Добрый день, Хабр! С вами Руслан Саттаров, я руковожу командой АСУ и ИТ в АО НПП БурСервис. Пройдя через внедрение 1С:ERP в нашем холдинге и у партнеров, решил поделиться страхами и мифами вокруг внедрения или миграции на 1С:ERP. Расскажу про свои опасения, типичные и нетипичные страхи других начальников, честные и нечестные приемы интеграторов и каких вещей надо действительно бояться, а что просто рабочий процесс.

--
Мы все знаем статистику, и в ней 1С:ERP с 2019 года возглавляет рейтинг популярности ERP-систем в  России. А с 2022 года, после ухода зарубежных вендоров, 1С:ERP вообще стала доминирующей в РФ, значительно опережая по рыночной доле другие отечественные ERP-системы, Парус и Галактику.

Тем не менее, руководители многих организаций продолжают искать для себя ответ: 1С:ERP — внедрять или подождать? Для нас это уже пройденный этап, поэтому я собрал самые распространенные опасения, что проект внедрения 1С:ERP затянется на годы, вас разорит или банально провалится. И, соответственно, ответил на них — что делать, чтобы внедрение или миграция на 1С:ERP стали не болью, а как любят говорить маркетологи, «историей успеха».

«Что такое ERP» — вначале определение

Знаю, на Хабре трудно найти человека, кто не знал бы термина ERP, но все же стоит дать хотя бы краткое определение таких систем. А кто знает, пожалуйста, просто проскрольте вниз этот раздел.

ERP (от англ. Enterprise Resource Planning) — это интегрированная система управления ресурсами предприятия, которая позволяет автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы на предприятии.

Системы ERP любых вендоров включают в себя множество функциональных модулей, таких как управление производством, управление складом, управление продажами и маркетингом, финансовое управление, управление персоналом и др. Эти модули работают во взаимодействии друг с другом, обмениваются информацией, что позволяет организации более эффективно управлять своими ресурсами и повысить эффективность бизнес-процессов.

Отличие 1С:ERP от 1С:УПП — в качестве описания бизнес-процессов по мировым Best Practices

Теперь про то, почему объективно 1С:ERP лучше прежней системы 1С:УПП просто на порядок. В интернете вы встретите множество постов о различиях 1С:УПП и 1С:ERP. Например, сравниваются версии бухгалтерии, склада, производства и иных модулей, списки хозяйственных операций и т.д. Другие авторы пишут о том, как по-разному организованы подсистемы закупок, складского учета, производства, расчета себестоимости, учета затрат и многое другое.

С моей точки зрения, авторы упускают главное различие. Это соответствие описаний бизнес-процессов в 1С:ERP лучшим мировым практикам. В свое время, при разработке 1С:ERP вендор заказал в консалтинговых агентствах большой четверки  PwC, EY, KPMG и Deloitte, описание лучших практик бизнес-процессов и интегрировал их в свой продукт 1С:ERP. Это означает, что предприятия, внедрившие 1С:ERP, получают возможность сразу настроить свои бизнес процессы в соответствии с лучшими мировыми практиками и пользоваться этими плодами экономической мысли.

При создании 1С:УПП такой подготовки сделано не было, и бизнес-процессы там описаны так, как это виделось программистам вендора 1С. Тут я конечно утрирую, но то, что мировые Best Practices в 1С:УПП не попали, это однозначно.

Про группы покупателей 1С:ERP и их опасения

Поскольку с нами работают разные партнеры, у которых прошло внедрение 1С:ERP, я разбил все предприятия, которые являются сегодня потенциальными покупателями 1С:ERP, на три группы. Это поможет более системно взглянуть на возможные страхи и боли руководителей и собственников бизнеса при внедрении 1С:ERP.

1. Группа №1 – «Новички». Это молодые быстрорастущие компании (извините за избитый термин), у которых раньше вообще не было никакой серьезной системы учета, а весь учет делался в табличках Excel и разномастных разрозненных системах;

2. Группа №2 – «1С Юзеры». Пользователи устаревшей системы 1С:УПП, которая с 2018 года не обновляется вендором, и ее все труднее поддерживать в актуальном состоянии;

3. Группа №3 – «Буржуины». Так я назвал крупные компании, вложившиеся в зарубежные ERP-системы (SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Oracle E-Business Suite и др.). С уходом зарубежных вендоров, эти компании пытаются поддерживать свои ERP-системы в рабочем состоянии, но понимают неизбежность перехода на отечественный аналог.

