Привет, Хабр. За прошедшие 3 недели все в мире сильно изменилось. Единственное, что можно сказать с уверенностью – нам всем и дальше нужно будет работать. Тем, кто реагирует на события спокойно, – в своем обычном ритме и на обычной должности, а кому-то значительно больше из-за смены работы или просто потому, что она позволяет вернуть мысли в привычное русло. Поэтому мы решили не отказываться от публикации второй части статьи про методы тайм-менеджмента. Первую вы найдете здесь.
Спасибо всем, кто оставил комментарии к первой статье. Они помогли нам понять, что тема актуальна, и взглянуть по-новому на понятие тайм-менеджмента. Поэтому пишите, мы все читаем.
В предыдущих сериях
В двух словах напомним, что мы показываем взгляд изнутри на популярные приемы и методы тайм-менеджмента. О своем опыте рассказывает Анна, маркетолог и один из авторов контента Click.ru. Она протестировала большинство популярных методик ранжирования задач и распределения рабочего времени и честно рассказывает о своих впечатлениях.
Вот какие задачи Анна ставила в самом начале экспериментов:
Успевать делать все, что запланировала на день;
Научиться с точностью до 15% закладывать время на задачи;
Уменьшить количество переключений до комфортного уровня;
Научиться правильно распределять задачи в рамках рабочего дня.
В прошлой статье мы рассказали о методиках тайм-блокинг, матрица Эйзенхауэра, «1-3-5» и pomodoro. А сегодня на очереди канбан, «90 на 30», хронометраж и Fresh or Fried.
Метод: канбан (упрощенный)
В чем суть: канбан – это методика организации работы в командах с помощью визуализации. Весь пул задач по разработке продукта (часто канбан связывают именно с профессией разработчика) делится на 3 группы: надо сделать, в работе, выполнено. Все это визуализируется как 3 столбца с карточками задач. Важно, чтобы в первом столбце было ограниченное количество задач, ведь если их будет слишком много, то часть из них зависнет надолго. По мере работы карточки перемещаются по столбцам, что дает наглядное представление о прогрессе.
Период тестирования: 2 месяца теста + использование по сей день.
Как проходил тест
Когда-то давно я работала с групповыми проектами в Trello (раздавала задачи подрядчикам), и мне очень нравился принцип столбцов и карточек. Это было удобно и наглядно. Поэтому сейчас я вспомнила именно про этот сервис. Правда, на момент теста команды у меня не было. Я решила попробовать «упрощенный индивидуальный канбан», как я его назвала.
В течение месяца мой список задач выглядел примерно так:
Я ограничила количество карточек в «Надо сделать» 12 штуками, это задачи примерно на 3 ближайшие дня. Почему именно так:
короткий список задач получается поддерживать актуальным;
есть возможность воткнуть в список внезапную задачу;
такой объем предстоящей работы не слишком давит психологически.
Во второй столбец я перекидывала только сегодняшние задачи, ранжируя их по степени важности, а по окончании проставляла галку «Завершено» и складывала в столбец «Выполнено».
Через месяц случилось странное: мне стало не хватать столбцов. Я привыкла к долгому планированию (на неделю или более), а в Trello даты видны достаточно плохо, а дни недели есть только в платной подписке.
Поэтому моя доска превратилась в такую:
В первом столбце остались задачи с отдаленной датой или сроком «когда-нибудь», «Выполнено» остался на месте, а посередине я добавила текущий день и 3–4 ближайших дня.
Так я проработала еще около месяца, радуясь удобству. Пока меня снова не позвали в групповой проект в Trello. Все, что мне так нравилось в индивидуальной работе в этом сервисе, стало адом в командной работе:
логика создания столбцов часто была непонятной;
участие нескольких команд делало маркировку и раскраску карточек слишком сложной;
карточки постоянно хаотично двигались туда-сюда, хотя, казалось бы, искомая задача выполнена, а под новую нужно просто создать свою карточку;
переписки внутри карточек могли быть огромными, в них было сложно разобраться.
Короче говоря, чрезмерное усложнение и неправильное использование убило весь канбан.
Плюсы:
Наглядность – быстрая визуальная оценка объема работы и прогресса.
Возможность положить внутрь карточек файлы, ссылки или написать текст (например, вводные от заказчика).
Отмечать выполненные задачи галочками и перемещать их мне было удобно и приятно.
