Идея ТАРМа, как говорится, не нова. Три года назад о типовых автоматизированных рабочих местах заговорили в государственной среде — правительство планировало типизировать и автоматизировать рабочие места чиновников. Проект оценивался в 14.2 млрд рублей. Сейчас в ТАРМ работают полмиллиона госслужащих.
В этом контексте ТАРМ сближается с понятием цифрового рабочего места, которое используют в бизнес-среде. По сути и то, и то упрощает и автоматизирует выполнение задач, помогает рациональнее тратить ресурсы и быстрее выполнять задачи.
Сейчас ТАРМ и цифровые рабочие места активно внедряет крупный российский бизнес. Давайте в этой статье разберёмся, что такое ТАРМ и как его построить.
В статье:
Что такое ТАРМ и Workspace
Типовые компоненты ТАРМ
Преимущества использования ТАРМ
Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера
Проблемные вопросы, связанные с внедрением ТАРМ
Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях
Что такое ТАРМ и Workspace
Думаю, для большинства из вас Google Workspace в представлении не нуждается. Со временем название этого продукта превратилось в имя нарицательное, и под workspace стали понимать набор сервисов для совместной работы и общения сотрудников в едином пространстве.
ТАРМ — это тоже рабочая среда с сервисами, но его главное отличие в том, что она полностью настроена под конкретные процессы, отделы и даже должности.
По сути ТАРМ — это концепция построения интерфейса, в которой сотрудник в первую очередь видит инструменты и процессы, с которыми непосредственно работает. Но при этом ему доступны все другие сервисы компании.
Автоматизированная система подсвечивает ему объекты внимания, уведомляет о важных событиях, напоминает о контрольных точках. В ТАРМ настроены типовые процессы — решение не даст отойти от правильной последовательности шагов и подскажет, что и когда нужно сделать.
В результате задачи получается выполнять быстрее и без ошибок, а распределённая команда может работать в едином пространстве, где сотрудникам проще взаимодействовать и управлять информацией.
У каждого отдела и роли в компании может быть своё типовое автоматизированное рабочее место, которое можно масштабировать на любое количество пользователей.
Типовые компоненты ТАРМ
Раньше под составляющими ТАРМ понимали офисное и специализированное ПО и технологическую инфраструктуру — ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и даже удобное кресло. Сейчас же ТАРМ — это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё необходимое для работы, и позволяет выполнять задачи из любой точки.
ТАРМ может состоять из следующих компонентов:
Эти компоненты используются для разных бизнес-процессов. Например:
Определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании.
Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.
А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее.
Давайте посмотрим ещё несколько примеров:
ТАРМ для HR-специалистов: портал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, график отпусков, календарь, база знаний
Компоненты позволяют автоматизировать следующие процессы:
рассылка объявлений,
публикация регламентов,
приём запросов сотрудников,
проведение опросов и анкетирований,
проведение собеседований,
оформление кадровых документов,
онбординг сотрудников,
оформление отпусков и больничных.
ТАРМ для маркетинга: канбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение
Можно автоматизировать:
подготовку контента,
организацию вебинаров,
согласование материалов,
взаимодействия с другими отделами,
аналитику,
рекламу.
ТАРМ для отдела продаж: канбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды
В свою очередь, для этого отдела мы автоматизируем:
приём заявок и регистрация клиентов,
отслеживание активностей по клиенту,
ведение по воронке продаж,
планирование и распределение звонков по менеджерам,
переговоры с клиентами,
оформление договоров.
Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.
Преимущества использования ТАРМ
Главная цель внедрения ТАРМ — повысить производительность труда. Это достигается за счёт унификации и контроля всех рабочих процессов со стороны ПО.
И это важно, потому что многие крупные компании у нас работают по старинке. Носителем ценных знаний о том, что, кому и когда отправлять, являются коллеги, нигде в «цифре» эта информация не хранится, правильность действий сотрудников не контролируется.
Есть надежда, что с ТАРМ такого не будет. А если специалист уволится и на его место придёт новый, процесс не прервётся — информация не привязана к конкретному человеку.
Вот ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест, которые я вижу:
Автоматизация рутинных действий. Если все данные в системе, можно больше не тратить время на оформление документов и попытки выяснить у подчинённых статус задач.
Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на покупке лицензий к множеству отдельных сервисов. Конкретно у нас в «Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в переписках и утечки информации.
Широкие аналитические возможности. Все данные о важных бизнес-показателях хранятся в одной системе и их можно легко использовать для составления детальных отчётов.
Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в закрытом контуре, что помогает избежать взломов и потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А ролевой доступ к разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от случайного изменения или удаления.
Как ТАРМ меняет рабочие процессы: примеры ДРТ, «ВкусВилла» и DIY-гипермаркета
Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров «Деловых Решений и Технологий» (ДРТ)
Мы с командой внедряли ТАРМ в подразделение, которое отвечает за комплаенс-менеджмент в компаниях клиентов ДРТ. По сути, они проверяют обращения на релевантность и маршрутизируют их по комплаенс-офицерам клиентов.
В системе работают команды с обеих сторон, и автоматизация помогла наладить их взаимодействие. Менеджеры больше не пересылают обращения офицерам на почту, где сообщения можно пропустить, система помогает всем контролировать сроки реакции, а офицеры обсуждают расследование нарушений в безопасных чатах.
Также у каждой роли появились аналитические дашборды, с которыми можно отслеживать скорость и качество расследований.
Быстрое открытие новых торговых точек для «ВкусВилл»
У команды развития «ВкусВилл» не было единого пространства для работы. Из-за этого согласования по почте затягивались, менеджеры часто обсуждали одни и те же локации, а действия команд, контролирующих работы по благоустройству точек, не были синхронизированы. Все работали в каком-то своём вакууме, открытие затягивалось, убытки росли.
После внедрения ТАРМ у каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на своём этапе. Система стала единым реестром всех локаций в работе, они отображаются на интерактивной карте с зонами покрытия доставки. У выездных менеджеров есть чек-листы для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система помогает всем отделам следовать процессу.
В результате «ВкусВилл» смог быстрее расширять торговую сеть и выйти в другие города — в ТАРМ подключены и региональные сотрудники.
Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов
Тут клиент под NDA, но кейс интересный. Раньше менеджеры отдела вручную собирали данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали условия и допустимые пределы торга с поставщиками. Подготовка шла бессистемно, сотрудники перерабатывали, а руководители тратили время на выяснение статусов и сроков.
С помощью ТАРМ мы автоматизировали этот процесс. Теперь система сама создаёт задачу на анализ результатов и подтягивает в неё данные о работе с поставщиком, их не приходится искать по разрозненным файлам. Менеджер вносит согласованные условия, а система выдаёт чек-лист и напоминает зафиксировать результаты переговоров.
В зависимости от итогов формируется предложение или запускается дополнительное согласование. Все действия прозрачные — руководителю больше не нужно ждать ответа от подчинённого, достаточно зайти в задачу.
Проблемные вопросы, связанные с внедрением ТАРМ
Интеграция с другими системами
Редкий бизнес сейчас может обойтись без 1С, BI-решений, ERP-систем. ТАРМ может выступать агрегатором данных из всех этих продуктов, чтобы сотруднику не пришлось переключаться между кучей разных интерфейсов.
За интеграции конкретно в «Первой Форме» отвечает автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и многих других продуктов наши разработчики написали готовые коннекторы, а если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API на low-code.
On-premises или в SaaS
Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Не приходится самому тратиться на закупку и обслуживание серверного железа и ПО.
Но как вендор мы всё же рекомендуем пока размещать решение в закрытом контуре, чтобы держать данные ближе к телу.
Доступ к данным и безопасность в ТАРМ
Концептуально важный вопрос для типовых автоматизированных рабочих мест — это чёткая настройка прав и доступов. Без этого ТАРМ уже не торт. В «Первой Форме», например, доступ можно отрегулировать вплоть до контента в конкретных полях форм: сотрудники увидят только то, что важно для их работы.
Но и подключение к системе ТАРМ тоже можно защитить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию через Telegram или по смс, токены и VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в зависимости от внутренних правил компании, в том числе можно и интегрироваться с аппаратными решениями для цифровой безопасности.
У нас за безопасность данных отвечают:
детальная настройка ролей вплоть до отображения значений в полях;
полная и выборочная конфиденциальность данных;
сквозное шифрование переписок, файлов и информации о проектах.
Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях и выводы
Как показывает практика, внедрение ТАРМ в компании никогда не ограничивается одной ролью. Чаще всего дело в сквозных бизнес-процессах, в которые вовлечены разные отделы: финансы, маркетинг, проектная команда и многие другие. Им мало настроить автономные рабочие места — нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к задачам других подразделений.
Как мы видим, сейчас о ТАРМ говорят ге только в контексте государственных организаций. Частным бизнесам она поможет легче масштабироваться, быстро подстраивать процессы под изменения рынка и законодательства, тратить меньше ресурсов на онбординг сотрудников.
