В одной из наших предыдущих статей мы рассказывали, как выстроить email-маркетинг внутри компании. И если начать отправлять письма подписчикам не так уж и трудно, то для активного развития этого канала требуется больше сил и времени.
Но что делать, если лишних ресурсов нет, а использовать email-маркетинг хочется по максимуму? Сегодня поговорим об аутсорсинге email-маркетинга: как правильно действовать в таком случае и каких результатов ожидать.
Зачем «аутсорсить» работу с почтовыми рассылками?
Все просто: иногда это единственный вариант. Самые скромные подсчеты говорят о том, что для качественной, планомерной и активной работы в этом направлении понадобится команда из нескольких человек.
Обычно потребность в найме формируется постепенно: чем активнее компания хочет заниматься email-маркетингом, тем больше профессионалов нужно привлекать. Не всегда наем специалиста в штат – подходящее решение, и тогда на помощь и приходит аутсорсинг.
Варианты аутсорсинга: агентство vs фрилансеры
Прежде всего необходимо определиться с форматом аутсорсинга – привлекать агентство или найти специалиста-одиночку, который полностью возьмет направление рассылок на себя.
Здесь важно понимать, что по своей сути эти два варианта довольно близки друг к другу. В агентстве работают все специалисты, которые могут понадобиться при подготовке почтовой рассылки: от копирайтеров и дизайнеров до специалистов по A/B-тестированию и аналитиков. Фрилансер также не сможет в одиночку выполнять весь фронт работ, он скорее будет менеджером проекта рассылок, привлекающим к решению задач своих коллег по цеху.
В итоге так или иначе над рассылками будет трудиться команда, только в случае агентства проверить опыт участвующих в проекте людей будет проще. Но ставки агентств наверняка окажутся выше, чем предложат фрилансеры.
Для того чтобы добиться эффективности от email-маркетинга как канала продвижения, в компании в любом случае должен быть сотрудник, курирующий этот проект. Именно он будет ставить задачи агентству и фрилансерам и контролировать их.
Пошаговый процесс запуска email-маркетинга на аутсорсе
Рассмотрим шаги, необходимые для запуска почтовых рассылок на аутсорсе.
Шаг #1: организация коммуникаций по проекту
В принципе запуск email-маркетинга с привлечением внешних специалистов похож на выстраивание процесса in-house. За одним важным исключением: после формирования «команды» из ответственного со стороны компании и агентства/фрилансеров необходимо договориться о коммуникации. А именно – какие программы будут использоваться, как будет осуществляться контроль по проекту и т. п. Среди наиболее распространенных решений для коммуникации и контроля – Bitrix24, Slack, Asana,Trello.
Шаг #2: подготовка стратегии
Второй важнейший шаг – разработка стратегии email-маркетинга. Прежде чем начинать создавать и отправлять письма, нужно определиться с целями коммуникации – они могут быть самыми разными: от роста продаж до обучения пользователей. Наличие целей поможет сформулировать KPI каждой конкретной рассылки.
В стратегии прописывают также все группы целевой аудитории и сообщения, которые до них нужно будет доносить. Неотъемлемая часть любой стратегии – описание шагов по увеличению базы подписчиков, а также техническое описание самих рассылок.
Шаг #3: создание плана рассылок
После того как вы определились с целями, KPI и ключевыми месседжами, пора переходить к планированию конкретных рассылок. В самом начале создавать масштабные планы на несколько месяцев вперед нецелесообразно: жизнь неизбежно будет вносить в них свои коррективы. Поэтому, чтобы контент-план был более реалистичным, не стоит делать его больше чем на два-три месяца.
С течением времени, когда все процессы будут отлажены и случаи срыва сроков подготовки рассылок будут сведены к минимуму, можно переходить к более долгосрочному планированию.
Шаг #4: подготовка контента
Теперь вы полностью готовы к старту рассылок. Осталось лишь разработать письма. На этом этапе агентство или ваша команда фрилансеров готовят материалы в соответствии с утвержденным планом – пишут текст рассылки, верстают письмо и отправляют в назначенное время.