Кстати, есть еще одна, четвертая и совсем небольшая группа компаний, в которой происходит замена одной отечественной ERP-системы на другую по директивным соображениям. Здесь имеются ввиду случаи слияния и поглощения, когда присоединяемая компания вынуждена менять свою ERP-систему на ту, что используется в холдинге. Обычно предполагается, что ИТ-подразделение материнского холдинга будет поддерживать их во время миграции. Никаких опасений относительно 1С:ERP у этих пользователей обычно нет, кроме опасения за свои рабочие места. Ввиду специфичности этой группы, к ней я больше возвращаться не буду.

Итак, у каждой из названных выше 3-х групп есть как свои приоритетные опасения по поводу внедрения 1С:ERP, так одно общее для всех — про деньги. Как говорится в известной цитате-меме из фильма Брат-2: «Здесь вообще всё просто так, кроме денег».

Но вернемся к опасениям заказчиков — чтобы систематизировать спектр этих основных болей, я свел их в таблицу. И о каждом опасении поговорим вслед за таблицей уже подробнее.

Опасение №1: Высокая стоимость проекта

Перейдем к опасениям и начнем с главного из них — про стоимость проекта. В целом, это опасение вполне оправданно, особенно для малого и среднего бизнеса. Я точно скажу, что на этапе первых контактов стоимость проекта вам не назовет априори ни один 1С-интегратор. Вы как заказчик можете получить лишь оценочные цифры, которые интеграторы дают, исходя из своего опыта внедрений (и буду откровенен — а также оценки вашей платежеспособности по их шкале).

К примеру, для небольшого производственного предприятия стоимость внедрения 1С:ERP я оцениваю в 10-15 млн. руб., а холдинга на 200+ сотрудников — от 40 млн руб. и далее, и далее. Причем эти цифры не учитывают риски проекта, которые значительно повышают стоимость внедрения, и о рисках я еще скажу ниже.

Пользователи 1С:УПП и зарубежных ERP-систем в целом спокойнее относятся к стоимости внедрения 1С:ERP. У них уже есть положительный опыт снижения издержек и прозрачности ведения бизнеса, который ассоциируется с автоматизированными системами корпоративного учета.

Разумеется, для малых предприятий стоимость внедрения 1С:ERP даже в 10 млн. руб. выглядит высокой, поэтому они часто тянут «до последнего». Решение о внедрении обычно созревает, когда ручной метод управления в бизнес-процессах, на производстве и/или в торговле не приводит к состоянию, в просторечье называемому «лютый бардак».

Как преодолеть эту боль: заказчикам, которые решаются на внедрение 1С:ERP, я посоветую доступные варианты для уменьшения затрат на проект. Вот несколько советов, которые можно дать, чтобы помочь преодолеть боль высокой стоимости проекта:

• Важно, чтобы интегратор исследовал ИТ-систему и бизнес-процессы заказчика на начальном этапе работы, и определил границы проекта. У заказчика должен быть полный набор предпроектных документов и итоговая стоимость проекта (включая смету работ, план-график, план коммуникаций рабочих групп, архитектуру информационной системы, состав необходимого оборудования и т.д.).

• Зная границы проекта, уже можно обсудить и реализовать с интегратором план поэтапной реализации: каждый из которых будет иметь определенный результат. Это поможет вам как заказчику лучше управлять своим бюджетом, сократить риски и снизить нагрузку на бюджет. Наш интегратор «показал карты» по 4 основным этапам внедрения и подчеркнул, что делает внедрение по методологии 1С. Важно, чтобы интегратор документировал результаты этапов, и поэтому после каждого выполненного этапа ваш проект сможет продолжить любой авторизованный интегратор 1С.

• Также советую по максимуму использовать базовые конфигурации: 1С:ERP имеет базовые конфигурации, которые позволяют снизить затраты на настройку системы. Если базовые конфигурации модулей не соответствуют бизнес-практикам на конкретном предприятии, то правильнее (и выгоднее) довести эти бизнес процессы до уровня Best Practices, заложенных в 1С:ERP, чем заниматься кастомизацией системы.

