в первую очередь для контроля сроков выполнения работ. Как правило, при выполнении задачи она разделяется на несколько ключевых этапов, при этом для каждого этапа определяется его продолжительность и сотрудник, ответственный за его выполнение. В дальнейшем, сроки выполнения работ традиционно сдвигаются, а ответственному за весь процесс необходимо отслеживать реальные сроки и каким-либо образом добиваться выполнения работ в оговоренные сроки. При большом числе заданий для каждого из сотрудников, актуальным становится отслеживание дедлайнов по своим работам, с тем, чтобы не пропустить необходимый срок выполнения. Традиционным средством коммуникации участников группы, в отсутствие специального ПО, выступает электронная почта. Что, понятное дело, далеко не всегда удобно с точки зрения совместного редактирования документов, контроля версий итп. Таким образом, основной решаемой задачей было автоматизация учета этапов работы над проектами, ведение фактического поэтапного графика работ и создание общих рабочих областей для проектных групп.
Решение.
Прежде чем перейти к описанию реализации задачи на платформe eDocLib, расскажем в двух словах о самой системе. eDocLib представляет собой гибко настраиваемое решение, позволяющие в короткие сроки организовать электронное хранилище данных произвольной структуры, настроить визуальное представление этих данных и сразу получить «из коробки» весь функционал для работы с произвольными документами – каталогизацию, рубрикацию, контроль версий, разграничение доступа, совместную работу, поисковые возможности, веб-доступ, кастомизацию рабочих мест пользователей итп. Общая идея решения довольно простая – используем платформу еDocLib, создаем новые типы данных «Проекты» и «Этапы выполнения проектов», настраиваем рабочие места таким образом, чтобы при входе в систему пользователь видел список объектов типа «Этап», по которому он назначен ответственным и срок выполнения которых истекает в ближайшее время ( неделю, месяц или квартал в зависимости от настроек). Далее с помощью простых скриптов реализуем пересчет календарного плана и обновление данных для каждого объекта «Этап» при внесении изменений в сроки выполнения какого-либо из предыдущих этапов. Собственно, почти все. Осталось только выделить в eDocLib группы пользователей системы и назначить им соответствующие права на работу с новыми объектами в соответствии с их ролями в рабочей группе. Вся остальная функциональность – выдача поручений и получение отчетов об исполнении, протоколирование действий пользователей, хранение материалов, относящихся к работе над каждой задачей, их неформальное обсуждение, ведение истории изменений, оповещение участников рабочей группы об изменениях по электронной почте – обеспечивается штатными средствами eDocLib.
Все перечисленные настройки неспешно выполняются за несколько часов. Вряд ли будет интересно, останавливаться на подробном описании сделанных настроек, они полностью соответствуют документации, поставляемой в комплекте c еDocLib, но в случае востребованности можем предоставить подробное пошаговое руководство.
О финансовой составляющей
Стоимость лицензий на 20 пользователей системы eDocLib составляет около 45000 рублей. Время на общую доработку «коробочной версии» менее 4 часов( разумеется, человеку незнакомому с продуктом также потребуется какое-то время на предварительное знакомство с продуктом и средствами его доработки). Конечно же, реализованный функционал очень далек от специализированных систем, но тем не менее благополучно решает задачу организации совместной работы и контроля сроков выполнения проекта. При этом найденное решение находится вне конкуренции с точки зрения цены и затрат на введение системы в эксплуатацию.