Важный момент: если компания продает какой-то относительно сложный продукт или услугу, то внешним специалистам будет крайне непросто написать качественный текст по вашей теме с нуля.
Скорее всего, вам придется глубоко погружаться в создание контента, организовывать интервью с экспертами компании, которые смогут ответить на вопросы и дать комментарии по черновику письма перед его отправкой. Этап сбора вводных данных для подготовки контента – один из самых важных, равно как трудоемких и длительных.
Шаг #5: анализ результатов
Каждую рассылку нужно анализировать. Поэтому аутсорс-специалисты должны предоставлять отчет о выполнении/невыполнении KPI конкретным письмом. Это нужно не только для того, чтобы оценить их работу, но и понять, были ли изначально верно выбраны целевые показатели. Бывает так, что ожидания приходится корректировать уже по ходу работы.
Возможные риски
Привлечение внешних специалистов всегда несет в себе не только плюсы, но и определенные риски. В случае фрилансеров они хорошо известны: уровень обязательности многих специалистов невысок, они могут пропадать в самый ответственный момент. Поэтому нужно искать тех, с кем комфортно работать.
При сотрудничестве с агентствами часто возникают проблемы со сроками. У хорошего агентства таких проектов, как ваш, десятки, а штат ограничен. Поэтому ваши задачи могут быть не приоритетными. Единственное решение – настаивать на выделенном аккаунт-менеджере, с которым будет прямая связь у сотрудника, ответственного за email-маркетинг. Он сможет регулярно «пинать» менеджера и добиваться соблюдения сроков.
Заключение: чек-лист аутсорсинга email-маркетинга
В заключение еще раз поговорим о том, что следует знать перед привлечением аутсорс-специалистов для решения задач email-маркетинга. Как видно, отдать работу с рассылками полностью на аутсорс вряд ли получится. Необходимо не только контролировать работу специалистов на каждом этапе, но и, по сути, управлять проектом, организовывать коммуникацию. Только в этом случае можно обеспечить регулярность отправки писем и держать качество контента на достойном уровне.
Этот чек-лист поможет избежать ошибок и сформировать правильные ожидания на старте сотрудничества.
- Начинайте работу самостоятельно. Сегодня существует большое количество удобных и недорогих систем email-маркетинга. Некоторые, как наш сервис DashaMail, заточены под нужды малого и среднего бизнеса и позволяют закрыть основные аспекты создания, тестирования и анализа эффективности рассылок. Начинать работу лучше самостоятельно – так вы узнаете свою аудиторию и хотя бы на базовом уровне разберетесь в теме. Передавать email-маркетинг на аутсорс лучше, имея хотя бы некоторое представление о рассылках.
- Самое главное в аутсорсинге – ответственный сотрудник внутри компании. Чтобы email-маркетинг на аутсорсе работал эффективно, внутри компании должен быть ответственный за данное направление. Именно этот человек будет «пинать» агентства и фрилансеров, и только эта схема имеет право на жизнь.
- Коммуникация и контроль очень важны. Прежде чем начинать активную работу по проекту, необходимо выбрать и внедрить инструменты коммуникации и контроля работы. Заниматься этим уже по ходу дела не стоит: вы потеряете много времени и общая эффективность процесса снизится.
- Стратегия, планирование и эксперименты – ключевые элементы успеха. Чтобы ваши рассылки стабильно показывали хорошие результаты, необходимо разработать продуманную стратегию email-маркетинга вкупе с контент-планом, распланировать активности и постоянно экспериментировать. Только так вы сможете не просто создавать реалистичные цели, но и понимать, какие из них действительно имеют практическое значение.
Чтобы быть в курсе современных тенденций email-маркетинга в России, получать полезные лайфхаки и наши материалы – подписывайтесь на страницу DashaMail в Facebook и читайте наш блог.