Доступ с любых устройств.
Наличие оповещений.
Минусы:
При чрезмерном усложнении система становится неудобной и даже замедляет работу.
Мой вердикт:
Для индивидуальной работы мне очень понравился Trello (активно юзаю его до сих пор), но для командной совсем нет. Возможно, дело в самом сервисе и есть другие, более подходящие для координации команд. Кстати, если знаете их, напишите.
Метод: «90 на 30»
В чем суть: это метод распределения труда и отдыха, согласно которому надо работать 90 минут, а затем 30 минут отдыхать. При этом первыми надо делать самые сложные задачи.
Период тестирования: 2 недели.
Как проходил тест
Я распределила все дела на 1,5-часовые отрезки, перемежающиеся отдыхом. Получилось что-то такое:
В конце каждого отрезка звонил таймер для переключения. Несмотря на то, что работать 1,5 часа без перерыва иногда было сложно (особенно в конце дня, когда голова уже уставала), душу грела мысль о том, что дальше целых полчаса можно отдыхать. Кстати, этого хватало и просто на перерыв, и чтобы пообедать.
На второй неделе ровное распределение по времени начало съезжать: когда вклинивается срочная задача, ты сбиваешься с ритма. Иногда такие задачи приходилось делать в периоды отдыха, потому что асап, сами понимаете.
Плюсы:
Метод помогает лучше концентрироваться и меньше отвлекаться.
Помогает собираться и делать задачи быстрее – в пределах отведенных 90 минут.
Есть большие перерывы, которые хорошо мотивируют.
Минусы:
Длинные отрезки работы начинают напрягать к концу дня.
Много переключений.
Метод ломается, если вклинивается срочная задача.
Иногда хочется взять перерыв побольше, например для обеда.
Коллеги и руководитель не всегда понимают твои частые получасовые отсутствия.
Мой вердикт:
Метод мне понравился, однако к концу второй недели я поняла, что мое планирование стало мало чем отличаться от стандартного календаря, о котором я рассказывала в первой статье. Какие-то задачи занимали больше 90 минут, когда-то я забывала прерываться на отдых, а когда-то работала всего 40 минут или час между перерывами.
Поэтому 90 на 30 стал превращаться в обычный календарь:
Тем не менее, метод помог понять, как важно и нужно регулярно прерываться (иногда даже принудительно).
Метод: хронометраж
В чем суть: метод помогает анализировать эффективность трудозатрат на работу. Нужно записывать время на каждую задачу в течение нескольких недель, а затем проанализировать эффективность трудозатрат. «Пустые» траты времени нужно сократить, а эффективные увеличить.
Период тестирования: 3 месяца.
Как проходил тест
В описании метода меня сразу насторожили 2 вещи:
Как понять, что время потрачено эффективно или неэффективно? Какие критерии должны быть?
Фиксация времени на задачи сама по себе трудозатратна и увеличивает количество переключений.
Если вы работаете в найме, то на первый вопрос «Как оценить эффективность?» вы, скорее всего, ответите: «По моему субъективному ощущению». Так себе критерий. Можно попробовать как-то оцифровать каждую задачу, например рассчитать ее ориентировочную «стоимость» в зависимости от общего бюджета на проект. Например, если весь проект состоит из написания медиаплана и 25 однотипных текстов, можно разделить его стоимость на 26. Я в то время работала на фрилансе, поэтому все мои трудозатраты можно было примерно пересчитать в деньги. По итогу тестового месяца я считала стоимость часа в каждом проекте. Проблема с переключениями решилась сама собой после первой недели: главное привыкнуть.
Я вела подсчеты времени в Excel, у меня получалось что-то такое:
Когда я начала анализировать эту статистику по итогам месяца, то увидела удивительные вещи:
Одни типы задач делаются быстрее, а другие медленнее. Например, мне лучше всего давалась постановка задач и их проверка, а труднее всего – анализ целевой аудитории и большие письма подрядчикам;
Одни проекты приносят тебе больше дохода, чем другие. У меня иногда это зависело от заказчика, а иногда от того, что я неправильно рассчитала стоимость услуг и не включила в цену ряд работ;
Не у всех задач можно оценить хоть какую-то эффективность. Например, за то, что я составляю таблицу учета времени, заполняю календарь, подписываю договора и отправляю акты, мне, понятное дело, никто ничего не платил.
