Как в вашей компании собирают потребности в IT-активах? Скорее всего, через электронную почту или таблицы Excel. Разрозненные списки требуется обработать и собрать, что увеличивает трудозатраты сотрудников и может затянуть согласование. Из-за невысокого уровня контроля запасов и долгосрочного планирования не исключена ситуация, когда на складах простаивает неучтенное оборудование, при этом, когда техника нужна срочно, её закупают по завышенным ценам.
Меня зовут Евгения Асоскова, я владелец продукта SimpleOne ITAM. На основе опыта наших клиентов мы создали решение для систематизации работы с активами — от планирования потребностей до контроля использования.
В этой статье расскажу, почему грамотное управление активами становится стратегическим преимуществом для бизнеса, как с помощью автоматизации выстроить прозрачные процессы планирования, избежать избыточных закупок, а также повысить эффективность использования ресурсов.
Основные проблемы в планировании IT-активов
Процессы планирования в различных компаниях обладают определенной уникальностью, несмотря на сходство сценариев. Это обусловлено и разными отраслями, и разницей в организационных процессах. Зачастую процесс планирования достаточно слабо автоматизирован, и производится путем заполнения бланков в Excel-таблицах, что трудозатратно по сбору и обработке. Отдельные компании уже перешли на специализированные решения, но таких пока меньшинство.
В чем основная проблема? Работа с активами охватывает все подразделения компании и требует постоянного внимания. Нужно учитывать сроки планирования (год или больше), не допустить превышения согласованного бюджета и при этом предусмотреть возможный расход оборудования на период. При этом данные о текущих запасах и объеме использования могут быть неполными или абстрактными. Дополнительно к этому, в организации нередко отсутствует унифицированный каталог позиций оборудования. Из-за этого каждое подразделение при формировании списка потребности использует отличающиеся названия для одинаковых позиций, и при обработке таких списков тратится дополнительное время на унификацию позиций.
Отдельная головная боль — централизованные закупки IT-оборудования или ПО. Помимо непростого процесса консолидации и согласования потребностей, важно иметь целостное представление потребностей для подготовка запроса на закупку. Если что-то не учли на этапе планирования, то стоит готовиться к долгой бюрократической процедуре или сразу попрощаться с перспективой закупить неучтенное. Одно только согласование корректировок и дополнительного бюджета под них может быть очень непростым и не всегда возможным в текущем финансовом году. При этом возможно, что нужное оборудование или подходящий аналог уже имеется в наличии, так как когда в компании недостаточно четко настроены процессы учета активов, никто толком не знает, что лежит на складах. Даже IT-отдел может быть не в курсе, если не использует специальные решения для работы с активами. В итоге где-то простаивает нужное оборудование, а где-то его остро не хватает.
Эволюция управления IT-активами
По моему опыту, развитие управления IT-активами в компании проходит в несколько этапов Первый этап — это всегда наведение порядка в существующем хозяйстве. Компания приходит к пониманию, что пора разобраться: чем она владеет, во сколько обходится инфраструктура и в каком она состоянии. На этом этапе мы часто видим, как активы живут своей жизнью в разных системах учета, никак не связанных между собой, а также устраняем расхождение информации в системах с реальностью.
Когда организация смогла навести порядок в своей инфраструктуре, в своих активах, встает следующий вопрос — как оптимизировать процесс сбора и обработки потребностей, какой должна быть автоматизация, чтобы повысить точность данных и снизить риски ручных ошибок. Оптимальным видится переход от Excel к централизованной системе, которая позволит унифицировать информацию и повысить точность планирования. Особенно это актуально для территориально распределенных организаций или групп компаний с множеством подразделений. Им нужна система, которая позволит не только вести учет существующих активов, но и планировать будущие потребности.
При грамотном подходе такая система предоставляет достаточно данных для аналитики и помогает принимать взвешенные решения — можно ли закрыть потребность за счет имеющихся запасов или нужно планировать закупку для реализации стратегических целей. Но одного планирования и закупки мало — нужно контролировать затраты и считать совокупную стоимость владения активами. Поэтому современные решения для работы с активами охватывают три уровня управления:
планирование затрат и управление закупками;
оптимизация операционного учета активов;
учет и распределение затрат.
Мы видим, как компании постепенно переходят от хаотичного управления активами к комплексному подходу. И автоматизация здесь играет ключевую роль — она позволяет выстроить прозрачные процессы и принимать решения на основе данных, а не интуиции.
Основные компоненты процесса планирования потребностей
Давайте разберем основные элементы процесса планирования потребностей в активах. В новой версии SimpleOne ITAM мы постарались реализовать функциональность, которая учитывает основные этапы процесса.
Начнем с того, как структурированы данные. В системе существует справочник номенклатур, который позволяет вести единую базу моделей, которые используются в организации и могут быть использованы как позиция (строка) потребности.
