Как и обещал, начинаю выкладывать вторую часть «методички». В этом фрагменте общие принципы и подходы, на которые я опираюсь во всех дальнейших размышлениях и выводах.
Построение эффективных бизнес-систем. Глава 1: Введение
Входящий поток – поток, берущий начало за пределами компании и завершающийся внутри её.
Внутренний поток – поток, начинающийся и прекращающийся внутри компании.
Исходящий поток – поток, начинающийся в пределах компании, и уходящий наружу.
Кассовый разрыв – дефицит или отсутствие оборотных средств у компании. Ситуация, когда «в целом» деньги скоро появятся, но в данный момент в кассе ноль.
Для простоты понимания подхода предлагаю посмотреть на компанию издалека. В буквальном смысле. Если выйти из офиса и отойти метров на 500, то деятельность компании будет выглядеть очень просто: в офис заходят клиенты, озабоченные своими проблемами, а выходят довольные.
Рисунок 1. Работа компании с расстояния 500 м.
Если мы забудем всё, что знаем о нашей компании, то она выглядит, как некая система, основная функция которой – «делать довольными клиентов». В упрощённом виде это будет выглядеть следующим образом:
Рисунок 2. Схема работы компании.
Но мы договорились, что цель компании – деньги! Поэтому предлагаю подойти немного ближе, и мы увидим, что клиент несёт в компанию свои средства, а уносит готовый продукт:
Рисунок 3. Откуда деньги в компании.
Эти простые схемы преследуют одну цель: проиллюстрировать поточную природу нашей работы. Мы обрабатываем поток клиентов, преобразуя этот поток и трансформируя, выпускаем поток удовлетворённых клиентов. Понимание поточности в бизнесе очень важно, поскольку позволяет нам увидеть взаимосвязи и взаимное действие друг на друга разных элементов нашей системы. В компании очень много потоков: входящий поток клиентов, входящий поток материалов, внутренний поток документов, внутренний поток заготовок и полуфабрикатов, исходящий поток денежных средств, исходящий поток сотрудников. На схеме выше обозначены четыре потока: входящий поток клиентов, исходящий поток клиентов и внутренние потоки продукта и денег.
Если вы уже улавливаете суть подхода и прочли словарь, то должны возразить: «Но поток денег не зарождается внутри компании, он тоже внешний!» В данной ситуации я полностью согласен, что схему надо откорректировать, вынеся начало денежного потока за пределы организации и отделив деньги от клиента. И в нашей жизни всё обстоит именно так: разговариваем мы с одними людьми, а деньги нам переводят другие. Условия ставит маркетолог, а счета подписывает бухгалтер; цвет выбирает собственник, а оплату производит генподрядчик.
Если уж быть совсем точным, то и продукт также следует отделить, поскольку невероятно редко мы привозим наши конструкции и изделия в кабинет тому, с кем договаривались об их внешнем виде. Финальная схема потоков нашей компании выглядит следующим образом:
Рисунок 4. Исправленная схема потоков.
В дальнейшем, когда вы увидите стрелку на схеме, знайте, что она означает поток. И важно очень ясно понимать, где он зарождается, где заканчивается и кто его контролирует. Именно через потоки (материалов, денег, информации) связаны все звенья нашей системы.
Нет, в этом разделе мы не будем обсуждать, как правильно организовать подачу воды в наш офис, но мы всё ещё говорим о потоках. Давайте вспомним, как выглядит наша компания с точки зрения структуры отделов:
А теперь, зная, что наша компания обрабатывает потоки, попробуем изобразить схему работы компании с точки зрения поточной структуры. При этом будем считать, что каждый из отделов – это резервуар, а потоки, связывающие их – это трубы. В конечном итоге, мы должны получить некоторую систему, в которую попадают клиенты и деньги, а выходят готовые продукты.
Первый входящий поток – поток клиентов с потребностями. Очевидно, что начинается он где-то на рынке, а заканчивается в отделе продаж, поскольку именно туда обращаются клиенты. Отдел продаж преобразует поток клиентов, «вытаскивая» из них требования и отправляя ожидать готового результата. Таким образом, у нас появляется первый внутренний поток (кстати, информационный) – поток требований клиентов. Начинается он в отделе продаж и следует в Управление производством, для того, чтобы превратиться в техническое задание на производство, отправляемое в цех (фиксируйте, опять преобразование потока: «требования клиента» переходит в «техническое задание»).