Возможно, для вас эти вещи очевидны, но для меня вовсе нет. Например, я обнаружила проект, который на протяжении 3 месяцев «съезжал» по эффективности, потому что от меня требовали все больше и больше правок и дополнений по дизайну. Когда мне отказались их компенсировать, от проекта пришлось отказаться. Если бы я не юзала хронометраж, я бы так дальше и думала, что проект выгодный.
Вот пример таблицы с анализом трудозатрат:
Для наглядности я красила определенные числовые диапазоны цветом. Так сразу видно, какие задачи делались неэффективно.
Наглядность важна не только в планировании своего времени, но и в отслеживании KPI рекламных кампаний. Так, например, чтобы сделать анализ статистики удобнее, Click.ru разработал дашборы – представление ключевых показателей эффективности рекламы на хорошо заметных плашках. В фильтре можно задать любую комбинацию из объявлений и параметров таргетинга, чтобы отслеживать именно то, что вам нужно.
Плюсы:
Хронометраж помогает понять, сколько конкретно времени ты тратишь на каждую задачу/проект/тип задач.
Помогает определить причины чрезмерных трат времени и оптимизировать трудозатраты.
Помогает наладить ценообразование исходя из реальных данных по трудозатратам.
Минусы:
Метод увеличивает количество переключений.
Нужно придумать более-менее точный критерий эффективности. Если ты работаешь в найме, то сделать это сложно.
Мой вердикт:
Метод мне очень понравился, я долго использовала его и после теста во время работы на фрилансе. Правда, в некоторые месяцы я выполняла расчеты попроектно, а не позадачно (суммировала затраты времени и стоимость за весь проект без более детальной разбивки). А детализацию выполняла только в «проблемных» проектах.
Метод: Fresh or Fried
В чем суть: все важные и сложные дела следует делать с утра, пока мозг еще свеж (не «поджарился»), на вторую половину дня нужно оставлять несложные и мелкие задачи. Метод должен помогать делать сложные задачи быстрее.
Период тестирования: 1 неделя.
Как проходил тест
Как-то давно я уже пробовала «есть лягушек с утра», и это кончилось только тем, что утро стало еще противнее. Но все равно решила попробовать. На утро первых 2 дней теста я запланировала сложные письма подрядчикам. Мозг просто отказывался грамотно формулировать мысли, на написание ушло в 1,5 раза больше времени, чем обычно. Я подумала, может, просто темы писем сложные, и попробовала еще раз. На 3-й день в 9:05 села составлять медиаплан. И через час просто бросила и переключилась на более мелкие задачи. А они шли хорошо. Для проверки следующие 4 дня решила работать, как обычно: «разгоняюсь» небольшими задачами, затем делаю сложную и заканчиваю день 1–3 мелкими. И это, как всегда, отлично получалось. В общем, тест с треском провалился.
Плюсы:
Метод может сработать для тех, кто вечно откладывает важные дела и хочет буквально надрессировать себя делать их вовремя.
Минусы:
Метод не подходит тем, у кого пик активности приходится день или вечер.
Плохо подходит тем, у кого часто сбивается планирование из-за срочных задач.
Он не подойдет, если в данный момент вы находитесь в стрессе. Состояние может стать только хуже.
Мой вердикт:
Мне не подошел этот метод, так как мой оптимальный дневной режим идет по кривой от простого к сложному и снова к простому.
Выводы
Вам могут не подойти типовые советы из разряда «Сделай самое сложное с утра, и день станет легче». Всегда надо ориентироваться на свой темп и часы активности.
Все методы нужно так или иначе адаптировать под свои потребности (такой же вывод я делала и в прошлой статье).
Не все методики одинаково полезны для индивидуальной и групповой работы.
Визуализация загрузки – это очень удобно.
Регулярные короткие перерывы очень помогают отдохнуть и перезагрузиться.
Не стоить недооценивать статистику по своей загрузке. Она здорово помогает оптимизировать время и стоимость своей работы.
Из методов, про которые я сегодня рассказывала, я до сих пор применяю упрощенный канбан в Trello и хронометраж. Они оказались для меня полезнее всего.
В следующий раз планирую рассказать вам подробнее про книгу «Джедайские техники» Максима Дорофеева и про методику GTD. Это одни из самых интересных и мощных штук, которые я когда-либо применяла в работе и жизни.