При планировании потребности можно конкретизировать инициатора запроса, уточнить желаемый период реализации потребности и указать информацию о центре финансовой ответственности (ЦФО). Инициатором может быть как небольшой отдел, так и головная организация, собирающая общую потребность.
Мы разделили планирование на два типа:
стратегическое — долгосрочные планы, требующие закупок;
операционное — срочные потребности, которые нужно закрыть быстро, и для которых могут быть использованы существующие запасы.
В будущем мы планируем добавить связь с управлением бюджетами, чтобы при планировании сразу видеть доступные лимиты на реализацию потребности.
Интересный момент — работа с нестандартными моделями оборудования. Допустим, открывается новый проект, которому нужна специфическая техника. В системе можно запросить нестандартную модель, описать ее характеристики, указать примерную стоимость и отправить на согласование. Если такая позиция будет согласована — её мы добавим как новую номенклатуру, если нет — придется искать альтернативу среди стандартного оборудования.
Одна из полезных функций — анализ доступных запасов. Прямо в карточке строки потребности можно увидеть наличие нужных активов на всех складах компании. Если что-то нашлось, сразу резервируем под задачу, так мы можем избежать лишних закупок. При этом, с целью избежать путаницы в учете, мы предусмотрели в системе защиту от двойного резервирования — нельзя выбрать актив, который уже зарезервирован для другой деятельности.
Мы стремимся предложить гибкий инструмент, который позволит организации сделать процесс управления потребностями более прозрачным и контролируемым, оптимизирует эффективность ресурсов и повысит качество планирования.
Как автоматизировать согласование
Согласование — это обязательный элемент многих процессов, и зачастую в организациях он является достаточно сложным и многоэтапным. Основная задача: реализовать механизм, который позволит управлять настройками процесса согласования, чтобы компания могла адаптировать его под себя. Помимо этого, наша идея заключается в том, чтобы дать согласующим возможность оперативно ознакомиться со всей необходимой информацией для принятия однозначного решения. В базовой версии уже есть готовое решение для согласований с настроенными ролями, но мы понимаем, что у каждой организации свои правила, поэтому сделали процесс гибким, его можно подстроить под конкретные требования бизнеса.
Мы также заложили возможности для управления номенклатурой, такие как необходимость обязательного согласования для дорогостоящих позиций или запрет на заказ определенного оборудования.
Потребности могут формироваться как для всей организации, так и для отдельных распределенных единиц — для отделов или географических пунктов. Вся эта информация с момента создания будет находиться в одной системе и являться основой для консолидации при подготовке закупок.
Как управлять зарезервированными активами
Прежде всего, мы сделали управление максимально удобным — все операции можно выполнять прямо из карточки потребности. Например, если актив зарезервирован на удаленном складе, можно сразу создать задачу на его перемещение. Система покажет, какие позиции нужно перевезти и откуда. То же самое с выдачей оборудования — можно запустить процесс выдачи как для всех зарезервированных активов, так и для отдельных позиций, например, когда нужно частями выдавать технику под большой проект.
В целом мы постарались сделать инструмент гибким, но контролируемым. Можно настроить работу под разные сценарии использования, при этом система не даст наделать ошибок и потерять активы из виду.
Мы в SimpleOne считаем, что именно такой подход — сочетание гибкости и контроля — позволяет эффективно управлять IT-активами в крупных организациях. Когда процессы прозрачны и понятны, а система помогает, а не мешает работе, результат не заставляет себя ждать.
Настраиваем интеграцию с другими системами и процессами
По опыту внедрений, одна из самых важных задач — правильно настроить взаимодействие системы управления активами с другими процессами компании. Расскажу, как мы это реализовали.
Начнем с ITSM-процессов. Здесь мы постарались избежать лишней бюрократии, например, если изменения с активами уже согласованы в рамках запроса на изменение в SimpleOne ITSM, они не требуют повторной валидации в SimpleOne ITAM. Также задачи по управлению активами могут создаваться автоматически из запросов на обслуживание или инцидентов.
С бухгалтерскими системами ситуация интереснее. У наших партнеров и клиентов есть разные варианты интеграции с 1С — как для ITSM, так и для ITAM. Интеграция может быть двусторонней: система может как получать данные из 1С, так и передавать информацию туда. Конкретные настройки по интеграции данных обычно делаются на этапе внедрения. В нашем видении, система управления активами не только предоставляет процессы управления, но и аккумулирует в себе учетные данные из разных источников (систем бухгалтерского учета, электронного документооборота, систем информационной безопасности). Это позволяет получить точные данные для анализа и принятия обоснованных управленческих решений.
В завершение хочу спросить у сообщества: как в ваших компаниях организован процесс планирования и управления IT-активами? С какими основными проблемами сталкиваетесь? Возможно, у вас есть интересные решения или практики, которые помогли оптимизировать эти процессы?
А подробнее о планировании в управлении активам рассказывали на вебинаре — смотрите в записи.