Для того чтобы технические задания были точными и разумными, Менеджер производства должен взаимодействовать с проектным отделом и дизайнером. Наименование и содержание потоков в качестве разминки предлагаю назвать самостоятельно. Нет, правда, как вы считаете, какие потоки циркулируют в мини-системе Дизайнер-Менеджеры производства-Проектный отдел?
Цех согласно техническому заданию должен выполнить работы, изготовив готовый продукт, требуемый клиенту. Для этого в цех нужно прежде всего направить поток материалов для работы. Материалы – входящий поток. За материалы надо платить, следовательно, существует исходящий поток денежных средств за материалы. Рядом с ним должен возникнуть внутренний поток денежных средств на оплату работ нашему цеху. Очевидно, что расходованием денежных средств у нас заведует бухгалтер. Кстати, чтобы ему было, что расходовать, предлагаю вспомнить, что у нас есть входящий поток денежных средств.
Если вы уже запутались в потоках, то предлагаю посмотреть на схему на следующей странице. Очень важно понимать, что на Рисунке 5 изображена идеальная схема, то есть то, КАК МОЖЕТ БЫТЬ (или «to be» в терминах описания бизнес-процессов). О том, как происходит на самом деле, мы поговорим чуть позже.
Рисунок 5. Идеальная схема потоков.
На приведённой схеме все потоки разделены на три типа:
Здесь и далее эта маркировка используется, как стандартная.
Конечно же, представленная схема сильно упрощена, поскольку отсутствуют потоки денежных средств на зарплату всем отделам, не хватает многих информационных потоков, но мы выделяем, прежде всего, те, которые делают компанию уникальной. Зарплата платится везде, и промежуточные совещания тоже устраивают везде. На схеме изображена уникальная комбинация труб и резервуаров, которая создаёт необходимую нам систему.
Следующим шагом при обработке таких схем и построении на их основе реальных эффективных компаний следует математический расчёт для каждого потока. Жизненно важно знать и понимать, с какой скоростью движутся потоки через каждое из звеньев организации. Почему именно, мы рассмотрим далее.
Построение эффективных бизнес-систем. Глава 1: Введение
Бизнес-процессы
Словарь
Входящий поток – поток, берущий начало за пределами компании и завершающийся внутри её.
Внутренний поток – поток, начинающийся и прекращающийся внутри компании.
Исходящий поток – поток, начинающийся в пределах компании, и уходящий наружу.
Кассовый разрыв – дефицит или отсутствие оборотных средств у компании. Ситуация, когда «в целом» деньги скоро появятся, но в данный момент в кассе ноль.
Поточный подход
Для простоты понимания подхода предлагаю посмотреть на компанию издалека. В буквальном смысле. Если выйти из офиса и отойти метров на 500, то деятельность компании будет выглядеть очень просто: в офис заходят клиенты, озабоченные своими проблемами, а выходят довольные.
Рисунок 1. Работа компании с расстояния 500 м.
Если мы забудем всё, что знаем о нашей компании, то она выглядит, как некая система, основная функция которой – «делать довольными клиентов». В упрощённом виде это будет выглядеть следующим образом:
Рисунок 2. Схема работы компании.
Но мы договорились, что цель компании – деньги! Поэтому предлагаю подойти немного ближе, и мы увидим, что клиент несёт в компанию свои средства, а уносит готовый продукт:
Рисунок 3. Откуда деньги в компании.
Эти простые схемы преследуют одну цель: проиллюстрировать поточную природу нашей работы. Мы обрабатываем поток клиентов, преобразуя этот поток и трансформируя, выпускаем поток удовлетворённых клиентов. Понимание поточности в бизнесе очень важно, поскольку позволяет нам увидеть взаимосвязи и взаимное действие друг на друга разных элементов нашей системы. В компании очень много потоков: входящий поток клиентов, входящий поток материалов, внутренний поток документов, внутренний поток заготовок и полуфабрикатов, исходящий поток денежных средств, исходящий поток сотрудников. На схеме выше обозначены четыре потока: входящий поток клиентов, исходящий поток клиентов и внутренние потоки продукта и денег.
Если вы уже улавливаете суть подхода и прочли словарь, то должны возразить: «Но поток денег не зарождается внутри компании, он тоже внешний!» В данной ситуации я полностью согласен, что схему надо откорректировать, вынеся начало денежного потока за пределы организации и отделив деньги от клиента. И в нашей жизни всё обстоит именно так: разговариваем мы с одними людьми, а деньги нам переводят другие. Условия ставит маркетолог, а счета подписывает бухгалтер; цвет выбирает собственник, а оплату производит генподрядчик.
