Привет, я Настя, основатель и главред студии контента МОРЕ. Хочу рассказать, как я внедряла систему управления задачами в свою команду и почему в итоге выбрала YouGile после Trello, Notion и других. Теперь все как на ладони (и минус один проджект).
По своей натуре я контрол-фрик: мне крайне важно, чтобы все задачи были записаны. Доходит до того, что я записываю личные дела типа “Поговорить с моим парнем” или “Покормить бездомную собаку”.
В общем, как вы поняли, без таск-трекера мне никак.
Как я искала идеальную систему управления задачами
Когда-то я работала в редакции бизнес-издания и мы начинали с гугл-календаря. Это было очень примитивно, но полезно: мы планировали ежедневные тексты в календаре и они не терялись. Но некуда было девать бэклог, не было подзадач и многого другого. В общем, это конечно была не система управления задачами. Зато в редакции были прозрачные KPI ― 1 текст с автора в день, запутаться было трудно.
Затем мы перешли в Битрикс24. Точнее, перешла вся компания, включая продавцов, финансовый отдел, СЕО ― всем было чем заняться. Но был огромный минус: внедрение Битрикс ― это целый процесс, с совещаниями по обучению, бюджетом на внедренцев и многим другим. Мы в редакции продолжили использовать его примерно как гугл-календарь, только продвинутый.
И вот я ушла на фриланс, затем создала студию контента. У меня появилась свобода выбирать и я начала с простой и классной штуки ― Trello. Здесь я задержалась года на два или три, притянув команду. Мы работали на одной доске: Бэклог ― В работе ― Редактура ― Согласование ― Готово ― Оплачено. Были довольны, но не хватало более широких возможностей внутри задач ― например, возможность их обсудить, уточнить.
В этот период я стала часто натыкаться на Notion. Многие клиенты высылали ТЗ и туториалы прямо оттуда. Я была в восторге. Тексты для нас ― основная часть работы, и в Notion мы смогли генерировать их прямо внутри. Я всерьез думала отказаться в гуглдоков и начать вести все проекты в Notion, но меня бесила емкость бесплатной версии.
Вроде бы, мы создавали не так много задач, но бесплатной версии не хватало. Решалось это только удалением документов без возможности восстановления. Так я удалила свое многолетнее портфолио. Я уже была готова заплатить, но тут Notion ушел из России.
Переход на новую систему управления проектами ― задача всегда срочная (у меня да, а у вас?). Мне хотелось буквально за час найти альтернативу, зарегаться и начать работать. Увы, процесс затянулся.
Почему я выбрала YouGile как систему управления задачами
В YouGile работает мой парень ― когда-то использовал систему в строительной компании, а теперь в ИТ. Он услышал мое нытье о таск-трекерах и посоветовал попробовать.
YouGile реально быстро позволил начать работать. Никаких приветственных писем, туториалов, ― сразу бери и делай. Я написала название компании, создала проект, внутри него сразу появилась доска.
Я сразу же руками (научена уже) добавила все тексты в продакшене, расставила дедлайны, авторов, гонорары. Добавила команду. Регистрация и перенос задач (кроме архива) заняли не более часа.
На 9 человек система управления задачами не выдала никаких ограничений, не было пуша о покупке платной версии и так далее. YouGile оказался полностью бесплатный на команды до 10 человек.
Как мы обустроились в системе управления проектами
Мы ограничились четырьмя досками на общие задачи (Полезные документы, Задачи авторов, Маркетинг и Все остальные задачи aka Развитие :) ), а также создали отдельные проекты под комплексных клиентов.
Появилась классная функция ― в каждой задаче автоматически подкручен чат. Сразу можно что-то написать дополняющее. Еще лучше, чем комментарии.
Есть ощущение, что YouGile не хочет меня перегрузить и лишь ненавязчиво напоминает справа вверху о том, что где-то там меня ждут сообщения. Нет призывов улучшить тариф, мигрировать из Notion, чего-то там еще прикрутить. Мне нравится, что почти все написанное на рабочем пространстве ― написано мной, а значит создано под меня. И это очень хорошо.
