Comments 26
С одной стороны — вроде верно. А с другой — по Интернету ходила статья, как у формы был нефтеперарабатывающий завод, который работал десятки лет, а документация была утеряна. Завод покупали, фирмы переводили на электронный документооборот… то да с6 — никто не знал как он устроен.
И пришлось за бешеннеы бабки находить пенсионеров, когда надо было с ним что то делать…
Так что осторожнее надо выбрасывать
И пришлось за бешеннеы бабки находить пенсионеров, когда надо было с ним что то делать…
Так что осторожнее надо выбрасывать
Сохранность документов по зданиям и сооружениям, вообще штука больная. Что редко пользуется еще как-то сохранно, что часто ветшает от юзания, например раскладки плит, схемы вентиляции, электропроводки, планы крыш и подвалов. Плюс документы берут и не всегда возвращают в места хранения. Так что не всегда в выбрасывании дело. :)
Возможно, сказаное в статье актуально для огромных компаний.
Для домашеного пользователя ценность сомнительна, а пример с фото, имхо, крайне неудачен.
Может, для просмотра фото посоветовать автору почаще запускать слайд-шоу? У меня, к примеру Apple TV очень часто крутит слайдшоу с фотографиями, и мне приятно видеть даже случайные снимки 10летней давности, когда только появилась у меня цифрокамера.
А оставишь только протокольные (свадьба, диплом и проч) — и вспоминать нечего будет.
Так что мое мнение противоположно статье — храните, пока есть возможность. И не забывайте про бекапы.
К тому же, старые фотоальбомы, которые содержат всякие, а не только протокольные снимки смотреть гораздо интереснее :)
Для домашеного пользователя ценность сомнительна, а пример с фото, имхо, крайне неудачен.
Может, для просмотра фото посоветовать автору почаще запускать слайд-шоу? У меня, к примеру Apple TV очень часто крутит слайдшоу с фотографиями, и мне приятно видеть даже случайные снимки 10летней давности, когда только появилась у меня цифрокамера.
А оставишь только протокольные (свадьба, диплом и проч) — и вспоминать нечего будет.
Так что мое мнение противоположно статье — храните, пока есть возможность. И не забывайте про бекапы.
К тому же, старые фотоальбомы, которые содержат всякие, а не только протокольные снимки смотреть гораздо интереснее :)
Пример с домашним фото, имхо, отражает падение частоты запросов к документам со временем. У меня еще сохранилось пару бетакамовских кассет с видео поездок по ближнему Востоку, которые и при желании посмотреть не просто, переконвертить их в удобоваримый формат надо идти в студию.
>>>Может, для просмотра фото посоветовать автору почаще запускать слайд-шоу?>>>
Лично у меня нет времени просматривать слайд-шоу, тем более при таком количестве фотографий (из каждой поездки в другой город или страну, например, я привожу огромное количество снимков). Стараюсь сохранять наиболее удачные, но это не всегда получается.
В статье речь все-таки идет не о домашних собраниях, а о хранении рабочей информации предприятий и организаций. Зачем, например, при создании электронного архива сканировать документы, срок хранения которых истек и которые утратили юридическую значимость? На это уходит время, да и деньги немалые платить нужно. Поэтому при создании корпоративного архива очень важно оценивать реальную значимость вводимых в систему материалов.
Лично у меня нет времени просматривать слайд-шоу, тем более при таком количестве фотографий (из каждой поездки в другой город или страну, например, я привожу огромное количество снимков). Стараюсь сохранять наиболее удачные, но это не всегда получается.
В статье речь все-таки идет не о домашних собраниях, а о хранении рабочей информации предприятий и организаций. Зачем, например, при создании электронного архива сканировать документы, срок хранения которых истек и которые утратили юридическую значимость? На это уходит время, да и деньги немалые платить нужно. Поэтому при создании корпоративного архива очень важно оценивать реальную значимость вводимых в систему материалов.
По поводу фото — AppleTV работает как скринсейвер на телевизоре. Времени не требует, и иногда просто глянуть приятно.
Целенаправленно слайд-шоу из фотографий почти никогда не смотрел.
По поводу важности документов: далеко не всегда известно, что какой то документ может понадобиться.
Например, нам недавно понадобились договора 10летней давности, и слава богу — они нашлись.
Речь шла о не самой крупной сумме — 200 тыс. рублей, но благодаря наличию договоров наш баланс пополнился.
Будем ли мы хранить копии дальше? Да, будем.
Целенаправленно слайд-шоу из фотографий почти никогда не смотрел.
По поводу важности документов: далеко не всегда известно, что какой то документ может понадобиться.
Например, нам недавно понадобились договора 10летней давности, и слава богу — они нашлись.
Речь шла о не самой крупной сумме — 200 тыс. рублей, но благодаря наличию договоров наш баланс пополнился.
Будем ли мы хранить копии дальше? Да, будем.
Возьмем конкретную ситуацию: 1) срок обязательного архивного хранения договора истек и 2) организация, с которой был заключен этот самый договор, давно уже не существует как юрлицо. Зачем его хранить?
