Пандемия показала, что офис не нужен. То есть нужен, но не всем и не всегда. Два дня в офисе для встреч, три дня дома и два дня выходных — это уже нормальная рабочая неделя. Офис стал, скорее, клубом, куда приезжают сотрудники.
А мы прямо перед пандемией начали строить новый офис. И в процессе пришлось его перепридумывать и перепроектировать так, чтобы учесть новые реалии. Если очень коротко, то получилось вот что:
- Почти нет фиксированных рабочих мест, можно садиться куда угодно.
- Очень много переговорок, кабинок для звонков, мест типа скамеек со столиками и так далее — офис нужен в основном для встреч.
- Каждое место должно быть с зарядками, ряд мест — с экранами и док-станциями.
- Проектирование маршрутов и потоков новое, не подразумевающее разделение на отделы и компании группы.
- Офис может утилизироваться в разные дни по-разному, поэтому нужно учесть нагрузки в инженерных системах: например, нагрузка может быть больше количества рабочих мест в дни выступлений или сильно меньше в обычные. Нужно автоуправление светом, температурой и т.п., учитывающее такие колебания.
- Нужна нормальная система бронирования рабочих мест и переговорок, «профили температуры», чтобы к брони привязывать желаемый климат и так далее.
- Нужны новые общественные пространства — как сейчас делают набережные и парки — так же, в соответствии с целями, должно быть в офисе.
Проще говоря, поменялась задача офиса, а исходя из неё, поменялось и всё то, что считалось хорошей практикой или стандартом. Мы обкатываем новый офис уже почти полгода, поэтому есть, что рассказать.
Зачем нам нужен офис
У нас группа ИТ-компаний и инженерных компаний. До пандемии мы жили в разных местах по всей Москве: какие-то офисы приходили вместе с компаниями в группу, где-то основной офис был маловат, где-то нужно было размещаться ближе к площадке заказчика и так далее. Архитектура основного офиса была довольно простой: это или опенспейсы, или кабинеты. Где-то были кабинеты подразделений (на три-пять человек), в общем, офис как офис.
Между компаниями росло количество горизонтальных связей, а общаться было тяжело. Ездить друг к другу в офисы каждый день явно не получалось бы, нужно было общее место, потому что проекты тоже постепенно становились общими. Отсюда и новый большой офис для всех сразу, куда мы хотели собрать все команды.
В пандемию стало понятно, что работать из офиса каждый день будут далеко не все. По факту много кто работает по схеме 2/3/2, кто-то ездит в офис только на встречи, кто-то работает удалённо всё время, а кто-то сидит в офисе всё время, потому что так удобнее и продуктивнее, и домашние не отвлекают.
То есть смысл офиса раньше был в том, чтобы руководитель видел весь свой отдел и понимал, что все работают, а у сотрудников были оборудованные рабочие места. Парадигма управления в мире удалёнки всё равно сменилась, и если вы не можете управлять командой, не глядя на неё весь день — вы уже не очень-то хороший менеджер. Стало меньше прямых маленьких коммуникаций: если раньше можно было подойти и спросить, либо обсудить что-то на кухне за чаем, то сейчас нужно назначать звонок или искать чат. Информация передаётся между командами и людьми тяжелее. А руководители больше ставят цели и задачи, чем обозначают конкретные действия.
Смысл в том, что ответственности на каждом человеке стало больше, а средств коммуникации чуть меньше. Возможно, позже появится что-то вроде Дискорда, решающее эту задачу, но в 2022 году есть мессенджеры, сервисы видеоконференцсвязи и личные встречи. Каждый из этих способов имеет свои недостатки.
Поскольку офис как таковой с разбитием команд на удалённую и офлайновую часть уже не решает свою изначальную задачу, смысла делать его по старым принципам уже нет. То есть можно спроектировать его по-другому, под какую-то другую задачу.
Мы решили, что такой задачей будет максимальное облегчение общения, пока люди в офисе. Гипотеза была в том, что это очень сильно поможет на стыках команд — а именно там идёт работа практически над всеми новыми продуктами.
Общаются люди в офисе, когда делают совместные проекты. Проектный подход в группе такой, что предсказать нужные пересечения команд просто невозможно: они меняются постоянно, и сначала вам нужно вместе делать что-то с инженерами-сетевиками, потом с бэкендерами, потом с юристами и так далее. Соответственно, первая догма, требующая пересмотра — это фиксированное расположение отделов. После нескольких архитектурных подходов мы пришли к тому, что сделали возможность кому угодно сидеть где угодно — то есть командам просто занимать те места, которые они считают правильными. Работаете вместе — приходите в офис и садитесь вместе, дальше все коммуникации быстрые.
То есть у нас появилось несколько рабочих зон, куда можно прийти и сесть, чтобы поработать. Плюс отдельно кабинеты руководителей (это, по сути, переговорки отдельного типа). Ещё у ряда сотрудников есть требования к железу на рабочем месте: некоторым разработчикам нужно по два экрана, дизайнерам нужны специальные мониторы и так далее. У каждого сотрудника с 2020 года есть ноутбук, соответственно, его можно поставить на стол или подключить к док-станции. Где-то есть места с мониторами, где-то с другой периферией: клавиатуры-мыши и так далее.
Естественно, это вызвало конфликты, потому что могло оказаться так, что «громкая» команда сядет рядом с тихой. Например, команда продаж рядом с бэкендерами — опасное сочетание, вызывающее тихий гнев разработчиков из-за «болтливых» соседей.
Так у нас появились принципы поведения в офисе и система бронирования рабочих мест.
Выглядит это следующим образом: перед приездом в офис вы можете забронировать рабочее место как переговорку. Только одно место или несколько на команду. И можно смотреть, кто где сидит, то есть заранее знать, что у вас будут за соседи. Понятно, что появились какие-то более-менее стабильные кластеры, но очень часто команды бронируют с десяток мест под свою работу в какой-то конкретный день и кочуют по офису.
