У меня есть подруга, которая давно работает кадровиком в IT-компании. На майских она рассказала мне, как устала вручную вбивать данные по трудозатратам в табели рабочего времени. Главная проблема, по её словам, — отсутствие интеграции систем.
Сотрудники работают и фиксируют трудозатраты в Jira, но в 1С они не подгружаются. В итоге отделу кадров приходится собирать с руководителей данные по отработанным часам и заносить всё вручную, случаются ошибки, все приходится пересчитывать и так по кругу.
По моему опыту решить эту проблему (и множество других) может единая корпоративная информационная система. Давайте в этой статье разберёмся, как она работает и каких результатов можно достичь, имея централизованное решение.
Содержание
Что такое КИС
Четыре преимущества единой системы над разрозненными сервисами
BPM-система в роли единой КИС
Плюсы BPM-системы для бизнеса
Что такое КИС
Корпоративная информационная система — это комплекс взаимосвязанных информационных технологий и программных решений, который объединяет внутренние и внешние источники данных для эффективного управления.
То есть, это решение, с помощью которого отдел моей подруги освободился бы от огромного количества ручного труда: внесения данных в 1С, проверок и пересчётов. Руководители бы тоже экономили время — им не пришлось бы собирать трудозатраты самим, за них это сделала бы система.
Сейчас отдельные корпоративные информационные системы есть в каждом более-менее цифровизированном бизнесе. К ним относятся CRM, ERP-системы, HRM, программы для управления проектами, BI-решения и ещё много всего.
Чаще всего компании используют несколько специализированных решений, заточенных под определенные функции. Например, для непосредственной работы у сотрудников могут быть отдельные решения:
Planfix — для управления проектами,
WEEK — для контроля задач,
Битрикс24 — для работы с клиентами,
Squadus — для общения,
Р7 Офис — для работы с документами.
По самым средним моим расчётам, в этом случае затраты на лицензии одному специалисту могут составить около 30 тыс. рублей.
При этом у бухгалтерии и HR будут дополнительные 1С, Potok или Хантфлоу. С ними стоимость лицензий на все инструменты для рабочего места возрастает до 37-74 тыс. рублей.
Единая КИС же охватывает все аспекты деятельности бизнеса — от финансов и продаж до управления ресурсами и персоналом — и при этом позволяет сотрудникам обогащать данные. В итоге получаются исчерпывающие отчёты и более точные прогнозы.
К тому же, это значительно безопаснее. Нам не нужно давать сотруднику доступ к миллиону систем, достаточно открыть для него конкретные отчёты или поля.
Конечно, на рынке нет решения, которое самостоятельно закроет все потребности бизнеса. Но можно попробовать одной системой закрыть большинство потребностей и интегрировать её с другими решениями, и вы получите не столь дорогой, но столь же функциональный инструмент.
Кроме денег, у централизованной КИС есть ещё несколько плюсов. Рассмотрим их подробнее.
Четыре преимущества единой системы над разрозненными сервисами
Интегрированность данных
Единая корпоративная система управления предотвращает дублирование данных, экономит время и снижает риск ошибок. Она агрегирует информацию из различных инструментов, упрощает поиск необходимых данных, а ещё сотрудникам не нужно адаптироваться к разным интерфейсам.
Например, сотрудники нашего клиента ТПХ «Русклимат» каждый день получают много обращений от покупателей. Раньше они работали в Naumen, 1C и отдельном портале одновременно, заявки приходили на горячую линию, в Outlook, на сайты и в соцсети. Обращения хранились в разных базах, не было единого канала для коммуникаций с коллегами или подрядчиками.
Мы интегрировали все обращения и рекламации в одну программу, которая автоматически маршрутизирует их и оповещает ответственных. Это ускорило обработку 300 обращений с 9 часов до 40 минут и упростило рабочие процессы.
Автоматизация процессов на уровне компании, а не отделов
КИС позволяет автоматизировать рутинные задачи вроде ввода данных, контроля задач и управления документооборотом. Это снимает нагрузку с сотрудников, и у них появляется время для реально важных задач.
В частности, мы делегировали КИС составление отчётов. Система сама собирает данные в таблицу, подсвечивает их разным цветом, а затем отправляет руководителю в пятницу в 12.00.
Документооборот тоже автоматизирован — система сама создаёт договоры по заданным шаблонам и уведомляет ответственных. А если что-то нужно переделать, документ вернётся на предыдущие шаги и система проведёт его по жизненному циклу заново.
