Мне одному кажется что нужно не костыли городить, а нанять нормального руководителя способного структурировать работу подчинённых, которые будут вести базу знаний?
Я бы ушёл с такой работы в первый же день, "где-то там" XD на этой работе счастья не будет 146%.
Ищем-ищем нужное…