Если с термином BYOD отечественная аудитория уже более-менее знакома, одна из модификаций этой концепции — BYOM — пока не вызывает устойчивого узнавания. Итак, что же значит этот новый термин? BYOM расшифровывается как Bring Your Own Meeting, и в основе этой концепции лежит использование существующей инфраструктуры переговорных в сочетании с уже знакомыми пользователям сервисами (Zoom, Microsoft Teams и пр.) и их личными мобильными устройствами (смартфонами и ноутбуками).
BYOM помогает пользователю найти решение в следующих ситуациях:
- нужно переместиться в другую переговорную и возобновить видеовызов, пользуясь аудио- и видео-периферией соответствующего помещения;
- пользователь часто проводит встречи в одной и той же переговорной и не знает, как использовать оборудование в другом помещении: настройки в них могут отличаться, а единого пользовательского интерфейса нет;
- компания использует различные решения для унифицированных коммуникаций и совместной работы, например, при разговоре с клиентом и/или поставщиком.
Сегодня на рынке ВКС происходит настоящая технологическая революция, которую стимулирует необходимость в появлении общих отраслевых стандартов и потребность в рациональном расходовании инвестиций в существующую сетевую инфраструктуру, приложения и мобильные устройства.
Человеческий фактор также играет значимую роль в развитии этих процессов. На сегодняшний день именно миллениалы являются крупнейшей демографической группой, занимающей рабочие места, и их отношение к совместной работе изменило саму культуру совещаний.
Третьим стимулом для этого «тектонического» сдвига стала стоимость недвижимости. Бизнес прикладывает массу усилий для анализа текущей ситуации, чтобы иметь возможность более эффективно использовать пространство и управлять расходами.
Все это приводит к тому, что сотрудникам все чаще требуется удобная оборудованная среда для спонтанных деловых встреч и разовых совещаний.
От BYOD — к BYOM
На мониторе ноутбука или экране смартфона иконки часто используемых приложений всегда расположены в определенном порядке — согласно логике владельца. Электронная почта, календарь, документы, социальные сети, фото, новости и другие приложения занимают конкретное место на экране, и это значительно влияет и на скорость работы с ними.
Попробуйте одолжить ноутбук коллеги. Его приложения будут сгруппированы совершенно иначе, соответствуя его предпочтениям, потребностям, логике и пр. Устройства, с которыми мы работаем, становятся все более персонализированными, и это позволяет адаптировать рабочий процесс, ориентируясь на конкретного исполнителя.
Концепция BYOD подготовила почву для появления BYOM, сделав мобильное устройство «законным» корпоративным инструментом. Основные принципы BYOM вырастают из BYOD, и это во многом определяет организацию пространства для аудио- и видеоконференций.
В случае BYOM, инфраструктура переговорной комнаты взаимодействует с той средой, которую пользователь приносит на своем устройстве. Таким образом, именно пользователь персонализирует конференцию и определяет набор инструментов для реализации рабочего процесса. Это создает альтернативу ВКС-системам, в которых для проведения конференций используются специальные устройства и программные решения, развернутые в переговорной, и именно эти технологии определяют рабочий процесс и пользовательский опыт.
BYOM подразумевает беспроводное сопряжение и интеграцию в инфраструктуру переговорной комнаты пользовательских устройств, контента, приложений для конференц-связи, календаря и пр.
Традиционные конференц-системы зачастую требуют высоких затрат на специализированное оборудование и поддержку, а также имеют некоторые ограничения по гибкости сценариев использования. Поскольку сегодня многие сотрудники активно используют в работе ноутбуки, планшеты или смартфоны, BYOM заменяет специализированную систему управления переговорными помещениями на упрощенное ИТ-решение, которое создано с учетом требований безопасности, масштабирования и управления, а также является менее дорогим и более привычным для пользователя.
Ключевые характеристики BYOM
Управление конференцией с помощью пользовательских устройств
При использовании BYOM для проведения конференции не нужны специальные ВКС-устройства. Пользователи взаимодействуют только со своими девайсами. Организатор запускает видеоконференцию, используя собственный ноутбук и инфраструктуру переговорной комнаты. Участники могут обмениваться контентом с любых устройств — ноутбуков, планшетов или смартфонов — управляя конференцией через собственные приложения, что значительно повышает производительность сотрудников и эффективность совещаний.
Поддержка решений различных вендоров
BYOM устраняет привязку к производителю, предоставляя поддержку инструментов для конференц-связи для всех основных ВКС-решений, включая Zoom, Teams и другие. Эта гибкость позволяет компании использовать свои переговорные комнаты для проведения совещаний в видеоформате на различных платформах.
Широкие возможности обмена контентом с несколькими участниками
BYOM — это не только видео-конференц-связь. BYOM позволяет управлять (как в переговорной комнате, так и при удаленном подключении) различными дополнительными процессами, которые являются неотъемлемой частью современных бизнес-встреч. Возможность беспрепятственно интегрировать личные устройства в инфраструктуру переговорной позволяет транслировать контент сразу из нескольких источников как для присутствующих, так и для удаленных участников встречи.
Интеграция персонального календаря
Благодаря надежной интеграции с пользовательским календарем системы BYOM могут автоматически запускать конференции через интеллектуальное одношаговое соединение. Это один из примеров полностью реализованной персонализации переговорного пространства: система распознает и реагирует на календарь, расписание, ВКС-приложение пользователя.
Беспроводное и бесконтактное решение для конференц-залов
Поскольку системы BYOM управляются через персональное устройство — без необходимости подключать кабель или физически подключаться к любому оборудованию переговорной — участники встречи получают решение для совместной работы без использования общих устройств. Пандемия усилила потребность в бесконтактных технологиях, что ускорило разработку решений для бесконтактных переговорных комнат.