Нечестный прием некоторых интеграторов — потворствовать заказчику в переделке 1С:ERP под его якобы уникальный бизнес. В реальности это просто заработок на дремучести заказчика, так как теперь этой компании надо будет год за годом «тащить чемодан» с кастомизированными модулями (а они не будут автоматически обновляться по апдейтам от вендора).

Соответственно, придется оплачивать содержание группы программистов 1С, которые будут обновлять кастомизированные модули вручную. Учитывая, что каждый программист 1С стоит предприятию примерно 2 – 3+ млн в год (с налогами, рабочим местом, соцпакетом), то стоимость владения быстро становится дороже самого проекта внедрения.
Но продолжу:

• Советую использовать облачные решения: 1С:ERP устанавливать как облачное решение, которое может быть более экономичными, чем установка системы на площадке заказчика (учитывая стоимость серверов и зарплаты админов). Облачные решения также могут обеспечить более быстрый и простой доступ к системе, что может быть полезным для небольших бизнесов.

• И мой последний совет в этом разделе: рекомендую сотрудничать с надежным и открытым к диалогу партнером-интегратором, о результатах работы которого вам расскажут партнеры в своих отзывах. Это может помочь снизить риски, связанные с проектом, и обеспечить наилучшее качество услуг.

Опасение №2: Перерасход бюджета проекта

Следующее опасение любого заказчика — про перерасход бюджета. Тут не поспоришь, перерасход — это частая история в сложных ИТ-проектах, и внедрение 1С:ERP не исключение. Интеграторы работают с почасовыми ставками и любое отклонение от графика работ по любым причинам, вызванным со стороны заказчика, ведет к перерасходу бюджета. Вот, собственно, в этой фразе и есть ответ на эту боль.

Методология внедрения 1С:ERP от вендора 1С предполагает увеличение объема нормо-часов при различных событиях на стороне заказчика, которые тормозят процесс внедрения. Вендор 1С называет эти события рисками и рекомендует интеграторам учитывать их при калькуляции нормо-часов на каждом этапе внедрения.

Примерами возможных рисков является смена руководителя проекта (РП) на стороне заказчика, увольнение ключевых сотрудников заказчика (начальников отделов), неготовность или даже саботаж рядовых сотрудников к внедрению новой системы учета. Некоторые риски вендор 1С оценивает очень дорого, — например, смена РП со стороны заказчика ведет к удорожанию проекта внедрения сразу на сумму порядка миллиона рублей, а то и более.

Как преодолеть эту боль: собственник бизнеса совместно с генеральным директором должны финансово и морально мотивировать персонал к возможным переработкам, связанным с внедрением 1С:ERP. Образно говоря, менеджмент заказчика должен быть морально готовым, что годик у них будет веселый. Иначе, как показывает практика, в организации может начаться череда увольнений ключевых фигур, и проект быстро уйдет за рамки запланированных сроков и бюджета.

Опасения №3 и №4: Неготовность персонала и большие сроки внедрения

Я объединил эти два опасения, поскольку между ними есть четкая логическая связь. К сожалению, собственники бизнеса и особенно из Группы №1 «Молодых и быстрорастущих», редко задумываются о факторе неготовности персонала к внедрению 1С:ERP. Это частая ситуация, которая случается после неформализованного «ручного» стиля управления бизнес-процессами.

Когда персонал проявляет необязательность при фиксации событий в учетной системе (отгрузки на складе, движение материалов и денежных средств внутри компании и т.д.), то настроенная интегратором модель функционирования и взаимосвязи модулей 1С:ERP попросту неправильно работает, показывая менеджменту недостоверные сведения о состоянии бизнес-процессов в компании.

Соответственно, сроки внедрения проекта удлиняются. Интегратор совместно с руководством заказчика тратит больше времени на непредусмотренные методикой 1С процедуры — подготавливает должностные инструкции, ожидает закупок сканеров бар-кодов, проводит усиленные тренинги персонала и т.д.

Компании из Группы №2 юзеров 1С:УПП затягивают проекты несколько по иной причине. У них линейный персонал уже обучен к дисциплинирован при фиксации событий в 1С:УПП. Но в таких компаниях тем самым «неготовым персоналом» часто оказываются собственник и директор. За годы работы с 1С:УПП они кастомизировали эту систему до неузнаваемости и теперь пытаются перенести в 1С:ERP все те «кривые» бизнес-процессы, к которым они привыкли и считают отражением своей уникальности.