Простота масштабирования и адаптации под потребности бизнеса
Централизованную КИС, даже если к ней подключены другие внешние решения, проще развивать и масштабировать, чем зоопарк систем. Когда администраторы умеют настраивать определённый продукт, им не нужно осваивать новые. А ещё гораздо проще настраивать взаимосвязи между модулями одной системы, чем между отдельными решениями.
Так, в 2016 году мы внедрили BPM-систему «Первая Форма» в Фонд «Сколково» для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А через три года решение выросло в суперапп SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра, от Международной Гимназии до жилых кварталов.
Чтобы расширить функции КИС, её можно интегрировать с другими системами. У нас за это отвечает автогенерация API, а также возможность написать свои коннекторы для интеграций разных форматов. Примеры: 1С Бухгалтерия, Босс-Кадровик, Контур.Фокус. О несовместимости различных решений переживать не приходится.
Для одного из наших клиентов мы настраивали процесс согласования командировок и передачи данных в 1С:ЗУП. В какой-то момент сотрудники компании стали так часто уезжать, что понадобились дополнительные проверки: как часто сотрудник ездит в один и тот же город, по какой причине. Ещё мы изменили матрицу согласования — теперь в зависимости от цели поездки и суммы затрат к процессу подключаются и другие подразделения. На 1С:ЗУП и самой интеграции это никак не сказалось.
Улучшение рабочих коммуникаций и точное управление
Ну и последнее преимущество — это просто удобнее, чем переключаться между кучей программ. Обычно на то, чтобы вернуть фокус внимания, уходит 15-20 минут, об этом говорят исследования.
Например, рабочий день нашего директора по маркетингу выглядит так: проанализировать показатели, распланировать задачи, пообщаться с другими отделами и партнёрами, поработать с данными из CRM и рекламных кабинетов.
В системе он настроил себе рабочее место с календарём, чатами и видеосвязью, почтовым клиентом, канбаном и ещё много с чем. Теперь ему не приходится переключаться между сервисами. Подробнее он рассказывал в своей статье, оставлю её здесь.
BPM-система в роли единой КИС
Давайте рассмотрим BPM-систему «Первая Форма» как единую КИС для крупного бизнеса. Решение позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы компании и предоставляет инструменты для быстрого и эффективного выполнения задач.
Вот несколько примеров того, что может входить в единую КИС на базе «Первой Формы»:
CRM для B2B-продаж длинного цикла;
СЭД с возможностью настроить любые матрицы согласования;
Автоматизированная HR-система с корпоративным интранет-порталом и центром самообслуживания сотрудников;
Service Desk;
SRM для управления закупками;
Проектное управление по любой методологии с канбаном и Гантом;
Интерактивная аналитика;
База знаний в wiki-формате;
Встроенная видеоконференцсвязь, чаты, почтовый клиент и календарь.
Под капотом остаётся учётная система и отраслевое ПО, которые могут передавать данные в BPM-решение. А вы можете автоматизировать любые процессы и делать основополагающими любые функции.
Плюсы BPM-системы для бизнеса
Бизнес-процессы можно настроить под специфические нужды компании
Специализированные системы, такие как CRM или HRM, заточены под конкретную зону ответственности и предлагают ограниченную степень кастомизации. Многие точечные доработки сделать без вендора не получится, адаптироваться к изменениям в других отделах — тоже.
Пример: у страховой компании «Уралсиб Страхование» сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании. Всё это нельзя было реализовать в их прошлой СЭД, зато получилось в BPM-конструкторе.
Систему можно адаптировать к любой отрасли и бизнес-модели
Благодаря low-code конструктору и языку скриптов конкретно в «Первой Форме» можно настроить процессы любой отрасли: от ресторанов до нефтедобычи. В системе будут необходимые шаблоны, автоматизации, дашборды с оперативной аналитикой. При этом в одной системе смогут работать самые разные подразделения.
У нас есть клиент, который ведёт в системе разработку и продажи продуктов питания. Проектное управление переходит в работу с розничными точками. В системе менеджеры могут:
контролировать раскладку товара,
запускать маркетинговые активности,
собирать данные о продажах,
анализировать цены конкурентов.
В результате компания быстро реагирует на изменения спроса, актуализирует продукты и эффективно развивает продажи.
В процессе работы наши бизнес-аналитики учатся не только настраивать собственное решение, но и работать с отраслевыми информационными системами. У нас есть клиенты из фарминдустрии, ритейла, добывающей промышленности и других сфер. Если хотите узнать больше, переходите по ссылке на вакансию. Буду рада видеть вас в своей команде :)
