Существует множество подходов работы с задачами, достижения целей, где в одной стороне директивные практики, где решение навязывается сверху и неохотно выполняется исполнителями, а в другой исполнители сами вовлекаются в процесс, ищут способы и тестируют их. Вот CEDAC – один из таких инструментов вовлечения в процесс решения задач, который зарекомендовал себя для командной работы, мозгового штурма с последующими активными действиями по решению. В части отслеживания реализации идей это почти управление проектом. Изначально мы не планировали про него публиковать статью, она была написана для внутреннего сообщества, но инструмент очень простой, действенный и мы решили рассказать, как с ним работать при помощи нашего решения DELMIA 3DLean. Если у вас пока нет 3DLean, вы можете провести с командой классический вариант CEDAC с доской и стикерами. Уверены, если вы подготовитесь и проведёте такую встречу – вы будете приятно удивлены не только результатом, но и самим процессом работы в команде.
Диаграмма Ишикавы, или Рыбья кость, или причинно-следственная диаграмма уже давно ни для кого не секрет, хотя и применяется на производстве абы как, поэтому, думаю, редко её можно встретить.
Некоторые консультанты видят проблему в сложности определения тех самых первопричин, при использовании диаграммы. Мне вот доводилось неоднократно видеть, как в одной из ветвей сразу писали причину, которую считали той самой первопричиной, и на этом применение инструмента считалось завершённым. После чего команда шла разбираться с той самой одной гипотезой-проблемой, что ни к чему, естественно, не приводило.
Что же до CEDAC, то это почти та же самая рыбья кость, разве что с дополнительными карточками, без гипотез, вместо них факты и идеи. Давайте подробнее о методе, плюс, поскольку CEDAK это в первую очередь командный инструмент, используем DELMIA 3DLean.
Шаг 0. Подготовка собрания
Создаём и настраиваем новую доску в 3DLean, назовём её CEDAC
Всё, что нам понадобилось бы, если бы мы работали на доске, стене или листе – здесь есть. Нам очень важно наличие Sticky notes и в 3DLean есть возможность их добавлять.
Нажимаем Customize, выбираем Picture Viewer и перетаскиваем на свободное окошко, кликнув на Заголовке Picture Viewer можно изменить его название, я назову 8М, поскольку мне нравится расширенная версия диаграммы. Помимо этого, добавлю окошки Problem Log и Action Log, плюс окно команды Team. Завершаю настройку экрана и перехожу к наполнению.
Заходим в Picture Viewer, подгружаем заготовленный заранее 8M фон –можно использовать любой другой, который требуется, например, 5M, или 6M, или что-то иное.
Доска настроена, можно начинать штурм!
Шаг 1. Команда
Определимся с составом команды в окошке, которое автоматически получило название CEDAC по наименованию доски. Нажимая на плюс, добавляю участников. CEDAC является инструментом мозгового штурма и команда должна быть большой – вовлекайте и добавляйте всех требуемых участников, даже, если они находятся в другом городе. DELMIA 3DLean позволяет подключать людей из разных мест удалённо и работать вместе на одной доске. Если центр разработки в одном месте, а производство в другом – это больше не проблема, чтобы вместе штурмовать задачи на расстоянии.
Кликая на изображения участников команды, я отмечаю их как присутствующих на этом мозговом штурме.
Шаг 2. Постановка цели
Открываем окно 8М и определяем над чем работаем. Методики выбора целей и постановки задач – это отдельная тема, предположим, что мы уже знаем цель: поднять уровень FTT (с первого раза правильно) на линии сборки двигателей до 90%. Цель измерима, команда понимает, как её оценивать, цель достаточно комплексна, на неё влияет множество факторов.
Необходимо отметить, что в отличие от диаграммы Ишикавы, в голове рыбы пишется не проблема, а именно четкая цель. Её и запишем. Нажимаем Tools, выбираем E-Notes. Для цели используем зелёный стикер: FTT на линии сборки двигателей 90% к концу года. Выбираем Note в Create, поскольку цель – это просто запись.
Шаг 3. Факты
В отличие от Ишикавы, где команда сочиняет гипотезы, в CEDAC пишутся факты. А факт – это конкретная и упрямая вещь, выраженная в событиях, цифрах. Например, «нехватка персонала на линии» - не факт, факт это «на участке присоединения КПП два месяца работает 1 оператор вместо 2», фактом может быть «на второй станции нет визуализации установки патрубка Х». Берём 15-20 минут на то, чтобы команда записала на стикерах известные им факты, препятствующие достижению цели. Факты будем записывать на жёлтых стикерах и добавлять как Problem. Кто создал стикер – тот отображается в его углу. Авторы известны, а нам это необходимо, если будет нужно уточнить факт сейчас или по мере продвижения по проекту. Естественно, фактов может быть очень много, но на изображении их несколько, как пример.
После чего факты сортируются по ветвям – какие-то могут оказаться не на месте, придётся немного командой обсудить каждый факт, может подискутировать. Задача – разместить их на ветвях/костях в соответствии с категорией. Например, обозначенная проблема по обучению оператора, с одной стороны, задача менеджмента, а с другой может казаться, что относится к категории Человек. Если вы организуете эту встречу – возьмите на себя роль фасилитатора, именно на вас будет лежать задача – проговаривать с участниками то, что они написали, уточнять это, чтобы факты действительно были фактами при этом вам необязательно быть экспертом в вопросе – просто убедитесь, что факт сформулирован четко и не является жалобой о том, как всё плохо.