хранить может и незачем. Но что дешевле — продолжать хранить или перерыть все договора в поисках тех, у которых подписавшие организации не больше существуют, как юрлица?
Для всех архивных документов существуют установленные сроки хранения. По истечении установленного срока их никто нигде не хранит. Зачем рыться в договорах, если они не нужны и больше никогда не понадобятся?
См. мой коммент — мы тоже думали, что никогда договор не понадобится. Но хранили. Потом, когда поменяли юриста, оказалось что договор очень даже кстати.
И вот: договор + хранение договора + юрист = 200 тыс. руб профит.
Окупило ли себя хранение? Безусловно.
Дальше вы пишите:
> Возьмем конкретную ситуацию:
>1) срок обязательного архивного хранения договора истек и
> 2) организация, с которой был заключен этот самый договор, давно уже не существует как юрлицо.
> Зачем его хранить?
1) срок ахривного хранения установлен только для бухгалтерских документов
2) то есть вы предлагаете еще и отслеживать keep-alive организации? По моему такое отслеживание будет дороже.
И вот: договор + хранение договора + юрист = 200 тыс. руб профит.
Окупило ли себя хранение? Безусловно.
Дальше вы пишите:
> Возьмем конкретную ситуацию:
>1) срок обязательного архивного хранения договора истек и
> 2) организация, с которой был заключен этот самый договор, давно уже не существует как юрлицо.
> Зачем его хранить?
1) срок ахривного хранения установлен только для бухгалтерских документов
2) то есть вы предлагаете еще и отслеживать keep-alive организации? По моему такое отслеживание будет дороже.
Сроки архивного хранения устанавливаются для всех документов организации, не для одних лишь бухгалтерских.
Сроки архивного хранения, помимо законодательства, еще и устанавливаются возможностью данного хранения, здравым смыслом и привычкой к собирательству, то есть практически рефлексами человека к накоплению :)
Если есть возможность хранить — почему бы и не хранить?
Я так и не понял — вы, как разработчик софтов для управления документами и хранением предлагаете их не хранить?
То есть — что же вы все таки хотите сказать данной статьей? Что надо хранить или не надо? Или то, что жесткие диски настолько дороги, что хранить нереально?
Если есть возможность хранить — почему бы и не хранить?
Я так и не понял — вы, как разработчик софтов для управления документами и хранением предлагаете их не хранить?
То есть — что же вы все таки хотите сказать данной статьей? Что надо хранить или не надо? Или то, что жесткие диски настолько дороги, что хранить нереально?
Коллеги давайте разделим два направления:
1) Архивное хранение бумажных документов предприятия
2) Хранение электронных документов
В первом случае законодательством устанавливается срок ОБЯЗАТЕЛЬНОГО хранения документов: основная масса 3-5 лет, документы по личному составу — 75 лет и т.д. Данные сроки обусловлены «объективными» причинами, например в российском законодательстве (Налоговый кодекс, ст.131) четко прописана норма, по которой срок давности налоговых претензий — три года и т.д. Хранить документы сверх обязательного срока — корпоративное желание каждой компании. Мы тоже не раз выбивали спорные суммы значительно позже дат окончаний сроков действия договоров.
В случае с электронными документами ситуация несколько иная. Приведу пример, наша компания занимается промышленным сканированием документов клиентов (контрактов, первички, технической и проектной документации). В среднем объем таких проектов включая сорцы со сканеров весят сотни гигов и терабайты. Как долго хранить такие документы? Намедни один из клиентов через год после сдачи проекта обратился к нам с просьбой опять предоставить файлы, т.к. он не знает куда их (пачку дисков) дел.
По большому счету правы все и Андрей и Алекс, к каждой ситуации надо подходить обдуманно и руководствоваться интересами совего бизнеса в первую очередь.
1) Архивное хранение бумажных документов предприятия
2) Хранение электронных документов
В первом случае законодательством устанавливается срок ОБЯЗАТЕЛЬНОГО хранения документов: основная масса 3-5 лет, документы по личному составу — 75 лет и т.д. Данные сроки обусловлены «объективными» причинами, например в российском законодательстве (Налоговый кодекс, ст.131) четко прописана норма, по которой срок давности налоговых претензий — три года и т.д. Хранить документы сверх обязательного срока — корпоративное желание каждой компании. Мы тоже не раз выбивали спорные суммы значительно позже дат окончаний сроков действия договоров.
В случае с электронными документами ситуация несколько иная. Приведу пример, наша компания занимается промышленным сканированием документов клиентов (контрактов, первички, технической и проектной документации). В среднем объем таких проектов включая сорцы со сканеров весят сотни гигов и терабайты. Как долго хранить такие документы? Намедни один из клиентов через год после сдачи проекта обратился к нам с просьбой опять предоставить файлы, т.к. он не знает куда их (пачку дисков) дел.
По большому счету правы все и Андрей и Алекс, к каждой ситуации надо подходить обдуманно и руководствоваться интересами совего бизнеса в первую очередь.
Кажется Стив Рамбам («Анонимности нет, смиритесь») считает, что стоит хранить вообще всю информацию. Цена отсутствия чего-то может быть несравнима с ценой ещё одного винчестера.
