Как перестать тонуть в почте и начать успевать по проекту
Привет, Хабр! Меня зовут Максим Сумароков, и я — менеджер проектов, а по совместительству, ещё и немного программист. Сегодня расскажу вам историю о том, как устал разбирать по ~ 100 писем в день, как это довело меня до ручки и как, вооружившись клавиатурой, создал решение, которое теперь экономит мне часы времени каждый день и каждую неделю.
Погружение в пучину: Моя жизнь до...
Каждое утро мой рабочий день начинался одинаково: с просмотра почтового ящика. И не то чтобы там было что‑то интересное — в основном это были уведомления от Jira, письма от команды, вопросы от заказчиков и горы всякого спама. Представьте себе: нужно успеть и проекты спланировать, и команду скоординировать, и с клиентами пообщаться — а тут ещё и почта, которая буквально съедает рабочее время.
Тут думаю, что многие менеджеры меня поймут. Ты сидишь такой, вроде бы знаешь, что делать, но вот эта бесконечная разборка почты отнимает все силы и концентрацию. Это как бесконечная уборка в доме, где идет стройка — только убрался, а через час другой опять всё в пыли. К концу дня чувствовал себя выжатым лимоном, и даже до планирования толком дойти не успевал. Надеюсь руководство не прочитает мои откровения.
Чаша терпения переполнена: Момент озарения
Однажды, после отпуска — особенно насыщенного дня в году, просто сидел и залипал в монитор, осознавая, что так больше продолжаться не может. Я понял, что это не просто «неудобно» — это отнимает у меня конкурентное преимущество! Пока другие менеджеры (мои коллеги) сидят и разбирают почту вручную, я должен быть в состоянии планировать, думать наперёд и приносить реальную пользу проекту.
И тут меня осенило — я же не первый год работаю с компьютером и командой разработки ПО, я же могу автоматизировать этот процесс! Немного погуглив и убедившись, что готовых решений, которые идеально бы мне подошли, нет, решил, что пришло время самому взяться за дело.
Код как спасение: Рождение MailSort
И вот, как человек, который от кода обычно далёк, с головой погрузился в изучение Python и API Microsoft Outlook. По вечерам читал мануалы, задавал вопросы на Stack Overflow и, конечно же, тестировал каждую строчку на практике.
Так родился MailSort — мощная консольная утилита, которая делает следующее:
Сортирует письма по темам: Создаёт папки для каждой темы письма и перемещает письма туда. Например, все письма с темой «[Проект XYZ] Ежедневный отчёт» автоматически оказываются в папке «Проект XYZ».
Сортирует по частичному совпадению: Это вообще магия! Теперь письма с «срочно», «важно» или «внимание» в теме автоматически отправляются в папку «Срочные».
Сортирует по отправителю: Все письма от заказчика «ООО Ромашка» — в папку «ООО Ромашка».
Сортирует по ключевым словам в теле письма: если в письме есть «отгрузка», то в папку «Отгрузка».
Интеллектуальное объединение похожих папок: Сливает папки с похожими именами, чтобы не было «дубликатов».
Автоматическая архивация: Все прочитанные письма отправляются в архив, чтобы не отвлекали.
Восстановление из архива: Если в архиве появляются новые непрочитанные, то они возвращаются в папку «Темы».
Чистка пустых папок: Чтобы почта не захламлялась.
Гибкая настройка: Все правила и настройки в простых INI‑файлах, которые можно легко редактировать.
Результат: Освобождение времени и рост продуктивности
И что вы думаете? Эта маленькая утилита изменила мою жизнь! Теперь вместо того, чтобы тратить кучу времени на ручную сортировку, я запускаю за пару секунд MailSort.exe и получаю чистый и структурированный почтовый ящик.
Это дало мне возможность:
Сосредоточиться на планировании и стратегии в проектах: Наконец, могу полноценно заниматься своими прямыми обязанностями.
Освободить время для более важных задач: Больше времени на встречи с клиентами, анализ данных и креативные сессии с командой.
Повысить свою конкурентоспособность: Теперь успеваю больше, чем коллеги, которые по‑прежнему вручную сортируют свои письма в почте.
Повысить свою личную мотивацию: Я знаю, что не просто борюсь с почтой, а использую это время на более интересные задачи.
Повысить эффективность работы: меньше отвлекаешься на мелочи, больше успеваешь по важным задачам.
Вывод: Автоматизируй или проиграешь
MailSort — это не просто утилита, это пример того, как автоматизация может изменить наш рабочий процесс. Если вы, как и я, устали тратить время на рутину, задумайтесь, что можно автоматизировать в вашей работе. Не бойтесь браться за код — он может стать вашим спасением.
В конечном итоге, инвестиции в автоматизацию — это инвестиции в себя и в своё конкурентное преимущество. Так что, если вы всё ещё разбираете почту вручную, может, стоит задуматься?
P. S. Если вам интересно, то в комментариях могу поделиться более подробной информацией о работе утилиты и её настройке, хотя все уже описал на странице https://gitlab.com/kilocode/MailSort. Желаю комфортной работы с почтой!