Если в IT автоматизация стала популярна относительно недавно, в основном с распространением DevOps-практик, то на производстве оптимизация рутинных процессов — это стандартные будни. В этот раз мы добрались до одного из финансовых инструментов, который влияет на построение непрерывного производства и привлечение клиентов — факторинга. Мы автоматизировали этот процесс, выпустили анонс, а теперь хотим поделиться опытом с теми, кто тоже планирует оптимизировать факторинг или увеличить его объёмы. Статья будет особенно актуальна для компаний, которые уже работают с несколькими факторами или планируют начать сотрудничать с новыми.
Меня зовут Евгения Кетова, я руководитель IT-проектов «Северсталь-инфокома». При старте проекта «Факторинг» я читала о том, как реализуются подобные инициативы, какие риски необходимо учесть, что помогает осуществить замысел лучше. И нашла огромное количество информации с описанием процесса факторинга и кейсами внедрения с привязкой к функциональности платформ. Но по автоматизации факторинга данных было мало. Какие критерии учитывать при выборе площадки? Какие нюансы могут быть, когда компания работает с несколькими факторами в роли и поставщика, и покупателя? Как вообще всё это реализовать? Об этом почему-то почти не пишут. Поэтому я решила аккумулировать здесь появившиеся знания. Прежде всего немного теории.
Что такое факторинг и чем он полезен бизнесу
Факторинг — это оплата товара или услуги третьей стороной за вознаграждение в более ранний срок, чем указано в договоре между поставщиком и приобретателем. Такое посредничество помогает производителю осуществлять поставки с отсрочкой платежа, но без риска оставить бизнес без оборотных средств. Проще говоря, вы позволяете финансовой компании заплатить за вашего покупателя, и всем хорошо: вы сразу пускаете деньги в производство (или куда вам надо), покупатель вовремя получает товар, а так называемый фактор (посредник — банк или факторинговая компания) получает свой процент.
Внедрение факторинга в производство (и не только) имеет ряд преимуществ:
Ликвидация кассовых разрывов. С момента заключения контракта и отгрузки товара до получения денег от покупателя может пройти несколько месяцев. А ведь производителю нужно закупать сырьё, выдавать зарплаты, платить налоги и т. д. Отсутствие оборотных средств на эти процессы называется кассовым разрывом. Факторинг позволяет его избежать — и это его главный плюс.
Финансовая гибкость. В отличие от обычных банковских кредитных предложений факторинг предлагает индивидуальные решения с учётом множества нюансов. Сюда входят также вариативность тарифов и увеличение отсрочки платежа.
Проверка контрагентов. Поставщик получает гарантию добросовестности клиентов, которых сложно проверить (например, если контрагенты находятся за рубежом или их слишком много). Финансовую отчётность покупателей проверяет фактор.
Повышение качества документооборота. Товарно-сопроводительными документами тоже занимается фактор. Он предъявляет к их оформлению и согласованию достаточно жёсткие требования, что выгодно всем сторонам.
Планирование финансовых потоков. Передавая контроль дебиторской задолженности на факторинг, поставщик может не опасаться финансовых рисков, связанных с оплатой поставки, и планировать движение финансов.
Повышение платёжной дисциплины дебиторов. Надзор за исполнением покупателем своих платёжных обязательств со стороны фактора позволяет заказчику быть более дисциплинированным, чем при прямом контакте с поставщиком. В том числе из-за опасения ухудшения своей кредитной истории.
Возможность быстро реагировать на изменения рынка. Отсрочка платежа выгодна заказчику, особенно в периоды рыночной нестабильности. Если предложить ему приятные условия оплаты, можно обойти конкурентов, которые не пользуются таким финансовым инструментом, как факторинг.
«Северсталь» применяет факторинг довольно давно. Мы заключаем факторинговые сделки как в роли поставщика-кредитора (осуществляем обмен будущей выручки на сегодняшние деньги за процент), так и в роли покупателя-дебитора. В качестве контрагентов выступают покупатели, поставщики и факторы. Благодаря факторингу поставщики и покупатели «Северстали» привлекают финансирование по выгодным ставкам, а сама компания получает от них привлекательные коммерческие условия.
Как было до автоматизации факторинга и что мы решили оптимизировать
За время применения факторинга мы уже кое-что автоматизировали. Это были базовые процессы в нашей учётной системе SAP S/4HANA. Не вдаваясь в подробности, просто назовём их:
автоматическое формирование реестров на уступку платежей в разрезе фактора и контрагента;
формирование перечня подтверждений.
Однако само взаимодействие с факторами в «Северстали» происходило вне информационных систем, что сильно осложняло работу. Пользователь вручную выгружал данные из реестров на уступку и подтверждения из учётной системы. Он также вручную подписывал документы в системе электронного документооборота «Диадок» и отправлял данные по электронной почте. Руками выполнялся и сложный, трудоёмкий расчёт лимитов, и все согласования.
Такой подход изобиловал ошибками. Например, когда мы отправляли фактору реестр на бо́льшую уступку, чем установленная сумма лимита, это приводило к отклонению реестра и необходимости его переотправки. Также возникали:
ошибки при выгрузке и обработке информации из-за человеческого фактора;
дополнительные трудозатраты на исправление уже сформированных, но обновлённых факторами реестров для учёта лимитов;
необходимость найма дополнительных сотрудников при расширении объёмов факторинга;
в целом высокая трудоёмкость вручную выполняемых задач.
Всё это стало предпосылками для оптимизации факторинга. Устранять ограничения мы решили через автоматизацию некоторых его процессов с использованием подходящей для этого электронной площадки.
