Мой маленький бизнес по продаже одежды рос, а вместе с ним рос и хаос в учете. Закупки, продажи, остатки — все было в блокнотах и тетрадях, а контролировать процессы становилось невозможно. Нашел в интернете простую таблицу для учета. В статье расскажу, как я попытался избавиться от блокнота и что из этого вышло.

Эта история произошла в одном российском райцентре. Поселок и район вместе около 40 тысяч населения. Здесь я родился и вырос. После школы учился в техникуме на повара. Доучился уже после армии, начал работать по профессии.

Полтора года работал поваром в столовых и кафе. Зарплаты хватало на базовые потребности. Для хороших заработков нужно переехать в областной центр. Я не хочу, мне нравится родной поселок и жить здесь комфортно.

Начал думать, чем заняться здесь. В итоге стал возить небольшими партиями одежду на продажу.

Схема незамысловатая. Закупаю одежду на оптовом рынке в областном центре. Везу в поселок, продаю в розницу. Наценка выходит около 80%.

Примерно до середины десятых годов такая торговля процветала.

Сейчас соревноваться с маркетплейсами тяжело. Но маркетплейсы не всем подходят. Люди хотят прийти, померить, поторговаться, обменяться последними новостями. Так что покупатели есть.

Точка с одеждой в торговом центре

За аренду ячейки 25 м² в месяц плачу 30 тысяч.

Своей машины у меня нет. Для подвоза товара нанимаю машину, так многие делают. У кого торговля покрупнее, возят себе сами. Но многие и арендуют машину. Один рейс стоит 8 тысяч рублей. Обычно мы кооперируемся и делим затраты на несколько человек.

Для большей части покупателей главное — цена. Чтобы было дешево и сердито. Даже если вещь прослужит два месяца и все об этом знают, все равно купят.

Большое значение имеет клиентская база. У меня закупаются большинство знакомых. Постоянные покупатели знают, когда новый привоз. Иногда спрашивают о новинках или попросить привезти что-то конкретное.

Средний месяц. Цифры округлил для простоты.

Торговля идет нестабильно, есть подъемы продаж и спады.

Подъемы бывают около 5 и 20 числа каждого месяца, когда люди получают пенсии и зарплаты. В такие дни может быть и 15 продаж, и 20. В остальные дни заметно меньше: 5 продаж — уже хорошо.

По месяцам тоже нестабильно. Если перед Новым годом в декабре бывает двойная выручка, то в январе — тишина. Подъем еще бывает в мае-июне, когда люди закупаются на лето. Потом в июле будет тишина. Следующие подвижки начнутся в конце августа перед школой.

Примерно за год наработал базу постоянных клиентов, продажи потихоньку растут.

Склад в киоске

Сначала склада у меня никакого не было. Часть товара хранил в ячейке, часть дома. Сейчас товара больше, хранить дома становится неудобно. Понял, что пора заводить хоть какой-то склад. Под это дело купил и приспособил киоск, который помнит рынок 90-х.

Киоски не мои, но очень похожи. Мой только больше и на продажу не открывается.

Есть вообще идея начать торговать со своего склада. Пока у нас так никто не делает. А аренда растет и постепенно отъедает больше прибыли.

Контролировать бизнес становится сложно

Вообще я стараюсь подходить к закупкам очень аккуратно. Опасаюсь затоваривания, поэтому товар вожу мелкими партиями.

Пока товара было мало, привык весь учет вести в записной книжке:

Учетная система типа «тетрадь»: закупки, продажи, долги. Не записал? Значит, такого и не было никогда.

Сейчас товара и продаж становится больше. Контролировать все на бумаге и в голове уже сложно. Задумался об организации хоть какого-то учета.

Как внедрял учет и что понял

Погуглил варианты, нашел интересную таблицу. Ссылку дам в конце раздела.

Я в учете вообще не разбираюсь, все делаю на интуиции и здравом смысле. Таблица мне показалось простой и понятной, платить ничего не нужно. Для тренировки сгодится.

Работу с таблицей можно разделить на два этапа:

Настройка таблицы и ввод начальных остатков;
Обновление данных по закупкам и продажам.

Чтобы ввести начальные остатки, нужна инвентаризация.

Навел порядок на складе и посчитал остатки

В этом мне помогла статья про учет в блоге МоегоСклада. Сделал простое хранение по зонам: футболки отдельно, костюмы отдельно. Все на своих местах.

Для себя понял, что рост склада лучше не пускать на самотек. Однажды запутаешься окончательно и не сможешь нормально работать.

Сделал инвентаризацию: не досчитался пары костюмов, зато нашел линейку неучтенных футболок. Теперь есть точная информация по остаткам, можно переходить к таблице.

Заполнил справочники

Первый шаг работы с таблицей — заполнить справочник товаров и контрагентов. Начал с групп товаров. Открыл лист «Группы товаров» и внес информацию по своему ассортименту. У меня получилось 5 групп:

футболки;
рубашки;
джинсы;
спортивные костюмы;
аксессуары.

Аксессуары у меня — это все, что не попало в другие категории. Трусы, носки, например.

После категорий добавляем все товарные позиции:

Себестоимость добавлять не нужно. Когда добавите первую закупку, таблица сама посчитает.

