Привет! Меня зовут Рафаэль Туляков, я руковожу направлением кадрового документооборота в компании, которая внедряет сервисы для бизнеса: облачные кассы, инструменты для бухгалтеров, автоматизацию учёта. 

Иногда я слышу от предпринимателей, что держать всё на бумаге надёжнее. Обычно так они говорят до первого случая, пока кадровик не потеряет документы. Или пока не затопят соседи. Или не прилетит штраф за неправильное хранение бумаг. Рассказываю, какие страхи останавливают руководителей компаний, и почему эти предубеждения кажутся мне глупыми.

Миф 1: КЭДО — это дорого

Я часто разговариваю с владельцами бизнеса, которые почему-то думают, что электронный документооборот стоит дорого. На днях общался с руководителем сети автосервисов, на которого работает почти 400 человек. И все документы он хранит в бумаге, потому что «дешевле». Но при этом директор не учитывает:

  • Зарплату двух бухгалтеров, ведь один не справляется с потоком документов. Их работа без учёта налогов обходится компании в 1 320 000 ₽ в год, если платить каждому по 55 000 в месяц.

55 000 в месяц — это еще минимальная планка для бухгалтеров. В Москве зарплаты могут быть гораздо выше

  • Доставку документов удалёнщикам, которая обходится в кругленькую сумму. В год владелец отправляет по разным городам около 120 бумаг — выходит примерно 1 500 рублей за пересылку в обе стороны. За 12 месяцев набегает ещё 180 000 ₽.

Если документы нужны срочно — потребуется служба доставки, вроде СДЭК, а их услуги почти вдвое дороже, чем у Почты России

  • Организацию хранения и печати. Каждый день в компании подписывают акты работ, кадровые бумаги, договоры с клиентами — в месяц тратится 7,2 пачек бумаги, а на год требуется аж 87 — это 26 100 ₽. Треть документов раскладывают по папкам на 150 листов — каждая стоит 75 ₽, на них за год уходит 7 200 ₽. После печати 2 500 страниц нужно обновлять чернила в принтере — за год нужно сделать 22 заправки по 300 ₽ — 6 600 ₽ в сумме. Ещё 5 000 ₽ в год — расходы на ремонт и обслуживание оборудования. Итого — 44 900 ₽ в год.

Бумагу посчитали по цене заказа большими партиями. Если покупать по одной упаковке, за год выйдет 34 800 ₽

  • Риски. Бумага рвётся, теряется, про документы забывают или выкидывают по невнимательности. А налоговая бдит — и штрафами набегает ещё до 30 000 ₽ сверху.

В итоге «дешёвый» бумажный документооборот обходится предпринимателю в полтора миллиона рублей ежегодно. Для КЭДО это сумасшедшие суммы: базовая версия программы продаётся разовым платежом от 10 тысяч рублей, а максимальная — от 75 тысяч. При этом обслуживать систему сможет всего один бухгалтер — расходы на документооборот сократились бы более чем вдвое уже в первый год.

Миф 2: на КЭДО долго переходить

Некоторые предприниматели, с которыми я разговариваю — торопыги. Они вечно куда-то спешат, и из-за этого часто только теряют больше времени. Например, есть знакомый, который отказался от КЭДО, потому что его долго внедрять. Мол, программу нужно сто лет настраивать, потом переносить документы, а на обучение сотрудников уйдёт вечность. Мне даже взгрустнулось, что он так не верит в своих работников.

На деле все не так: полный переход на ЭДО занимает примерно месяц. За это время вполне можно подготовить нормативные документы, настроить все интеграции, выпустить ЭЦП и оцифровать бумаги. Хотя некоторые руководители уверены, что еще пять лет потребуется на обучение кадровиков новым программам, обычно это занимает два-три дня: интерфейс интуитивно понятный.