Глобальные стандарты: конференция в любом месте в любое время
За последние два года значительно изменилась сама культура бизнес-встреч и совещаний. Мы больше не ограничены специально оборудованными помещениями. Встречи выходят за рамки традиционных конференц-залов и переходят в лобби. По оценкам экспертов, в 2022 году 70% всех видеоконференций будут проходить в небольших неспециализированных помещениях. Решения BYOM предназначены для поддержки любых форматов встреч в любой локации. Любое пространство, оснащенное дисплеем, микрофоном и камерой, может стать рабочей средой для BYOM-системы, которая поддерживает как запланированные, так и незапланированные неформальные встречи.
Простота использования
Разумеется, разработчики традиционных ВКС-систем также ориентировались на простоту и возможность обеспечить последовательный рабочий процесс на базе решений от одного поставщика. Но для того, чтобы добиться этого, пришлось пожертвовать гибкостью решения. Решения BYOM обеспечивают не только простоту, но и гибкость сценариев. BYOM обеспечивает одинаковый согласованный рабочий процесс в любом помещении, независимо от того, используется ли Zoom, Microsoft Teams или другие платформы.
Аналитика конференц-залов
Структура и назначение рабочих мест также значительно изменились. Комплексные решения BYOM предоставляют администраторам информацию, необходимую для эффективного понимания текущей ситуации и своевременной оптимизации пространства. Такая аналитика помогает лицам, принимающим решения, оценить реальное использование помещений и технологий, продолжительность и частоту встреч, а также получить другие данные для управления рабочей средой.
Преимущества BYOM
Развертывание традиционной системы ВКС влечет за собой определенную структуру затрат.
Первое, что стоит отметить — это эффективность расходования рабочего времени. Сегодня технологии позволяют с легкостью решать различные задачи — от проведения видеоконференций до управления контентом на экране, и все больше сотрудников пользуются преимуществами последних технологических достижений для удаленной работы.
Но если технологии становятся слишком сложными, это снижает производительность и увеличивает временные затраты. Настройка сеанса ВКС — лишь один из знакомых всем примеров. По данным исследователей, в среднем до 12% времени, отведенного на совещание, тратится на настройку оборудования или подключение к нему.
Второе — это стоимость оборудования для оснащения переговорных комнат. Поиск подходящего решения, способного объединить «разношерстный» парк оборудования конференц-залов — сложная задача. Кроме того, ИТ-службы стараются найти легко масштабируемую, управляемую и способную на апгрейд систему. Зачастую высокая стоимость решения, пусть и высокопроизводительного, не позволяет расширить область его применения за пределы одной офисной переговорной.
Третий фактор, который имеет большой вес в общей стоимости владения системой — это стоимость самого конференц-зала. Аренда офисных помещений составляет значительную долю корпоративных расходов, что особенно важно, если помещения загружены не на 100%.
Одна из основных причин таких простоев — несоответствие помещения потребностям сотрудников. Хотя большинство переговорных рассчитаны на шесть и более сотрудников, зачастую на совещании присутствует намного меньше людей. Поэтому сотрудники предпочитают не бронировать такие большие помещения для встреч с малым количеством участников.
Многие компании, наоборот, страдают от нехватки переговорных комнат. Отсутствие легкодоступных пространств во многом затрудняет совместную работу.
Последняя (но не по значимости) статья расходов — это стоимость решений по безопасности. Ноутбуки и мобильные устройства уязвимы для сетевых угроз, а кибератаки значительно влияют на успех компании: потеря важной информации может привести, в том числе, к убыткам и потере бизнеса.
Технологии, которые используются во время конференций, также представляют собой различные риски, в том числе, возможность подслушивания, кражи данных, потери конфиденциальности и пр. Хотя ИТ-службы несут большую ответственность за выбор безопасных рабочих решений, необходима определенная степень гибкости и удобства для пользователя, возможность использовать собственные согласованные решения, которые могут иметь даже более высокие уровни безопасности.
Очевидным преимуществом BYOM является возможность сократить часть расходов за счет:
- отсутствия дорогих лицензий на ПО для конференц-залов;
- отсутствия необходимости в покупке аппаратного и программного обеспечения для внедрения полноформатных решений конкретного вендора, а также дополнительных затрат при обновлении этой линейки.
Кроме того, не нужно тратить время и задействовать человеческие ресурсы для настройки оборудования в конференц-зале.
Но главное преимущество BYOM — свободный выбор платформы для видео-конференц-связи. Применение концепции BYOM будет уместно в любом помещении, где есть экран, камера и микрофон. Это позволяет легко адаптировать офисные пространства для гибридного формата работы.
Новое видение конференц-зала
BYOM меняет восприятие пространства для совещаний и встреч. До сих пор бизнес учился работать в рамках ограничений, которые диктовали сотрудникам технологии, выбранные компанией по тем или иным причинам. С помощью BYOM компании получили возможность снять эти ограничения и создать гибкую, независимую переговорную среду, которая напрямую взаимодействует с персональным календарем, контентом и удобной для пользователя системой ВКС.
Концепция BYOM находится в начальной стадии развития, и в ближайшем будущем мы станем свидетелями появления все более эффективных коммуникационных инструментов.
Такие тенденции, как удаленная работа, гибридные офисные решения, прирост молодых специалистов (25-35 лет) заставляют бизнес всерьез задуматься об оптимизации рабочих мест. BYOM помогает стратегии цифрового рабочего пространства воплотиться в реальную эффективную бизнес-среду.