Возьмем типового корпоративного заказчика, допустим, банк. В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление, потребности которых в работе с документами едва ли можно удовлетворить при помощи обычной СЭД. Причем не надо путать задачу обеспечения деятельности коллегиальных органов с так называемым «АРМом Руководителя», который есть в некоторых СЭД. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, в принципе такой же участник бизнес-процесса, как и любой другой сотрудник, он тоже согласует и утверждает документы. Только в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны. Короче говоря, руководителям нужно ограниченное подмножество функций СЭД, упакованное в красивый и удобный интерфейс на планшете, но это все-таки СЭД, а не какая-то другая система.
А когда мы говорим об автоматизации коллегиальных органов, типа совета директоров и правления, то на первый план выходит коллективная работа и поддержка процессов корпоративного управления, для чего используются специализированные системы. СЭД, даже с «АРМ Руководителя», не покрывает этот комплекс задач.
Предыстория: все началось с СЭД
Переместимся немного в прошлое. В Алмазэргиэнбанке в 2013 году было принято решение о модернизации СЭД, и год спустя была внедрена система ТЕЗИС, вместо прежней СЭД «ДЕЛО», которая использовалась только канцелярией. Заказчик, сопоставив стоимость развития системы на весь банк, и стоимость внедрения новой системы, и поняв, что суммы примерно одинаковы, сделал вывод, что можно посмотреть что-то посовременнее. Выбирали между WSS Docs и СЭД ТЕЗИС (как наиболее современными и реализованными на веб-клиенте). В итоге выбрали ТЕЗИС из-за нетребовательности к каналам связи и клиентским машинам, хороших референсов от банков и удобного интерфейса.
Внедрение ТЕЗИС в стандартной конфигурации прошло в 2014 году, плюс была выполнена миграция 20 тысяч документов из СЭД «ДЕЛО». Кстати, сейчас поток информации значительно вырос – в ТЕЗИС только за месяц заводится 15 тысяч новых документов. Уже через год заказчик захотел расширить функциональность решения — тогда и возникла тема с автоматизацией работы правления. В принципе, ход логичный: если типовые процессы автоматизированы, стоит позаботиться и о других значимых для бизнеса вещах – а обеспечение деятельности высшего руководства банка в этом ряду имеет весьма высокий приоритет.
Переход количества в качество: когда руководителей собирается много
Как учит нас философия, количество переходит в качество. Если просто собрать в одной комнате много руководителей, например, всех членов правления банка, пусть даже каждого со своим планшетом, подключенным к СЭД, коллективной работы у них не получится.
Для того, чтобы провести в электронной форме заседание коллегиального органа, системе нужно добавить некое новое качество – нужны другие функции: планирование заседаний, управление повесткой, подготовка вопросов и материалов (документов) к ним, голосование и оформление протокола. И не забываем о контроле исполнения, который тоже здесь реализуется иным образом.
Именно это и попросил наш заказчик – сделать так, чтобы управляющие органы банка могли работать на мобильных устройствах, принимать решения на совещаниях и контролировать их выполнение. Причем заказчик настаивал, чтобы это было нативное приложение, а не просто веб-клиент СЭД, запускаемый на планшете. Сначала мы предложили вариант доработки нашей мобильной версии системы ТЕЗИС, но цена такой доработки оказалось слишком высока. (Что логично – заказная система всегда дороже тиражной.)
Заказчик посмотрел несколько специализированных систем для коллегиальных органов, затем мы показали ему BoardMaps, и в итоге решили сделать интеграцию с этим продуктом– чтобы председатель и члены правления банка во время заседаний могли работать на своих iPad'ах в приложении BoardMaps и принимать решения по вопросам повестки.
