Шаг в цифровизацию: как КЭДО делает документооборот удобнее, а бизнес быстрее
Коротко: зачем бизнесу КЭДО?
В 2021 году в ТК появились изменения, которые упростили жизнь работодателям: можно перейти на КЭДО — кадровый электронный документооборот.
Менее затратно, оперативнее, прозрачнее. Всё вроде бы очевидно.
Но десятки компаний до сих пор печатают и подшивают документы вручную. Почему? Скорее привычка, чем аргумент.
Разберёмся, какие преимущества даёт переход на КЭДО — без воды и иллюзий.
1. Бумажный документооборот — это лишние издержки
Оформление кадровых документов на бумаге — это:
рабочее время, уходящее на печать, подписи, сканирование и подшивку;
затраты на канцтовары, архивное хранение, оборудование;
физическое пространство в офисе, которое можно использовать рациональнее.
С КЭДО:
документы оформляются в несколько кликов;
подписываются электронной подписью;
архив — в облаке и доступен 24/7.
Меньше процессов — меньше затрат. Всё просто.
2. Быстрая работа с распределённой командой
Удалёнка, филиалы, командировки — классика сегодняшнего бизнеса.И если компания не автоматизировала базовые процессы, начинаются задержки: пока бумага доедет, может уплыть и контракт, и кандидат.
С КЭДО:
все участники подписывают документы онлайн;
можно оформить приказ, заявление или договор с любого устройства.
темп удерживается, независимо от географии.
3. Надёжное хранение и юридическая значимость
Бумажные архивы — уязвимы. Потеря, порча, человеческий фактор — и документы исчезают.
С электронным документооборотом:
всё хранится в защищённых системах;
быстро ищется по ФИО, дате или номеру;
каждый документ имеет юридическую силу.
Бонус: вы всегда знаете, кто и когда его подписал. Это дисциплинирует.
4. Проверки без паники
Приходит трудовая инспекция или налоговая — и начинается поиск нужной папки в стеллажах. Любая ошибка может стоить компании штрафа или репутации.
С КЭДО:
нужные документы поднимаются за минуты;
нет риска, что «что-то забыли» или «где-то потеряли».
5. Прозрачность и управляемость процессов
Система КЭДО фиксирует каждый шаг: кто создал, кто согласовал, кто подписал.
Нет спорных моментов, нет человеческого «я не знал». Всё видно — и это делает процессы управляемыми.
Что нужно учесть при переходе?
Переход на КЭДО — это не просто «внедрить платформу». Важно:
Получить согласие сотрудников — без этого никак;
Знать, какие документы остаются только в бумаге (например, увольнение);
Разобраться с электронной подписью — нужна КЭП;
Выбрать надёжного провайдера ЭДО — здесь экономия выходит боком.
Что дальше?
В следующей статье расскажу:
как мы выбирали систему КЭДО для себя;
какие ошибки допустили (и чего теперь избегаем);
как выстраиваем работу с клиентами по этому направлению;
какие реальные преимущества получили — без маркетинга и иллюзий.
Вопрос к читателям:
А вы уже перешли на КЭДО? Или бумажный архив до сих пор занимает отдельную комнату в офисе?
Готова обсудить в комментариях, какие нюансы вас тормозят.