Основными целями проекта были: автоматизация процессов взаимодействия «Северстали» с факторами и получения данных о свободном лимите.
Реализация проекта по автоматизации факторинга
Чтобы реализовать эти цели, в рамках проекта нужно было выполнить несколько блоков работ:
доработку на стороне учётной системы;
разработку интерфейсов для интеграции с площадкой;
настройку на стороне электронной площадки;
организационные работы.
Самым большим блоком оказался последний. Надо было провести бесконечное множество согласований изменений с факторами и подписать гору соглашений. Добавляло неопределенности и рисков и увеличение количества участников проекта.
Разрабатывали и запускали процесс эксперты управления казначейства «Северсталь Менеджмента» и «Северсталь-инфоком» совместно с подрядчиком со стороны цифровой площадки, о которой я расскажу ниже. Для запуска решения была важна последовательность задач и готовность всех разработок одновременно, поэтому мы выбрали каскадную модель управления проектами.
Этапы проекта по автоматизации факторинга:
Проектирование целевого бизнес-процесса.
Выбор площадки для факторинга.
Согласование перехода на взаимодействие с факторами через площадку.
Реализация доработок на стороне учётной системы и площадки. Тестирование этих доработок.
Запуск работы через площадку. Период опытно-промышленной эксплуатации и оттачивание процесса.
Цифровая площадка для факторинга: как выбрать?
При выборе площадки для работы с факторингом мы оценивали:
Соответствие площадки нашим требованиям, а также возможность и стоимость кастомизации — доработки функциональности под наши потребности.
Соответствие площадки требованиям информационной безопасности. Важно, чтобы решение входило в реестр отечественного ПО.
Наличие подключённых факторов, с которыми мы взаимодействуем. Чем больше факторов работает с выбранной площадкой, тем меньше времени уйдёт на согласование площадки с фактором. Это позволит сократить период организационных согласований.
Возможность бесшовной работы через площадку для наших контрагентов. Было важно исключить любые изменения после перехода на новую площадку, касающиеся поставщиков и покупателей.
Наличие API для интеграции с учётной системой.
Стоимость лицензий.
Решение построили на базе сервиса «Контур.Факторинг», где уже есть подключённые к площадке факторы, с которыми мы работаем. Это позволило сократить сроки по согласованию подхода работы через площадку.
Архитектура нашего IТ-решения
Исходя из корпоративных стандартов, требований к безопасности и существующих практик, мы настроили интеграцию с сервисом «Контур.Факторинг» через шину данных SAP PI.
Целевой процесс выглядел так:
Факторы передают в «Контур.Факторинг» свободные лимиты.
По запросу лимиты передаются из «Контур.Факторинга» в учётную систему SAP S/4HANA.
Из учётной системы SAP S/4HANA в «Контур.Факторинг» передаются реестры на уступку требований и подтверждения.
По запросу из «Контур.Факторинг» передаётся статус реестров на уступку.
Реализовать проект быстро и качественно нам помогли следующие подходы:
Регулярная синхронизация, коммуникации по статусу работ с бизнес-экспертами, IT-консультантами, командой подрядчика, факторами.
Проверка и тестирование функциональности на демостенде. Привлечение к тестированию конечных пользователей.
Сильные, высококвалифицированные, отзывчивые и клиентоориентированные эксперты от IТ, бизнеса и подрядчика, готовые помочь в любое время суток.
Выделенный период гиперподдержки, ежедневная синхронизация с пользователями, постоянный мониторинг, в период запуска решения.
Результаты автоматизации процесса факторинга
Благодаря внедрению автоматизации факторинга с использованием площадки «Контур.Факторинг» мы оптимизировали некоторые процессы:
автоматическое получение в учётную систему лимитов, загруженных факторами на электронную площадку;
автоматическую выгрузку реестров на уступку платежа из нашей учётной системы и загрузку на их электронную площадку;
загрузка подтверждений на площадку и их отправка факторам без формирования реестра со стороны наших поставщиков.
Итак, «Северсталь» запустила в продуктивную эксплуатацию процесс факторинга с использованием площадки «Контур.Факторинг» за девять месяцев. Из них три месяца заняло проектирование, ещё три — реализация, один месяц — тестирование, два — запуск и подключение факторов. Сегодня 90 % всех факторинговых сделок в области продаж и закупок выполняется через единую площадку «Контур.Факторинг».
Внедрение решения позволило нам сделать процесс прозрачным, сократить ручные операции, как следствие — уменьшить вероятность возникновения ошибок и трудозатраты на выполнение операций.
Оптимизация процессов по факторингу, с одной стороны, позволила сохранить привлекательные условия для наших покупателей, а с другой стороны, ускорить процесс финансирования для поставщиков.
Рекомендации
В процессе реализации проекта у нас возникали различные сложности. Преодолев их, мы традиционно собрали уроки проекта, которыми хотим поделиться и надеемся, они помогут кому-то избежать наших ошибок.
Необходимо закладывать достаточное количество времени на согласование с факторами юридических вопросов по переходу на электронную площадку. Принципиальное согласие факторов рекомендуем получить до старта разработок.
Рекомендуем при переходе выполнять поэтапный запуск по факторам.
Форму реестра на уступку платежей и форму подтверждения необходимо проверить до старта проекта, зафиксировать, какую информацию через какой метод API можно загрузить.
Зафиксировать целевой процесс по факторингу «от формирования реестра на уступку требований до платежа» с использованием электронной площадки до старта разработок.
Благодаря таким проектам по оптимизации «Северсталь» сохраняет высокое качество работы и остаётся лидером отрасли, а также одной из самых маржинальных компанией в мире.
Такие дела.
Будем рады вашим комментариям!