Интерфейс программы похож на страничку в соцсетях: слева есть привычная навигация, а все кнопки подписаны — запутаться будет сложно

Миф 3: КЭДО небезопасно

Чаще всего переживания насчёт безопасности КЭДО я слышу от владельцев бизнеса «на земле»: цех по ковке, шиномонтажка, бригада ремонтников. Управленцы в этих сферах редко работают с цифровыми технологиями, поэтому им всюду мерещатся хакеры и вирусы, которые стащат данные. А вот бумажка здесь, на столе — значит в безопасности.

На деле с бумажным документооборотом всё не так радужно. Чаще всего документы просто теряются: сотрудник засунул в ящик и забыл. Пришла проверка, бумагу не нашли, выписали штраф. У соседей этажом выше протекла труба — документы уничтожены. Замкнуло проводку — бумаги сгорели. Совсем не похоже на безопасность.

Весь этот бумажный ужас мне не внушает доверия, да ещё и разобраться в нём невозможно. Такие стопки листов в цифровом виде умещаются на флешке, и любой документ можно найти через поисковик

Мне кажется, цифровой документооборот куда надёжнее. Подпись можно поставить только после ввода пароля — после этого документ фиксируется в системе и никуда из неё не пропадёт. Если подписывать что-то совсем секретное — можно сделать цифровой токен. Это такая флешка с подписью, которую используют для авторизации. Её можно носить на груди вместо крестика и держать под подушкой, чтобы точно никто не украл.

Передача электронных документов проходит по стандартам, которые задаёт ФСБ. Служба проверяет компании-поставщики ЭДО и выдаёт специальный сертификат. Поэтому данные никто не перехватит, не взломает и не уничтожит. Например, у привычного всем СБИС есть аттестат 1Г: документ подтверждает, что информация передаётся по защищённому каналу.

На скриншоте — только часть лицензий и сертификатов, которые есть у СБИС. Все они подтверждают надёжность ПО

Миф 4: в электронном виде документы будет трудно подписывать

Иногда владельцы бизнеса недооценивают удобство программ для КЭДО. Пару месяцев назад общался с предпринимателем старой закалки, и он без конца сокрушался: «документы надо постоянно пересылать, а рабочие вообще ходят с кнопочными телефонами — какой им СБИС». 

В программах электронного документооборота всё куда проще, чем с бумагами. Все шаблоны заполнены заранее — сотруднику нужно нажать только одну кнопку, и форма автоматически заполнится. Не придётся брать у кадровика или бухгалтера шаблон, а затем вписывать данные ручкой. 

Так выглядит заполнение документа в СБИС: сотрудник выбирает нужную справку, а программа автоматически подставляет в форму его данные

Ходьба по кабинетам с КЭДО тоже прекращается. Если документ подписывает несколько сотрудников, можно построить маршрут согласования или выбрать из ранее использованных шаблонов. Например, можно расписаться в документе и запустить процесс: система автоматически запросит подпись у бухгалтера, у руководителя отдела, перейдёт к директору, вернёт бухгалтеру и отправит готовый документ сотруднику.

Выстраивание маршрута документа в СБИС: можно отправить документ на подпись несколько руководителям сразу, либо передавать между сотрудниками поочерёдно

Практика показывает, что даже «рабочие с кнопочными телефонами» справляются с ЭДО, а потом ещё и учат остальных. Чтобы для заказа справок не требовались гаджеты, можно оборудовать точку доступа прямо на рабочем месте. Это такой компьютер, в котором можно ввести логин и пароль, а затем заказать нужный документ — можно поставить прямо в цеху.

Бумажки во всём проигрывают КЭДО

Я не могу назвать ни одной причины, по которой бумажный документооборот выигрывал бы КЭДО. Мне кажется, многие предприниматели опасаются цифровизации лишь из-за того, что раньше с ней не сталкивались. Если копнуть чуть глубже, сразу понятно, что с КЭДО вести дела компании становится проще, быстрее, удобнее и безопаснее. Но почему-то не все это понимают.

Вы пробовали работать на KЭДО и какие впечатления от него? Как убедили руководителя перейти на электронку?