В статье речь идет о другом.Для всей документации, хранимой в организациях, устанавливаются определенные сроки хранения… В случае с электронными документами представления об этих сроках хранения должны быть пересмотрены — хотя бы потому, что в цифровую эпоху информация устаревает гораздо быстрее.
Ну да, недавно обнаружилось что оригиналы лунных съёмок были уничтожены — срок пришёл…
Информация это не ботинки, даже если она устаревает по основному назначению, вполне она может быть востребована по совершенно неожиданным причинам.
Информация это не ботинки, даже если она устаревает по основному назначению, вполне она может быть востребована по совершенно неожиданным причинам.
Интересно, по какой статье классифицировали данные снимки? Дело в том, что даже в проектировании и эксплуатации зданий и сооружений документация по ней хранится весь срок действия объекта и только после сноса сохранив еще положенное время уничтожается. Если факт уничтожения снимков подтвержден, как вариант была допущена ошибка при проведении экспертизы ценности данных документов. Или может кто-то, не увидев луны на ночном небосклоне, решил, что ее уже нет?
Скорость устаревания информации не зависит от вида носителя, по-моему. То есть электронный документ или бумажный — не суть.
Между бумажными и электронными документами все-таки есть ряд различий. Бумага ка носитель устаревает медленно: сейчас мы можем без труда получать информацию из книг, изданных 100 лет назад. Электронные носители устаревают гораздо быстрее. Например, еще недавно вся важная информация записывалась на компакт-диски — но теперь и они уходят в прошлое.
Существует еще и проблема устаревания форматов. Кто сейчас помнит такой формат звуковых файлов, как atrac3? А ведь каких-то 8 лет назад выпускались аудиоплейеры, которые этот формат поддерживали. И программы специальные были. Может быть, у кого-то еще остались записи в этом формате — но послушать их уже невозможно (соответствующие технические и программные средства сложно найти). Количество подобных примеров можно без труда умножить.
Добавим сюда еще и проблему смыслового устаревания. В эпоху, когда информация продуцируется и распространяется в таких объемах, оно происходит гораздо быстрее, чем раньше.
При организации архивов крупных предприятий и организаций следует все эти факторы учитывать. Скажем, личные дела сотрудников нужно по существующим нормам хранить в архиве 70 лет. За такой срок форматы изменятся не один раз. Поэтому необходимо заранее позаботиться об обеспечении сохранности информации при неизбежной смене носителей и форматов.
Существует еще и проблема устаревания форматов. Кто сейчас помнит такой формат звуковых файлов, как atrac3? А ведь каких-то 8 лет назад выпускались аудиоплейеры, которые этот формат поддерживали. И программы специальные были. Может быть, у кого-то еще остались записи в этом формате — но послушать их уже невозможно (соответствующие технические и программные средства сложно найти). Количество подобных примеров можно без труда умножить.
Добавим сюда еще и проблему смыслового устаревания. В эпоху, когда информация продуцируется и распространяется в таких объемах, оно происходит гораздо быстрее, чем раньше.
При организации архивов крупных предприятий и организаций следует все эти факторы учитывать. Скажем, личные дела сотрудников нужно по существующим нормам хранить в архиве 70 лет. За такой срок форматы изменятся не один раз. Поэтому необходимо заранее позаботиться об обеспечении сохранности информации при неизбежной смене носителей и форматов.
Знаете, мне даже как то сложно представить, что какой-либо широко используемый формат нельзя будет прочитать через N лет. «Утерянные технологии прошлого» это прикольно в фантастике, но невозможно в реальной жизни, где есть хотя бы такая вещь, как кэш поисковиков и p2p сети. Смена форматов и носителей — актуально, проблема хранения лишней информации — нет.
Расскажите это моей жене, которая весьма расстроилась, узнав, что я удалил фотографии трехлетней давности, которые никто никогда не смотрел. Оказывается, она о них помнила и как раз собиралась намылитьсвоей подруге…
Хорошо, у меня ~500Гб фотографий, raw файлы по 12 мб. rsync-ом делается инкрементальная копия на другой кмопьютер раз в сутки. Итого ~1Тб.
3 Тб стоят сейчас чуть меньше 6000р, по 2000р за Тб.
Влезть и навести порядок стоит 2-3 дня минимум, т.е. примерно в 5 раз дороже.
Обработанный фотоальбом живет отдельно, и используется регулярно. Поскольку в архиве есть и рабочие фотографии, исходники время от времени приносят дополнительных доход. Легко перекрывает стоимость хранения.
Каталогизация, теги, сортировка по датам рулят.
3 Тб стоят сейчас чуть меньше 6000р, по 2000р за Тб.
Влезть и навести порядок стоит 2-3 дня минимум, т.е. примерно в 5 раз дороже.
Обработанный фотоальбом живет отдельно, и используется регулярно. Поскольку в архиве есть и рабочие фотографии, исходники время от времени приносят дополнительных доход. Легко перекрывает стоимость хранения.
Каталогизация, теги, сортировка по датам рулят.
Sign up to leave a comment.
Не храните лишнюю информацию: это бьет по карману