Время чтения: 5 минут
Статья для менеджеров, которым необходимо вести управление проектами и ставить сроки в изменчивом мире Agile. Поделюсь опытом использования двух приложений Jira Roadmap и Structure Gantt.
Гантт для (ленивых) экономящих свое время
Для построения диаграммы Гантта существует множество программ: Ganttpro, Monday, Teamgantt, старый добрый Excel и другие.
Нам с коллегами в Ozon они не подходили, потому что ежедневная работа завязана на Jira-тикеты. Чтобы пользоваться сторонними сервисами, приходилось переписывать всю информацию из Jira ещё раз (название задачи, исполнитель, связи, статус). Это требовало много времени и терпения на монотонную механическую работу.
Хорошо, подумали мы, давайте поищем инструмент для диаграмм, в котором информация будет отражаться напрямую из Jira. Такой функционал нашли в двух приложениях:
Jira Roadmap
Structure Gantt
Jira Roadmap
Этим приложением я пользовалась несколько месяцев, когда заказчикам и руководству нужно было срочно показать план реализации проектов. На временной ленте отражались “колбаски” эпиков, историй и некоторых задач. К нему удобно было обращаться для иллюстрации картины большими мазками: проекты на год, на кварталы. Для ежедневной работы с Jira-тикетами и детального планирования проектов оно не подходило: не получалось вместить все задачи.
О приложении Structure в Ozon было известно давно. Однако оно не бросалось в глаза, пока не обратили внимание на его возможность строить диаграмму Гантта. Рекламное видео отправило всех в менеджерский рай: информация из Jira-тикетов отражается, можно группировать задачи по статусу, связи подсвечиваются, не мешает командным Kanban-доскам. Минимум монотонной механической работы.
Structure — список всех задач с данными из Jira-тикетов, распределённых по столбикам. Список можно группировать, фильтровать, выводить ту информацию, которая требуется.
Structure Gantt — к функционалу Structure добавляется возможность видеть Jira-тикеты и связи между задачами на временной ленте.
В конце 2020 года руководители Ozon приобрели Structure Gantt для удобного и наглядного ведения проектов. Однако в менеджерском раю оказаться сразу не получилась. Причины: сложная функциональность и отсутствие наглядного обучающего материала.
Перестать страдать от Structure и начать использовать его для работы я смогла где-то через месяц. Разобраться удалось благодаря тому, что мы обсуждали проблемы функциональности совместно и подсказывали друг другу решения в кругу менеджеров:
В чате Slack #jira-structure можно было оперативно получить ответ на вопрос по работе приложение или поделиться своими находками.
Ходили друг к другу в настройки Structure – подсмотреть, как ребята в других командах справляются с похожими задачами.
Созванивались и пытались “коллективным разумом” найти выход из тупиковых ситуаций.
Слабые стороны Structure Gantt | Сильные стороны Structure Gantt |
Сложно разобраться с инструментом | Богатая функциональность |
Невозможно увидеть время перехода Jira-тикеты из одного статуса в другой | Вся информация автоматически дублируется между Jira-тикетами и Structure Gantt |
В мануалах нет примеров использования на практике | На одном экране помещается большое количество данных |
Примеры использования Structure Gantt
Два слова о специфике работы. Я менеджер команды разработки, отвечающей за загрузку товаров на сайт Ozon Marketplace. Менеджер проекта, Product Owner и культорг в одном лице. Мне нужно координировать проекты внутри команды и между отделами, планировать спринты и распределять задачи между разработчиками, следить за поддержкой и контролировать выполнение задач к сроку.
У нас в команде семь бэкенд-разработчиков, два фронта, один аналитик, один QA и техлид. Держать информацию по всем задачам в голове нереально, поэтому важно уметь её быстро находить.
Есть несколько режимов Structure Gantt, которые я меняю в зависимости от контекста, чтобы минимизировать объём работы.
Планирование и мониторинг проектов
Использую этот режим при декомпозиции задач и определении сроков реализации проекта. Особенно помогает, когда нужно оценить время реализации больших проектов на несколько месяцев.
На ранних стадиях проекта разработчики не всегда сразу могут сказать, сколько в точности нужно времени на ту или иную задачу. Поэтому я стараюсь завести больше тикетов и растащить один за другим на временной ленте: на одну задачу – месяц, на другую – две недели, на третью – неделю. Так прогноз на протяжённость проекта становится яснее.
Конечно, это только предварительная картина. Во время хода проекта появляются новые задачи, какие-то вылетают за ненужностью, сроки старта и финиша задач двигаются. Я сохраняю оттиск расположения задач на временной ленте в начале проекта и сравниваю с диаграммой в середине и конце.
Описание статуса проекта – только структура без диаграммы Гантта
Использую, когда нужна конкретная информация в срезе всех Jira-тикетов. Например, необходимо быстро проверить, что даты начала и конца всех проектов совпадают с цифрами в отчёте. В таком случае я сворачиваю Гантт и в столбиках структуры быстро вижу необходимые цифры. Собирать информацию по временной ленте было бы неудобно.
Планирование спринта
Группирую тикеты по исполнителю, чтобы видеть занятость конкретного разработчика в следующий спринт и прогноз, когда разработчик должен освободиться. Подобное представление задач на диаграмме я не рекомендую показывать разработчикам, если вы используете Kanban: я считаю, что инженерам следует фокусироваться на задачах в работе и не отвлекаться на другие. Диаграмма Гантта — всё- таки инструмент для специфических менеджерских задач.
Мои любимые фичи Structure Gantt
В этой части хочу рассказать вам подробнее о пункте “богатая функциональность” из списка сильных сторон Structure Gantt.
Связи между задачами
История декомпозирована, Jira-тикеты на задачи заведены. На следующем этапе при растягивании “колбасок” по временной ленте я расставляю связи между тикетами. Делаю так, чтобы чётко выделить, какая задача заблокирована или какие задачи должны быть закончены одновременно (классические зависимости в управлении проектами: finish to start, finish to finish).
Цвета
Цветовое разделение помогает легче ориентироваться между “колбасками”. Я делаю так: задача на бэкенд-разработку — синяя, фронт — желтая, баг — красная, поддержка — серая, история — зеленая, дизайн — фиолетовая. Это позволяет нагляднее увидеть, какого типа задач больше. Например, если багов в проекте больше, чем остальных задач, то скорее всего, это сигнал о проблеме в разработке.
Переход между режимами
В примерах использования Structure Gantt я говорила, что переключаюсь между режимами в зависимости от занятия. Помогает мне в этом кнопка, удобно расположенная в центре экрана. Переключение не занимает много времени, поэтому я часто им пользуюсь.
Выбор за вами
Нам с коллегами Structure Gantt позволяет собирать всю нужную информацию из Jira в одном месте. Получается больше порядка и контроля над проектами.
При этом у Structure Gantt есть свои слабые стороны. Буду рада, если продакты ALM Works (создатели Structure) обратят внимание на них и сделают программу более простой и понятной в освоении.
Во время подготовки статьи я обнаружила, что функциональность Jira Roadmap заметно изменилась c лета прошлого года. Набор возможностей стал похож на то, что предлагает Structure Gantt.
Если выбираете приложение к Jira для ведения проектов и создания диаграмм Гантта, попробуйте оба варианта. Главное – старайтесь оптимизировать затяжную механическую работу. У нас менеджеров есть много других важных задач, помимо рутины!:)
Ссылки
Описание функционала на сайте Atlassian Jira Roadmap и Structure Gantt
Рекламное видео "What is Structure.Gantt?"
