Эта статья будет полезна для тех, кто работает с форматом PI планирования и проводит командное ретро по итогам квартала.

Каждый раз по завершению PI мы в сегменте проводим ретроспективы и делаем это в два этапа:

Командное ретро - проводится по типу обычного ретро в скраме - выбираем улучшения, которые можем сделать силами команды.
Ретро делегатов – разбираем вопросы, которые команды вынесли на межкомандный уровень, потому что не в силах решить их самостоятельно.

Предлагаю сегодня взглянуть на механику, которую разработал Круг развития Agile команд Ростелекома для проведения командного ретро после PI планирования. Как и любой шаблон, вы можете использовать его без изменений или скорректировать под свою специфику. Для удобства, добавила скрины онлайн доски этого ретро.

План работы:

Открытие

Фокус внимания данной ретроспективы будет направлен на смещение сроков по целям квартала и выявление их причин, и обычно позитива здесь мало, поэтому разминку лучше всего проводить с акцентом на все то хорошее, что произошло за квартал, чтобы у команды не осталось неприятного осадка, что ретро только о проблемах. Например, я недавно проводила разминку по фотографиям из парка развлечений, где каждый участник команды должен был выбрать изображение аттракциона, который ассоциируется у него с прошедшим кварталом, и рассказать, почему. Так получилось узнать, что колесо обозрения символизирует изучение процессов у новичков, а веревочный парк похож на путь аналитика, который раскапывает детали по важной задаче.

Мы никак не регламентируем данный этап в шаблоне, но и не в коем случае его не пропускаем, чтобы настроить команду на вовлеченное участие.

Сбор информации

На данном этапе мы будем формировать единое понимание прошедшего периода. Важно дать возможность высказаться каждому, поэтому лучше использовать стикеры, а затем обсуждать кластеры из ответов.

Если команда впервые вошла в квартальное планирование, то нулевой блок вопросов является обязательным. Стоит отметить, что у нас около 20 команд участвует в планировании и мы собираем на оффлайн мероприятие только лидов, руководителей проектов, владельцев продукта и лидеров компетенций, поэтому вопросы нулевого блока для рядовых членов команд актуальны, ведь ребята сами не участвуют в PI.

Нулевой блок вопросов:

Знает ли команда о проведении PI планирования и представляет ли себе, что это такое?

В курсе ли команда о планах по задачам на PI?

Есть ли у команды доступ к планам команды на PI?

Каким образом участники команды (не только руководитель проекта, тимлид и владелец продукта) могут отслеживать выполнение плана по PI? Подумайте, какие организационные мероприятия могут помочь команде быть в курсе плановых задач и их движению в будущем? (доска, регулярная встреча и т.п.)

Как вы считаете, капасити вашей команды на квартал было рассчитано корректно? Совпадает с реальной емкостью команды?

Если команда уже адаптировалась к квартальному планированию, то нулевой блок вопросов можно пропустить.

Для основного блока вопросов заранее готовим список задач, по которым было изменение сроков, то есть задача «переехала» в следующий квартал. В зависимости от того, сколько было задач со сдвигом сроков, столько и будет раундов обсуждений по вопросам ниже. Команда должна ответить на следующие вопросы по каждой «переехавшей» задаче поочередно (можно работать в группах):

Основной блок вопросов

Заголовок (вносится фасилитатором заранее): Название задачи; Срок плановый; Срок, куда переехала задача

Вопросы для определения причины изменения срока:

• Были ли задачи, которые повлияли на переезд этой задачи. Почему они возникли?

• Задачи команды, которые спровоцировали сдвиг, были внутренними или внешними?

• Распределение ресурсов между задачами было оптимальным? Был ли вариант не переключаться на задачу, которая привела к сдвигу плана?

• Правильно ли была оценена задача (оценка соответствовала реальной емкости команды, которая ушла на ее проработку)?

Вопросы для помощи в поиске решений:

• Какие действия могли помочь избежать сдвига сроков?

• Можно ли было спрогнозировать возникновение этой проблемы?

• Можно ли было выявить заранее такой риск и отслеживать его?

• Какие события нельзя было изменить? Почему?

Через вопросы основного блока можно также проработать причины по задачам, которые зашли в квартал сверх плана.

Генерация идей

На данном этапе команда определяет самые популярные причины сдвига сроков по рассмотренным задачам и распределяет выявленные причины на внутренние (которые команда может решить самостоятельно) и внешние (в решении которых нужна помощь сторонних участников). Далее каждому члену команды дается возможность предложить варианты решения каждой внутренней причины, а также, если есть идеи по проработке внешних причин, то внести и эти предложения.

План действий

Первые 3 этапа дали базу для определения плана действий, то есть формирования гипотез, которые мы проверим в период до следующей ретроспективы. План действий традиционно должен быть ясным и выполнимым, поэтому мы формируем план по принципу Кто-Что-Когда должен сделать с указанием четких действий, исполнителей и дат, когда можно ожидать результат.

Закрытие

Завершение ретроспективы можно посвятить краткому обзору и документации результатов или краткой ретроспективе ретроспективы. Мы уважаем правило "Все что происходит на ретро, остается на ретро", поэтому предлагаем команде самой определить, какими из выявленных проблем и вариантами их решения она готова делиться с другими командами. Эти итоги будут проработаны на общем ретро по PI.

Уже второй квартал я использую для ретроспектив моих команд данный шаблон. Применяя его в паре с методом «5 почему», удается докопаться до первопричины сдвига сроков и сформировать действенные решения на будущий период. Команды дают обратную связь, что ретро в таком формате полезно и приносит результаты по улучшению работ. Главное, что нужно делать – это синхронизироваться по составленному на ретро плану хотя бы раз в спринт или каденцию, чтобы план не остался просто списком задач, а привел к реальным изменениям.

Разбираться в чём-то новом лучше всего на примере крутых кейсов, согласны? Так сразу понятно, какие подходы работают. А ещё лучше, когда есть возможность спросить, как их внедрять, чтобы получить классный результат.

Ростелеком и Enterprise Agile Russia SHOW & OKR Russia и приглашают вас на мероприятие 3 августа в 16:00 в БЦ Академик (Москва, проспект Вернадского, 41). Эксперты из Азбуки вкуса, БКС, SIBUR Digital, ScrumTrek и, конечно, из Ростелекома расскажут о лучших практиках управления проектами и ответят на вопросы.

Для участия нужно зарегистрироваться по ссылке. Надеюсь, там увидимся. Я пойду!

Ретроспектива по итогам PI-планирования