Затем заполнил справочник контрагентов на листе «Клиенты и поставщики». Клиентов заполнять не буду, а вот поставщики обязательно пригодятся. Завел поставщиков в таблицу:

Здесь тоже все просто: название компании, ИНН, контакты. В будущем этот справочник поможет анализировать закупки в разрезе поставщиков.

Обратите внимание на первого поставщика, он понадобится уже на следующем шаге.

Ввел начальные остатки

После заполнения справочников я перешел к внесению начальных остатков:

Указал дату, выбрал товар из справочника, внес количество и закупочную цену. Так для каждой позиции у меня отразились начальные остатки на дату начала работы с таблицей.

На этом первый этап работы с таблицей окончен. У меня есть справочник поставщиков и актуальные остатки товара. Можно переходить к текущей работе: фиксировать закупки и продажи, смотреть отчеты.

Фиксирую закупки

Делаю это сразу после привоза товара. Захожу на лист «Закупки» и добавляю новую строку для каждого товара. Указываю дату, поставщика из справочника, артикул товара, количество и цену закупки. Таблица автоматически рассчитывает сумму и отражает новое поступление в остатках.

Раньше я делал пометки о закупках в блокноте, но что-то забывал. Были ошибки в подсчетах, путаница. Запишешь впопыхах, потом сидишь думаешь: это остаток или размер?

Сейчас по привычке продолжаю пользоваться записной. Когда в записях что-то непонятно, проверяю себя по таблице.

Фиксирую продажи

В конце каждого дня я вношу в таблицу все проданные товары. Для этого захожу на лист «Продажи» и добавляю по одной строке на каждую продажу. Указываю дату, название, количество и цену продажи.

Здесь очень помогают встроенные справочники. Я просто выбираю товар из выпадающего списка, и все данные подтягиваются автоматически. Не нужно ничего набирать вручную. Таблица сама рассчитывает сумму продажи и актуальные остатки.

Контролирую остатки

После закупки я сверяю остатки товаров в таблице с фактическим наличием. Это помогает держать учет в актуальном состоянии и вовремя заметить ошибки или расхождения.

Если количество совпадает с учетным — все в порядке. Если есть недостача или излишки — нужно искать причину. Обычно это ошибки ввода.

Вношу корректировку через лист «Инвентаризация».

Смотрю отчеты по продажам

В пару кликов получаю отчет по продажам за любой период: день, неделю, месяц. Вижу количество проданных товаров, суммы продаж, маржу. При этом можно сравнить результаты с прошлыми периодами, чтобы отследить динамику.

Если вы в экселе спец, легко добавите новые отчеты. Я так пока не умею. Поэтому пользуюсь тем, что есть.

Очень полезный отчет — рейтинг товаров. Показывает, какие позиции пользуются наибольшим спросом. На основе этих данных я формирую ассортимент, чтобы не замораживать деньги в неходовых позициях.

Подведем итоги.

Плюсы таблицы

Бесплатно;
Интернет необязательно;
Быстрый старт без обучения;
Можно настроить под любые задачи;
Легко исправить ошибки вручную.

Минусы таблицы

Много ручных операций;
Нет защиты от случайных изменений формул;
Растет и тормозит при большом объеме данных;
Высокий риск потери данных без бэкапов;
Нельзя печатать документы и чеки;
Нет интеграции с онлайн-кассами.

Вывод: как тренажер — отлично. Учет в таблице — это первый шаг к порядку, приучает к дисциплине в ведении документов. Будет полезно всем, кто хочет перейти с блокнота или кассовой книги на более технологичное решение.

Как забрать таблицу себе

Таблица лежит здесь, забирайте. Работать с ней можно онлайн и офлайн.

Чтобы работать онлайн, нужно скопировать таблицу себе в аккаунт Google. Для этого выбирайте в меню «Файл -> Сделать копию». Я пользуюсь так.

Если вы хотите работать офлайн в экселе, скачайте таблицу себе на компьютер: Файл -> Скачать -> Microsoft Excel.

Обратите внимание: в самом низу таблицы можно выбирать листы. Там есть все, что нам нужно: товары, закупки, продажи, дашборды.

Почему я перейду на учетную систему

Потому что к хорошему быстро привыкаешь. Я вот быстро привык к порядку в торговле.

Теперь хочу большего. Очень не хватает синхронизации с кассой. Чтобы информация копилась сама собой и не нужно было каждый раз забивать все руками.

Зарегистрировался, перенес свою таблицу в МойСклад. Мне на первое время хватит даже бесплатной версии: товара пока немного, работник я один, интеграция с онлайн-кассами есть.

Перенес свою таблицу в МойСклад за 1 минуту.

Мой эксперимент с таблицей завершен. Что полезного вынес для себя:

Навел порядок на складе и в финансах;
Получил представление об учете;
Познакомился с документами;
Перестал бояться работать с софтом;
Оцифровал свою базу поставщиков.

Спасибо, что прочитали. А я ушел осваивать МойСклад.

В тг‑канале МоегоСклада публикуем новости для предпринимателей, реальные кейсы, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса (учет товаров и услуг, опт, розница, производство, e‑commerce).

Как я попытался избавиться от блокнота в бизнесе, и что из этого вышло