Недавно у меня возник вопрос, насколько законно передать автоматизированной системе право подписи документов от лица генерального директора.
Например генеральный директор захотел в отпуск, а закрывающие документы должны формироваться, платежи должны приниматься. Формально ведь человек, находящийся в отпуске, не работает и не может ничего подписывать.
Но даже не в этом суть. Суть в том, чтобы не заморачиваться взаиморасчетами, не планировать под них отпуска и т.п. В общем чтобы жить было удобно.
Для делегирования подписи роботу в компании должны быть соблюдены следующие условия:
Далее идем в ФЗ №63 «Об электронной подписи». Ст.4 п.3 гласит:
Т.е. незаконной подпись не могут признать только на основе того, что за вас ее сделала ваша автоматизированная система.
P.S.: если я чего-то не учел, можно обсудить это в комментариях.
Например генеральный директор захотел в отпуск, а закрывающие документы должны формироваться, платежи должны приниматься. Формально ведь человек, находящийся в отпуске, не работает и не может ничего подписывать.
Но даже не в этом суть. Суть в том, чтобы не заморачиваться взаиморасчетами, не планировать под них отпуска и т.п. В общем чтобы жить было удобно.
Для делегирования подписи роботу в компании должны быть соблюдены следующие условия:
- Компания не должна использовать печать. Это вполне законно согласно ст.2 п.5 ФЗ №14 «Об обществах с ограниченной ответственностью»
5. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
Т.е. нет обязанности иметь печать, если это напрямую не указано в Уставе. На документах достаточно просто подписи, которую можно заменить простой электронной подписью (далее «Простой ЭП»).
- В договорах с контрагентами должно быть соглашение об использовании Простой ЭП. Как это сделать описано в статье https://habr.com/ru/post/323364/
- Компания должна быть освобождена от оплаты НДС. Т.е. пользоваться Упрощенной системой налогообложения (УСН). В этом случае не нужно формировать счет-фактуры, которые нельзя подписывать Простой ЭП.
Далее идем в ФЗ №63 «Об электронной подписи». Ст.4 п.3 гласит:
Принципами использования электронной подписи являются:
…
3) недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.
Т.е. незаконной подпись не могут признать только на основе того, что за вас ее сделала ваша автоматизированная система.
P.S.: если я чего-то не учел, можно обсудить это в комментариях.