Дополнительные функции в YouGile
Постепенно я изучала новые функции. Самое удобное, что включать многие можно только если они тебе нужны. Не отключать ненужное, а включать нужное ― видите разницу?
В YouGile я нашла библиотеку расширений, т.е. дополнительных функций. Там есть постановка задачи из Telegram, согласование задачи, лимиты задач и многое другое. Коротко поделюсь, что наиболее заинтересовало (не только из расширений, но и из базовых функций).
1) Голосовые и расшифровка
В чате внутри системы (в мобильной версии) есть функция записи голосовых, и расшифровка у них мгновенная. Очень удобно и даже более качестве, чем в телеге. Так я стала чаще заходить в чат и записывать голос там.
2) Запись видео с экрана
Классная возможность разобрать задачу на пальцах: показать недочеты, потыкать примеры, уточнить тз. Пользуемся редко, но иногда полезно, особенно когда речь об описании чего-то с экрана: например, разбор текста или изучение продукта клиента.
3) Тайм-трекинг
Это чудо, которое может отсчитывать время, потраченное на задачу. Для меня это возможность принимать управленческие решения (например, увидеть, сколько реально уходит на правки) и какой-никакой контроль. Конечно, система не делает снимки экранов сотрудника и не может подловить на вранье, но оценить загрузку помогает. И тогда на слова автора, что он будет писать три дня, я могу поспорить, что управится и за два.
Как внедрить систему управления задачами в команду
Внедрение ― большая проблема таск-трекеров. Ведь если команда не будет пользоваться системой управления задачами, то зачем она нужна?
Хорошая система управления задачами ― та, которая нужна и сотрудникам тоже. Они должны обнаружить, что без нее было не так удобно.
И уж тем более не должно быть никаких обучений, инструкций. Поверьте, никто не будет их проходить. Кое-как сотрудники согласятся, если вы отодвинете их задачи и оплатите их время на это обучение. Помню, когда мы работали в Битрикс, мои задачи мне никто не отодвигал.
Во внедрении YouGile в работу сотрудников я выбрала гибридный подход.
1) Для проджектов и редакторов
Управление задачами ― это и есть их задача. Их нужно было погрузить в YouGile обязательно.
Я перешла на режим “нет задачи ― нет работы”. Менеджеры получили задачу “Организовать проекты в YouGile” с описанием, что именно я хочу и как мы будем работать.
Далее я приходила в чат Telegram с напоминанием: “Привет, что у нас с проектом Х? Вижу, что текст Х еще на стадии подготовки и дедлайн прошел, что с ним не так?”
Одна из моих менеджеров любит порядок и быстро влилась в работу, второй был не настроен вести проекты. Именно YouGile показал мне, что у него в приоритете редакторская функция, а упорства и бодрости проектного менеджера у него нет. Дело не в таск-трекере ― он бы и без него не двигал проект. В результате я “уволила” его с ведения проекта и оставила редактором.
2) Для авторов
Авторы были добавлены в систему и просто информированы о том, что она есть. Доска понятна интуитивно, никаких обучений я не проводила.
Для меня не так важно, где они примут задачу: в телеге или в YouGile. Поэтому делала так: ТЗ я создаю обязательно в YouGile, но задачу высылаю ссылкой в Telegram. Так автор гарантированно информирован о задаче. Не будет такого, что автор не увидел или забыл зайти в систему. Если у автора возникают вопросы на то, что есть в YouGile (например, сроки оплаты), я отправляю его в задачу.
3) Для “бэк-офиса”
Здесь ― о чудо! ― сотрудники сами активно включились. Расскажу на примере ассистентки Маши.
Во-первых, она сходу стала комментировать задачи через чат и скидывать туда результаты работ. Она делает это настолько активно, что я не успеваю просмотреть, и она периодически сомневается, что мне приходят уведомления (а они приходят).