Как я говорил раньше, интегратор может запросто согласиться на кастомизацию модулей 1С:ERP под бизнес-процессы заказчика (а что, и на этом неплохо заработать!), но такая практика увеличивает стоимость проекта и удлиняет сроки внедрения. Более того, повторюсь — заказчику теперь придется содержать группу программистов, которые будут подправлять заказные модули при каждом обновлении 1С:ERP, пришедшем от вендора. Тут все просто — автоматически обновляются только стандартные модули 1С:ERP, а кастомизированные надо обновлять вручную с привлечением программистов.

Как вы наверно и ожидали, наименьшие опасения по части готовности персонала и затягивания сроков внедрения испытывают компании Группы№3, ранее внедрившие зарубежные системы ERP. Персонал уже вышколен, бизнес-процессы настроены на мировые Best Practices, поэтому смена ERP для линейных сотрудников будет выглядеть как смена интерфейса, а не что-то кардинально новое.

Для сведения, моя практика в холдинге и практика нашего интегратора показала, что типичные сроки внедрения 1С:ERP находятся где-то между 7 и 15 месяцами в зависимости от исходных условий и размера компании заказчика. А тот, кто пообещает вам внедрить 1С:ERP за 3-4 месяца — шарлатан, с которым не стоит иметь дела.

Как снизить опасения по поводу готовности персонала и сроков внедрения: Для компаний, впервые внедряющих 1С:ERP, готовность персонала работать по инструкциям и методикам будет определенно высоким вызовом. Особенно это критично для организаций, кто ранее продвигал мотивацию персонала «Мы тут одна семья». Если компания доросла до внедрения 1С:ERP, то время детского сада прошло, бизнес вырос и теперь у каждого «не успели или забыли» есть фамилия, имя и отчество. Теперь так — или персонал начнет работать по новым правилам, или его уволят, — в противном случае проект гарантированно затянется.

По срокам — интегратор приступает к предпроектному обследованию предприятия, и по его итогам (и в рамках границ проекта) заказчик получает детальный план внедрения системы. Там определены все необходимые этапы и сроки, что позволяет обоим сторонам (заказчику и интегратору) обсудить этот план и установить реалистичные сроки выполнения проекта.

Опасения №5 и №6: Сохранность данных и непрерывность бизнеса

Сохранность накопленных исторических данных при миграции — это частое опасение при переходе на 1С:ERP с 1С:УПП или зарубежной ERP-системы. Эта тема связана с обеспечением непрерывности бизнеса по время внедрения 1С:ERP, — поэтому оба таких опасения я также поместил в один раздел.

В целом, утеря данных из учетных систем при миграции для заказчиков из групп №2 и №3 — вещь редкая, если миграция идет с соблюдением процедуры предварительного архивирования исторических данных в виде мастер-копии. В случае ошибки переноса данных из одной системы в другую, всегда остается мастер-копия данных, с которой можно продолжать работать. Опасения о возможных нарушениях непрерывности бизнеса для эти групп также невелики ввиду того, что у них уже есть опыт внедрения систем учета в своих организациях.

Что касается Группы №1, то для этой категории заказчиков ценность исторических данных, как правило, вообще пока еще не осознается. Такие компании вполне могут себе позволить начать жить «с чистого листа» при установке 1С:ERP. А вот непрерывность бизнеса для них критична, так как в отсутствии опыта работы в интегрированной системе учета, линейный персонал может допускать множество ошибок ввода информации в систему, не соблюдать нормо-часы по операциям и т.д.

Например, система 1С:ERP не позволит запустить какой-то заказ в производство, если не будет хватать комплектующих, хотя по факту такие комплектующие могут быть, — просто работник  склада не отразил эти сведения в системе.

Как развеять опасения заказчика по поводу непрерывности бизнеса при внедрении 1С:ERP: существует несколько способов, которые помогут снизить эти опасения и обеспечить непрерывность бизнеса во время внедрения системы.

• Интегратор не трогает ИТ-систему заказчика, пока не созданы несколько экземпляров резервных копий данных, все делается до начала внедрения 1С:ERP. Это поможет сохранить информацию и восстановить функционирование бизнес-процессов в случае сбоев во время внедрения системы.