Дальше нужно очень много переговорок и отдельных мест для звонков, потому что офис, по сути, используется для встреч. Есть фиксированные переговорки отделов — это кабинеты руководителя. В обычное время руководитель использует свой кабинет для общения со своей командой, а когда он в отпуске или не в офисе — это просто переговорка. Есть обычные переговорки под бронирование, но их стало больше раза в три в сравнении с прошлым офисом в относительной доле к площади. Есть переговорки на одного человека — звукоизолированные «телефонные будки» для звонков. И есть «общественные пространства» — места с той же задачей, с которой делаются парки в городах, где можно сесть и ненапряжно что-то поделать или поговорить.
Есть отдельный большой конференц-зал, который может быть зоной больших выступлений, а может быть заполнен столами, если нужны дополнительные рабочие места. По факту один раз мы его так использовали и посадили 40 человек, когда на другой площадке была проблема с электричеством.
Принципы жизни в офисе довольно простые: если нужно поговорить — уходить в переговорку, не брать еду на рабочее место, не оставлять свои вещи на рабочем месте вечером (а складывать в свой шкафчик), верхнюю одежду в офис не заносить (оставлять в гардеробных).
Все маршруты мы спроектировали так, чтобы по бытовым задачам (вроде похода к кулеру или на кухню) человек переходил в «общую зону» — место, где можно встретить кого угодно, и где при этом не будет помех тем, кто работает в потоке. То есть, условно, кулер теперь не в опенспейсе, а в «парковой зоне» на десять метров дальше. И там можно спокойно поговорить со случайно встреченным инженером из другой команды. Это тоже сделано осознанно, чтобы пересекаться с большим количеством людей: это и есть одна из важнейших ценностей офиса, хотя это может быть поначалу неочевидно.
Внезапно решился вопрос с климатом: во-первых, в каждой части офиса своя регуляция, поэтому «холодолюбивые» и «теплолюбивые» люди могут выбирать то место, которое им больше нравится, а не спорить в одном кабинете. Во-вторых, мы прикрутили удалённое управление практически всей инженеркой, и основной сценарий сейчас такой: при брони переговорки вбить желаемую температуру, чтобы между встречами она прогрелась или остыла (это как удобнее). Важно это ещё потому, что, как я говорил, офис утилизируется не полностью, и если переговорка весь день простаивает, то на неё можно не тратить энергию климат-контроля — например, зимой «прогреется» она только к встрече.
В офис мы заехали в марте, на текущий момент он утилизируется в среднем на 90% по рабочим местам.
Что узнали за время тестовой эксплуатации
Поскольку мы такого раньше никогда не делали, возникло много трений, требующих небольших доработок.
- Понадобились фиксированные рабочие места со специфическим железом, например, тем же дизайнерам или инженерам-архитекторам (им нужны мощные GPU).
- Завезли столы с подъёмным механизмом, стало можно бронировать их в некоторых зонах: кому-то оказалось удобнее работать стоя, у кого-то специфические требования к высоте стола.
- Почти ушли личные чашки. Понадобилось много общих и новые принципы их обработки. Вечером клининг собирает всю посуду и уносит на кухню дезинфицировать и мыть.
- В каждую поверхность нужно встраивать беспроводную зарядку. На рабочих местах есть зарядки и розетки, а около столиков в переговорках и лаундж-зонах — люки с розетками (230 В и USB A), но этого очень мало, и этим неудобно пользоваться. Нужны индукционные источники реально в каждом столе и, возможно, на каждом подоконнике, барной стойке на кухне и т.п. Любая плоскость должна заряжать телефон или планшет.
- Оказались нужны RJ-45 на рабочих местах. Да, большая часть офиса пользуется вай-фаем, но прямое сетевое подключение тоже требуется.
- Нужна мобильность принтеров в сочетании с банковской безопасностью. Поскольку команды движутся по офису, мы сделали так: задание на печать отправляется на некий абстрактный сетевой принтер, а затем сотрудник подходит к ближайшему и прикладывает телефон с приложением (NFC-токен) или подходит близко с бейджем с RFID-меткой, и тогда принтер начинает печатать его документ.
- Мы сделали весь СКУД с возможностью FaceID и рассматривали это как основной сценарий, не полагаясь на бейджи. Но часть сотрудников по понятным причинам не даёт согласие на обработку биометрии. А наш уровень безопасности требует логирования доступов в кроссовые в офисе и открытия ряда замков только авторизованным пользователям. Соответственно, кроме RFID-метки в бейдже мы ещё добавили в приложение для бронирования переговорок возможность создавать NFC-токен, который считается теми же замками. Нет бейджа и лица — прикладывайте телефон.
- Особым спросом стали пользоваться батареи-повербанки и различные кабели зарядок. В идеальном мире нужно было бы сделать корзину со всем этим прямо на входе в офис, но мы так пока не можем, так как по требованиям безопасности из-за Covid каждая общая зарядка и пауэрбанк должны быть в конце дня продезинфицированы. Поэтому пока они выдаются у админов, а вечером клининг приносит всю найденную технику такого плана тоже админам, они уже обеззараживают. Понадобилось переделать процесс выдачи таких устройств так, чтобы это было мгновенным, а не по тикету. Когда ограничения закончатся — положим на ресепшн.
- По требованиям безопасности пришлось делать один гостевой вай-фай и много разных на каждое юридическое лицо — это не добавляет сложностей, но разграничение сетей нужно для ИБ.
Вот примерно так.
Спасибо Дмитрию Пронесенко за помощь с подготовкой этого поста, а также за большой вклад в сам проект.