Если уж быть совсем точным, то и продукт также следует отделить, поскольку невероятно редко мы привозим наши конструкции и изделия в кабинет тому, с кем договаривались об их внешнем виде. Финальная схема потоков нашей компании выглядит следующим образом:
Рисунок 4. Исправленная схема потоков.
В дальнейшем, когда вы увидите стрелку на схеме, знайте, что она означает поток. И важно очень ясно понимать, где он зарождается, где заканчивается и кто его контролирует. Именно через потоки (материалов, денег, информации) связаны все звенья нашей системы.
Бизнес и трубопроводы
Нет, в этом разделе мы не будем обсуждать, как правильно организовать подачу воды в наш офис, но мы всё ещё говорим о потоках. Давайте вспомним, как выглядит наша компания с точки зрения структуры отделов:
- Бухгалтер,
- Генеральный директор,
- Дизайнер,
- Отдел поставок,
- Отдел продаж,
- Проектный отдел,
- Производство,
- Управление производством.
А теперь, зная, что наша компания обрабатывает потоки, попробуем изобразить схему работы компании с точки зрения поточной структуры. При этом будем считать, что каждый из отделов – это резервуар, а потоки, связывающие их – это трубы. В конечном итоге, мы должны получить некоторую систему, в которую попадают клиенты и деньги, а выходят готовые продукты.
Первый входящий поток – поток клиентов с потребностями. Очевидно, что начинается он где-то на рынке, а заканчивается в отделе продаж, поскольку именно туда обращаются клиенты. Отдел продаж преобразует поток клиентов, «вытаскивая» из них требования и отправляя ожидать готового результата. Таким образом, у нас появляется первый внутренний поток (кстати, информационный) – поток требований клиентов. Начинается он в отделе продаж и следует в Управление производством, для того, чтобы превратиться в техническое задание на производство, отправляемое в цех (фиксируйте, опять преобразование потока: «требования клиента» переходит в «техническое задание»).
Для того чтобы технические задания были точными и разумными, Менеджер производства должен взаимодействовать с проектным отделом и дизайнером. Наименование и содержание потоков в качестве разминки предлагаю назвать самостоятельно. Нет, правда, как вы считаете, какие потоки циркулируют в мини-системе Дизайнер-Менеджеры производства-Проектный отдел?
Цех согласно техническому заданию должен выполнить работы, изготовив готовый продукт, требуемый клиенту. Для этого в цех нужно прежде всего направить поток материалов для работы. Материалы – входящий поток. За материалы надо платить, следовательно, существует исходящий поток денежных средств за материалы. Рядом с ним должен возникнуть внутренний поток денежных средств на оплату работ нашему цеху. Очевидно, что расходованием денежных средств у нас заведует бухгалтер. Кстати, чтобы ему было, что расходовать, предлагаю вспомнить, что у нас есть входящий поток денежных средств.
Если вы уже запутались в потоках, то предлагаю посмотреть на схему на следующей странице. Очень важно понимать, что на Рисунке 5 изображена идеальная схема, то есть то, КАК МОЖЕТ БЫТЬ (или «to be» в терминах описания бизнес-процессов). О том, как происходит на самом деле, мы поговорим чуть позже.
Рисунок 5. Идеальная схема потоков.
На приведённой схеме все потоки разделены на три типа:
- Материальные (оранжевый) – потоки физических объектов, которые можно посчитать, потрогать, взвесить.
- Денежные (зелёный) – потоки денежных средств.
- Информационные (синий) – потоки информации. Безусловно, они могут (И ДОЛЖНЫ!) передаваться в материальной форме, но для них форма неважна: это может быть файл, бумажка, слова.
Здесь и далее эта маркировка используется, как стандартная.
Конечно же, представленная схема сильно упрощена, поскольку отсутствуют потоки денежных средств на зарплату всем отделам, не хватает многих информационных потоков, но мы выделяем, прежде всего, те, которые делают компанию уникальной. Зарплата платится везде, и промежуточные совещания тоже устраивают везде. На схеме изображена уникальная комбинация труб и резервуаров, которая создаёт необходимую нам систему.
Следующим шагом при обработке таких схем и построении на их основе реальных эффективных компаний следует математический расчёт для каждого потока. Жизненно важно знать и понимать, с какой скоростью движутся потоки через каждое из звеньев организации. Почему именно, мы рассмотрим далее.
