Не все задачи одинаково полезны
О законе Парето я узнал на занятиях по экономике.
Этот закон утверждает, что 20% усилий дают 80% результата.
Преподаватель дал нам примеры, которые помогли разобраться, что имеется в виду:
- Всего 20% богатейших людей контролируют 80% мирового дохода.
- На 20% пациентов приходятся 80% расходов на здравоохранение.
- В эпидемиологии 20% инфицированных — причина 80% случаев заражения.
- Среди преступников 20% ответственны за 80% преступлений.
- Около 80% продаж компании приходятся на 20% клиентов.
Меня впечатлило, что такая простая формулировка может нести в себе такой глубокий смысл.
Впервые я увидел этот принцип в действии в первые же несколько месяцев на работе. Заметив, что мне тяжело дается расстановка приоритетов в отношении времени и внимания, мой менеджер предложил сосредоточиться на пяти самых крупных торговых партнерах (всего я отвечал за 35) и временно отложить остальных — эти пять партнеров обеспечивали около 75–80% моих продаж.
С тех пор прошло много времени. Я проанализировал множество случаев из своей жизни, в которых этот закон работает — например:
- Лишь несколько выполняемых на работе задач оказывают максимальное влияние на продуктивность.
- Большую часть уходящих на еду денег я трачу в нескольких конкретных ресторанах.
- Анализируя временны́е затраты, я вижу, что бо́льшая часть времени уходит на несколько конкретных занятий. (Например, на просмотр комедийных шоу на Ютубе и Нетфликсе.)
- Я общаюсь немного, но из уделяемого общению времени 80% приходятся на 20% людей.
- У меня есть 5-6 костюмов, но в большинстве случаев я ношу один-два.
Переведено в Alconost
Присмотритесь внимательнее, и вы увидите, как вокруг вас разыгрываются похожие сценарии: наибольший результат в нашей жизни дает небольшое количество факторов и действий (хотя соотношение — не всегда 80 к 20). Такие виды деятельности можно назвать высокопродуктивными.
Они — как универсальный ключ ко множеству дверей в нашей жизни. Поняв это, можно научиться лучше контролировать достижение желаемых результатов и упростить себе жизнь.
За наше внимание постоянно сражаются различные приоритеты, поэтому использование закона Парето здорово облегчит жизнь.
Этот принцип можно использовать во всех сферах — давайте посмотрим, как с его помощью можно повысить собственную эффективность на работе.
1. Определите высокопродуктивные задачи
Первый шаг — самый важный: у каждой работы и на каждой должности есть несколько высокопродуктивных видов деятельности. Например, в продажах это, как правило, будут поиск потенциальных клиентов, встреча с ними и работа над предложениями. Для физиотерапевта это будут сбор истории болезни пациента, наблюдение за тем, как выполняются упражнения, и документирование успехов.
Составьте для себя список из 3-4 высокопродуктивных видов деятельности. Лучше всего это сделать так: внесите в список все свои обязанности, а затем представьте, что вы можете выполнять только одну задачу в день — какая из них будет самой полезной с точки зрения вашего менеджера и вас самих? Эта задача и есть самая высокопродуктивная. А если бы вы могли добавить еще две, какие бы вы выбрали?.. Вот у вас и получился список из трех самых высокопродуктивных видов деятельности.
Этот метод основан на расстановке приоритетов, описанной Брайаном Трейси — автором книги «Выйди из зоны комфорта». Брайан говорит, что 90% пользы, приносимой вами компании, — результат выполнения именно этих трех главных задач.
Фото — Terry Vlisidis, площадка Unsplash
2. Проанализируйте время, уделяемое этим задачам
Составив список высокопродуктивных задач, проанализируйте, сколько времени вы на них тратите — и будьте готовы к не самым приятным открытиям. После первого такого анализа я понял, что трачу на эти задачи не более 40-50% времени.
Большая часть моего времени уходила на менее эффективную работу. Вот основные причины, по которым это происходило в моем случае (вероятно, это будет справедливо и для многих других):
- Высокопродуктивные задачи не давали мгновенного удовлетворения, а менее эффективные — давали.
- Высокопродуктивные задачи были трудными (например, поиск потенциальных клиентов), а вероятность неудачи — высокой.
- С течением времени они становились однообразными, скучными.
Если вы будете честны с собой, вы сможете многое понять о том, куда уходит ваше время.
3. Занесите эти задачи в календарь
Высокопродуктивные задачи должны составлять основу рабочего графика. Внесите их в календарь и спланируйте день так, чтобы на них уходила большая часть времени, и чтобы они чередовались с менее важной работой.
Это поможет и сосредоточиться на важном, и избежать однообразия — за счет чередования высоко- и низкопродуктивных задач.
Старайтесь не браться за несколько дел сразу. А если уж придется, то пусть это будут низкопродуктивные задачи — и ни в коем случае не высокопродуктивные. В противном случае и результат будет халтурным, и времени на них уйдет больше. Работая над высокопродуктивными задачами, устраняйте все отвлекающие факторы.
4. Контролируйте себя и вносите коррективы
Если вы внесли задачу в календарь, это не означает, что вы обязательно будете ей заниматься. Поэтому очень важно регулярно проверять, правда ли вы уделяете достаточное время высокопродуктивным задачам.
Если вы отклонились от расписания — ничего страшного, такое бывает даже у лучших из лучших. Просто скорректируйте расписание и задачи на следующую неделю. Спустя недели и месяцы такой перепроверки и корректировки у вас будет оптимальный, удобный график, в котором приоритет отдается высокопродуктивным задачам.
Самоанализ не у всех может хорошо получаться. Попросите кого-нибудь из членов семьи, друга или коллегу вас контролировать.
Закон Парето — универсален. Чем раньше мы это поймем и начнем смотреть на происходящее вокруг нас через призму соотношения «80/20», тем лучше.
О переводчике
Перевод статьи выполнен в Alconost.
Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.
→ Подробнее
