На переговорах с клиентами я уже автоматически использую такие формулировки, которые предполагают, что ответственность за те или иные события лежит на мне:

Не говорю: «Возможно, вы меня неправильно поняли».
Говорю: «Возможно, я неправильно донёс свою мысль».

Не говорю: «Вы не заметили ссылку на прототип, которую я отправлял в переписке».
Говорю: «Я, видимо, не достаточно привлёк вашего внимания к важной ссылке в нашей переписке».

Не говорю: «В следующий раз постарайтесь не опаздывать на встречу».
Говорю: «В следующий раз постараюсь дополнительно предупредить вас о встрече за пару часов до её начала».

Вроде, мелочь, а здорово перестраивает общий тон беседы. В моих словах трудно найти любого рода «обвинительные» формулировки. Я стараюсь подсвечивать проблемы так, чтобы клиент не чувствовал себя их источником.