Она стала с удовольствием перетаскивать задачи по доске и даже ставить меня исполнителем. Ей доставляет удовольствие снять задачу с себя и поставить исполнителем меня (в данном случае это означает, что задача ушла мне на проверку, хотя можно было выстроить процесс еще более умно).
4) Для клиентов
Агентства обычно не добавляют клиентов в свои процессы ― они подключаются к процессам клиента. Но в YouGile есть безлимитные гостевые доски ― возможно, однажды придет клиент, с которым мы сможем работать через нашу систему.
Что мне понравилось в системе управления задачами YouGile
1) Скорость. Мы начали работать мгновенно
2) Цена. Для команды моего размера это бесплатно. Напомню, что в Notion нам не хватало страниц для нормальной работы, отчего я снесла много полезного, в том числе страницу многолетнего портфолио.
3) Удобство коммуникации. Мы оценили возможность переписываться в отдельном чате по каждой задаче. Наши личные чаты разгрузились
4) Прозрачность и наглядность. Как любой нормальный таск-трекер, YouGile показывает жизнь студии как на ладони. Не теряется ничего.
5) Простота. YouGile сложный настолько, насколько вам нужно чтобы он был сложный. Мы начали просто с доски и перетаскивали задачи ― это понятно даже джуну. Когда появилось время покопаться в системе, я добавила тайм-трекинг, напоминания, согласование задач.
Чего не хватило?
Базы знаний. Немного грустно без страниц как в Notion, куда можно залить стандарты работы, редполитику и так далее.
З.Ы. Какие таск-трекеры я пробовала и они не подошли
Yonote: система управления проектами чуть не развалила работу
Yonote я пробовала, когда решила не усложнять и искала наиболее похожие аналоги Notion. Нашла Yonote и воодушевилась. Мне стоило что-то заподозрить, когда кнопка “Начать” зависла и сайт лег. Ну ладно, бывает.
Зашла и стала тестить. Параллельно включила импорт задач из Notion. Он затянулся на полдня, в итоге мы бросили и перенесли их ручками.
А через день половина задач с доски пропала.
Вы представляете, что это такое, когда ты руководишь 5 проектами, внутри них с десяток задач, и тут половина пропала? Я успокаивала себя только тем, что в крайнем случае сотрудники восстанут и придут с требованием своих денег ― так мы и узнаем, чем они занимались…
Задачи мы восстанавливали еще пару дней.
WEEEK ― интересненько, но перегруженно
Также тестила WEEEK. Зашла и сразу попала на онбординг. Система при регистрации спрашивает размер команды, твою роль и нишу, дает видеоинструкцию. Я получила доску и первые пуши, которые заботливо объясняли, что делать.
Мне понравилось, что задачу можно описать по типовым пунктам. Это практически шаблон тз: всегда знаешь, что полезно указать клиента, тип задачи, гонорар, не забыть ссылку на тз. В задаче также незаменимы комментарии, потому что креативной команде без пожеланий и уточнений работать трудно.
Незаменимый раздел ― документы. Целая база знаний по проекту! У нас документов очень много: паспорт клиента, заполненный бриф, анализ ЦА, анализ конкурентов, матрица контента и темник…
Отдельный плюсик поставила блоку “идеи и заметки". Креативным людям важно иметь пространство не только для порядка, но и для потока хаотичных набросков.
Мне многое понравилось, но оставалось ощущение перегруза.
На рабочем пространстве было много для меня лишнего. Система наседала со своими предложениями ― улучшить до PRO, пригласить команду, мигрировать из других систем и так далее.
Когда я стала добавлять команду, то мы сразу же не влезли в бесплатные лимиты (до 5 человек).
Я стала изучать и увидела, что самый дешевый тариф нам подходит, но не совсем. Вышло 45 000 руб на 9 человек при оплате за год или по 4 700 помесячно. Многовато, подумала я, и села посмотреть альтернативы.
В общем, если вы ищете удобную систему управления задачами, то гляньте YouGile. А если есть что-то лучше, то поделитесь, чем пользуетесь?