Шаг 4. Идеи
Самая интересная часть, кардинально отличающаяся от Ишикавы – генерация идей. Если просить кого угодно просто так начать придумывать идеи, процесс идёт трудно – придумывать идеи из воздуха задача достаточно непростая, особенно, когда непонятно на что она направлена. А вот когда мы имеем факт, над которым надо работать, то мозг концентрируется на задаче и уже без проблем генерирует идеи для работы над этим фактом-проблемой. Именно этот этап ждёт команду после того, как факты записаны и отсортированы.
От команды требуется придумать идеи, направленные на устранение описанных ранее фактов. Идей на один факт может быть несколько – это даже отлично, будет из чего выбирать. Для идей будем использовать стикер голубого цвета и тип Action, поскольку идея является действием, которое может быть предпринято. Берём ещё 15 минут и начинаем командой генерировать идеи. Идеи помещаем напротив стикера с фактом, на который она направлена. Идеи можно и нужно придумывать и на чужие факты.
Важно, что идеи, как и факты, должны быть конкретными и реализуемыми. Например, идея «купить новое оборудование», особенно, если это дорогостоящий станок, очевидно, выходит за рамки проекта и требует отдельного бюджета, идея «сократить время операции» тоже не является конкретной, сначала требуется понять верно ли операция выполняется и почему затрачиваемое время не укладывается во время такта, может там иная проблема, связанная с предыдущими операциями.
При этом, чтобы не было нагромождения стикеров, как на изображении выше или, как бывает при использовании классической доски, DELMIA 3DLean позволяет привязать действия к проблемам. Для этого перетаскиваю синий стикер идеи на желтый стикер факта, чтобы объединить, даже, если стикеров несколько.
В итоге получаем аккуратную диаграмму со связанными фактами и идеями.
Двойной клик на жёлтом стикере откроет его содержимое, где увидим связанные идеи. Функционал позволяет добавить к стикеру документы или использовать скетч, если необходимо что-то схематически изобразить.
После того, как обсудили идеи и поняли их, а важно, чтобы всей команде была понятна идея автора, переходим к следующему шагу. Нужно отметить, что в процессе командного обсуждения идей, могут всплывать новые факты, которые позволят решить проблему быстрее.
Шаг 5. Выбор идей для реализации
Сворачиваем окно 8M и видим, что в окошках Problem Log и Action Log появились стикеры – как раз те, которые мы только что написали. В Problem Log будут стикеры фактов.
В Action Log попадут только стикеры Идей – именно для этого мы выбирали тип стикера при его создании. Они попадают туда автоматически при создании.
Идей может быть сгенерировано множество, и среди тех, в которых предлагается продать завод конкурентам или купить самое новое оборудование, необходимо определить те, которые могут быть реализованы. Стратегию выбора идей вы можете определить сами, исходя из параметров стоимости реализации, срока внедрения, понятности идеи, ожидаемой выгоды.
В классическом варианте стикеры управляются точками, которые рисуются прямо на стикере:
1 точка – идея интересна для достижения цели
2 точки – идея, которую будем тестировать
3 точки – идея, которую уже тестируем.
Если тест идеи прошёл успешно – три точки обводят в прямоугольник, если нет – зачёркивают. По мере продвижения идей, точки дорисовываются и 1 переходи в 2, а 2 переходит в 3. При использовании стены или доски, для каждой такой идеи есть своё место где-то внизу или сбоку, где хранятся идеи по количеству точек, плюс реализованные - для руководителя проекта это упрощает управление.
В случае с DELMIA 3DLean, можно также дописать или даже дорисовать точки, или использовать инструмент Action Log и Problem Log для управления реализацией выбранных идей, перетаскивая стикеры между колонками, а выбрав Tools мы можем присвоить задачу реализацию идеи участнику команды, перетащив иконку с его изображением на стикер идеи. Имея доступ к инструменту, каждый участник может самостоятельно заходить в стикер и добавлять требуемые материалы, например, результаты проверки идеи.
Помимо этого, можно использовать инструмент наклеек для того, чтобы обозначить интересные команде идеи или те, которые команда отклонила, просто перетащив наклейку на листик. Можно создать свои наклейки с 1, 2 и 3 точками, чтобы не отклоняться от классического CEDAC.
Шаг 6. Реализация и стандартизация
Остаётся только реализовывать выбранные идеи и вносить информацию о достигнутых результатах. В случае положительного исхода – стандартизовать новые методы работы для устойчивого результата.
В случае работы с платформой 3DEXPERIENCE, идеи-задачи можно отправлять в инструмент Collaborative task прямо из 3DLean,
где сотруднику будет удобно с задачей работать,
а самой задачей управлять:
Вот такой удобный инструмент, который можно подстроить не только под CEDAC, но и под многие другие удобные вам методологии.
Хотите узнать больше про управление производственным процессом? Читайте наши электронные книги: