Если совещания среди Ваших коллег или подчиненных превращаются в балаган, то значит, пора предпринимать решительные меры…
Я не привожу универсального рецепта, ибо его нет, я не буду вдаваться в мельчайшие тонкости – т.к. их можно перечислять до бесконечности, я лишь описываю моё виденье данного вопроса…
Для себя я совещания разделяю на несколько типов (примечания не привязаны строго к типу):
- «Пятиминутки» — т.е. это плановое совещание по расписанию, многие считают их бесполезными, но они способствуют поддержанию дисциплины
- Начинайте совещание всегда вовремя — дисциплина нам нужна
- Проводите совещание стоя — таким образом пятиминутка не будет перерастать в пару часов горячих споров (зачастую не по теме)
- Старайтесь не поднимать вопросы которые решаются в рабочем порядке, без привлечения всех участников совещания (время — деньги)
- Соблюдайте правила приличия — посербывание кофе, зевания, иль явное показное безразличие — не способствует плодотворному общению
- Заранее планируемое совещание для обсуждения каких-либо проблем/дилемм/… леммм
- Определите цель вашего совещания — без цели — совещание превратиться в броуновское
движениеобщение - Разошлите всем участникам повестку дня — старайтесь избегать обобщенных расплывчатых фраз — больше конкретики
- Если у Вас есть материал для изучения — его так же лучше предоставить заранее — иначе Ваше совещание превратится в избу-читальню
- Определите время и место проведения совещания — чем раньше участники узнают о своём участии тем лучше — ведь не только у Вас могут быть планы
- Если предполагается обсуждение нескольких вопросов — ограничьте каждый из них по времени
- Избегайте пересечения времени проведения совещания с обеденным перерывом иль с окончанием рабочего дня — иначе совещание будет похоже на последнюю пару в институте — все ждут окончания сего действа, абсолютно не вникая в суть происходящего
- Если совещание затянется на пару часов — запланируйте перерывы — ведь все мы люди, все мы человеки
- Определите список участников — если их больше 20-ти человек — вероятно, его лучше сократить (стоит попробовать японский «нью-маваши» — т.е. вначале проводятся совещания мелких групп, затем представители групп участвуют в главном совещании) — чем больше людей — тем больше вероятность неконтролируемых дискуссий между участниками
- Записывайте достигнутые результаты (ведите протокол т.н. «meeting minutes») — иначе смысла нет в самом собрании
- По завершению — огласите «итого» дабы все участники понимали добежали ли Вы до финиша
- Не затягивайте совещание — заканчивайте в строго оговоренное время, остались вопросы — назначайте новое
- После часа совещания — вероятность получить результат будет стремиться к нулю
- Определите цель вашего совещания — без цели — совещание превратиться в броуновское
- Обучение — т.е. формат конференции — есть докладчик(и), и он задает тон собранию
- У Вас, как докладчика, должен быть составлен план предстоящего совещания — дабы не уйти от сути
- Отрепетируйте свой доклад, если Вы первый раз выступаете с ним
- Подготовьте наглядный материал для доклада — ибо один раз увидеть всё же лучше, чем сто раз услышать (вредные советы от «самизнаетекого» )
- Подготовьте раздаточный материал — в нем может быть написан лишь Ваш план совещания, но пометки оставленные на полях такого материала могут иногда оказаться бесценными, а еще они всегда помогут освежить память
- «Мозговой штурм» — достаточно специфический тип совещаний, направлен на решение не тривиальной задачи
- Огласите участникам лишь тему обсуждения, не углубляйтесь в подробности, нужен именно штурм, а не зацикливание на поиске «самого-самого» решения
- Приготовьтесь записывать все высказанные мысли участников
- Никогда не критикуйте предлагаемые решения (и пресекайте подобное со стороны коллег)
- «Ни рыба ни мясо» — спонтанные совещания аля в курилке, за кофе, начинаются фразой — «О, как хорошо что Вы все здесь, я давно хотел с Вами обсудить ...»
- Редко бывают конструктивными, и отношение к ним соответствующее
- Ни к чему не обязывает участников — т.е. что-бы Вы не решили — это не будет воспринято как руководство к действию
- Иногда имеют эффект «мозгового штурма» — за что их и любят — вроде и не работал, а что-то таки порешалось (главное — потом не забыть, что именно было решено)
А теперь вернемся к балагану который устраивают ярые спорщики, дабы их унять нам потребуется составить правила поведения на совещаниях и придерживаться их (а так же принуждать остальных к соблюдению правил):
- Никто, и ни при каких обстоятельствах не перебивает выступление
- Если появляется вопрос — поднимаем руку
- Если их становится всё больше — берем ручку и записываем в блокнотик (как у Вас его нет? а зачем Вы сюда пришли?)
- Докладчик заканчивает своё выступление какой-либо контрольной фразой иль словом (к примеру, dixi (лат.) — «Я сказал»)
- После окончания доклада, все желающие задают вопросы
- За «очередью» вопросов должен следить либо «арбитр», назначенный заранее, либо сам докладчик
- Возможно, следует принять условия, при которых докладчик таки прерывает своё выступление — к примеру задавать вопросы хотят уже все присутствующие
- Возможно, Вам следует применить приём именуемый «мячик выступающего» — т.е. говорит только тот, у кого мячик в руках
И еще небольшой совет: пользуйтесь органайзерами — благо они сейчас есть практически в каждом телефоне (кпк), а синхронизация с компьютером занимает меньше минуты — зато Ваш девайс всегда с Вами и он всегда напомнит, что Вас где-то ждут. А если Вы и все Ваши коллеги пользуетесь Outlook'ом — то Вы сможете легко проинформировать их о совещании и соответствующая информация ляжет в их органайзеры (см. http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/HA012293681049.aspx#2).
Ссылки по теме:
