Если клиенты задерживают оплату

Одна из мелких неприятностей, которую студии чаще всего получают от клиентов — это несвоевременная оплата счета. Иногда у клиентов «нет денег на счету», иногда «бухгалтер забыл оплатить», иногда «бумага потерялась». Иногда бывает так, что «мы хотели уточнить кое-что у вашего бухгалтера, но не знали, как с ним связаться». Некоторые особо одаренные бухгалтеры отправляют деньги «с НДС» юрлицу, работающему по «упрощенке».

Есть несколько «лайфхаков», которые реально уменьшают количество проблем со счетами и оплатой. Нацелены они, в большинстве своем, на то, чтобы ваш счет не терялся, а у бухгалтерии клиента не было возможности для отговорок.

Счет надо сделать заметным

• Мы используем бумагу другого цвета, с яркой цветной полоской по краю.
• Чтобы счет не «терялся» в стопке, можно напечатать его на нестандартном формате бумаги — чуть шире, чем A4. Тогда его будет просто неудобно складывать в стопку, а бухгалтеру захочется поскорее разобраться с этим нестандартным, «колющим глаз» счетом.

Убираем лишние возможности для отговорок

• Если вы работаете по «упрощенке», то жирным шрифтом, в рамочке, напишите это для особо одаренных бухгалтеров. Да, прочерка или надписи «без НДС» в табличке не хватает. Один из наших клиентов, у которого бухгалтерский отдел больше, чем тогда была наша студия, все платежи умудрялся отправлять с НДС.
• Прямо на счете напишите телефон, по которому можно связаться с вашим бухгалтером или с вами и уточнить что-либо. Лучше — дать и сотовый тоже.

Держим в тонусе

• На счете можно поместить фразу вроде «Согласно условиям договора, оплата по этому счету должна быть произведена до 28.08.2008». И сделать так, чтобы эта фраза бросалась в глаза.
• После отправки счета можно позвонить в бухгалтерию клиента и узнать, получили ли они счет. Если не получили — позвонить менеджеру и спросить то же самое. Бывает забавно слышать разные ответы на этот вопрос. Чтобы не загонять в угол менеджера заказчика (они от этого кусаются), можно сказать что-то вроде «Наверное, вы отдали им другой счет, а подумали, что это наш. Наш — такой-то и такой-то. Кстати, оплатить его надо успеть до такого-то числа».
• За день до истечения срока оплаты поинтересоваться в бухгалтерии заказчика судьбой вашего счета, напомнив о сроке его оплаты.

Некоторые другие отговорки

В качестве бонуса приведу пример отговорки, которую любят использовать крупные компании: «Ой, а у нас все счета подписывает финансовый (генеральный и т.п.) директор, а он сейчас в командировке (отпуске, болеет и т.д.)».

В таких случаях можно ответить примерно так: «Напомните, пожалуйста, какие там у вас были дедлайны? Ах, успеть к выставке? Ну вы найдите способ связаться с вашим боссом и скажите, что без его подписи не можете отправить счет в оплату, а у вас дедлайн, надо к выставке успеть все сделать. Мы же в договоре ничего про отпуска начальства не прописывали, правда?»

Более-менее смышленный менеджер понимает, что к чему, и метод работает в 9 случаях из 10 без дальнейшего обострения ситуации.

Иногда, правда, попадаются экземпляры, которые говорят «как, у нас ведь в договоре сроки прописаны». И вот тут у вас должен быть хороший договор, в котором до мелочей прописан порядок оплаты, сдвига сроков, приостановки работ. Тогда вы сможете ответить: «Да, в договоре прописаны сроки, в том числе и сроки оплаты, а также приостановка работ при задержке. Если вы не оплачиваете в срок, мы вынуждены приостановить работу над вашим заказом и взяться за заказ платежеспособного клиента, у нас ведь тоже расходы есть».

В случае, когда разговор ведется с бухгалтером, привести его в чувство помогает легкий намек на пени ;-) «Ай, Марья Васильевна, у меня очень строгий начальник, еле упросил его, чтобы пени вам не выставил».

Вопросы к читателям

1. Какие проблемы с оплатой чаще всего возникают у вас?
2. Что говорят клиенты, задерживающие оплату?
3. Как вы решаете эти проблемы?