Якутск – Самара – Москва
География проекта получилась распределенной: заказчик в Якутске, наша компания Хоулмонт – в Самаре, а партнер – компания Дэшборд Системс – в Москве. Сначала мы связались с авторами BoardMaps и предложили интегрировать наши продукты. Затем мы вместе съездили в Якутск, показали заказчику, как будет работать система для коллегиальных органов в связке с ТЕЗИС и договорились, что BoardMaps будут пользоваться только члены правления и секретари, а все остальные сотрудники банка останутся в ТЕЗИС – такое разделение основано на функциональных свойствах обоих продуктов, простым сотрудникам не нужен BoardMaps, а членам правления вовсе необязательно заходить в ТЕЗИС.
Забегая вперед, можно сказать, что разработка велась фактически удаленно, только коллегам из Москвы пришлось съездить в Якутск, чтобы установить и настроить свой сервер и провести обучение. А изменения в СЭД мы накатывали удаленно, сначала на тестовый сервер, затем и на продуктив. Эта практика у нас была хорошо отработана, поскольку система уже год стояла в эксплуатации.
У нас в компании вся разработка идет удаленно. Специалист выезжает только на предпроектное обследование, пишет спецификацию, и в крайних случаях выезжает на уточнение спецификации. Дальше уже выезжает специалист для внедрения. В данном проекте с нашей стороны и внедрения особо не понадобилось – ТЕЗИС в Якутске уже знали и рядовые пользователи, и руководители.
Организация взаимодействия двух команд не вызвала затруднений – с ребятами из BoardMaps работалось довольно легко потому что они тоже были заинтересованы во внедрении своей системы у нашего заказчика. Общались напрямую с программистами, и вместе PM-или, придумывали решения, как будет происходить движение информации.
Интеграция: что, зачем и как
С точки зрения бизнеса процесс выглядит следующим образом: изначально совещания планируются в BoardMaps, их готовят секретари. То есть, собирают вопросы, формируют повестку, оповещают участников о предстоящем заседании и т.д. Непосредственно в ходе заседания организуют доклады по вопросам согласно повестке, ставят на голосование проекты решений, и фиксируют результаты голосования. После того, как заседание завершается, секретарь оформляет протокол и создает в системе поручения, которые были даны по рассмотренным вопросам.
Не забываем, что все это происходит в закрытой для доступа всех сотрудников системе, предназначенной исключительно для членов правления. Как исполнители узнают, что им назначено поручение? Как они смогут отчитаться о его выполнении, если они не работают с этой системой? То есть, получается инициатором всей интеграции становится BoardMaps: поручения, созданные там по итогам заседания должны попасть к нам в ТЕЗИС (вместе с протоколом совещания), чтобы передать их исполнителям.
Дальше запускается стандартный процесс обработки задач в ТЕЗИСе, исполнители свои задачи выполняют, и результат этого выполнения — то есть, когда сотрудник нажимает кнопку «Выполнено», прикладывая какой-то документ как вложение – этот результат уходит обратно в BoardMaps. Ознакомление с протоколом заседания также можно запустить в виде процесса в ТЕЗИС. Получается, что поручение в BoardMaps мэппится с задачей ТЕЗИС. Как только в СЭД задача выполняется, поручение становится выполненным и в системе автоматизации работы правления.
Правда жизни: оба API пришлось допиливать
В идеальной картине мира оба продукта обладают полным и совершенным API, поэтому их интеграция выполняется легко и быстро. Но мы с вами живем там, где сферические кони не обитают. Каждый из продуктов был заточен на свою предметную область и поэтому при всем их внешнем сходстве – вроде и там, и там происходит какая-то работа с документами и задачами – все равно API пришлось дорабатывать.
На стороне ТЕЗИС нужно было сделать две вещи. Во-первых, добавить возможность забирать данные из поручений BoardMaps – то есть, заполнять поля задач по определенному алгоритму. Во-вторых, при работе с протоколом заседания блокировать все процессы кроме ознакомления — потому что протокол согласовывается и утверждается в BoardMaps.
Коллегам из Дэшборд Системс тоже пришлось потрудиться – им нужно было блокировать сами поручения, пока они находятся на исполнении в ТЕЗИСе, чтобы в BoardMaps нельзя было случайно проставить отметку о выполнении поручения, пока исполнитель не отчитался в СЭД.