• У заказчика формируется рабочая группа по внедрению системы, куда входят представители заказчика и интегратора. Это крайне полезный орган, позволяющий двигать проект без постоянного понукания со стороны гендиректора заказчика.

• Проводится тестирование модели системы перед запуском. Проведение тестирования перед запуском позволит выявить ошибки и проблемы до того, как система будет запущена в реальной среде. Это поможет минимизировать риски для бизнеса.

Опасение №7: Провал проекта ввиду непредвиденных рисков

Любая компания в своей деятельности постоянно сталкивается с изменениями как во внешней среде (рыночные условия, финансирование, директивы регуляторов и т.д.), так и с изменениями в своей организационной структуре, с увольнениями и наймом персонала, выходом из строя оборудования и т.д.

Методология внедрения 1С:ERP предполагает наличие списка из наиболее частых рисков, каждый из которых влияет на итоговую стоимость проекта ввиду необходимости увеличения нормо-часов работы интегратора для отработки этих рисков. При самом неблагоприятном сценарии срабатывания множества рисков, стоимость проекта увеличится настолько, что компания может принять решение о заморозке проекта внедрения 1С:ERP «до лучших времен».

Как минимизировать риски провала проекта: «Правильный интегратор» заранее познакомит заказчика со списком рисков и как каждый из них влияет на стоимость проекта. Тогда собственник бизнеса или генеральный директор может предпринять шаги, нивелирующие риски. Например, можно подписать со своим руководителем проекта дополнение к трудовому договору, в котором бы была финансовая мотивация для РП не увольняться во время проекта.

Опасение №8: Внедрение 1С:ERP не окупится

По практике, наибольшие опасения, что внедрение 1С:ERP не окупится на некотором условном горизонте, таком как 3 года, высказывают компании из Группы №1 (Новички). Тут опасения понятны — проект по их меркам стоит дорого, а сроки внедрения достаточно велики.

Я даю следующие советы руководству заказчика относительно опасений того, что внедрение 1С:ERP может не окупиться:

• Запросите интегратора показать примеры успешных внедрений 1С:ERP в других компаниях того же размера и/или сферы деятельности. Кейсы внедрений покажут, насколько система может улучшить эффективность бизнес-процессов и повысить доходы компании.

• Посмотрите статистику вендора 1С: здесь собираются сведения от интеграторов по всем внедрениям 1С:ERP в России, и эта статистика показывает динамику «было-стало». В числе достижений — улучшенная точность данных, более быстрое принятие решений, более эффективное использование ресурсов и т.д. Это позволит вам как заказчику лучше понимать (на примере страновой статистики), какие результаты можно ожидать и какие выгоды можно получить.

• Запросите интегратора провести совместный анализ окупаемости для компании и показать, какие конкретные выгоды могут быть получены после внедрения системы. Разумеется, такой расчет может сбыться, если в вашей компании и во внешней среде не произойдёт каких-то форс-мажоров.

• Запросите интегратора объяснить вам как заказчику потенциальные риски (см. выше). Любой интегратор должен обсудить с заказчиком потенциальные риски, связанные с внедрением 1С:ERP, и способы их устранения. Например, риски могут быть связаны с плохой подготовкой персонала, увольнением ключевых фигур рабочей группы, выходом из строя ИТ-инфраструктуры заказчика и т.д.  Объяснение потенциальных рисков и планов по их устранению поможет заказчику чувствовать себя более уверенно в принятии решения.

• Оцените информацию о стоимости работ на основании предпроектного исследования и определения границ проекта, т.е. информацию о стоимости лицензии, стоимости обучения и поддержки, а также оценку затрат на внедрение системы. Это поможет лучше понять, какие затраты могут быть связаны с внедрением системы и какие преимущества могут быть получены в результате внедрения.

Заключение

Важно выбрать интегратора, подготовиться к внедрению системы, провести тестирование, обучить персонал и использовать пилотный запуск. Также важно запланировать в бюджете проекта поддержку и сопровождение после внедрения, чтобы снизить риски для бизнеса и обеспечить его непрерывность. Интегратор проведет вас «за руку» по всем этапам проекта, но и сам заказчик должен прикладывать усилия для успешного внедрения 1С:ERP.

Готов ответить на ваши вопросы о нашем интеграторе и полученном опыте внедрения 1С:ERP в комментариях к статье и в личных сообщениях.