В результате мы получили возможность организовать сквозной процесс, когда решения, принятые на самом верху, на заседании правления банка, спускаются в подразделения и доводятся до конкретных исполнителей, используя привычный механизм СЭД. Причем эти задачи можно декомпозировать, переназначать, делегировать – то есть, использовать все богатство возможностей управления бизнес-процессами в ТЕЗИС. И обратно: председатель и члены правления могут увидеть результат исполнения своих поручений непосредственно в системе автоматизации работы коллегиальных органов, не заходя в СЭД.
Как быть, когда требования плавают
Хорошо, когда заказчик точно знает, чего он хочет, умеет это формулировать, и в ходе проекта все требования отражаются в подробной спецификации. На самом деле, требование было одно: хотим, чтобы правление банка работало через свои мобильные устройства и все было удобно и красиво. И чтобы в BoardMaps не работали основные сотрудники, а только члены правления и секретари совещаний. Не слишком четко, да?
Кабы схемку аль чертеж,
Мы б затеяли вертеж,
Ну а так — ищи сколь хочешь,
Черта лысого найдешь!…
– даже двое из ларца, Тит Кузьмич и Фрол Фомич, отказывались работать при таких неопределенных вводных. А нам пришлось! Фактически, мы вместе с заказчиком придумывали, решение, как что должно делаться, тут же обсуждали и реализовывали. То есть, получился такой совсем аджайл.
Оглядываясь назад, можно сказать, что это не есть хорошо. Мы сделали одну оценку по срокам и стоимости и был большой шанс выйти за эти рамки, потому что всегда что-то придумывается новое, что-то хочется улучшить и так можно до бесконечности программировать. Поэтому всегда лучше работать по четкому ТЗ, пусть даже с небольшими отклонениями. Однако, мы справились — благодаря четкому управлению проектом удалось сдать систему в срок несмотря на то, что требования менялись на ходу.
Если посмотреть более широко…
С одной стороны, этот проект выглядит как заказная разработка для конкретного заказчика – захотели, чтоб была интеграция с какой-то системой – вот, пожалуйста. Обычно подобные разработки так и остаются уникальными и мало что дают для развития основной ветки продукта.
Но здесь интересным было то, что делалась интеграция с системой, которая сама активно продвигается на рынке и имеет вполне четкий фокус. Целевая аудитория BoardMaps – это коллегиальные органы корпоративного управления, включая советы директоров, комитеты, правления и т.д. Так что, если взглянуть более широко, то это была не кастомная разработка для заказчика, а интеграция с конкретным продуктом.
Несмотря на то, что в ТЕЗИС теперь уже (в версии 4.1) есть собственный модуль управления совещаниями и контроля исполнения пунктов протокола, мы видим в партнерстве с Дэшборд Системс большой потенциал. Большие руководители хотят, чтобы у них все было на планшете, удобно и красиво, с минимумом функций – только самое необходимое. Однако, таких руководителей в компании обычно немного – 10-20 человек, а количество пользователей СЭД может исчисляться сотнями и тысячами сотрудников. Поэтому для поставщика массовой СЭД может чисто экономически оказаться невыгодно самим разрабатывать специальное приложение для такой узкой группы пользователей, тогда как для специализированной компании это основной бизнес.
Для справки: АКБ «АЛМАЗЭРГИЭНБАНК» создан в 1993 году. Территориальная сеть банка на сегодняшний день включает 13 дополнительных офисов в Республике Саха (Якутия), 5 операционных офисов в Якутске, два представительства в городах федерального значения – Москве и Санкт-Петербурге, операционный офис в Хабаровске. «Алмазэргиэнбанк» обслуживает свыше 15 тысяч корпоративных и 350 тысяч частных клиентов и занимает на рынке банковских услуг Якутии позиции одного из крупнейших универсальных банков.
